GUBERNUR BALI PERATURAN GUBERNUR BALI NOMOR 49 TAHUN 2011 TENTANG RINCIAN TUGAS POKOK SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI BALI

Transkripsi

1 GUBERNUR BALI PERATURAN GUBERNUR BALI NOMOR 49 TAHUN 2011 TENTANG RINCIAN TUGAS POKOK SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI BALI DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA GUBERNUR BALI, Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 172 Peraturan Daerah Provinsi Bali Nomor 4 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Provinsi Bali, perlu menetapkan Peraturan Gubernur tentang Rincian Tugas Pokok Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Bali; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 64 Tahun 1958 tentang Pembentukan Daerah-daerah Tingkat I Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 115, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1649); 2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890); 3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844);

2 4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741); 7. Peraturan Daerah Provinsi Bali Nomor 1 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan Daerah Provinsi Bali (Lembaran Daerah Provinsi Bali Tahun 2008 Nomor 1, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Bali Nomor 1); 8. Peraturan Daerah Provinsi Bali Nomor 4 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Provinsi Bali Tahun 2011 Nomor 4, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Bali Nomor 4); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG RINCIAN TUGAS POKOK SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI BALI. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan: 1. Gubernur adalah Gubernur Bali. 2. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Provinsi Bali. 3. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut DPRD adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Bali. 4. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut Sekwan adalah Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Bali. 5. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut Setwan adalah Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Povinsi Bali.

3 BAB II TUGAS POKOK SEKWAN Pasal 2 Sekwan mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja Setwan; b. mengkoordinasikan rencana penyusunan rencana dan program kerja Setwan; c. mengkoordinasikan para Kepala Bagian; d. mendistribusikan tugas kepada bawahan; e. menilai prestasi kerja bawahan; f. membina bawahan dalam pencapaian program Setwan; g. menyelenggarakan administrasi kesekretariatan DPRD; h. menyelenggarakan administrasi keuangan DPRD; i. mendukung pelaksanaan fungsi DPRD; j. menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD; k. melaksanakan sistem pengendalian intern; l. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh m. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah. BAB III RINCIAN TUGAS BAGIAN Bagian Kesatu Bagian Persidangan dan Risalah Pasal 3 Kepala Bagian Persidangan dan Risalah mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja Bagian; b. mengkoordinasikan program kerja masing-masing Sub Bagian; c. mengkoordinasikan para Kepala Sub Bagian; d. menilai prestasi kerja bawahan; e. membimbing dan memberi petunjuk kepada Kepala Sub Bagian; f. menyiapkan bahan program kerja tahunan dan konsep jadwal kegiatan DPRD; g. menyiapkan bahan rapat/sidang sesuai jadwal kegiatan DPRD; h. menyiapkan dan menyusun resume rapat/sidang DPRD; i. menyusun risalah rapat/sidang dan notulen rapat DPRD; j. menyiapkan produk DPRD berupa Rancangan Peraturan Daerah, Keputusan DPRD, Keputusan Pimpinan DPRD dan Rekomendasi DPRD; k. melaksanakan sistem pengendalian intern; l. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh m. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekwan.

4 Pasal 4 (1) Kepala Sub Bagian Persidangan mempunyai tugas: d. menyusun rencana kegiatan Sub Bagian; e. menyusun pra konsep jadwal kegiatan; f. menyiapkan dan mendistribusikan bahan-bahan rapat dan sidang yang diselenggarakan DPRD; g. menyiapkan undangan dan bahan-bahan untuk kegiatan rapat paripurna, rapat alat kelengkapan DPRD, rapat Fraksi, rapat panitia dan rapat-rapat lainnya; h. menyiapkan daftar hadir rapat/sidang DPRD; i. melaksanakan sistem pengendalian intern; j. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh k. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian. (2) Kepala Sub Bagian Risalah mempunyai tugas: d. menyiapkan notulen rapat untuk penyusunan risalah ikhtisar dan resume rapat/sidang DPRD; e. mengikuti kegiatan rapat/sidang DPRD; f. mendokumentasikan hasil rapat/sidang DPRD; g. menyiapkan bahan finalisasi rapat/sidang DPRD; h. melaksanakan sistem pengendalian intern; i. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh j. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian. (3) Kepala Sub Bagian Perundang-undangan mempunyai tugas: d. menyiapkan bahan-bahan rancangan produk-produk DPRD; e. menyiapkan bahan penyusunan naskah rancangan peraturan perundang-undangan; f. menginventarisasi, mengumpulkan, menghimpun data dan menggandakan peraturan perundang-undangan pusat dan daerah; g. melaksanakan sistem pengendalian intern; h. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh i. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.

