BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi berdampak pada perubahan proses bisnis dalam dunia usaha. Persaingan yang semakin ketat membuat perusahaan harus bergerak cepat dalam mengantisipasi dan mengatasi persaingan yang semakin mengglobal. Oleh karena itu, teknologi informasi menjadi semakin penting dalam mendukung proses bisnis perusahaan. Dengan meningkatnya kompleksitas bisnis, penerapan teknologi informasi dalam suatu perusahaan dapat menjadi salah satu pilihan alternatif dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis perusahaan. Kompleksitas proses dan fungsi-fungsi bisnis dalam perusahaan menyebabkan diperlukannya suatu sistem yang terintegrasi agar mampu memberikan informasi yang real-time sehingga dapat mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Enterprise Resource Planning(ERP) merupakan suatu sistem yang dapat mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnis pada perusahaan dalam satu sistem informasi yang dapat diandalkan sehingga perusahaan dapat mencapai best practice dalam menjalankan proses bisnisnya. Salah satu solusi bisnis dalam ERP adalah System Application and Products in Data Processing(SAP). SAP merupakan sebuah perusahaan yang berbasis di Waldorf,Jerman. Didirikan pada tahun 1972 oleh lima mantan karyawan IBM. Salah satu produknya yaitu SAP mysap yang dikenal dengan best practice-nya. Sebelumnya SAP telah memasarkan produk yang serupa yaitu SAP R/3 kemudian terus dikembangkan hingga versi terbarunya yaitu SAP R/3 ECC 6.0 1
2 PT. Sinarmas Land Ldt merupakan salah satu anak perusahaan Sinar Mas Group yang didirikan pada tahun 1980. Perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP dengan aplikasi SAP pada tahun 2008. Modul-modul yang telah digunakan antara lain finance, project, operation sales, dan material management dalam mendukung kegiatan bisnisnya. Penggunaan aplikasi yang ada perlu didukung oleh sumber daya manusia yang baik agar kolaborasi teknologi dan manusia dapat berjalan beriringan. Kesadaran akan pentingnya sumber daya manusia membuat perusahaan Sinarmas Land memperhatikan pengelolaan sumber daya manusia. Kemampuan, potensi, keunggulan kompetitif, dan memiliki visi yang sama merupakan hal-hal yang diperhatikan pada sumber daya manusia yang ada untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Sistem yang telah diimplementasikan sebelumnya oleh Sinarmas Land sudah tidak mampu mengelola sumber daya manusia pada perusahaan yang semakin berkembang sehingga menyebabkan proses pengelolaan Human Resource berjalan tidak efektif. Melihat hal tersebut perusahaan memutuskan untuk melakukan perubahan dengan mengimplementasikan sistem SAP modul Human Capital Management yang terbagi menjadi 3 fase yaitu fase pertama, Organizational Management dan Personnel Administration/Management(OM/PA) yang direncanakan akan GoLive pada bulan September, 2012 dan fase kedua, Time Management(TM) yang direncanakan akan GoLive pada bulan November, 2012 serta fase ketiga, Payroll yang akan GoLive pada bulan January, 2013. Implementasi modul Human Capital Management pada PT. Sinarmas Land Ldt menggunakan metodologi ASAP (Accelerated SAP) sehingga aktivitas-aktivitas dalam proyek ini dikelompokkan ke dalam lima kelompok
3 besar yaitu, project preparation, blueprint. realization, final preparation dan go live. Pengaturan setting sistem SAP HCM Sinarmas Land tidak hanya bersifat setting standard SAP saja, tetapi termasuk setting yang tetapkan dari PT Sinarmas Land. Oleh karena itu, proses bisnis yang berjalan pada PT Sinarmas Land harus diketahui dengan jelas terlebih dahulu sehingga pencarian kesalahan(konsistensi) dan melakukan perbaikan dapat dilakukan dengan baik dan benar. Dalam mendukung implementasi sistem SAP modul Human Capital Management, maka akan dilakukan pengujian pada sistem yang diimplementasikan. Pengujian sendiri merupakan bagian penting dalam pengembangan software/sistem, dan kekurangan pengujian dapat mengakibatkan banyak permasalahan software yang timbul, yang berdampak pada masalah-masalah sosial dan kerugian finansial (Quadri dan Farooq, 2011:1). Oleh karena itu, PT Sinarmas Land melakukan tahap pengujian yang diharapkan dapat memastikan efektivitas dan efisiensi sistem yang diimplementasikan sesuai dengan proses bisnis dan requirement perusahaan.
