1. TUJUAN Prosedur ini ditetapkan agar proses pemeliharaan barang/aset di unit dapat menjamin bahwa semua aset dapat digunakan setiap saat dibutuhkan.

Transkripsi

1 PM-SARPRAS-06 KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) PEMELIHARAAN BARANG UNIT 1 dari 6 Maret TUJUAN Prosedur ini ditetapkan agar proses barang/aset di unit dapat menjamin bahwa semua aset dapat digunakan setiap saat dibutuhkan. 2. RUANG LINGKUP a. Prosedur ini mencakup pengajuan surat permohonan /perbaikan sampai dengan pelaksanaan /perbaikan. b. Prosedur ini tidak mencakup asset perangkat lunak. 3. REFERENSI a. Persyaratan ISO 90 : 2008 Klausul 6.3 Prasarana b. PP. Nomor 38 Tahun 2008 tentang Perubahan atas Peraturan PemerintahNomor 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah c. Pedoman International Workshop Agrement (IWA) 2 4. DEFINISI Pemeliharaan/perbaikan barang adalah suatu kesatuan langsung untuk menjaga suatu barang agar tetap dalam kondisi mampu melayani. 5. KETENTUAN UMUM a. Pemeliharaan/perbaikan barang dalam prosedur ini meliputi semua barang/aset yang berada di Unit Universitas Negeri Semarang. b. Pemeliharaan barang dalam prosedur ini meliputi yang bersifat rutin/berkala. c. Perbaikan barang dalam prosedur ini meliputi perbaikan atas barang yang memerlukan tindakan perbaikan diluar rutin/berkala.

2 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari 6 Maret PROSEDUR 6.1. Diagram Prosedur Mutu Pemeliharaan / Perbaikan Barang Unit Pemeliharaan Rutin / Berkala UNIT KERJA PD ADM UMUM SUBBAG UMPEG PENYEDIAA JASA PEMBORONG Mulai Surat Permohonan / perbaikan (diajukan kepada PD II di awal tahun) Memasukkan daftar permohonan ke dalam program kerja tahunan & akan dibahas dalam rapat kerja tahunan Melakukan cek & survey lapangan untuk mengetahui kondisi barang / aset yang akan diperbaiki memasukkan pengajuan tsb sebagai bahan penyusunan tahun berikutnya Diterima Gambaran RAB Permohonan / perbaikan Membuat gambaran RAB kepada PD II Menunjuk rekananan, mengadakan negosiasi & membuat RAB disetujui Langsung Dikerjakan Menerima pembayaran dari bagian keuangan memastikan dilaksanakan sesuai Selesai

3 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari 6 Maret Perbaikan Mendadak UNIT KERJA PD ADM UMUM SUBBAG UMPEG PENYEDIAA JASA PEMBORONG Mulai Surat Permohonan / perbaikan (disampaikan kepada PD II di awal tahun) Mendisposisikan surat permohonan perbaikan & memerintahkan subbag Umpeg untuk mengecek alokasi dana Mengecek alokasi dana & melaporkan ke PD II Dana tersedia Memasukkan pengajuan tsb sebagai bahan penyusunan alokasi dana tahun Melakukan cek & survey lapangan Gambaran RAB Permohonan / perbaikan RAB disetujui Mengajukan gambaran perbaikan & RAB kepada PD II Langsung Dikerjakan memastikan dilaksanakan sesuai Menunjuk rekananan, mengadakan negosiasi & membuat Menerima pembayaran dari bagian keuangan Selesai

4 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari 6 Maret Rincian Prosedur Mutu Pemeliharaan / Perbaikan Barang Unit : Pemeliharaan Rutin/Berkala 1. Mulai. 2. Unit kerja mengajukan daftar permohonan /perbaikan kepada Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum pada awal tahun. 3. Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum memasukkan daftar permohonan tersebut dalam program kerja tahunan yang selanjutnya akan dibahas dan disetujui dalam rapat kerja tahunan. 4. Bila program kerja tersebut sudah disetujui maka Subbag Umum dan kepegawaian akan melakukan cek dan survey lapangan untuk mengetahui kondisi sebenarnya terhadap barang / aset yang akan diperbaiki. 5. Subbag Umum dan Kepegawaian membuat gambaran /perbaikan dan menyusun Rencana Anggaran dan Belanja (RAB). 6. Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum menerima RAB dari Subbag Umum dan Kepegawaian, bila disetujui Subbag Umum dan Kepegawaian melaksanakan /perbaikan secara langsung atau dengan cara menunjuk rekanan sesuai kondisi barang yang rusak. 7. Jika menggunakan rekanan, maka Subbag Umum dan Kepegawaian mengadakan negosiasi dan membuat / perbaikan terhadap barang/asset yang rusak. 8. Rekanan melakukan /perbaikan barang/asset sesuai dengan. 9. Subbag Umum dan Kepegawaian melakukan pengecekan barang/asset yang telah diperbaiki

5 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari 6 Maret 22 rekanan untuk memastikan bahwa / perbaikan telah dilaksanakan sesuai. 10. Bagian keuangan membayar ongkos /perbaikan. 11. Selesai Perbaikan Mendadak 1. Mulai. 2. Unit kerja mengajukan daftar permohonan /perbaikan kepada Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum pada awal tahun. 3. Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum mendisposisikan surat permohonan tersebut kepada Subbag Umum dan Kepagawaian untuk mengecek alokasi dana untuk /perbaikan barang/asset tersebut. 4. Subbag Umum dan Kepegawaian mengecek alokasi dana untuk /perbaikan barang/asset. 5. Jika alokasi dana tidak tersedia maka Subbag Umum dan Kepegawaian memasukkan pengajuan tersebut sebagai bahan penyusunan alokasi dana tahun berikutnya dan proses selesai. 6. Jika Alokasi dana tersedia maka Subbag Umum dan Kepegawaian melakukan cek dan survey lapangan guna mengetahui kondisi sebenarnya terkait pengajuan /perbaikan barang/asset yang bersangkutan. 7. Subbag Umum dan Kepegawaian membuat gambaran /perbaikan dan menyusun Rencana Anggaran dan Belanja (RAB). 8. Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum menerima RAB dari Subbag Umum dan Kepegawaian,

6 Rektor: (024) Fax (024) , Purek I: (024) dari 6 Maret 22 bila disetujui Subbag Umum dan Kepegawaian melaksanakan /perbaikan secara langsung atau dengan cara menunjuk rekanan sesuai kondisi barang yang rusak. 9. Jika menggunakan rekanan, maka Subbag Umum dan Kepegawaian mengadakan negosiasi dan membuat / perbaikan terhadap barang/asset yang rusak. 10. Rekanan melakukan /perbaikan barang/asset sesuai dengan. 11. Subbag Umum dan Kepegawaian melakukan pengecekan barang/asset yang telah diperbaiki rekanan untuk memastikan bahwa / perbaikan telah dilaksanakan sesuai. 12. Bagian keuangan membayar ongkos /perbaikan. 13. Selesai. 7. LAMPIRAN a. FM--SARPRAS-07 Permohonan Pemeliharaan/ Perbaikan Barang.