BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Komunikasi Manusia sebagai mahluk individu maupun sosial memiliki dorongan ingin tahu, ingin maju dan berkembang, maka salah satu sarananya adalah komunikasi. Komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi manusia. Dengan komunikasi manusia dapat menyampaikan informasi, opini, ide, konsepsi, pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan dan sebagainya kepada seseoranng secara timbal balik sebagai penyampaian maupun penerima komunikasi. Komunikasi secara sederhana dapat dilukiskan sebagai tukar menukar informasi antara dua pelaku yakni pelaku pengirim dan pelaku penerima informasi. Komunikasi juga merupakan suatu tindakan untuk saling mempertukarkan pesan-pesan yang bermanfaat kepada pihak yang membutuhkan. Menurut Handoko (1993 : 224) memberikan pengertian : Komunikasi sebagai proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Menurut Widjaja (1986:1) memberikan pengertian : Komunikasi dapat juga diartikan hubungan kontak antar dan antara manusia baik individu maupun kelompok Menurut Hovland (1983:13) memberikan pengertian : Komunikasi adalah Proses dimana seseorang individu mengoperkan perangsang untuk mengubah tingkah laku individu-individu yang lain.
B. Unsur-unsur Komunikasi Penegasan tentang unsur-unsur dalam proses komunikasi itu adalah sebagai berikut: - Sender : komunikasi yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau sejumlah orang. - Encoding : penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambang. - Message : pesan yang merupakan seperangkat lambing bermakna yang di sampaikan oleh komunikator. - Media : saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator kepada komunikan. - Decoding : pengawasandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan makna pada lambing yang disampaikan oleh komunikaator kepadanya. - Receiver : komunikan yang menerima pesan dari komunikator. - Response : tanggapan, seperangkat reaksi pada komunikan setelah diterima pesan. - Feedback : umpan balik, yakni tanggapan komunikasi apabila tersampaikan atau di sampaikan kepada komunikator. - Noise : gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat diterimanya pesaaan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang di sampaikan oleh komunikator kepadanya.
C. Bentuk Komunikasi Menurut bentuknya komunikasi terdiri dari : 1) Komunikasi Verbal Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara lisan maupun tulisan. Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan kunci sukses suatu perguruan tinggi. Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini aktivitas tidak dapat berfungsi dengan baik. Komunikasi verbal ini terdiri dari komunikasi satu arah ( one way communication) dan komunikasi dua arah ( two way communication ). Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung pada satu pihak saja, sedangkan komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan dua pihak. Komunikasi verbal dapat pula berupa tatap muka, wawancara, konsultasi bersama dan pidato. Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi yang paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan, penyampaian informasi dan sebagainya melalui pembicaraan antara dua orang atau lebih. Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti akan pesan yang disampaikan. Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pesan dalam mengetahui pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara
penyampaian suatu pesan. Namun selain kelebihan yang dijelaskan diatas, komunikasi tatap muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni pada saat penerima pesan memerlukan petunjuk untuk melaksanakan tugasnya maka tanpa adanya catatan tertulis ada kemungkinan tugas yang dikerjakan menjadi kurang sesuai dengan yang diperintahkan, dan tentunya hal ini sangat merugikan. Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara komunikator dan komunikan. Contoh sederhana dari komunikasi dua arah yaitu: seorang manager pemasaran menjelasksan kepada bawahannya, kemudian setelah itu ada respon (umpan balik) dari bawahannya yang menyatakan bagaimana mengatasi/menghindari kendala-kendala yang ada dalam pemasaran sedangkan komunikasi satu arah mempunyai kekurangan karena bisa saja terjadi miss communication karena tidak adanya umpan balik. Contoh sederhana dari komunikasi satu arah adalah seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain yang dituju, bisa saja pesan itu tidak sesuai dengan yang dimaksud, karena daya pikir orang untuk menerima informasi berbeda-beda. Jadi, alangkah baiknya bila suatu perguruan tinggi menggunakan komunikasi dua arah. Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu perusahaan, maka komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu untuk melaksanakan komunikasi yang baik dalam suatu perguruan tinggi adalah adanya jalinan pengertian dari kedua belah pihak. Alat-alat komunikasi yang modern dan mutakhir hanyalah sebagai alat untuk membantu melancarkan komunikasi. Jadi, untuk dapat melaksanakan
