TEORI DASAR INTERNAL AUDIT Oleh: Hisar Sirait (TIM SPMI KOPERTIS WILAYAH III) DISAMPAIKAN PADA PELATIHAN CALON AUDITOR MUTU INTERNAL UNIVERSITAS ATMAJAYA JAKARTA, 24 JANUARI 2017
PENGERTIAN AUDIT Audit Mutu adalah pengujian sistematik dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan hasilnya sesuai dengan standar /prosedur/peraturan institusi yang telah ditetapkan dan diterapkan secara efektif untuk mencapai tujuan institusi.
KETERKAITAN AUDIT MUTU DENGAN SIKLUS SPMI P PENETAPAN STANDAR P PENINGKATAN STANDANDAR P PELAKSANAAN STANDAR P PENGENDALIAN STANDAR E EVALUASI PELAKSANAAN STANDAR AUDIT MUTU INTERNAL
AUDIT MUTU bukanlah asesmen/penilaian melainkan pencocokan KESESUAIAN antara pelaksanaan dengan perencanaan suatu kegiatan/program. JADI AMI DIJALANKAN BUKAN UNTUK MENCARI KESALAHAN TETAPI MENDORONG TAAT AZAS DAN TERTIB PROSEDUR (kepatuhan terhadap STANDAR SPMI yang telah ditetapkan).
AUDIT MUTU INTERNAL DILAKSANAKAN UNTUK MENGETAHUI APAKAH SETIAP PELAKSANA STANDAR TELAH MENJALANKAN STANDAR SPMI YANG MENJADI TANGGUNGJAWABNYA. AUDIT MUTU INTERNAL AKAN DILAKSANAKAN UNTUK MENGETAHUI APAKAH PELAKSANA STANDAR TELAH MELAKSANAKAN RENCANA KERJA SEMESTERAN DAN ATAU RENCANA KERJA TAHUNAN
Audit Mutu Internal (AMI) adalah audit penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif terhadap kegiatan operasional/proses akademik atau non akademik. Hal yang diharapkan: APAKAH KITA SUDAH MENGETAHUI PEKERJAAN KITA MASING?? APAKAH YANG SUDAH DITULIS SUDAH DIKERJAKAN DAN YANG TELAH DIKERJAKAN TELAH DITULISKAN.
JENIS AUDIT: AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL Audit internal: audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar mutu organisasi sendiri ( standar Internal). Audit eksternal: audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar eksternal
TUJUAN AUDIT INTERNAL 1. Mengetahui kesesuaian atau ketidaksesuaian dari persyaratan sistem manajemen mutu dan peraturan yang berlaku 2. Mengevaluasi kapabilitas dari sistem manajemen mutu 3. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu 4. Mengidentifikasi peluang perbaikan sistem manajemen mutu
AMI, akan membantu menjawab pertanyaan pokok berikut : Apa yang anda dapat mencapai sasaran/target dari pekerjaan yang menjadi tanggungjawab anda? Apakah yang anda dapat mengerjakan pekerjaan untuk memenuhi sasaran/target kerja? Apakah anda dapat membuktikan hal yang anda kerjakan?
TERMINOLOGI AUDIT Klien (Client): organisasi/perorangan yang mempunyai hak untuk mengatur atau hak kontrak untuk meminta audit Teraudit (Auditee): Organisasi/ unit kerja/ orang yang diaudit. Teraudit bisa sekaligus sebagai klien. Auditor: orang yang memiliki kemampuan untuk melakukan audit
TERMINOLOGI AUDIT Ketua Tim Auditor adalah orang yang ditunjuk untuk mengelola audit dan memimpin pelaksanaan audit dengan dibantu beberapa auditor Kriteria Audit (Audit Criteria): Kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi. Bukti Audit (Audit Evidence): Catatan, pernyataan, fakta atau informasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diperiksa. Bukti audit dapat bersifat kualitas atau kuantitas
TERMINOLOGI AUDIT Check list (Daftar Tilik): daftar pertanyaan yang disusun berdasar hasil audit dokumen untuk diverifikasi lebih lanjut dalam audit lapangan/visitasi/kepatuhan. Temuan Audit (Audit Findings): hasil dari evaluasi bukti audit yang dikumpulkan yang berlawanan dengan kriteria audit.
Temuan Audit: Observasi (OB): Ketaksesuaian yang dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah, misalnya tidak memenuhi ketentuan. Ketaksesuaian (KTS) MINOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu, Misalnya dokumen tidak ada/tidak lengkap Ketaksesuaian (KTS) MAJOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem mutu, misalnya tidak ada prosedur.
Siklus AUDIT MUTU 1. Menetapkan tujuan audit 2. Merencanakan audit semsteran/tahunan 3. Menetapkan sasaran dan lingkup audit 4. Membentuk tim audit 5. Melakukan pelatihan auditor (jika perlu) 6. Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan check list 7. Menyelenggarakan rapat tim audit 8. Menetapkan jadwal audit 9. Melaksanakan audit lapangan/kepatuhan 10. Menyusun laporan audit 11. Melakukan kajiulang oleh manajemen
Peran dan Tanggungjawab Auditor 1. Melakukan audit sesuai lingkup audit yang menjadi tanggungjawabnya. 2. Melaksanakan audit secara obyektif sesuai dengan kode etik auditor. 3. Mengumpulkan dan menganalisis bukti. 4. Menjelaskan hasil temuan audit. 5. Menyusun laporan hasil audit
Sikap Auditor yang baik dan harus diperhatikan 1. Bicara seperlunya jangan banyak bicara selama pelaksanaan audit. 2. Banyak mendengarkan jangan berdebat/adu argument dengan teraduit. 3. Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial. 4. Selalu Kritis dan teliti terhadap setiap aspek yang diaudit
Etika Auditor 1. Tidak bias. 2. Profesional. 3. Tidak mengungkapkan rahasia organisasi kepada pihak ketiga. 4. Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial. 5. Berpikiran terbuka dan objektif. 6. Realistik. 7. Bersikap dewasa.
Lingkup (cakupan) audit Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruh terhadap mutu layanan, di antaranya: 1. Dokumen sistem mutu 2. Organisasi 3. Komitmen (tanggung jawab) manajemen 4. Sumber daya, meliputi: a. Sumber daya manusia b. Infrastruktur
PRINSIP DASAR AUDIT (POTIB) P : Memiliki sifat dasar profesional O : Wajib memberikan laporan yang objektif T : Teliti dan cermat dalam menggali informasi sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang valid I : mempunyai sikap netral dan obyektif (Independen) saat membuat kesimpulan audit. B: penjelasan yang rasional dalam menghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya berdasarkan bukti
Hal hal yang perlu diingat Auditor Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sendiri. Tidak bias. Harus memiliki pengetahuan cukup atas topic topik yang ditugaskan, jika tidak libatkan pakar. Tidak ada conflict of interest dengan teraudit.
Tindakan yang harus dikuasai auditor dalam Pelaksanaan Audit lapangan: 1. Bertanya kepada auditi berdasarkan check list yang telah dipersiapkan 2. Mencatat Hasil audit dengan memperhatikan lingkup/cakupan audit 3. Mecatat Temuan 4. Melakukan Rapat Penutupan dengan auditi 5. Membuat Laporan Audit bersama tim Auditor