ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMAN 1 SIGALUH BANJARNEGARA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Toni Agung Nugroho 09.12.4106 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM OF LIBRARY IN HIGH SCHOOL 1 SIGALUH BANJARNEGARA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMAN 1 SIGALUH BANJARNEGARA Toni Agung Nugroho Kusnawi Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT At this time the library SMAN 1 Sigaluh Banjarnegara that had been in the performance of the library is still done manually, therefore reader service staff often encounter problems and obstacles such as the complexity of the library's book collection, data borrower, the process of finding a book, any book data processing, list of attendees and members of the regular nature of the frequency tinggi.adanya processing delay in making the report an indispensable From the above problems so necessary to a computerized system. So the library information system is considered good for a research and library can support learning fluency students and teachers. library information system was designed using the software Microsoft SQL Server 2000 and Microsoft Visual Basic 6.0 With this research is expected to make a system that can provide ease in presenting information to the library so that the most accurate information can be easily obtained, and can improve the performance of civil servants, particularly in data processing libraries in SMAN 1 Sigaluh Banjarnegara Keywords: Library Information System, SMAN 1 Sigaluh, SQL, VB
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi saat ini telah membawa kemajuan yang pesat dalam berbagai bidang, organisasi, badan usaha ataupun lembaga.terutama dibidang komputer dalam menghadapi persaingan global saat ini dan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi, maka perusahaan atau instansi sangat membutuhkan sebuah sistem informasi yang baik guna mendapatkan informasi yang berkualitas. Fasilitas yang penting di dalam sekolah adalah perpustakaan, karena perpustakaan dapat mendukung peningkatan prestasi dan kualitas siswa, serta meningkatkan mutu sekolah. Perpustakaan berfungsi sebagai salah satu faktor yang mempercepat akselerasi transfer ilmu pengetahuan. SMAN 1 Sigaluh Banjarnegara yang terletak di kabupaten Banjarnegara merupakan instansi pemerintah yang bergerak dibidang pendidikan di bawah Departemen Pendidikan.. Sistem informasi perpustakaan pada SMAN 1 Sigaluh Banjarnegara masih menggunakan sistem yang ditangani secara manual, dalam hal ini ditemukan beberapa masalah yang timbul dalam sistem informasi perpustakaan pada SMAN 1 Sigaluh Banjarnegara. Adapun masalah-masalah yang timbul antara lain : a. Adanya proses pencarian data buku, daftar hadir dan anggota yang cukup besar jumlahnya. b. Adanya pengolahan data buku, daftar hadir dan anggota yang rutin sifatnya dengan frekuensi pengolahan yang tinggi. c. Adanya penangkapa (pengulangan) di dalam pencatatan data. d. Adanya keterlambatan dalam pembuatan laporan yang sangat diperlukan Dari masalah- masalah di atas sehingga diperlukan adanya sistem yang terkomputerisasi. Sehingga sistem informasi perpustakaan dianggap baik untuk tempat riset, serta perpustakaan dapat mendukung kelancaran belajar mengajar siswa dan pengajar. 1
1.2 Rumusan Masalah a) Bagaimana memberikan pelayanan Perpustakaan kepada siswa secara tepat dan cepat. b) Bagaimana cara proses pencarian data serta daftar buku dengan jumlah yang cukup banyak. c) Bagaimana mengatasi adanya pengulangan di dalam pencatatan data. d) Bagaiamana mengatasi pengolahan data buku dan anggota yang rutin sifatnya dengan frekuensi pengolahan yang tinggi. e) Bagaimana mengatasi keterlamabatan dalam pembuatan laporan yang sangat diperlukan. 2 Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Pengertian siste berdasarkan kompenen atau elemen yang menyusunnya dapat diartikan sebagai sekumpulan elemen-elemen yan saling terkait satu sama lainnya dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu atau tujuan yang sudah direncanakan.sedangkan pengertian sistem berdasarkan prosedurnya,menurut Tata Sutabri: Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama sama untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 2.2 Karakteristik Sistem Untuk membedakan dan mengembangakan suatu sistem, maka membedakan unsure unsure dari sistem yang di bentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya a. Batasan (Boundary) Penggambaran dari suatu sistem elemen atau unsure mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem. b. Lingkungan (Environment) Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. c. Masukan (input) Sumber daya (data, bahan paku, perlatan, energy) dari lingkungan yang di konsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. d. Keluaran (output) 2
Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. e. Komponen (Component) Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu system yang mentrasformasikan input menjadi bentuk-bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bias merupakan subsistem dari sebuah system. f. Penghubung (Interface) Tempat dimana komponen atau system dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. g. Penyimpanan (Storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpana sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama 2.3 Pengertian Sistem Definisi informasi menurut Jogiyanto HM adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti lagi bagi yang menerimanya. Sedangkan kualitas informasi menurut Jogiyanto HM adalah sebagai berikut: kualitas dari suatu system informasi tergantung dari tiga hal, yaitu nformasi yang harus akurat, tepat pada waktunya, dan relevan. 2.4 Nilai Informasi Nilai informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya pendapatannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak didalam organisasi. 2.5 Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi menurut Robert A.Leitch dan K. Roscoe Davis M, system informasi adalah, Suatu Sistem didalam suatu organisasi yang 3
mempertrmukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersiafat, manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, menyediakan kepada pihak luar akan laporan-laporan yang diperlukan. 2.6. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Sistem informasi Manajemen didefinisikan oleh George M.Scott sebagai berikut: Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasional 3 Analisis 3.1 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja,informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan PIECES analisis (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency dan Service). 3.1.1 Analisis Kinerja (Performance) Sistem Lama Sistem informasi perpustakaan secara manual akan membuat respon time terhadap data perpustakaan memakan waktu yang cukup lama. Misalnya untuk mencari data buku harus membuka tumpukan-tumpukan arsip 3.1.2 Analisis Informasi (Information) Sistem Lama Sistem informasi perpustakaan manual menyebabkan proses informasi tidak up to date, karena masih menggunakan arsip-arsip untuk mencari data yang dibutuhkan 3.1.3 Analisis Ekonomi (Economic) Sistem Lama Dalam Jangka panjang biaya yang dibutuhkan akan cukup besar karena harus mengeluarkan biaya untuk menggaji pegawai yan mengurus dibagian perpustakaan 4
3.1.4 Analisis Pengendalian (Control) Sistem Lama Sistem informasi perpustakaan secara manual rentan dalam hal keamanan data yaitu pengunaan passsword, karena belum diterapkan sehingga siapa saja bisa membuka dan merubah data. 3..1.5 Analisis Efisiensi (Efficiency) Sistem Lama Sistem informasi perpustakaan secara manual kurang efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual sehingga membutuhkan tenaga dan waktu yang lebih banyak 3.1.6 Analisis Pelayanan (Service) Sistem Lama Pelayanan pada anggota akan memakan banyak waktu karena harus menuggu pemrosesan data yang masih dilakukan secara manual 4 Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Pemrograman dan Pengetesan Langkah pada tahapan implementasi yang pertama adalah perograman. Pada proses pemrograman, penulis terlebih dahulu membuat database dengan menggunakan SQL Server 2000. Pembuatan database diawali dengan perancangan tabel kemudian dilanjutkan dengan create tabel. Tabel yang dibuat pada proses ini yaitu : 1. Tabel Jenis 6. Tabel Hak 2. Tabel Anggota 7. Tabel Peminjaman 3. Tabel Buku 8. Tabel Pengembalian 4. Tabel Guru 9. Tabel Detail Pinjam 5. Tabel Status 10. Tabel Atur 11. Tabel User Setelah Pembuatan database selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah pembuatan tampilan program. Aplikasi yang digunakan untuk pembuatan tampilan program ini adalah Visual Basic 6.0. Langkah-langkah yang dilakukan adalah : 1. Membuat semua form yan diperlukan. 2. Memberi koding pada font. 5