4 1.2 Ruang Lingkup Pembatasan ruang lingkup terhadap pengujian dalam implementasi SAP modul Human Capital Management di PT. Sinarmas Land yang akan disusun dalam skripsi adalah : a. Pengujian pada implementasi Human Capital Management yang akan dibahas pada skripsi terdiri atas 2 bagian yaitu Organizational Management dan Personnel Administration. b. Organizational Management mencakup fitur-fitur yang mandatory yaitu proses pembuatan, pengelolaan, serta pemetaan struktur organisasi di dalam SAP, seperti Organizational Unit, Jobs, dan Position. c. Personnel Administration mencakup proses hiring, promotion, demotion, change status kontrak, re-hiring, hingga end of employment. d. Infotype yang akan diuji adalah infotype yang mandatory yaitu hanya infotype yang akan digunakan oleh end user. e. Pengujian yang akan dibahas juga mencakup pengujian terhadap laporan master data karyawan, laporan daftar karyawan masuk, laporan daftar karyawan keluar, laporan employee movement detail, laporan daftar karyawan pensiun, laporan karyawan yang pernah mendapat surat peringatan, dan karyawan yang habis masa kontrak. f. Pengujian yang akan dibahas dalam skripsi terdiri dari Functionality Testing dan Integration Testing, dan pengujian laporan. g. Pengujian dilakukan pada Client 119 Development Sinarmas Land.
5 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan-tujuan yang didapat dari pengujian ini antara lain 1. Menentukan cakupan test case dan scenario yang akan digunakan pada saat pengujian. 2. Menguji kesesuaian fungsi-fungsi sistem dengan requirement yang telah dijabarkan pada proses bisnis, product specification dan technical specification. 3. Menguji integrasi tiap-tiap submodul. 4. Menguji apakah sistem dapat menghasilkan laporan yang lengkap dan akurat sesuai dengan data-data yang telah di masukkan ke dalam sistem. 5. Membuat panduan atau user manual yang dapat membantu end user dalam penggunaan fitur fitur sistem SAP HCM PT. Sinarmas Land. 6. Menentukan kelayakan sistem untuk dilanjutkan ke tahap selanjutnya Adapun manfaat-manfaat yang didapat dari pengujian ini adalah: 1. Memastikan bahwa hasil konfigurasi SAP pada PT Sinarmas Land telah sesuai dengan requirement yang ditetapkan. 2. Memastikan bahwa tiap-tiap modul dalam sistem dapat berintegrasi dengan baik 3. Memastikan bahwa sistem dapat memberikan laporan yang lengkap dan akurat 4. Memberikan panduan bagi end user tentang cara menggunakan fiturfitur dalam sistem.
6 1.4 Metodologi Metodologi yang digunakan untuk mendukung pengujian ini menggunakan pendekatan Behavioral (black box) test. Berikut jabaran metodologi pengujiannya : a. Objek Pengujian 1. PT. Sinarmas Land. 2. Sistem Informasi pada Human Resource Department di PT. Sinarmas Land. 3. SAP R/3 modul Human Capital Management. 4. Perkembangan dan masalah dalam proses pengujian. b. Metode Persiapan Pengujian Metode yang digunakan untuk persiapan pengujian pada PT. Sinarmas Land dengan : 1. Menganalisis proses bisnis pada perusahaan menggunakan activity diagram 2. Membuat requirement sistem dengan menggunakan product specification dan technical specification berdasarkan proses bisnis. 3. Menganalisis cakupan pada pengujian dalam test case dan test scenario menggunakan failure mode and effect analysis (FMEA) c. Metode Testing Testing atau pengujian yang dilakukan menggunakan: 1. Functionality testing dilakukan berdasarkan test case yang hasilnya dilaporkan dalam test case summary dan test suite summary
7 2. Integration testing dilakukan berdasarkan test scenario yang hasilnya dilaporkan dalam masing-masing test scenario. 3. Report testing dilakukan setelah functionality testing dan integration testing yang hasilnya dilaporkan dalam masing-masing test scenario dengan pendekatan Recalculation, Accuracy, dan Completeness Testing. 1.5 Sistematika Penulisan Berikut adalah uraian mengenai sistematika penulisan pada Skripsi ini: Bab 1 PENDAHULUAN Bab ini membahas tentang uraian latar belakang, ruang lingkup masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi, serta sistematika penulisan. Bab 2 LANDASAN TEORI Bab ini membahas tentang dasar-dasar teori, baik Teori-Teori Umum maupun Teori-teori khusus yang di jadikan landasan literatur yang digunakan pada pengujian dalam implementasi ERP HCM berbasis SAP untuk pembuatan skripsi ini. Selain itu, Bab ini juga membahas kerangka pikir yang digunakan sebagai panduan dalam menyusun skripsi ini. Bab 3 DEVELOPMENT Bab ini membahas tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan beserta tugas dan wewenang, proses-proses manajemen
sumber daya manusia pada PT. Sinarmas Land sekarang, serta 8 persiapan dalam melakukan pengujian. Bab 4 TESTING Bab ini membahas tentang hasil-hasil dari pengujian yang dilakukan oleh penulis mencakup error atau bug yang ditemukan selama pengujian. Bab 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini membahas mengenai kesimpulan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya dan saran-saran yang berguna bagi kelanjutan proyek dimasa yang akan datang.