1. TUJUAN Menjamin pemeliharaan dan perawatan taman dan lingkungan berjalan dengan baik, sehingga mampu mendukung semua aktivitas di lingkungan Undana. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup pemeliharaan dan perawatan perbaikan terhadap semua fasilitas taman dan lingkungan kampus di lingkungan Undana. 3. DEFINISI 3.1. Pemeliharaan taman dan lingkungan adalah kegiatan menjaga keandalan taman dan lingkungan beserta prasarana dan sarananya agar taman dan lingkungan selalu laik fungsi (preventive maintenance) 3.2. Perawatan taman dan lingkungan adalah kegiatan memperbaiki dan atau mengganti bagian taman dan lingkungan, komponen atau prasarana dan sarananya agar taman dan lingkungan tetap laik fungsi (currative maintenance) 4. REFERENSI 4.1. Job Description Pejabat Undana 4.3. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No 24/PRT/M/2008 tentang Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Bangunan Gedung 4.4. Peraturan Pemerintah No 80 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah 4.5. Manual Mutu Undana 5. DISTRIBUSI 5.1. Pembantu Rektor II (PR II) 5.2. 5.3. Asisten Bidang Pemeliharaan Gedung perkantoran dan ruang kuliah 5.4. Kepala Urusan Inventarisasi Aset 5.5. Pembantu Dekan II 5.6. Kepala TU Fakultas 5.7. Kepala TU Lembaga 5.8. Quality Assurance Center (QAC) Halaman 1 dari 6
6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. Pemeliharaan fasilitas taman dan lingkungan dilakukan secara berkala, sedang perawatan taman dan lingkungan dilakukan sesuai kebutuhan 6.1.2. Pemeliharaan dan perawatan taman dan lingkungan menjadi tanggung jawab Unit 6.2. Ketentuan Khusus Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri. 6.3. Prosedur Lingkungan 6.3.1. Staf melakukan pemeliharaan taman dan lingkungan secara rutin 6.3.1.1. Pemeliharaan Pemeliharaan taman dan lingkungan yang dilakukan secara berkala oleh Unit adalah sebagai berikut No Jenis Waktu Pemeliharaan 1 Taman Sesuai kebutuhan Penyiraman, pemupukan, pemangkasan 2 Taman Tidak terjadwal Penanaman baru 3 Jalan dalam kampus 6 bulan sekali pemeriksaan 4 Pagar 2 bulan sekali Pembersihan 5 Pagar 2-3 tahun sekali Pengecatan 6 Saluran air 2 bulan sekali Pembersihan 6.3.2. Checker melakukan pengecekan taman dan lingkungan setiap hari aktif dan mengisi Check List yang disediakan 6.3.2.1. Checker terdiri atas para mahasiswa aktif Undana yang dipilih melalui proses seleksi oleh Unit 6.3.2.2. Mahasiswa yang boleh mengikuti seleksi checker adalah mahasiswa aktif semester III s.d. VI untuk S-1 dan D-4, dan mahasiswa aktif semester II s.d. III untuk D-3 Halaman 2 dari 6
6.3.2.3. Checker dikaryakan oleh Unit selama periode waktu tertentu; jadi, status checker bukan karyawan tetap Undana 6.3.3. Checker melaporkan hasil pengecekan lapangan kepada berdasarkan Check List yang telah diisi serta temuan kerusakan yang memerlukan perawatan (jika ada) Perawatan Taman dan Lingkungan 6.3.4. Unit kerja membuat surat permohonan perbaikan taman dan lingkungan yang ditujukan kepada PR II melalui Unit dengan menyebutkan lokasi dan jenis kerusakan 6.3.5. mendisposisi ke Asisten Bidang taman dan lingkungan untuk mengecek kondisi taman dan lingkungan yang diajukan sesuai pada pokok surat permohonan 6.3.6. Staf melakukan survei lapangan untuk mengetahui kondisi yang sebenarnya dan membuat rekomendasi jawaban atas surat permohonan 6.3.7. meneruskan permohonan kepada PR II dengan disertai rekomendasi jawaban atas surat permohonan; apabila surat permohonan perawatan taman dan lingkungan dianggap masih belum mendesak untuk diperbaiki, maka