3. Membuat modul koneksi. 4. Membuat laporan. Sebelum Program diterapkan, perlu dilakukan pengetesan terhadap program untuk menemukan kesalahn-kesalahan yang mungkin terjadi. Pengetesan dilakukan pada tiap-tiap program dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. Pengetesan program dilakukan bersamaan dengan pembuatan program, yaitu dengan pengentrian data, peghapusan data, pegeditan data. Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu : 1. Kesalahan Bahasa (Language Eror) atau yang disebut dengan kesalahan penulis (Syntax Eror) adalaha kesalaha di dalam penulisan source pprogram yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalaha ini relative mudah ditemukan dan diperbaiki, karena komputer akan memberitahukan letak dan sebab terjadinya kesalah program tersebut. 2. Kesalahan sewaktu proses (Run-Time Error), adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program terhenti sebelum selesai pada saatnya, karena kompyter menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yaitu tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini juga relative mudah ditemukan 3. Kesalahan logika (Logical Error) adalah kesalahan dari logika dari program yan disebut. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan di dapatkan hasil dari proses program, tetapi hasilnya salah. Kesalahan ini meruakan kesalahan yang berbahaya, karena bila tidak didasari dan tidak ditemukan, hasil yang salah dapat menyesatkan bagi pengunanya. Pengetesan program dimaksudkan untuk mengetahui lebih lanjut tentang kesalahan-kesalahan dan kekurangna dari program yang terjadi dan yang akan terjadi. 4.2 Pengetesan Sistem Setelah Proses pengetesan program dilakukan. Langkah berikutnya adalah pengetesan sistem. Tahapan pengetesan sistem ini dilakukan untuk memeriksa kekompakan antaran sistem yang diimplementasikan. Tujuannya 6
untuk memastikan semua komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diinginkan. Pegetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan atau kelemahan yang mungkin masih terjadi. Pegetesan sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Cara yang dilakukan dalam pengetesan sistem antara lain : 1. White Box Testing White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalaha atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris proram, variable, dan parameter yang terlihat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang. 2. Black Box Testing Black Box Testing adalah cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalanjkan atau mengeksekusi modul, kemudian diamati apakah hasil dari modul itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. 4.3 Pemeliharaan Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah tahap pemeliharaan yang terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan sistem perangkat keras dan perangkat lunak. Dengan adanya sistem pemeliharaan maka sistem tersebut dapat dikontrol, sehingga ketika diopoerasikan tidak akan mengalami hambatan. Membuat pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan untuk digunakan sebagai referensi jika menghadapi permaslahan sehinggadapat menjaga kelancaran pelaksanaan sistem komputer. a. Kegiatan pemeliharaan perangkat keras Melakukan perawatan minimal 1 bulan sekali terhadap perangkat keras, misalnya dibersihkan dari debu yang menempel pada perangkat keras. Pengecekan kipas pada pwer supply mupun kipas pendingin procesor agar dapt bekerja lebih baik. 7