komunikasi yang baik perlu adanya pengertian-pengertian antara yang menyampaikan komunikasi dengan yang menerima komunikasi tersebut, sehingga apa yang di komunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan, dan dapat dilaksanakan. Agar komunikasi yang disampaikan mudah dimengerti oleh penerima komunikasi, jangan menggunakan bahasa yang sulit dimengerti, tetapi gunakan bahasa yang sederhana sehingga mudah dimengerti. Meskipun dalam komunikasi kemungkinan terjadi hambatan-hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan hambatan tersebut atau setidaknya dapat menguranginya, maka kemungkinan komunikasi yang dijalankan akan menjadi lebih baik, sehingga kita dapat memperoleh manfaat dalam keuntungan-keuntungan tertentu antara lain : a. Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin b. Biaya-biaya dapat ditekan c. Dapat meningkatkan partisipasi d. Pengawasan dapat dilakukan dengan baik Perguruan tinggi sebagai wadah dalam menjalin kerjasama tentunya mengandung bagian-bagian yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang lainnya. Hubungan antar bagian-bagian harus diatur sebaik-baiknya dalam rangka mencapai tujuan perguruan tinggi. Selanjutnya hubungan harus dipolakan menjadi saluran komunikasi yang jelas, pasti dan diketahui. Dengan cukupnya saluran komunikasi yang disusun dengan sebaik-baiknya hingga mudah dipahami oleh setiap anggota, barulah kerjasama dapat berjalan dengan baik dan berlangsung secara memuaskan. Saluran komunikasi merupakan urat nadi suatu perguruan tinggi dimana komunikasi itu berwujud penyampaian berita, ide-ide dari satu
pihak lain dan ini lazim disebut komunikasi perkantoran atau dapat dinyatakan juga sebagai tata hubungan. Komunikasi verbal yang diterapkan di Fakultas Ekonomi USU meliputi komunikasi tertulis dan lisan. Komunikasi lisan yang ada di Fakultas Ekonomi USU meliputi langsung bertatap muka, melalui telepon, rapat, pidato, dan pengarahan. Komunikasi tertulis yang ada pada Fakultas Ekonomi USU meliputi surat keputusan, memo, suarat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan dan sebagainya. 2) Komunikasi Nonverbal. Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata. Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan kepala. Aspek komunikasi nonverbal banyak sekali mempengaruhi jalannya pembicaraan antara orang yang satu dengan yang lainnya, baik dalam suatu organisasi maupun lingkungan sosial lainnya. Seperti aspek dari ekspresi wajah adalah menaikkan dan menurunkan alis mata, sedangkan bila marah matanya mengerut sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendengar secara kontinu tentang apa yang dikatakan pembicara. Komunikasi nonverbal lainnya adalah bahasa tubuh, yang merupakan komunikasi oleh gerakan badan selama komunikasi tatap muka. Ada banyak gerakan tidak ketara atau tidak begitu nampak yang dilakukan oleh orang-orang tetapi mengandung arti tersendiri.
Misalnya senyuman, kerut dahi, gerak mata, berjabat tangan dengan keras dan masih banyak gerakan badan lainnya. Komunikasi nonverbal penting bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat. Komunikasi nonverbal sering dikatakan dalam segi emosional dari suatu komunikasi, akan tetapi sebaiknya membaca kode komunikasi nonverbal dalam suatu hubungan komunikasi. Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata. Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan kepala. Komunikasi nonverbal memberikan umpan balik yang berharga bagi pembaca kode. Jadi pada hakekatnya, komunikasi adalah suatu cara atau rangkaian kegiatan yang menyampaikan berita dari seseorang kepada orang lain, dalam rangka kerjasama yang baik dalam mencapai tujuan tertentu. Komunikasi non verbal kurang diterapkan di Fakultas Ekonomi USU karena komunikasi non verbal bersifat informal, komunikasi non verbal ini sangat tidak tepat apabila digunakan di lingkungan kantor, sebab komunikasi non verbal ini hanya menggunakan bahasa tubuh dan panca indera. Biasanya komunikasi non verbal ini dilakukan oleh staf dan pegawai yang mempunyai hubungan dekat dan sudah akrab.
