BAB II KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA (KPRI) MEDIA DINAS KOMUNIKASI INFORMASI DAN INFORMATIKA (DISKOMINFO) MEDAN

Transkripsi

1 BAB II KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA (KPRI) MEDIA DINAS KOMUNIKASI INFORMASI DAN INFORMATIKA (DISKOMINFO) MEDAN A. Sejarah Singkat Koperasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan ini dulu bernama Departemen Penerangan (DEPPEN) dan dengan akte perubahan No. 518/BH/PAD/XI/2002, nama Departemen Penerangan (DEPPEN) diubah menjadi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan. Oleh sebab itu koperasi ini dinamakan Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan yang beralamatkan dijalan H.M Said No. 27 Medan. Adapun mengenai keanggotaan KPRI Mediia Medan sampai saat ini tercatat sebanyak 185 orang (tahun yang sedang berjalan tahun 2008). B. Struktur Organisasi Koperasi Organisasi adalah merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan atas dasar kerjasama yang mempunyai bentuk atau susunan yang secara jelas dan formil merumuskan bidang tugas masing-masing unsur serta meneger hubungan antara yang satu dengan yang lain dalam rangkaian hirarki. Struktur organisasi

2 merupakan susunan dari jabatan-jabatan yang suda ditetapkan dan merupakan salah satu faktor yang mempengauhi orang yang tergabung didalamnya. Karena setiap pimpinan maupun bawahan yang ada dalam organisasi akan mengetahui dengan jelas sampai dimana kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan, batasbatas serta kekuasaan yang ada padanya, kepada siapa ia harus bertanggung jawab kepadanya. Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan baik banyak dibantu atau dipengaruhi oleh mengerti atau tidaknya seseorang atau individu yang tergabung dalam organisasi itu. Dengan demikian struktur organisasi bukanlah menjadi tujuan perusahaan, tetapi merupakan alat yang dipergunakan dalam mencapai tujuan. Satu kesatuan kerja dari setiap departemen harus dimiliki suatu perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya, karena tujuan dari suatu perusahaan hanya dapat dicapai dengan kerjasama yang baik dan terkoordinasinya para anggota. Dalam rangka mencapai efisiensi dan efektivitas usaha diatur pembagian tugas masing-masing fungsi/ pelaksanaan penanggung jawab secara tertulis sebagai berikut : C. Job Description (Uraian Tugas) 1. Dewan Penasehat (Pembina) Dewan penasehat (Pembina) berfungsi memberikan saran-saran, pendapat, usul, dan pertimbangan-pertimbangan kepada pengurus atau rapat anggota mengenai masalah tertentu baik diminta maupun tidak, demi untuk kemajuan

3 koperasi yang bersangkutan. Dewan penasehat tidak diberi gaji tetapi dapat dapat diberi uang jasa yang disetujui oleh rapat anggota. Disamping itu Dewan penasehat (Pembina) tidak mempunyai hak dalam rapat anggota dan rapat pengurus. Tanggung jawab dari Dewan penasihat (Pembina) secara lebih jelas adalah a) Memberikan nasehat yang berhubungan dengan kegiatan operasional koperasi. b) Mengkoordinir tugas-tugas perencanaan, pengorganisasian dan pemberian pengarahan kerja. c) Pengawasan dan pelaksanaan yang berkaitan dengan pendayagunaan aktiva dan passiva untuk mencapai tujuan koperasi. 2. Pengurus Jabatan yang memungkinkan mengangkat karyawan yang akan dituangkan dalam SK Pengurus. 3. Badan Pengawas Untuk menghindari hal-hal yang bersifat negative, maka dibentuk suatu badan pengawas untuk melakukan pengawasan (Control) melalui audit secara periodik dengan frekuensi kegiatan sekurang-kurangnya tiga bulan sekali dengan pasal 38 UU No. 25 Thn Adapun tugas dan kewajiban Badan Pengawas adalah : a) Mengawasi pelaksanaan tata kehidupan organisasi dan usaha serta pelaksanaan kebijaksanaan dan tindakan-tindakan pengurus.

