BAB II PROFIL KOPERASI SERBA USAHA WIRA KARYA LESTARI SMK HKBP A. Sejarah Ringkas Koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP Koperasi ini bernama Koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP dengan badan hukum 318-228/ WK-THN 2007. Nama singkat koperasi ini adalah KSU-WKL. Koperasi ini berkedudukan di Jl. Jendral Ahmad Yani No. 153 Kelurahan Asahan Kecamatan Siantar Timur Kota Pematangsiantar Propinsi Sumatera Utara. Koperasi ini didirikan pertama kali pada tahun 1997 dengan anggota 23 orang.ruang lingkup keanggotaan koperasi ini meliputi Guru dan Pegawai SMK Swasta HKBP Pematangsiantar. Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas asas kekeluargaan( UU RI No. 25 Tahun 1992 tentang perkoperasian) Koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP adalah koperasi yang bergerak dibidang simpan pinjam.selain simpan pinjam koperasi ini juga mengadakan usaha kerjasama dengan koperasi maupun badan usaha lainnya yang saling menguntungkan dan untuk meningkatkan kesejahteraan anggota, mengadakan usaha pertokoan, dan kredit barang. Koperasi ini semakin berkembang hingga saat ini, dimana jumlah anggota nya pun semakin meningkat dari yang awalnya hanya 23 orang dan mereka
disebut juga sebagai pendiri koperasi ini menjadi 96 orang dan mereka adalah guru dan pegawai SMK HKBP. Dengan semakin berkembangnnya koperasi ini mendapatkan penghargaan yaitu peringkat V koperasi cukup berkualitas tahun 2011 untuk seluruh kota pematangsiantar. Kehadiran Koperasi ini sangat membantu para guru dan pegawai SMK HKBP dalam meningkatkan kesejahteraannya. Visi Koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP Visi Koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP adalah menjadi salah satu koperasi terbaik dan berkualitas dan mampu mensejahterakan anggotanya. Misi Koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP Misi Koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP adalah sebagai berikut : a. Mengmbangkan ideologi kehidupan perkoperasian b. Mengembangkan kesejahteraan anggota khususnya dan masyarakat pada umumnya dalam rangka menggalang terlaksananya masyarakat adil dan makmur berdasarkan pancasila. c. Ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil, makmur, berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945. d. Menggiatkan kesadaran anggota untuk menyimpan pada koperasi secara teratur.
e. Meningkatkan pengetahuan anggota,melalui penyuluhan maupun keterampilan lainnya. Tujuan Koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP a. Meningkatkan kesejahteraan dan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. b. Menjadi gerakan ekonomi rakyat serta ikut membangun tatanan perekoomian nasional. B. Jenis usaha/ Kegiatan Koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP adalah badan usaha yang bertujuan untuk mensejahterakan anggota nya khususnya para guru dan pegawai SMK HKBP. untuk mencapai tujuan koperasi tersebut, maka koperasi menyelenggarakan usaha-usaha yang terdiri dari: 1. Mengadakan usaha kerja sama dengan koperasi maupun badan usaha lainnya yang saling menguntungkan dan untuk meningkatkan kesejahteraan anggota. 2. Mengadakan usaha pertokoan. 3. Mengadakan usaha simpan pinjam. 4. Mengadakan kredit barang. Dengan demikian diharapkan koperasi ini dapat mencapai tujuannya sesuai dengan yang diharapkan anggota.
C. Struktur Organisasi Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.seluruh aktivitas maupun kegiatan koperasi tersebut. Demi tercapainya tujuan umum suatu koperasi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan koperasi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian koperasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam struktur organisasi dalam koperasi. Bagan Struktur Organisasi Koperasi menggambarkan susunan, isi dan luas cakupan organisasi koperasi, serta menjelaskan posisi daripada fungsi beserta tugas maupun kewajiban setiap fungsi, hubungan kerja dan tanggung jawab yang jelas. Landasan pembuatan struktur organisasi adalah : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian. 2. Anggaran Dana dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi. 3. Keputusan Rapat. Berikut ini disajikan bagan struktur organisasi pada Koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP.