D. Proses Komunikasi Komunikasi merupakan suatu proses yang mendasari terjadinya hubungan antara manusia, bahkan dalam keadaan paradaban yang primitif sekalipun. Dalam masyarakat yang tinggi peradabannya dan lebih kompleks, masalah komunikasi maupun kegunaannya turut berkembang. Perkembangan teknologi dalam hal ini mengirimkan, memproses, menyimpan, dan menerima informasi mengharuskan pesan-pesan disampaikan sederhana, jelas, dan tepat, sehingga makna yang sebenarnya dapat terwujud. Semakin kompleks sifat dari suatu organisasi semakin tinggi pula tingkat kemajemukan sistem komunikasi. Analisis sistem komunikasi yang paling sederhana sifatnya memperlihatkan adanya tiga jalur(three way flow). 1. Komunikasi kebawah ( Downwards Communication ) Bentuk komunikasi kebawah adalah komunikasi yang berbentuk instruksi atau informasi. Instruksi disampaikan dalam bentuk perintah, dapat pula beragam saran atau usul dengan ungkapan yang halus. Dibanding dengan perintah, arus informasi lebih umum sifatnya. Komunikasi kebawah di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara Dekan dengan Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, Pembantu Dekan III, Dosen, Staf dan Pegawai. Komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan Dosen, Staf dan Pegawai. Komunikasi antara Pembantu Dekan II dengan Dosen, Staf dan Pegawai. Komunikasi Pembantu Dekan III dengan Dosen, Staf dan Pegawai.
2. Komunikasi Ke Atas Komunikasi keatas adalah arus komunikasi dari bawahan ke atasan (pimpinan) yang lebih menekankan segi pertanggungjawaban antara pimpinan dengan bawahan. Bentuknya adalah surat pertanggungjawaban, saran, pengaduan dan permintaan untuk diberikan keputusan. Komunikasi keatas paling sering berbentuk konsultasi antara karyawan dan pimpinan, dengan memberi kesempatan kepada pihak karyawan untuk mengajukan pendapat serta membahas masalah dengan pihak kesekretariatan dekan. Komunikasi keatas di Fakultas Ekonomi USU misalnya komunikasi antara dosen, staf, dan pegawai kepada Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan III. 3. Komunikasi Horizontal Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua staf atau pegawai atau dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau sederajat. Komunikasi horizontal ini perlu ditingkatkan perannya. Dengan bertambahnya penggunaan bidang jasa spesialisasi keharusan itu jelas tergambar. Pada jenjang dewan Direksi arus horizontal terwujud dengan diadakanya rapat senat. Pada jenjang kebawah manfaat rapat dapat digunakan untuk tujuan yang sama. Komunikasi horizontal yang di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara sesama dosen, sesama pegawai, sesama staf dan komunikasi antara sesama Pembantu Dekan.
4. Komunikasi Diagonal Yaitu komunikasi antara pimpinan bagian dengan staf dari satu bagian lain atau antara kepala seksi dengan karyawan dari seksi lain yang ada. Komunikasi diagonal di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan Staf dan Pegawai yang merupakan bawahan dari Pembantu Dekan II dan III. Begitu pula komunikasi antara Staf dan Pegawai dengan Pembantu Dekan II padahal mereka merupakan bawahan dari Pembantu Dekan I atau Pembantu Dekan III dan sebaliknya. Komunikasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu : 1. Komunikasi Secara Lisan Komunikasi secara lisan ini dipergunakan komunikasi berhadapan muka atau komunikasi tatap muka ( face to face ). Hal ini dikecualikan kalau dilakukan komunikasi dengan menggunakan telepon, pidato, briefing dan media komunikasi lainnya. Proses komunikasi secara lisan antara Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai di Fakultas Ekonomi USU ini jarang terjadi. Karena semuanya telah dilimpahkan kepada Pembantu Dekan. Jadi, Pembantu Dekan yang mengkomunikasikannya kepada Dosen, Staf dan Pegawai. Tetapi kadang kala diadakan rapat di Aula Fakultas Ekonomi USU. Misalnya, sebelum ujian tengah semester diadakan rapat antara Dekan dengan Staf dan Pegawai untuk membahas pelaksanaan ujian tengah semester tersebut sebab staf dan pegawai akan bertindak sebagai pengawas ujian.
