ANALISISIS SISTEM PENGGAJIAN PADA PT. SISTEMAJU MANDIRI PRAKARSA MUNIA SAPRIANA Jalan Anggrek Cakra, No. Telpon: 082110692200, Muniaugust@yahoo.com Dosen Pembimbing : Drs. Hery Gunawan, M.M ABSTRACT The purpose of this paper is to analyze the implementation of the payroll system implemented by PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa. The type of research conducted in this study is case study. Case study research is a type of qualitative research to determine what the problems being faced by the company, why it could happen, and what the consequences. This is done to provide a recommendation on the matter to the corporate payroll system can be more effective and efficient. The conclusion after analyzing the company payroll system that payroll systems using the facilities and capabilities of information technology will be able to generate data more quickly and accurately (Sapriana). Keywords: Systems, Payroll, Technology
ABSTRAK Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah menganalisis pelaksanaan sistem penggajian yang diterapkan oleh PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa. Jenis penelitian yang dilakukan dalam penelitian ini adalah case study. Jenis penelitian Case study merupakan penelitian kualitatif untuk mengetahui permasalahan apa yang sedang dihadapi perusahaan, mengapa hal tersebut bisa terjadi, dan apa akibatnya. Hal ini dilakukan untuk memberikan rekomendasi atas permasalahan tersebut agar sistem penggajian pada perusahaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien. Kesimpulan yang diperoleh setelah melakukan analisis terhadap sistem penggajian perusahaan bahwa sistem penggajian perusahaan dengan menggunakan fasilitas dan kemampuan teknologi informasi akan mampu menghasilkan data dengan lebih cepat dan akurat (Sapriana). Kata Kunci : Sistem, Penggajian, Teknologi Pendahuluan Gaji adalah bentuk balas jasa atau penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang karyawan atas jasa dan hasil kerjanya kepada perusahaan. Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan atau ketidakwajaran yang berkaitan dengan gaji. Masalah yang sering kali muncul akibat ketidakpuasan karyawan terhadap gaji yang mereka peroleh, bukan saja mengganggu kinerja hanya beberapa orang karyawan namun kadang semua aktivitas pada perusahaan terhambat bahkan terhenti. Berbagai masalah dalam sistem penggajian secara langsung maupun tidak langsung akan merugikan perusahaan padahal sistem penggajian ini memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan. Sedangkan disisi lain perusahaan juga menghadapi persaingan bisnis yang menuntut perusahaan harus memiliki sumber daya manusia yang bermanfaat dan berkelanjutan. Sumber daya manusia yang berkualitas selain diperlukan untuk meningkatkan kemampuan bersaing perusahaan dalam dunia bisnis juga berperan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional perusahaan dalam mewujudkan visi dan misi perusahaan. Semakin tinggi kualitas sumber daya manusia akan semakin menunjang kegiatan bisnis perusahaan namun untuk memperoleh sumber daya manusia yang berkualitas, perusahaan juga harus memberikan hak yang sesuai kepada karyawan dalam hal mensejahterakan karyawan. Dengan begitu karyawan akan fokus dan termotivasi mendorong usaha perusahaan untuk unggul dalam bersaing. Aktivitas yang ada dalam sistem penggajian memiliki kewajiban utama dalam mengelola semua yang berkaitan dengan hak karyawan dalam penerimaan gaji atas kinerja yang mereka berikan kepada perusahaan. Selain kewajiban itu dalam pengelolaan sistem penggajian juga harus memperhatikan kepentingan perusahaan yaitu harus tetap berusaha membuat aktivitas yang ada pada sistem penggajian efektif, efisien dan ekonomis serta melindungi perusahaan terhadap tindakan kecurangan yang mungkin terjadi. Berdasarkan keyakinan inilah yang
menjadi dasar bahwa sistem penggajian memberikan pengaruh yang sangat penting dalam menentukan pencapaian tujuan perusahaan. Sistem penggajian yang handal bukan saja diperlukan untuk memaksimalkan pelayanan perusahaan kepada karyawannya tetapi juga memberikan keuntungan lain kepada perusahaan. Aktivitas pada sistem penggajian dalam perusahaan juga harus mampu memenuhi pencapaian tujuan sosial perusahaan. Dalam pencapaian tujuan perusahaan karyawan dianggap sebagai pemberi sumbangan dalam keberhasilan yang diperoleh perusahaan. Dengan menjadikan karyawan sebagai bagian dari keberhasilan perusahaan dapat menarik perhatian dan rasa memiliki karyawan kepada perusahaan. Sistem penggajian sangat penting dan menarik untuk dijadikan bahan penelitian karena sumber daya manusia yang berkualitas sesuai dengan harapan perusahaan dapat dipengaruhi oleh kepuasaan karyawan terhadap gaji yang mereka peroleh. Dimana kepuasan terhadap gaji yang diperoleh oleh karyawan secara menyeluruh aktivitasnya dikelola menyatu dalam sistem penggajian. Oleh karena keyakinan itu maka di laksanakan penelitian dengan judul ANALISIS SISTEM PENGGAJIAN PADA PT SISTEMAJU MANDIRI PRAKARSA. Metode Penelitian Metodologi merupakan tahapan penelitian yang harus diterapkan sebelum melakukan pemecahan