14 BAB III TINJAUAN PERUSAHAAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Umurn Pos merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN), dalam jajaran Direktorat Jenderal Pos dan Telekomunikasi yang benaung di bawah Departemen Komunikasi dan Informasi. Yang dimaksud dengan PT Pos Indonesia (Persero) adalah suatu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak di bidang jasa yakni melayani atau mengurus layanan pengiriman, antara lain : a. Bisnis Komunikasi 1. Surat pos standar 2. Surat kilat khusus 3. Express mail service (EMS) 4. Pos Express 5. Express Post (Speed post), dll. b. Bisnis Logistik 1. Paket Pos Biasa Dalam Negeri 2. Paket Pos Luar Negeri 3. Paket Pos Kilat Khusus 4. Paket Pos Perlakuan Khusus 5. Paket Pos Optima Dalam Negeri 6. Paket Pos Optima Luar Negeri, dll. c. Bisnis Keuangan dan Keagenan 1. Weselpos (WP Langganan, WP Masa, WP Prima, WP Visa Electron)
15 2. Pembayaran Pensiun 3. Layanan BTN Batara 4. Layanan Jaringan Pengaman Sosial 5. Potongan Kuitansi Bank, dll. Mail Processing Centre adalah dirian pos yang mempunyai fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian serta penanggung jawab implementasi kebijakan Collecting, Processing, Transporting, Delivery dan Reporting (CPTD-R) secara efektif dan efesien di wilayah kerjanya. 3.2 Pengertian Pos Pasal 1 Undang-Undang No. 6 Tahun 1984 tentang Pos, memberikan pengertian tentang pos. Pos adalah pelayanan lalu lintas surat pos, uang, barang dan pelayanan jasa lainnya yang ditetapkan oleh Menteri, yang diselenggarakan oleh badan yang ditugasi menyelenggarakan pos dan giro. Pos Indonesia adalah penyedia jasa pos yang berbasis informasi dan bernilai tinggi bagi masyarakat diseluruh nusantara serta dapat berkompetisi dalam industri pos global. Objek yang dipertukarkan melalui media/jasa layanan pos berupa "informasi" tidak hanya berwujud fisik, tetapi cenderung berwujud virtual yang didalamnya waktu dan ruang merupakan komoditi yang bernilai tinggi bagi konsumen. Oleh karena itu, dalam era bisnis pos yang berbasis informasi, pemanfaatan teknologi informasi semakin hari semakin menjadi salah satu faktor kunci yang memegang peran penting dalam menentukan dan mewujudkan visi perusahaan pemberian jasa berbasis informasi memungkinkan perusahaan dapat mengembangkan data pos sebagai bentuk layanan yang dapat
memberikan nilai tambah bagi pelanggan serta menjadi sumber pendapatan baru bagi perusahaan. 16 3.3 Pengertian MPC Mail Processing Centre adalah dirian Pos yang mempunyai fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian serta penanggung jawab implementasi kebijakan pemrosesan, pendistribusian dan pengantaran kiriman pos secara efektif dan efisien di wilayah kerjanya. 3.4 Sejarah Perusahaan Landasan formal didirikannya sentral pengolahan Pos Bandung 40400 adalah berdasarkan surat keputusan Direksi perum Pos dan Giro tanggal 21 Januari 1988 Nomor : 11/Pran/Dirut/1988 dan mulai beroperasi pada tanggal 15 Nopember 1988, yang diresmikan oleh Mentri Pariwisata Pos dan Telekomunikasi tanggal 30 November 1988. Adapun bangunan sentral pengolahan Pos Bandung 40400 menempati luas gedung 4.145 m 2 dan luas tanah 10.715 m 2. Dalam menyikapi pesatnya perkembangan dan perubahan lingkungan bisnis dan tingginya tingkat persaingan dalam bisnis perposan, sehingga menuntut professionalisme pelayanan yang tinggi dan berorientasi pada pelanggan serta dukungan operasi yang efektif dan efisien yang mampu menjaga pertumbuhan perusahaan pada masa sekarang dan masa yang akan datatang, maka status sentral pengolahan Pos Bandung 40400 berubah menjadi Mail Processing Centre Bandung 40400, brdasarkan surat keputusan Direksi tanggal 14 Januari 2005 No : KD 06/Dirut/0105, tentang Tata Kerja dan Organisasi Mail Processing Centre Bandung 40400, dan secara efektif beroperasi mulai tanggal 1 April 2005.