2. Komunikasi Secara Tertulis Komunikasi secara tertulis merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan manajemen, karena kata-kata atau pesan-pesan dari pimpinan dibuat secara tertulis agar otentik, yang dicatat dalam suatu dokumen agar dapat digunakan sebagai bahan pemeriksaan kembali. Hal yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis adalah pemeliharaan atau penyimpanan yang yang bersifat up to date dan usaha untuk secara tepat mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan dikemudian hari. Manfaat lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis yaitu dapat menjadi suatu sumber perselisihan kerena sistem formalitas dengan legalitas (prosedur pengaturan). Suatu organisasi yang baik, dalam menyampaikan suatu warta akan mempergunakan segala macam saluran yang mungkin terutama saluran perintah dan tanggung jawab yang resmi. Disamping tidak mengabaikan saluran hubungan informal diantara para anggotanya juga mempertimbangkan cara dan alat untuk mengadakan hubungan. Dengan demikian warta yang dikehendaki dapat mencapai tujuannya dengan efektif. Komunikasi secara tulisan antara Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai di Fakultas Ekonomi USU misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan, dan sebagainya.
Hubungan komunikasi terbagi dalam dua bentuk yaitu : 1. Komunikasi Internal. Komunikasi Internal merupakan komunikasi yang sehari hari dilaksanakan pada kegiatan usaha, baik di bidang jasa maupun barang, karena sebagian besar kegiatan kantor terdiri dari adanya hubungan-hubungan didalam lingkungan sendiri. Komunikasi Internal di Fakultas Ekonomi USU misalnya komunikasi antara Dekan dan Pembantu Dekan dengan staf dan pegawai, komunikasi antar sesama Pembantu Dekan serta komunikasi antara para staf dan pegawai 2. Komunikasi External Komunikasi External bertujuan menjalin hubungan yang baik antara pihak perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Komunikasi ini dapat diwujudkan dengan telepon, berbicara langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi external yaitu komunikasi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Jika hubungan-hubungan keluar itu dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, pastilah perusahaan yang bersangkutan mendapat pandangan yang positif pengaruhnya dalam usaha meningkatkan produktivitas perusahaan. Ada empat azas pokok komunikasi dalam menciptakan dan memelihara sistem komunikasi yaitu: a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. b. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkan pada satu hal lain yang telah dimengerti.
c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya mengerti. d. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai suatu kewajiban untuk meminta suatu penjelasan. Efektivitas suatu organisasi sangat tergantung kepada bermanfaat atau tidaknya data yang dikomunikasikan. Kegagalan komunikasi akan terjadi jika anggota organisasi menyampaikan segala hal yang tidak sesuai dengan data yang sebenarnya. Komunikasi external yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi dengan fakultas lain yang ada pada, luar kampus USU, instansi instansi pemerintah dan perusahaan swasta. Komunikasi external ini tetap terjalin dengan baik. Hal ini tidak luput dari komunikasi yang dilakukan oleh pihak fakultas, khususnya dekan. E. Pegertian Produktivitas dan Faktor-faktor yang mempengaruhi Produktivitas 1. Pengertian Produktivitas Para ekonom biasanya mendefinisikan produktivitas sebagai ratio output dibandingkan dengan input fisik. Hal tersebut biasanya dihubungkan dengan industri-industri secara keseluruhan pada sektor-sektor dalam suatu perekonomian. Produktivitas juga diartikan sebagai tingkatan efisiensi dalam memproduksi barang-barang. Ukuran produktivitas yang paling terkenal berkaitan
dengan tenaga kerja yang dapat dihitung dengan membagi pengeluaran dengan jumlah yang digunakan atau jumlah jam kerja karyawan. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi produktivitas, antara lain : a) Bersumber dari pekerjaan Suatu pekerjaan yang banyak memerlukan gerakan yang dapat mengakibatkan produktivitas kerja menjadi rendah. Oleh karena itu, agar gerakan dalam melakukan pekerjaan cepat dan tepat terlebih dahulu diadakan Time and Motion Study. Dengan dua studi tersebut dapat tercipta gerakan - gerakan yang efektif dan dapat memperlancar pekerjaan sekaligus mengurangi kesalahan karyawan. Pada Fakultas Ekonomi USU pekerjaan yang paling sibuk adalah pekerjaan sekertaris dekan. Sekertaris Dekan dituntut untuk bekerja dengan kondisi fisik yang kuat tetapi dengan banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan maka terkadang ketahanan fisik sekertaris dekan tersebut menjadi menurun sehingga produktivitas kerjanya menjadi berkurang. b) Bersumber dari karyawan itu sendiri Semangat dan kegairahan kerja para karyawan merupakan unsur penting guna mencapai produktivitas yang tinggi. Maka sebaiknya pimpinan memperhatikan unsur penting tersebut seperti melalui : - Gaji yang memadai - Kebutuhan karyawan perlu diperhatikan - Penempatan karyawan pada posisi yang tepat