4 b) Memeriksa, meneliti kebenaran buku-buku dan catatan-catatan yang berhubungan dengan organisasi dan usaha koperasi. c) Mengadakan pemeriksaan sewaktu-waktu mengenai: Bidang keuangan dengan membuat berita acara pemeriksaan kas Persediaan barang-barang serta kekayaan koperasi Laporan keuangan 4. Ketua I Ketua I mempunyai tugas sebagai berikut : 1. Memimpin kegiatan Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan berdasarkan Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan Keputusan Rapat Anggota Tahunan serta kebijaksanaan yang ditetapkan oleh rapat pengurus. 2. Mewakili/ penanggung jawab Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan kedalam maupun keluar. 3. Memimpin rapat pleno (rapat pengurus lengkap) maupun rapat pengurus harian 4. Memimpin, mengarahkan serta mengawasi seluruh kegiatan pelaksanaan rencana kerja Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan Sebagai koordinator umum Struktur organisasi

5 Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan 5. Ketua II Ketua II mempunyai tugas sebagai berikut : a) Mewakili seluruh pelaksanaan tugas ketua b) Mengadakan pembinaan terhadap departemen-departemen yang berada dibawah naungannya. c) Mewakili ketua I dalam tugasnya. 1) Menandatangani seluruh bukti pengeluaran uang Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan jika ketua berhalangan. 2) Memimpin rapat pengurus jika mendapat pendelegasian dari ketua I. d) Mengkoordinir bidang organisasi Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan. 6. Sekretaris I Tugas sekretaris I sebagai berikut : a) Mengkoordinir dari seluruh kegiatan administrasi. Struktur Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan Mengkoordinir kegiatan secretariat pengurus koperasi sehari-hari.

6 b) Membantu mempersiapkan rencana kegiatan Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan baik yang bersifat umum maupun bidang organisasi. c) Mengkoordinir bidang pembelian barang konsumsi dan barang sandang. 7. Sekretaris II Tugas sekretaris II sebagai berikut : a) Membantu sekretaris sebelum melaksanakan tugas kesekretariatan Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan. 1) Membuat buku notulen rapat. 2) Membuat buku daftar anggota. 3) Membuat buku agenda surat masuk dan surat keluar. 4) Membuat buku tamu. b) Mempersiapkan surat-surat yang dibutuhkan. 8. Bendahara Tugas bendahara sebagai berikut : a) Membantu ketua dalam merumuskan kebijaksanaan dalam bidang keuangan sesuai dengan keputusan rapat pengurus dan rapat anggota. b) Menandatangani cheque/ giro dan sebagian orang pertama yang berhak menandatangani cheque/ giro Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan.

7 c) Mengupayakan mencari sumber dana dari anggota yang dapat digunakan untuk pelaksanaan rencana kerja. d) Menyimpan dan mengadministrasikan keuangan Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan. Menghadiri rapat anggota tahunan dan pertemuan yang dilaksanakan dalam rangka pengembangan dan pembinaan unit-unit Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan. D. Prosedur Penyusunan Anggaran Laba Rugi pada Koperasi Anggaran yang dapat dipergunakan dalam suatu koperasi ternyata terdiri dari berbagai macam jenis dan ragam. Pertaanyaan yang kemudian timbul adalah dari mana manajemen koperasi akan menyusun anggaran tersebut, karena masingmasing anggaran mempunyai keterkaitan dan hubungan antara satu dengan yang lainnya. Untuk menyusun anggaran yang lengkap yang akan dapat dipergunakan di dalam koperasi secara sekaligus tidak lah mungkin. Dengan demikian perlu diketahui bagaimana penyusunan anggaran dalam koperasi tersebut harus dilaksanakan ditinjau dari anggaran yang akan disusun tersebut. Perlu diketahui bahwa anggaran yang dalam koperasi adalah saling berhubungan antara anggaran yang satu dengan anggaran yang lain

8 Untuk keperluan penyusunan anggaran ini, manajemen perusahaan dapat mendasarkaan diri kepada peramalan penjualan produk perusahaan. Di dalam hal pemilihan model yang menajemen. 1. Penyusunan Anggaran Pendapatan Jasa Simpan Pinjam Sumber pendapatan dari Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan dapat diklasifikasikan dalam dua bagian dari usaha dan pendapatan dari luar usaha. Anggaran pendapatan-pendapatan tersebut beserta jumlahnya yang diambil dari data laporan keuangan tahun dapat dilihat pada berikut : Tabel 2.1 Anggaran Pendapatan KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp) PENDAPATAN USAHA a. Jasa Simpan Pinjam b. Jasa Alat Terapi c. Jasa Kaca Mata d. Jasa Handphone (HP) e. Jasa Usaha PKPRI Ko. Medan Tahun 2008 TOTAL

