BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seperti yang kita ketahui, teknologi informasi pada zaman sekarang ini dapat dikatakan berkembang dengan sangat pesat. Kemajuan teknologi menuntut seseorang untuk dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang ada. Teknologi yang semakin berkembang memiliki banyak manfaat, salah satunya adalah dalam bidang pengelolaan informasi. Informasi akurat yang dapat diperoleh dengan cepat dari data yang dimiliki akan sangat membantu seseorang atau suatu organisasi dalam melakukan kegiatannya, terutama kegiatan bisnis. Informasi merupakan hasil pengolahan data yang hasilnya dapat berguna bagi penerimanya untuk membuat keputusan baik untuk saat ini ataupun untuk masa mendatang. Informasi yang akurat dapat mengurangi ketidakpastian yang ada dan mendukung seseorang atau organisasi untuk dapat melakukan tindakan yang sesuai. Informasi dapat diperoleh dari dokumen-dokumen yang dimiliki perusahaan. Suatu perusahaan tentunya memiliki dan memproduksi dokumen dengan jumlah yang banyak setiap harinya. Penyimpanan dokumen merupakan hal yang perlu diperhatikan agar akses menuju informasi dapat lebih mudah dan cepat. Seperti yang dikutip pada web Think Digital, Think Digital merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang pemasaran secara digital yang menggabungkan kreatifitas dengan solusi teknis yang terpercaya. Penyimpanan dan distribusi dokumen-dokumen yang dimiliki Think Digital masih dilakukan secara manual. Distribusi dari dokumen-dokumen tersebut dilakukan melalui pengiriman email antar user. Untuk mendukung proses bisnis yang tentunya lebih, cepat, akurat, dan efisien dibutuhkan suatu sistem manajemen dokumen, dimana dokumen-dokumen yang ada akan disimpan dalam bentuk yang lebih profesional, sehingga memudahkan sesorang untuk mendapatkan informasi atau mengelola data lebih lanjut sesuai 1
2 dengan yang dibutuhkan. Sistem dokumentasi ini akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pencarian, pendistribusian, dan penyimpanan data. 1.2 Ruang Lingkup Batasan atau ruang lingkup yang akan dibahas adalah analisis dan pengembangan aplikasi dokumen manajemen sistem di salah satu brand perusahaan PT Impressario Digital, yaitu Think Digital Asia. Langkah yang pertama kali akan dilakukan adalah analisis sistem di perusahaan dan juga identifikasi permasalahan yang ada. Analisis masalah akan dilakukan dengan cara wawancara dengan pihak perusahaan dan membagikan kuesioner kepada karyawan perusahaan. Pengumpulan kebutuhan untuk aplikasi sistem manajemen dokumen dilakukan dengan merancang UML seperti Use case, Class Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram. Dari pengumpulan kebutuhan tersebut proses pembuatan aplikasi akan dimulai. Pengembangan aplikasi akan lebih mudah dengan adanya rancangan UML yang sudah dirancang sebelumnya. Setelah pembuatan aplikasi selesai dilakukan, yang akan dilakukan selanjutnya adalah melakukan testing pada aplikasi sistem manajemen dokumen. Testing akan dilakukan untuk mengetahui bug atau kekurangan yang ada pada aplikasi. Setelah melakukan testing, implementasi pada komputer server juga dilakukan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem manajemen dokumen berbasis web untuk kebutuhan proses bisnis perusahaan. Sementara itu, manfaat dari pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut: 1. Mempermudah karyawan perusahaan dalam mencari dokumen yang di inginkan yang dilengkapi dengan fitur-fitur pengolahan data sehingga pencarian dokumen bisa dilakukan kebih cepat.
3 2. Mempermudah pengambilan dokumentasi tertentu dalam perusahaan secara cepat dan mudah. 3. Mengorganisasi surat-surat atau dokumen perusahaan yang ada agar dokumen tersimpan dan tersusun secara rapi dalam bentuk digital. 4. Sistem penyimpanan dokumen menjadi lebih efisien dan lebih aman. 5. Mempermudah distribusi dokumen di dalam perusahaan. 1.4 Metodologi 1.4.1 Metode Analisis Metode analisis yang digunakan meliputi: 1. Survei akan sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan. Survei dilakukan dengan melakukan pengamatan terhadap kegiatankegiatan bisnis yang berlangsung di Think Digital. 2. Menganalisis dan mengidentifikasi kebutuhan. Melakukan wawancara dengan user dan mengidentifikasi sistem operasional perusahaan untuk dapat mengetahui kebutuhan pada sistem. Selain melakukan wawancara, dilakukan juga pembagian kuesioner kepada karyawan Think Digital 3. Studi kepustakaan. Studi kepustakaan dilakukan sebagai media referensi untuk mengetahui landasan teori dalam proses analisis dan perancangan sistem yang akan dibuat. 1.4.2 Metode Perancangan Metodologi yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan waterfall model yang dibagi menjadi 5 tahap, yaitu: Komunikasi Komunikasi dilakukan untuk memperoleh kebutuhan aplikasi dilakukan dengan tiga cara yaitu dengan melakukan observasi, wawancara, dan penyebaran kuesioner.
4 Perencanaan Perencanaan dilakukan untuk menentukan produk software yang akan diproduksi dan merencanakan jadwal kerja. Pemodelan Merancang arsitektur aplikasi sistem manajemen dokumen. Membuat diagram-diagram seperti use case, sequence diagram, activity diagram, dan class diagram yang mempermudah penulis untuk melakukan perancangan aplikasi. Merancang database secara konseptual dan logikal. Konstruksi Merancang database secara fisikal, melakukan coding, dan testing. Deployment Melakukan instalasi di komputer yang dijadikan sebagai server dan melakukan evaluasi user berupa penyebaran kuesioner dan wawancara. 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan pada skripsi ini dibagi secara sistematis ke dalam lima bab sebagai berikut: BAB 1: Pendahuluan Bab ini menjelaskan akan latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penilitian yang diterapkan, dan sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini. BAB 2: Tinjauan Pustaka Pada bagian ini, dijelaskan berbagai teori yang didapat dari berbagai sumber baik referensi dari buku-buku maupun dari internet yang digunakan sebagai dasar dalam penulisan skripsi. BAB 3: Deskripsi Umum PT Impressario Digital Bab ini akan membahas hal-hal yang berhubungan dengan perusahaan, antara lain sejarah dari perusahaan, visi dan misi perusahaan,
5 struktur organisasi, proses bisnis dari sistem yang sedang berjalan, permasalahan yang dihadapi, analisis kebutuhan sistem, dan usulan akan pemecahan masalah tersebut. BAB 4: Hasil dan Pembahasan Bab ini membahas tentang perancangan sistem basis data dan aplikasi serta pengimplementasian sistem yang telah dirancang. BAB 5: Simpulan dan Saran Pada bab ini, dijelaskan simpulan akan hasil perancangan dan implementasi dari sistem yang telah dibuat dan juga saran-saran yang dapat berguna untuk pengembangan sistem lebih lanjut.
6