Pada Fakultas Ekonomi USU, unsur unsur ini juga diperhatikan oleh Dekan dan Pembantu Dekan. Sebab apabila unsur ini tidak deperhatikan akan membuat semangat kerja menjadi rendah dan menyebabkan produktivitas juga menjadi rendah. Selain dari kedua sumber tersebut diatas maka faktor-faktor lain yang mempengaruhi produktivitas kerja adalah: 1. Pendidikan Tingkat kecerdasan karyawan dilihat dari tingkat pendidikannya. Semakin tinggi pendidikan semakin besar kemungkinan untuk mendapatkan tujuan kejenjang yang lebih baik. Oleh karena itu, pendidikan berhubungan dengan produktivitas kerja karyawan. Menurut pengamatan penulis, pendidikan tidak mempengaruhi produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Pendidikan hanya membedakan posisi staf dan pegawai atas pekerjaan yang dibebankan kepadanya. 2. Kesehatan jasmani dan rohani Salah satu tugas pimpinan perkantoran adalah menjamin kesehatan karyawan yaitu dengan cara mengatur jam kerja, meniadakan lembur dan mendirikan poliklinik sehingga dapat menciptakan kegiatan kerja para karyawan. Karyawan yang sehat juga pasti akan dapat meningkatkan produktivitas kerjanya. Pada Fakultas Ekonomi USU, kesehatan jasmani dan rohani para staf dan pegawai juga selalu diperhatikan, sebab staf dan pegawai yang sehat akan dapat meningkatkan produktivitas kerjanya. Staf dan Pegawai Fakultas Ekonomi
USU berhak untuk berobat di Poliklinik yang disediakan Universitas Sumatera Utara. 2. Lingkungan kerja Lingkungan kerja yang baik akan berpengaruh besar dalam meningkatkan produktivitas. Lingkungan kerja yang bersih dapat mempengaruhi karyawan untuk bekerja lebih giat. Lingkungan kerja ini juga diatur sebaik mungkin, sehingga membuat suasana kerja di Fakultas Ekonomi USU menjadi lebih nyaman yang dapat membuat para staf dan pegawai menjadi lebih semangat bekerja, sehingga produktivitas kerja juga akan meningkat. 3. Faktor manajerial Gaya kepemimpinan yang efektif, memotivasi, mengarahkan, dan menggerakan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dan bergairah dalam melaksanakan tugas. Di Fakultas Ekonomi USU, faktor manajerial dilakukan oleh Kasubbag, Pembantu Dekan, dan Dekan. Mereka adalah pimpinan yang memotivasi, mangarahkan, dan menggerakkan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dan bergairah dalam melaksanakan tugas. 4. Motivasi Pemberian motivasi oleh seseorang pimpinan yang baik akan membimbing dan melatih karyawannya. Memotivasi setiap karyawan tidaklah mudah, sebab setiap karyawan mempunyai latar belakang, pengalaman, harapan dan keinginan yang berbeda.
Motivasi juga merupakan faktor utama pendukung tingginya produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Staf dan pegawai yang memiliki motivasi yang tinggi, tentu saja produktivitas kerjanya akan meningkat. 5. Peralatan yang digunakan Peralatan yang digunakan mempunyai efek yang sangat penting dalam meningkatkan produktivitas kerja. Produktivitas kerja seorang karyawan perlu mendapat perhatian dari perusahan karena produktivitas kerja akan meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Produktivitas dapat dimaksudkan sebagai penggunaan sumber-sumber ekonomi yang digerakan secara efektif dan memerlukan keterangan organisator dan teknik sehingga mempunyai tingkat hasil guna yang tinggi, artinya hasil yang diperoleh seimbang dengan masukan yang diolah. Metode-metode yang ada untuk meningkatkan produktivitas kerja Fakultas Ekonomi USU adalah dengan pemotivasian staf dan pegawai dengan memberikan berbagai dorongan. Adapun dorongan itu yaitu memberikan upah/gaji yang memadai, kenyamanan dan keamanan pekerja saat bekerja lembur dan adanya jaminan sosial. F. Pengukuran Produktivitas Pengukuran atau penilaian produktivitas perusahaan merupakan pengukuran terhadap produktivitas atau prestasi kerja karyawan, yaitu suatu sistem yang digunakan untuk menilai dan mengetahui apakah seseorang karyawan telah melaksanakan pekerjaannya dengan baik. Pengukuran atau penilaian