5 Bagian Kedua Bagian Keuangan Pasal 5 Kepala Bagian Keuangan mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja Bagian; b. mengkoordinasikan program kerja masing-masing Sub Bagian; c. mengkoordinasikan para Kepala Sub Bagian; d. menilai prestasi kerja bawahan; e. membimbing dan memberi petujuk kepada Kepala Sub Bagian dan bawahan; f. meneliti kelengkapan SPP LS untuk gaji dan tunjangan, pengadaan barang dan jasa; g. meneliti kelengkapan SPP UP, SPP GU dan SPP TU yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran; h. menyiapkan SPM dan menyusun anggaran kas; i. melakukan verifikasi SPJ; j. melaksanakan akuntansi dan laporan keuangan; k. melakukan penatausahaan keuangan; l. melaksanakan sistem pengendalian intern; m. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh n. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekwan. Pasal 6 (1) Kepala Sub Bagian Anggaran mempunyai tugas: d. menghimpun dan menyusun Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) untuk anggaran belanja tidak langsung, anggaran belanja langsung dan belanja modal yang dibuat oleh PPTK sesuai dengan APBD yang telah ditetapkan; e. menghimpun dan menyusun anggaran kas yang dibuat oleh PPTK baik untuk anggaran belanja tidak langsung, anggaran belanja langsung dan belanja modal; f. menyiapkan data Anggaran DPRD maupun Sekretariat DPRD untuk kepentingan Panitia Anggaran; g. mengkoordinasikan pelaksanaan anggaran, baik anggaran DPRD maupun anggaran Sekretariat DPRD dengan Biro Keuangan; h. melaksanakan sistem pengendalian intern; i. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh j. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.

6 (2) Kepala Sub Bagian Belanja mempunyai tugas: b. memberi petunjuk kepada bawahan; d. menerima SPP UT, SPP GU dan SPP CS dari Bendahara Pengeluaran; e. mencatat SPP ke dalam Register Penerimaan SPP; f. meneliti SPP UP, SPP GU, SPP TU dan SPP LS serta menyiapkan surat penolakan penerbitan SPM jika SPP yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran tidak lengkap untuk disampaikan kepada PPK yang selanjutnya dimohonkan tanda tangan kepada pengguna anggaran; g. menyiapkan SPM UP, SPM GU, SPM TU dan SPM LS untuk disampaikan kepada PPK yang selanjutnya dimohonkan tanda tangan kepada pengguna anggaran; h. mencatat SPM ke dalam Register SPM; i. melaksanakan sistem pengendalian intern; j. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh k. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian. (3) Kepala Sub Bagian Akuntansi dan Pelaporan mempunyai tugas: d. menerima dan mencatat serta memverifikasi SPJ; e. menyiapkan surat penolakan SPJ apabila SPJ yang disampaikan oleh Bendaharawan Pengeluaran tidak lengkap dan benar; f. menyiapkan surat pengesahan SPJ Bendaharawan Pengeluaran untuk dimohonkan tanda tangan Pengguna Anggaran melalui PPK; g. mencatat SPJ pengeluaran yang telah disahkan oleh pengguna anggaran ke dalam Register Pengesahan SPJ; h. melakukan penjurnalan atas transaksi keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran; i. melakukan posting ke dalam buku besar; j. menyusun Laporan Realisasi Anggaran (LRA); k. menyusun laporan kinerja SKPD; l. menyusun laporan semester Realisasi Anggaran dan prognosis 6 (enam) bulan berikutnya; m. membuat Neraca; n. membuat catatan atas laporan keuangan; o. menyiapkan draft surat pernyataan tanggung jawab pengguna anggaran; p. melaksanakan sistem pengendalian intern; q. melaksanakan tugas lainnya yang ditugaskan oleh atasan; dan r. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian.

7 Bagian Ketiga Bagian Publikasi dan Komunikasi Pasal 7 Kepala Bagian Publikasi dan Komunikasi mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja Bagian; b. mengkoordinasikan program kerja masing-masing Sub Bagian; c. mengkoordinasikan para Kepala Sub Bagian; d. menilai prestasi kerja bawahan; e. menyiapkan, mengumpulkan dan mengolah data untuk bahan publikasi dan komunikasi; f. melakukan urusan fasilitasi tamu-tamu DPRD; g. menata tempat dan acara sesuai ketentuan protokoler dan menyiapkan pembawa acara; h. memfasilitasi protokol Pimpinan dan Anggota DPRD; i. memfasilitasi pengaduan aspirasi masyarakat kepada DPRD dan memfasilitasi rapat dengar pendapat; j. meneliti dan menelaah berita mengenai kegiatan DPRD serta memberikan tanggapan atau penjelasan atas pemberitaan; k. melayani, menghubungi dan membina hubungan dengan para wartawan; l. mempersiapkan, mengumpulkan dan mengolah data sebagai bahan pemberitaan dan menyelenggarakan konferensi pers serta mempublikasikan melalui majalah DPRD; m. melaksanakan sistem pengendalian intern; n. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh o. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekwan. Pasal 8 (1) Kepala Sub Bagian Informasi mempunyai tugas: d. melaksanakan pengelolaan pelayan perpustakaan; e. meliput, mengumpulkan, memelihara data dan bahan untuk pemberitaan kegiatan DPRD; f. mengklasifikasikan data dan bahan serta mengolahnya untuk disajikan dalam berbagai bentuk pemberitaan kegiatan DPRD serta keperluan lainnya; g. meneliti, mengkliping berita dan menghimpun serta mengklasifikasikan kegiatan DPRD dan melaporkan kepada atasan; h. mempersiapkan bahan dalam rangka penyelenggaraan konferensi pers;