9 Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran pendapatan pada tahun 2011 adalah Rp Tabel 2.2 Anggaran Pendapatan Diluar Usaha KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp) Honorarium Pengurus/ BAPEM Jasa Simpanan Berjangka Jasa Sukarela TOTAL Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran pendapatan diluar usaha adalah Rp Penyusunan Anggaran Beban Operasi Dalam menyusun anggaran untuk masing-masing pusat tanggung jawab, manajer yang bersangkutan harus bertindak sesuai dengan petunjuk-petunjuk umum yang ditetapkan oleh manajer lenih tinggi, program-program kerja yang direncanakan dan pertimbangan mereka sendiri. Pada umumnya anggaran biaya didasarkan pada rencana-rencana dan program-program tertentu. Pengalaman yang lalu disesuaikan dengan perubahanperubahan yang diharapkan dalam kebijakan manajemen dan kondisi-kondisi

10 umum perekonomian, sangat membantu dalam menyusun anggaran biaya. Setelah kita memperhatikan faktor-faktor tersebut, maka anggaran biaya telah dapat disusun. Anggaran biaya dibuat berdasarkan biaya yang dikeluarkan untuk penghasilan tersebut ditambah dengan biaya yang dikeluarkan bukan untuk mendapatkan penghasilan yakni biaya overhead. Untuk itu biaya dalam Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan adalah sebagai berikut : 1. Biaya Usaha 2. Biaya Diluar Usaha 3. Biaya Overhead Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan dimulai dari pembuatan anggaran yang dirincikan dalam tabel-tabel berikut : Tabel 2.3 Anggaran Biaya Usaha KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp) Biaya Usaha : a. Biaya Publikasi b. Alat Tulis Kantor c. Beli Kalkulator d. Biaya Cetak Buku e. Cetak Blanko

11 Sub Total Biaya Usaha Sampingan 0 TOTAL Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran biaya usaha adalah Rp Tabel 2.4 Anggaran Biaya Diluar Usaha KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp) a. Diambil Dana Cadangan b. Dana Sosial c. Dana Pendidikaan d. Biaya Rapat TOTAL Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran biaya diluar usaha adalah Rp Tabel 2.5 Anggaran Overhead KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp) 1. BIAYA PEGAWAI a. Insentif Bendahara Gaji b. Transport Anggota

12 c. Transport tamu,undangan dan Honor Pembantu d. Biaya Bingkisan THR/ Natal Untuk Anggota (189 Rp ) Sub Total BIAYA BARANG DAN JASA a. Beli Kipas Angin b. Cleanning Service: untuk Adm. Transport + Bingkisan THR/ Natal c. Biaya Transport d. Pembellian Snack e. Pembelian Nasi f. Buku, Hekter, Tip-Ex g. Fotocopy Sub Total TOTAL Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran Overhead adalah Rp

13 Setelah kita memperhatikan faktor-faktor tersebut, maka anggaran biaya telah dapaat disusun. Anggaran biaya untuk tahun 2012 dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 2.6 Anggaran Biaya Tahun 2012 KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp) Biaya Usaha Biaya Diluar Usaha Biaya Overhead TOTAL Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran biaya tahun 2008 adalah Rp Penyusunan Anggaran Laba rugi Setelah anggaran pendapatan disusun maka disusun pula anggaran biaya yang menjadi unsur dalam anggaran laba rugi. Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan dalam menyusun anggaran laba rugi juga dibagi menjadi tiga bagian laba rugi yakni sebagai berikut : 1. Anggaran Laba Rugi Usaha Anggaran ini di dapat dari hasil pengurangan pendapatan usaha dengan biaya usaha. Berikut data anggaran laba rugi tahun 2012 :

14 Tabel 2.7 Anggaran Laba Rugi Usaha Tahun 2012 KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp) Pendapatan Usaha Biaya Usaha TOTAL Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran laba rugi usaha tahun 2012 adalah Rp Anggaran Laba Rugi Diluar Usaha Anggaran ini didapat dari hasil pengurangan pendapatan diluar usaha dengan biaya diluar usaha. Berikut data anggaran laba rugi diluar usaha tahun Tabel 2.8 Anggaran Laba Rugi Di Luar Usaha Tahun 2012 KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp) Pendapatan Diluar Usaha Biaya Diluar Usaha TOTAL