produktivitas karyawan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui prestasi yang dapat dicapai setiap karyawan. Apakah baik, sedang, atau kurang. Penilaian prestasi penting bagi setiap karyawan dan berguna bagi perusahaan. Hal ini digunakan untuk menetapkan tindakan kebijakan selanjutnya. Dengan pengukuran produktivitas atau prestasi kerja berarti para bawahan mendapat perhatian atasan sehingga mendorong bawahan untuk lebih bergairah dalam bekerja, asalkan proses pengukurannya atau penilaiannya jujur dan objektif serta ada tindak lanjutnya. Tindak lanjut pengukuran ini memungkinkan karyawan untuk dipromosikan, didemosikan, dikembangkan atau balas jasa (kompensasi) nya dinaikkan. Pengukuran produktivitas atau penilaian prestasi kerja staf dan pegawai Fakultas Ekonomi USU dilakukan dalam waktu setahun sekali yakni pada akhir tahun, dimana yang melakukan pengukuran atau penilaian langsung terhadap staf dan pegawai adalah Kasubbag, Pembantu Dekan, dan Dekan. Adapun hal-hal yang dinilai atas diri karyawan adalah hal-hal yang dapat mendorong produktivitas atau prestasi kerja setiap karyawan seperti kesetiaan atau loyalitas karyawan, kejujuran, kepemimpinan, kerja sama, dedikasi dan partisipasi karyawan didalam perusahaan. Manfaat yang diharapkan perusahaan dari pengukuran atau penilaian ini adalah untuk mengetahui keadaan keterampilan dan kemampuan setiap karyawan secara rutin, sebagai dasar perencanaan bidang personalia khususnya penyempurnaan kondisi kerja, peningkatan mutu dan hasil kerja sebagai dasar pengembangan dan pendayagunaan karyawan seoptimal mungkin. Sedangkan
bagi karyawan tersebut adalah bahwa ia dapat mengetahui setiap kemampuannya melalui nilai yang kurang, cukup atau baik. Dengan mengetahui kekurangankekurangan berarti dia (karyawan) dapat memperbaikinya untuk waktu yang akan datang. G. Hubungan Komunikasi dengan produktivitas Komunikasi yang efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua pihak dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap pertukaran informasi. Seorang pimpinan harus selalu mempertimbangkan biaya dan akibat agar tercapainya suatu tujuan yang efektif dan efisien dalam pemilihan dan penggunaan saluran organisasi, dimana ini juga merupakan usahanya untuk mengembangkan dan memperbaiki komunikasi formal dalam organisasi. Dengan mengetahui peranannya dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan perubahanperubahan dalam organisasi, sehingga rintangan-rintangan dalam komunikasi dapat dikurangi. Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang pengirim informasi hendaknya memberikan pesan secara ringkas dan jelas, serta menggunakan bahasa yang sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan intelektual dari penerima pesan dengan menggunakan media yang tepat. Media yang paling tepat sebenarnya tergantung pada apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi tersebut akan disampaikan.
American Management Assiciation (AMA) yang dikutip oleh Effendy (2005:27) telah menyusun sejumlah prinsip komunikasi yang disebut dengan The Commandements Of good Communication (sepuluh pedoman komunikasi yang baik ), yaitu : 1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan. 2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi. 3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan. 4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan komunikasi. 5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama dikomunikasikan. 6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau umpan balik. 7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. 8. Perhatikan konsistensi komunikasi. 9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi. 10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti. Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini memberikan pedoman kepada para pimpinan untuk meningkatkan komunitas komunikasi. Jadi, apabila para pimpinan mampu melaksanakan tugas kepemimpinan yang baik maka akan dapat mengambil manfaat atau keuntungan-keuntungan seperti kelancaran tugas-tugas
dapat terjamin, biaya-biaya dapat lebih ditekan dan dapat meningkatkan partisipasi serta pengawasan dapat dilakukan dengan lebih baik. Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa setiap organisasi membutuhkan organisasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi tersebut tidak efektif, padahal kebanyakan organisasi berhasil dimulai dengan komunikasi yang efektif. Meningkatkan produktivitas manusia dalam organisasi tidak hanya menyangkut penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu, akan tetapi juga menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja. Salah satu cara dalam meningkatkan produktivitas yaitu dengan cara memperbaiki komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus. Jadi, jelaslah bahwa setiap organisasi memerlukan komunikasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif. Komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh para staf dan pegawai di Fakultas Ekonomi USU sangat berpengaruh secara signifikan terhadap peningkatan produktivitas kerja.