8 i. mempersiapkan jadwal dan acara dalam rangka persiapan Kegiatan Parlementaria Kegiatan Dewan serta mengkoordinasikan dengan media elektronik dan media cetak; j. melaksanakan sistem pengendalian intern; k. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh l. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian. (2) Kepala Sub Bagian Protokol mempunyai tugas: d. mempersiapkan acara penerimaan tamu DPRD; e. memfasilitasi acara perjalanan dinas Pimpinan DPRD dan Anggota DPRD; f. mempersiapkan penyelenggaraan upacara; g. mengatur protokoler dalam rangka kegiatan rapat-rapat atau sidang DPRD; h. mempersiapkan acara peninjauan Pimpinan dan Anggota DPRD; i. melaksanakan sistem pengendalian intern; j. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh k. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian. (3) Kepala Sub Bagian Pengaduan Masyarakat mempunyai tugas: d. menerima, memfasilitasi dan mencatat pengaduan masyarakat; e. mengklasifikasikan pengaduan masyarakat sesuai bidang permasalahan tugas alat kelengkapan DPRD; f. memfasilitasi pengaduan masyarakat; g. mengikuti kegiatan tindak lanjut dari pengaduan masyarakat; h. membuat catatan/resume pengaduan masyarakat; i. melaksanakan sistem pengendalian intern; j. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh k. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian. Bagian Keempat Bagian Umum Pasal 9 Kepala Bagian Umum mempunyai tugas: a. menyusun rencana dan program kerja Bagian; b. mengkoordinasikan program kerja masing-masing Sub Bagian;

9 c. mengkoordinasikan para Kepala Sub Bagian; d. menilai prestasi kerja bawahan; e. membimbing dan memberi petunjuk kepada Kepala Sub Bagian dan bawahan; f. menyiapkan sarana dan prasarana rapat bagi DPRD maupun Setwan; g. memeriksa dan menyiapkan alat kebutuhan rumah tangga Pimpinan DPRD; h. melakukan pengurusan terhadap rumah jabatan dan gedung DPRD, kendaraan dinas dan barang inventaris lainnya; i. menjaga dan memelihara kebersihan, ketentraman dan ketertiban Setwan; j. menyelenggarakan urusan surat menyurat serta memelihara arsip; k. menyelenggarakan urusan kepegawaian; l. melakukan penyusunan dan mempersiapkan bahan-bahan perencanaan; m. melaksanakan sistem pengendalian intern; n. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh o. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekwan. Pasal 10 (1) Kepala Sub Bagian Perencanaan mempunyai tugas: d. menyiapkan data dan informasi perencanaan; e. menyiapkan bahan-bahan penyusunan rencana dan program kerja; f. menghimpun dan menyusun bahan-bahan perencanaan Setwan; g. monitoring dan evaluasi perencanaan Setwan; h. menghimpun bahan kebijakan sebagai masukan dalam penyusunan Rencana Stratejik (RENSTRA) Setwan; i. menghimpun bahan dan penyusunan Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP); j. melaksanakan sistem pengendalian intern; k. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh l. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian. (2) Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas: d. menerima dan mengendalikan surat-surat masuk dan keluar; e. melakukan penataan kearsipan;

10 f. mengusulkan kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat dan golongan di lingkungan Setwan; g. menyiapkan usul ijin cuti pegawai di lingkungan Setwan; h. menyiapkan usul pengisian jabatan di lingkungan Setwan; i. melaksanakan sistem pengendalian intern; j. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh k. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian. (3) Kepala Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas: d. memelihara kebersihan dan ketertiban kantor Setwan dan rumah jabatan Pimpinan DPRD; e. menyiapkan dan mengatur fasilitas serta penyediaan segala sesuatu yang diperlukan bagi persidangan, rapat-rapat dan pertemuan lainnya termasuk penyediaan konsumsi sesuai kebutuhan; f. merencanakan dan melayani kebutuhan peralatan/ perlengkapan kantor serta melakukan pemeliharaan, menyimpan dan memelihara inventaris kantor dan rumah jabatan Pimpinan Dewan; g. melakukan pengadaan, penyediaan, penyimpanan dan pendistribusian alat-alat kantor dan rumah tangga Jabatan Pimpinan DPRD; h. melaksanakan sistem pengendalian intern; i. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang ditugaskan oleh j. melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala Bagian. BAB V KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL Pasal 11 Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.

11 BAB VI KETENTUAN PENUTUP Pasal 12 Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal 2 Januari Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi Bali. Ditetapkan di Denpasar pada tanggal 20 September 2011 GUBERNUR BALI, MADE MANGKU PASTIKA Diundangkan di Denpasar pada tanggal 20 September 2011 SEKRETARIS DAERAH PROVINSI BALI, I MADE JENDRA BERITA DAERAH PROVINSI BALI TAHUN 2011 NOMOR 49