b. Kegiatan pemeliharaan perangkat lunak. Pembuatan back-up data / penyimpanan data cadangan dalam media lain seperti : Hardisk, CD atau Flasdisk. Mencatat berbagai permasalahan-permasalahan yang muncul, jika sewaktu-waktu terjadi permasalahan yang sama maka bisa disesuaikan.menginstal Antivirus 4.4 Backup Database Hal ini dilakukan agar data-data yang ada selalu terjaga. Backup database ini sangatlah penting agar bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, maka masih ada back up databse yang diperlukan. Backup database ini dilakukan setiap sebulan sekali. 4.5 Tindak Lanjut Implementasi Tindak lanjut implementasi bertujuan untuk melakukan pengetesan terhadap penerimaan sistem. Pada pengetesan ini menggunakan data yang sesungguhnya dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Tahapan ini berujuan untuk memastikan apakah sistem baru ini nantinya akan dapat diterima maka diterapkan untuk menggantikan sistem lama atau masih perlu dipernaiki. Jika sistem baru dapat diterima oleh semua pihak, berarti tugas analisis ssistem telah selesai. Tahap akhir dari proses penerimaan sistem adalah penerimaan yang terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Tahap operasi dan pemeliharaan meliputi : a. Memahami berbagai kendala dan kelemahan yang ada pada sistem yang digunakan dengan tujuan untuk melakukan analisis ke arah pengembangan sistem. b. Membuat pencatatan hasil pemeliharaan untuk digunakan sebaai referensi jika menghadapi permasalahan sehingga dapat menjaga kelancaran pelaksanaan sistem komputer. 4.6. Manual Program Manual program merupakan penuntun bagi user tentang cara dan aturan mengoperasikan sistem sehingga data yang akan diolah sesuai dengan aturan yang telah dibuat. 8
5. Kesimpulan Berdasarkan semua penjelasan dan pembahasan materi, maka kesimpulan dari pembuatan laporan skripsi berjudul "ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMAN 1 SIGALUH BANJARNEGARA" adalah sebagai berikut : 1. Dengan menggunakan software Visual Basic 6.0 sebagai bahasa pemrograman dan Microsoft SQL Server 2000 sebaga DBMS, penulis telah membuat sebuah Sistem Informasi Perpustakaan yang didalamnya terdapat menu-menu yang dapat mempermudah user dalam proses pengolahan data perpustakaan pada SMAN 1 Sigaluh Banjarnegara 2. Secara garis besar, proses pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan diawali dengan membuat database dan tabel-tabel yang diperlukan pada Microsoft SQL Server 2000, yang kemudian diteruskan dengan membuat form-form yang telah dirancang sebelumnya. Selanjutnya adalah memasukan kode program (Source Code) pada masing-masing form tersebut. Untuk menghubungkan program dengan database diperlukan suatu Modul Koneksi yang berguna untuk menghubungkan program yang telah dibuat dengan database yang digunakan. 3. Proses pembuatan laporan dibagi menjadi 5 bagian, yaitu laporan data anggota, laporan data buku, laporan data transaksi peminjaman, laporan data transaksi pengembalian dan laporan gabungan antara transaksi peminjaman dan pengembalian yang diatur pada salah satu form yang ada di menu sistem. 6. Saran Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut : a. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informassi sirkulasi buku pada perpustakaan yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem terkomputerisasi b. Seiring berkembangnya perpustakaan maka makin komplek juga kebutuhannya sehingga menyebabkan sistem yang berjalan tidak layak lagi untuk digunakan pada masa berikutnya. Maka dari itu 9
pada saatnya nanti sebuah sistem informasi juga perlu dilakukan pengembangan. c. Sistem informasi sirkulasi buku berbasis komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak sekolah dalam melakukan pengolahan data sirkulasi buku dan menyajikan infrmasi yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan 10
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi Offset. Jogiyanto, HM. 2005, Analisis & Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi Offset. Kusrini. 2007, Strategi Perancangan dan pengolahan Basis Data, Yogyakarta : Andi Offset. Martina, Inge, 2003, 36 Jam Belajar Komputer Microsoft SQL Server 2000,Jakarta : PT. Elex Media Komputindo. Santoso, Harip, 2003, Pemrograman Client-Server Menggunakan SQL Server 2000 dan Visual Basic 6. Jakarta : PT. Elex Media komputindo. SK Ario, 2003, Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0, Jakarta : PT. Elex Media Komputindo. Suwiyat, P. Sigit, 2006, Sistem Administrasi dan Pengolahan data perpustakaan SMUN IV Tegal menggunakan Visual Basic 6.0, ISTA, Yogyakarta. 11