H. Analisis dan Evaluasi Setelah penulis menguraikan semua tentang komunikasi seperti yang telah tertera diatas, maka selanjutnya adalah menganalisis dan mengevaluasi komunikasi yang terdapat pada Fakultas Ekonomi USU secara keseluruhan. Komunikasi yang diterapkan pada Fakultas Ekonomi USU adalah komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi adalah komunikasi vertikal, horizontal, dan diagonal. Komunikasi vertikal meliputi komunikasi keatas dan kebawah. Komunikasi vertical yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU seperti : Komunikasi antara Dekan dengan : Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, Pembantu Dekan III, Dosen, Staf dan Pegawai. Sedangkan komunikasi keatas berarti sebaliknya. Komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan : Dosen, Staf dan Pegawai. Komunikasi antara Pembantu Dekan II dengan : Dosen, Staf dan Pegawai. Komunikasi Pembantu Dekan III dengan : Dosen, Staf dan Pegawai. Sedangkan komunikasi keatas berarti sebaliknya. Komunikasi horizontal yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU seperti : Komunikasi antara sesama Pembantu Dekan. Komunikasi antara sesama Dosen, komunikasi antara sesama Staf dan komunikasi antara sesama Pegawai. Komunikasi diagonal yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU seperti : Komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan Staf dan Pegawai yang merupakan bawahan dari Pembantu Dekan II dan III. Begitu pula komunikasi antara Staf dan Pegawai dengan Pembantu Dekan II padahal mereka merupakan bawahan dari Pembantu Dekan I atau Pembantu Dekan III dan sebagainya.
Proses komunikasi antara Dekan dengan Pembantu Dekan di Fakultas Ekonomi USU berupa lisan dan tulisan. Komunikasi lisan yang dilakukan Dekan dengan Pembantu Dekan misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan rapat yang disebut dengan rapat pimpinan. Komunikasi tulisan yang dilakukan Dekan dengan Pembantu Dekan misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan / tanggapan, dan sebagainya. Proses komunikasi secara lisan antara Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai sangat jarang terjadi. Karena semuanya telah dilimpahkan kepada Pembantu Dekan. Jadi, Pembantu Dekan yang mengkomunikasikannya kepada Dosen, Staf dan Pegawai. Sedangkan komunikasi secara tulisan antara Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan / tanggapan, dan sebagainya. Proses komunikasi antara Pembantu Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai di Fakultas Ekonomi USU juga berupa lisan dan tulisan. Komunikasi lisan yang dilakukan Pembantu Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai misalnya langsung bertatap muka, melalui telepon, dan rapat. Tetapi hal ini jarang terjadi karena komunikasi secara tertulis yang paling sering dilakukan oleh Pembantu Dekan, misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan / tanggapan, pengumuman atau penyampaian informasi melalui papan pengumuman yang ada pada ruang piket / ruang dosen dan sebagainya. Dalam bidang akademis, biasanya dosen tidak langsung
berhubungan dengan Pembantu Dekan I, tetapi melalui Kepala Sub Bagian Akademik. Contoh : Kepala Sub Bagian akademik menyampaikan surat keputusan kepada dosen tentang jadwal pelaksanaan ujian atas mata kuliah yang diajarkannya. Hal ini mewajibkan dosen untuk segera memberikan soal ujian dengan batas waktu tertentu, kemudian wajib hadir untuk memantau pelaksanaan ujian mata kuliah tersebut dan setelah selesai ujian dosen harus segera mengambil jawaban dari para mahasiswa untuk diperiksa. Tidak sampai disitui saja, dosen juga harus segera menyerahkan nilai kepada kasubbag akdemik dengan batas waktu yang telah ditetapkan. Dalam bidang keuangan, dosen juga jarang berhubungan dengan Pembantu dekan II, tetapi melalui bawahannya. Dosen berhubungan langsung dengan Kepala Sub Bagian Keuangan. Proses komunikasi antara sesama dosen biasanya secara lisan dan bersifat pribadi (informal). Komunikasi antara sesama dosen terjalin cenderung lebih santai, akrab, dan tidak kaku. Komunikasi antara sesama dosen ini biasanya menggunakan bahasa yang mudah dipahami antara satu sama lain dan cenderung lebih fleksibel. Begitupula dengan komunikasi antara dosen dengan staf dan pegawai yang bekerja di Fakultas Ekonomi USU tersebut. Hal seperti ini juga terjadi dalam komunikasi antara sesama staf dan pegawai. Di dalam kegiatan komunikasi, terkadang timbul kesalahpahaman. Begitupula dengan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi USU. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Penulis akan menguraikan tentang kesalahpahaman yang sering terjadi pada