17 Seiring dengan perkembangan dan perubahan lingkungan bisnis tersebut maka surat keputusan direksi tanggal 14 Januari 2005 No : KD 06/Dirut?0105, tentang Tata Kerja dan Organisasi Mail Processing Centre Bandung 40400 di Sempurnakan dengan surat keputusan direksi tanggal 14 September 2006 No. KD 51/Dirut/0906 tentang Organisasi dan Tata Kerja Mail Processing Centre, dan secara efektif beroperasi mulai tanggal 1 Juni 2007. 3.5 Visi Perusahaan Menjadi perusahaan pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik dan menjadi pilihan utama stakeholder domestic maupun global dalam mewujudkan perkembangan bisnis dengan pola kemitraan, yang didukung oleh sumber daya manusia yang unggul dan menjungjung tinggi nilai. 3.6 Misi Perusahaan Memberikan solusi terbaik bagi bisnis, pemerintah dan individu melalui penyediaan system bisnis dan layanan komunikasi tulis, logistic, transaksi, keuangan dan filateli berbasis jejaring terintegrasi, terpercaya dan kompetitif di pasar domestic dan global 3.7 Tugas dam Fungsi Tugas dan fungsi sentral MPC Bandung 40400 adalah : a. Menerima dan mengirim kiriman Pos dari dan ke sentral pengolahan Pos (SPP) lainya. b. Melakukan collecting dari bis surat di wilayah kota Bandung dan bis surat pembantu kantor Pos.
18 c. Melaksanakan proses pengolahan Pos dengan aktivitas ; facing, canceling, sorting, recording, dan bagging. d. Melakukan tutupan kantung Pos ke SPP lain, kantor inbound SPP Bandung dan DC (Pool Antar) SPP Bandung. 3.8 Sistem Organisasi Dalam melaksankan fungsi dan tugasnya, setiap pimpinan unit kerja pada kantor Mail Processing Centre Bandung 40400, wajib: a. Menerapkan prinsip koordinasi,integrasi dan sinkronisasi, baik di lingkungan masing masing maupun antar unit organisasi di lingkungan Mail Processing Centre bandung 40400 serta dengan institusi lain di dalam dan di luar perusahaan sesuai dengan tugas masing masing. b. Melaksanakan program peningkatan terhadap kualitas sumber daya manusia secara bekesinambungan di unit kerja masing masing dalam rangka pembinaan karier dan kaderisasi. c. Memimpin dan mengkoordinasi bawahan masing - masing serta memberikan bimbingan dan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahan; d. Menjalankan petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing- masing serta menyarnpaikan laporan berkala sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan; e. Dalam hal Kepala Kantor Mail Processing Centre Bandung 40400 berhalangan tidak tetap, maka harus ditunjuk salah seorang Wakil Kepala Bidang sebagai pengganti sementara untuk pelaksana harian; f. Laporan yang diterima wajib dianalisis oleh setiap pimpinan unit kerja sebagai dasar penetapan kebijakan dan umpan balik kepada bawahan dalam bentuk arahan dan
19 petunjuk pelaksanaannya. g. Mengikuti dan mematuhi petunjuk serta bertanggung jawab kepada atasan langsung dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya. 3.9 Tujuan Organisasi Tujuan diterbitkannya Keputusan Direksi Nomor: 06/Dirut/Ol05, tentang Tata Kerja dan Organisasi Mail Processing Centre Bandung 40400 adalah salah satu strategi PT Pos Indonesia (Persero) dalam menyikapi pesatnya perubahan lingkungan bisnis dan tingginya tingkat persaingan dalam bisnis perposan, sehingga menuntut profesionalisme pelayanan yang tinggi dan berorientasi pada pelanggan serta dukungan operasi yang efektif dan efisien yang mampu menjaga pertumbuhan perusahaan pada masa sekarang dan masa yang akan datang. 3.10 Komposisi Organisasi Komposisi organisasi Mail Processing Centre Bandung 40400, terdiri dari : a. Bidang Pemrosesan b. Bagian Umum c. Bagian Bina Mutu d. Bidang Antaran 3.11 Struktur Organisasi Setiap instansi / perusahaan mempunyai struktur organisasi yang berbeda-beda namun dalam fungsinya sama, yaitu merupakan sebuah perangkat untuk menjalankan kegiatan - kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi tersebut. Begitu pula pada Kantor
20 Mail Processing Centre Bandung 40400, dalam melakukan kegiatan - kegiatan organisasi agar tercipta rentang kendali yang efektif dan efisien, maka dibentuk suatu struktur organisasi. Tujuan dibentuknya struktur organisasi tersebut adalah untuk menjabarkan tentang jabatan, tugas, fungsi dan bertanggung jawab pada organisasi tersebut. Dalam struktur organisasi dibawah ini, fokus bahasan terdapat pada deputi proses dengan bagian distribusi, bagian standar paket, bagian prioritas dan bagian pos internasional. Gambar 3.1 : Sutrktur organisasi MPC Bandung
21 Gambar 3.2 : Layout kantor MPC Bandung 3.12 Layanan Distribusi Layanan distribusi adalah suatu kegiatan yang bertugas menyalurkan paket dalam bentuk kantung yang disalurkan ke masing-masing kantor tujuan. Untuk wilayah kota Bandung dan sebagian Jawa Barat distribusi dilakukan ke kantor tujuan, untuk wilayah Jabodetabek dan luar Jawa Barat distribusi dilakukan ke kantor pusat atau MPC di Kota lainnya. Tugas dan fungsi bagian Distribusi: a. Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengendalikan aktivitas pendistribusian dan transporting kirim dan terima kiriman pos. b. Memeriksa kebenaran, kelengkapan dan menandatangani laporan kinerja angkutan pos jaringan primer dan sekunder.