mengeluarkan surat jawaban penundaan untuk sementara dan proses selesai 6.3.8. Apabila kondisi kerusakan sangat mendesak untuk ditangani maka, Asisten manajer Bidang Pemeliharaan taman dan lingkungan menyusun RAB sesuai hasil survei lapangan kemudian mendesain rencana perbaikan untuk diajukan ke 6.3.9. memberikan persetujuan RAB untuk diajukan ke PR II 6.3.10. PR II menyetujui RAB dan menerbitkan Surat Tugas 6.3.11. Asisten Bidang Pemeliharaan taman dan lingkungan melaksanakan kegiatan pemeliharaan/ perbaikan secara swakelola atau dengan cara pengadaaan penyedia jasa pemborongan 6.3.12. Setelah selesai perawatan, Asisten Bidang Lingkungan membuat Berita Acara Pelaksanaan perawatan dan diketahui oleh Unit Kerja pengusul Halaman 3 dari 6
Unit Kerja Staf Checker Asisten PR II Universitas 6.3.13. Asisten Bidang Pemeliharaan taman dan lingkungan membuat laporan pelaksanaan perawatan 6.4. Alur Kerja Unit Kegiatan Waktu Dokumen Lingkungan Staf melakukan pemeliharaan taman dan lingkungan secara rutin Checker melakukan pengecekan taman dan lingkungan setiap hari aktif dan mengisi Check List yang disediakan Checker melaporkan hasil pengecekan lapangan kepada berdasarkan Check List yang telah diisi serta temuan kerusakan yang memerlukan perawatan (jika ada) Perawatan Taman dan Lingkungan 1 2 3 3 Harian, bulanan, tahunan Harian Harian Check List Check List Unit kerja atau Checker membuat surat permohonan perbaikan taman dan lingkungan yang ditujukan kepada PR II melalui Unit dengan menyebutkan lokasi dan jenis perawatan yang dibutuhkan mendisposisi surat permohonan perbaikan taman dan lingkungan ke Asisten Bidang Lingkungan untuk mengecek kondisi gedung yang diajukan sesuai pada pokok surat permohonan Staf melakukan survei lapangan untuk mengetahui kondisi yang sebenarnya dan membuat rekomendasi jawaban atas surat permohonan meneruskan permohonan kepada PR II dengan disertai rekomendasi jawaban atas surat permohonan; apabila surat permohonan perawatan taman dan lingkungan dianggap masih belum mendesak untuk diperbaiki, maka mengeluarkan surat jawaban penundaan untuk sementara dan proses selesai 4 6 4 5 4 5 7 7 Permohonan Perbaikan Permohonan Perbaikan Jawaban/ Rekomendasi Permohonan Perbaikan, Jawaban/ Rekomendasi Halaman 4 dari 6
Unit Kerja Staf Checker Asisten PR II Universitas Jika kondisi kerusakan sangat mendesak untuk ditangani, maka Asisten Bidang Lingkungan menyusun RAB sesuai hasil survei lapangan kemudian mendesain rencana perbaikan yang diajukan ke 8 8 RAB Unit Kegiatan Waktu Dokumen memberikan persetujuan RAB untuk diajukan ke PR II PR II menyetujui RAB dan menerbitkan Surat Tugas Asisten Bidang Lingkungan melaksanakan kegiatan pemeliharaan/perbaikan secara swakelola atau dengan cara pengadaaan penyedia jasa pemborongan sesuai Setelah selesai perawatan, Asisten Bidang Pemeliharaan Taman dan Lingkungan membuat Berita Acara Pelaksanaan perawatan dan diketahui oleh Unit Kerja pengusul Asisten Bidang Lingkungan membuat laporan pelaksanaan perawatan bangunan gedung 12 11 12 13 9 9 10 RAB RAB Surat Tugas Berita Acara Laporan Pelaksanaan 7. ARSIP 7.1. Permohonan Perbaikan 7.2. Jawaban/ Rekomendasi 7.3. Rencana Anggaran Biaya (RAB) 7.4. Surat Tugas 7.5. Berita Acara Pelaksanaan Perawatan Taman dan Lingkungan 7.6. Laporan Pelaksanaan Perawatan Taman dan Lingkungan Halaman 5 dari 6
8. LAMPIRAN 8.1. Check List Lingkungan 8.2. Permohonan Perbaikan 8.3. Jawaban/ Rekomendasi 8.4. Berita Acara Pelaksanaan Perawatan Taman dan Lingkungan Disahkan oleh Diperiksa oleh Dipersiapkan oleh Halaman 6 dari 6
Halaman 7 dari 6