15 Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran laba rugi diluar usaha tahun 2012 adalah Rp Anggaran Laba Rugi Usaha Penunjang Anggaran ini didapat dari penambahan anggaran laba rugi usaha dan anggaran laba rugi diluar usaha yang dikurangkan dengan biaya overhead. Berikut data anggaran laba rugi usaha penunjang tahun Tabel 2.9 Anggaran Laba Rugi Usaha Penunjang Tahun 2012 KODE URAIAN ANGGARAN 1 TAHUN (Rp) Laba Rugi Usaha Laba Rugi Diluar Usaha Sub Total Biaya Overhead Laba Rugi Usaha Penunjang Dari tabel diatas dapat diketahui total anggaran laba rugi usaha penunjang tahun 2012 adalah Rp E. Fungsi Anggaran Laba Rugi Sebagai Suatu Alat Perencanaan 1. Anggaran Laba Rugi Sebagai Suatu Alat Perencanaan Dalam bidang perencanaan anggaran akan membantu manajemen dalam bidang penentuan aktivitas yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan

16 perusahaan. Disamping itu dengan penyusunan anggaran maka aktivitas perusahaan akan lebih terarah ketujuan yang akan dapat dicapai. Karena dengan adanya anggaran akan memaksa manajemen untuk berfikir jauh kedepan dn mendasarkan kepada penelitian yang jauh lebih cermat. Anggaran juga akan membantu manajemen dalam mengarahkan sumber daya yang ada secara efektif. Perencanaan dalam organisasi adalah penting, karena dalam kenyataannya perencanaan memegang peranan lebih dibanding fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sebenarnya hanya melaksanakan keputusan-keputusan perencanaan. Perencanaan yang baik dicapai dengan mempertimbangkan kondisi waktu yang akan datang dimana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode berjalan pada saat rencana dibuat. 2. Anggaran Laba Rugi Sebagai Suatu Alat Pengawasan Sebagaimana dijelaskan pada sub bab terdahulu bahwa perusahaan melalui devisi keuangan telah menyusun anggaran untuk periode yang bersangkutan. Setelah anggaran selesai disusun kemudian disahkan dan selanjutnya dibagibagikan keseluruh bagian yang ada dalam perusahaan, maksudnya agar semua bagian-bagian mengetahui apa yang menjadi tujuan perusahaan dan bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebab dengan diketahuinya apa yang menjadi tujuan perusahaan dan bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut, maka setiap bagian dan karyawan yang terlibat dalam operasi perusahaan akan dapat mengerjakan apa yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan yang

17 digariskan. Dengan kata lain semua bagian yang melakukan tugasnya dalam rangka kegiatan operasi perusahaan harus berpedoman kepada anggaran operasional. Penyusunan dilakukan setiap bulan dengan membuat laporan pelaksanaan maka tindakan pengawasan terhadap pelaksanaan apa yang telah dianggarkan telah dilakukan. Laporan ini berfungsi sebagai alat informasi bagi manajemen mengenai perkembangan yang terjadi dalam perusahaan. Setelah dianalisa laporan perbandingan antara anggaran dan realisasinya disampaikan kepada kepala cabang. Kemudian kepala cabang mangambil keputusan bagaimana mangatasi penyimpangan tersebut sehingga diharapkan tidak terulang pada bulan-bulan berikutnya. Dengan demikian penyempurnaan terhadap kekurangan yang ada dapat dilakukan secara terus menerus sehingga tujuan yang ingin dicapai perusahaan semakin mudah tercapai. Fungsi anggaran laba rugi sebagai alat pengawasan bagi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Medan. Adalah : a. Untuk mengawasi kegiatan-kegiatan operasi tertentu. Meskipun tujuan utama penganggaran adalah untuk menetapkan kegiatan yang paling menguntungkan bagi perusahaan yang harus dilaksanakan menyusun serta mengkoordinasi program, anggaran juga berfungsi sebagai alat pengawas kegiatan operasi perusahaa. b. Mencegah pemborosan-pemborosan. Sebenarnya ini adalah tujuan utama dari pengawasan. Pengawasan terhadap pelaksanaan diharapkan dapat mengurangi pemborosan-pemborosan.