22 c. Melakukan uji petik sortir dan pendistribusian kantung, mengevaluasi, menindaklanjuti dan membuat laporan periodik hasil uji petik sortir dan pendistribusian kantung d. Memeriksa dan mencocokan kiriman pos yang diterima dengan pas pengantar R-7 kantor asal/kirim. e. Mencatat jumlah dan berat seluruh penerimaan kiriman pos per kantor kirim (Lokal dan Passe) dan per jenis kiriman pos pada buku rekapitulasi penerimaan kiriman pos. f. Menyerahkan kantung kepada masing-masing bagian processing untuk diproses. 3.13 Layanan Standar Paket Layanan paket pos biasa berupa kiriman dengan berat kemasan maksimum 40 kilogram untuk jalur darat/laut dan berat kemasan maksimum 30 kilogram untuk jalur udara. Sedangkan layanan kilat khusus menggunakan jalur udara, layanan ini menawarkan garansi jika terjadi keterlambatan atau hilang. Tugas dan fungsi bagian Standar Paket: 1. Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengendalikan aktivitas pengolahan incoming kiriman pos yang akan diantar ke Sub Delivery Centre. 2. Melakukan evaluasi, menindaklanjuti dan membuat laporan bulanan hasil uji petik sortiran Delivery Centre. 3. Melakukan uji petik proses tutupan dan pendistribusian kantung. 4. Melakukan evaluasi, menindaklanjuti dan membuat laporan bulanan hasil uji petik proses tutupan kantung serta pendistribusiannya. 5. Melakukan uji petik sortiran, mengevaluasi, menindaklanjuti dan membuat laporan periodik hasil uji petik sortiran. 6. Melakukan pengawasan dan pengecekan kiriman yang diterima dari openar.
23 3.14 Layanan Prioritas Layanan prioritas menggunakan jalur udara, layanan prioritas ini menawarkan garansi waktu tempuh dan ganti rugi jika terjadi keterlambatan atau hilang. Tugas dan fungsi bagian Prioritas: 1. Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengendalikan aktivitas pengolahan incoming kiriman pos yang akan diantar ke Cabang Delivery Centre. 2. Melakukan evaluasi, menindaklanjuti dan membuat laporan bulanan hasil uji petik sortiran Delivery Centre. 3. Melakukan evaluasi, menindaklanjuti dan membuat laporan bulanan hasil uji petik proses tutupan kantung serta pendistribusiannya. 4. Melakukan uji petik sortiran, mengevaluasi, menindaklanjuti dan membuat laporan periodik hasil uji petik sortiran. 5. Melakukan uji petik proses tutupan dan pendistribusian kantung, mengevaluasi, menindaklanjuti dan membuat laporan periodik hasil uji petik proses tutupan dan pendistribusian kiriman pos 6. Melakukan pengawasan dan pengecekan kiriman yang diterima dari openar. 3.15 Layanan Pos Internasional Tugas dan fungsi bagian Pos Internasional: 1. Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengendalikan aktivitas pengolahan incoming kiriman pos internasional yang akan diantar ke Cabang Delivery Centre. 2. Melakukan evaluasi, menindaklanjuti dan membuat laporan bulanan hasil uji petik sortiran dan proses tutupan kantung serta pendistribusiannya.
24 3. Melakukan uji petik sortiran, mengevaluasi, menindaklanjuti dan membuat laporan periodik hasil uji petik sortiran. 4. Melakukan uji petik proses tutupan dan pendistribusian kantung, mengevaluasi, menindaklanjuti dan membuat laporan periodik hasil uji petik proses tutupan dan pendistribusian kiriman. 5. Bertanggung jawab terhadap proses kiriman Internasional yang diterima dari Bagian Incoming Kiriman Internasional. 6. Melakukan pengawasan proses pembukaan kantung - kantung kiriman pos Internasional. 3.15.1 Layanan Bungkusan Bungkusan paket merupakan layanan pos luar negeri dengan kiriman paket berukuran kecil dengan fasilitas jejak lacak guna mengetahui status kiriman. Pengiriman maupun penerimaan dapat melakukan pelacakan kiriman secara elektronik. 3.15.2 Layanan PPLN Layanan paket pos biasa berupa kiriman luar negeri dengan berat kemasan maksimum 40 kilogram untuk jalur darat/laut dan berat kemasan maksimum 30 kilogram untuk jalur udara. 3.15.3 Layanan EMS EMS (Express Mail Service) merupakan layanan cepat pengiriman barang ke luar negeri sebagai solusi tepat kiriman pos internasional dengan fasilitas jejak lacak guna mengetahui status kiriman. Kiriman Express ke 83 Negara yang masuk dalam jaringan EMS. Pengiriman maupun penerimaan dapat melakukan pelacakan kiriman secara elektronik.