STRUKTUR ORGANISASI KOPERASI SERBA USAHA WIRA KARYA LESTARI SMK HKBP Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari, 2013. Gambar 2.1. Struktur Organisasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP
Adapun anggota pengurus dan badan pengawas untuk periode 2011-2012 adalah sebagai berikut : 1. Pengurus Pembina : Kepala SMK Swasta HKBP P.Siantar (Ex Officio) Ketua : Drs. P. Sitorus Sekretaris : T. Butar-butar, S.Pd Bendahara : E. Sipayung, S.Pd 2. Badan Pemeriksa Ketua : Drs. AB. Saragih Anggota : P. Lubis, S.Pd J. Tarigan, S.Pd 3. Pembantu bendahara (collector) : Juru bayar SMK Swasta HKBP P.Siantar (Ex Officio) D. Job Description Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit bagian dari koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP. a. Rapat Anggota Rapat Anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Hal ini mengandung pengertian bahwa segala keputusan yang sifatnya mendasar mengenai kebijakan pengembangan aktifitas koperasi ditentukan oleh anggota yang disampaikan melalui forum rapat anggota, setiap anggota mempunyai hak
yang sama dalam mengeluarkan pendapatnya. Penyelenggaraan rapat anggota sekurang-kurangnya sekali dalam setahun. b. Pengurus Pengurus dipilih dari dan oleh Anggota Koperasi, dan berperan mewakili anggota dalam menjalankan kegiatan organisasi maupun usaha koperasi. Pengurus dapat menunjuk manajaer dan karyawan sebagai pengelola untuk menjalankan fungsi usaha sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ada, sebagaimana jelas tercantum dalam pasal 32 UU Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian. Pengurus merumuskan berbagai kebijaksanaan yang harus dilakukan pengelola (Tim Manajemen) dan menjalankan tugas-tugasnya sebagai berikut : 1. Mengelola organisasi koperasi dan usahanya 2. Membuat dan mengajukan Rancangan Program Kerja Serta Rancangan RAPBK (Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi). 3. Menyelenggarakan Rapat Anggota. 4. Mengajukan Laporan Keuangan dan Pertanggung jawaban Pelaksanaan Tugas. 5. Menyelenggarakan pembukaan keuangan dan invetaris secara tertib. c. Pengawas Disamping rapat anggota dan pengurus, salah satu alat perlengkapan organisasi koperasi adalah pengawas yang antara lain mempunyai tugas untuk melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi.
Adanya fungsi pengawasan dalam suatu organisasi koperasi, dimaksudkan sebagai salah satu upaya untuk memperkecil resiko yang mungkin timbul sebagai akibat dari terjadinya penyimpangan-penyimpangan kebijakan dari rencana yang telah ditetapkan. Pengawas dipilih melalui rapat anggota bersama dengan pemilihan pengurus dengan masa jabatan tiga tahun.jabatan pengawas tidak boleh dirangkap dengan jabatan pengurus, sedangkan persyaratan badan pengawas sama dengan persyaratan pengurus. Berdasarkan ketentuan Pasal 39 UU No.25 Tahun 1992, fungsi tugas dan wewenang pengawas antara lain : 1. Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan Pengurus dan Pengelola Koperasi. 2. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya. 3. Meneliti catatan yang ada pada koperasi. 4. Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan. 5. Merahasiakan hasil pengawasannya terhadap pihak ketiga. 6. Memeriksa sewaktu-waktu tentang keuangan dengan membuat berita acara pemeriksaannya. 7. Memberikan saran dan pendapat serta usul kepada pengurus atau Rapat Anggota mengenai hal yang menyangkut kehidupan koperasi. 8. Memperolah biaya-biaya dalam rangka menjalankan tugas sesuai dengan keputusan Rapat Anggota. 9. Mempertanggungjawabkan hasil pemeriksaannya pada RAT.