Fakultas Ekonomi USU berdasarkan bagian bagian bidang yang ada pada Fakultas Ekonomi USU tersebut. Bidang Kemahasiswaan Menurut penelitian penulis di bagian kemahasiswaan hampir tidak pernah terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi. Hal ini diutarakan oleh Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan, beliau mengatakan bahwa antara staf dan pegawai di bagian kemahasiswaan saling menghargai satu sama lain dan dapat berkomunikasi dengan baik dan sopan. Sehingga tidak terjadi kesalahpahaman. Bidang Akademik Kesalahpahaman di bagian akademik sering terjadi, hal ini disebabkan karena pada saat berkomunikasi ada perbedaan dalam menafsirkan kata / kalimat yang disampaikan. Perbedaan dalam menafsirkan pesan ini muncul karena perbedaan latar belakang, seperti : perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, latar belakang budaya, sikap temperamen para staf dan pegawai. Bidang Keuangan Kesalahpahaman di bagian keuangan juga sering terjadi, hal ini disebabkan oleh pada saat berkomunikasi ada perbedaan dalam menafsirkan kata / kalimat yang disampaikan. Serta kurangnya penglihatan terhadap angka angka yang menyebabkan kesalahan fatal. Selain itu, terjadi pula perbedaan dalam menafsirkan pesan yang juga ditimbulkan oleh perbedaan latar belakang, seperti : perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, latar belakang budaya, sikap temperamen para staf dan pegawai.
43 Sebagaimana kita ketahui bahwa apabila terjadi kesalahpahaman dalam berkomunikasi, maka dapat menghambat produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU tersebut. Oleh karena itu, hambatan hambatan dalam berkomunikasi ini harus diatasi dengan tepat. Ada beberapa cara yang dilakukan oleh para staf dan pegawai untuk mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi di Fakultas Ekonomi USU, seperti : Membuat suatu pesan secara lebih berhati hati, menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, dan tidak bertele tele, meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi ( suara suara musik, keributan di dalam ruangan kerja, dsb).
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Bagian akhir dari penelitian ini adalah penulis akan menguraikan kesimpulan-kesimpulan yang berdasarkan atas rumusan masalah yang dibahas pada bab bab terdahulu tentang pengaruh komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU, kesimpulan kesimpulan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Sistem komunikasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU yaitu sistem komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi meliputi vertikal, horizontal, dan diagonal. 2. Komunikasi mempunyai peranan yang sangat besar dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Hal ini dapat dilihat dari komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh Dekan, Pembantu Dekan, Dosen, Staf dan Pegawai. Dengan komunikasi yang baik pula, maka tujuan dari Fakultas Ekonomi USU dapat tercapai secara efektif dan efisien. B. Saran Dari kesimpulan diatas, maka penulis akan memberikan beberapa saran seperti yang diraikan sebagai berikut : 1. Hendaknya hubungan baik antara pimpinan dengan bawahan di Fakultas Ekonomi USU maupun sesama staf dan pegawai yang setara tingkatannya
tetap terjalin dengan baik. Hal ini tidak luput dari komunikasi yang dilakukan dengan baik dan tepat. 2. Alat-alat komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dengan sebaik baiknya agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan berkomunikasi pada Fakultas Ekonomi USU tersebut. 3. Agar selalu menjalin komunikasi yang baik antara satu dengan yang lainnya mengingat betapa besarnya pengaruh komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan karyawan pada Fakultas Ekonomi USU. 4. Meminimalkan penggunaan media komunikasi untuk kegiatan di luar pekerjaan, sehingga biaya komunikasi yang tinggi pada Fakultas Ekonomi USU dapat diminimalkan juga. Misalnya penggunaan telepon yang sering digunakan untuk kepentingan pribadi, media komunikasi fakultas hendaknya hanya digunakan untuk kepentingan fakultas saja.