Keterkaitan antara peran pengawas dan pengurus adalah dalam hal pelaporan adalah dalam hal pelaporan hasil audit. Pengawas melaporkan hasil audit dan rekomendasi pelaksanaan kebijakan dan Keputusan Rapat Anggota yang telah di laksanakan oleh pengurus koperasi baik auditr berkala maupun audit akhir tahun buku. Hasil audit yang dilaporkan dari pengawas adalah mengenai kesesuaian dan kebenaran data dan informasi yang dilaporkan dari pengawas adalah mengenai kesesuaian dan kebenaran data dan informasi yang dilaporkan Pengurus koperasi dengan bukti bukti pendukungnya. d. Pengelola Selain adanya ketiga komponen perangkat organisasi, maka sebagai pelaksana operasional terutama berkaitan dengan unit bidang usaha yang sifatnya membantu pengurus dalam menjalankan kegiatan usaha. E. Kinerja Terkini Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh koperasi ini akan menunjukan suatu hasil. Pada tahun buku 2012 keadaan keuangan Koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP yang terdiri dari pendapatan sebesar Rp. 228.082.120.00. jumlah pengeluaran sebesar Rp. 217.974.784.20. saldo kas per 31 desember 2012 adalah sebesar Rp. 121.732.450.00. dan sisa hasil usaha Rp. 10.101.335.80. dari semua data-data dan hasil temuan dari Badan Pengawas Koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP dapat dilaporkan bahwa: 1. Aspek Organisasi kinerja pengurus sudah semakin baik, disiplin pengurus untuk mengikuti rapat-rapat pengurus sudah berjalan dengan baik,
diharapkan kinerja pengurus dapat dipertahankan dan daftar hadir rapat pengurus perlu disampaikan kepada badan pengawas. 2. Aspek Unit Usaha Unit usaha simpan pinjam sudah berjalan dengan baik, usaha kredit barang berjalan dengan baik, diharapkan pelayanan untuk semua aspek usaha lebih dioptimalkan, perlu direncanakan pengembangan jenis aspek usaha lain, untuk perluasan daerah kerja baik dilingkungan internal maupun eksternal terjangkau dan penjaga toko harus rutin memeriksa persediaan barang. 3. Aspek Administrasi Kelengkapan sarana administrasi telah memadai antara lain: buku anggota sudah diserahkan kepada setiap anggota lama maupun anggota baru, penyimpanan data file telah dibuat soft copynya pada computer. realisasi rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi ini berjalan dengan baik. Setiap proses pekerjaan yang dilalui koperasi ini sangat bermanfaat bagi koperasi dan orang-orang yang ada didalamnya. Produktivitas dan efektivitas sangat berpengaruh kepada kinerja koperasi, semakin rajin koperasi meningkatkan produktivitasnya maka semakin tercapailah tujuan koperasi tersebut. Kinerja yang baik juga sangat berpengaruh terhadap manajemen yang dilakukan koperasi. Manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan pengawasan sangat berpengaruh penting terhadap kinerja koperasi.
Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan koperasi ini adalah menjalankan koperasi sebagai koperasi aktif,dengan kinerja usaha yang semakin sehat, partisipasi anggota semakin tinggi, orientasi kepada pelayanan anggot maupun masyarakat dengan baik, dan meningkatkan kontribusi koperasi terhadap pembangunan daerah. F. Rencana Kegiatan Rencana Kegiatan Koperasi Serba Usaha Wira Karya Lestari SMK HKBP antara lain : a. Pembagian dari SHU tetap dibagikan setiap RAT b. Pengurus mengupayakan pengembalian piutang ragu-ragu c. Pelatihan Pembukuan untuk pengurus