masalah yang sedang dibahas sehingga penelitian ini dapat dilakukan dengan lebih terarah dan memudahkan dalam melakukan penelitian. Sedangkan dalam penelitian ini, jenis penelitian yang dilakukan merupakan case study. Jenis Penelitian case study merupakan penelitian kualitatif untuk mengetahui permasalahan apa yang sedang dihadapi perusahaan, mengapa hal tersebut bisa terjadi, dan apa akibatnya serta memberikan rekomendasi atas permasalahan tersebut. Hasil dan Bahasan Berdasarkan analisis yang telah dilakukan terhadap sistem penggajian perusahaan maka diperoleh hasil yang menunjukkan kekuatan dan kelemahan pada sistem penggajian perusahaan, berikut ini kekuatan yang ada pada sistem penggajian perusahaan : 1. Pencatatan absensi karyawan masih dilakukan secara manual yaitu dengan mengisi kolom pada lembar absensi yang disiapkan oleh Divisi SDM dan UMUM. Sehingga masih memungkinkan terjadinya manipulasi jam kerja dan kesalahan pencatatan. 2. Perhitungan jam kerja karyawan oleh Divisi SDM dan UMUM masih membutuhkan waktu yang lama dan terdapat peluang terjadinya kesalahan akibat human error karena proses perhitungan masih dilakukan secara manual. Perhitungan jam kerja dilakukan dengan menginput data dari kolom lembar absensi yang telah di isi setiap karyawan selama satu bulan. 3. Perhitungan jam kerja pada setiap unit bisnis perusahaan yang berada diluar lokasi kantor pusat masih belum memadai karena tidak dihitung berdasarkan laporan yang jelas dan lengkap. Unit bisnis perusahaan tidak ada membuat laporan absensi yang berisi rekapan kehadiran karyawan yang bekerja pada unit bisnis perusahaan. Setiap administrator pada unit bisnis hanya memberikan informasi mengenai karyawan yang tidak masuk kerja kepada staff kepegawaian kantor pusat.
4. Perhitungan waktu lembur pada perusahaan sudah berdasarkan dokumen yang cukup memadai namun untuk kelengkapan dokumen waktu lembur dianggap belum lengkap. Hal ini terlihat dari belum ada laporan daftar lembur khusus yang dibuat Divisi SDM dan UMUM sebagai arsip pengajuan lembur yang telah di ajukan karyawan. 5. Perusahaan belum menerapkan sistem reward and punishment. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan Divisi SDM dan UMUM saat ini perusahaan tidak memberlakukan sistem reward and punishment. Terlihat dari proses perhitungan kerja dan perhitungan gaji karyawan. Setiap karyawan yang tidak masuk kerja, terlambat dan pulang lebih cepat dari jam selesai kerja, gaji mereka tetap dihitung seperti masuk setiap hari tanpa sanksi potongan gaji atau sanksi lain. 6. Pada mulai perhitungan data absensi sampai menyiapkan daftar gaji pada komponen THP masih tidak ada pemisahan tugas yang memadai. Hanya dilakukan oleh satu bagian. Simpulan dan Saran Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan terhadap sistem penggajian karyawan pada PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa maka diperoleh kesimpulan bahwa sistem penggajian yang diterapkan perusahaan saat ini masih kurang memadai namun sudah dilaksanakan sesuai kebijakan, peraturan dan undang undang yang berlaku di Indonesia. Kesimpulan yang menyatakan bahwa sistem penggajian perusahaan saat ini masih kurang memadai di dukung oleh temuan temuan sebagai berikut : 1. Bagian kepegawaian memiliki daftar karyawan aktif dan selalu melakukan update data tersebut untuk mencegah karyawan fiktif. 2. Dalam pengolahan gaji bagian pembayaran gaji karyawan sudah menggunakan komputer dalam perhitungannya yaitu dengan menginput data kedalam Ms. Excel. Termasuk dalam perhitungan PPh 21 nya juga sudah dihitung menggunakan komputer. 3. Setiap perubahan yang terjadi dalam catatan penghasilan karyawan selalu dilakukan rekonsiliasi untuk menyesuaikan dengan data terbaru. 4. Untuk perhitungan lembur sudah dilakukan sesuai peraturan perusahaan yang telah disahkan Depnaker dan setiap lembur sudah mendapatkan perintah dari atasan yang berwenang kemudian akan dicatat oleh divisi SDM dan UMUM karyawan mana saja yang lembur. 5. Perusahaan selalu membuat dokumen penggajian untuk pembayaran gaji. 6. Dokumen penggajian tersebut selalu dibuat rangkap guna pendistribusian kepada bagian lain yang memerlukan. 7. Setiap pembayaran gaji harus disertai dengan dokumen penggajian yang telah diotorisasi secara memadai. Apabila otorisasi tidak dilakukan oleh pihak yang semestinya maka dokumen tersebut tidak sah dan tidak dapat dilanjutkan. 8. Fungsi yang menyiapkan pembayaran gaji dilakukan oleh bagian pembayaran gaji dari divisi keuangan perusahaan, termasuk menghitung jumlah gaji. Selanjutnya menyiapkan cek pembayaran gaji tersebut dengan disertai dokumen yang lengkap. 9. Setiap bulannya divisi keuangan menyiapkan dana untuk pembayaran gaji tepat waktu, sehingga karyawan yang menerima gaji tepat pada waktunya.
Dari analisis yang telah dilakukan diperoleh beberapa temuan yang menunjukkan kelamahan pada sistem penggajian perusahaan yaitu sebagai berikut : 1. Sistem penggajian yang diterapkan perusahaan saat ini masih belum didukung oleh fasilitas teknologi informasi yang mampu menghasilkan data yang akurat dengan cepat. 2. Sistem penggajian yang diterapkan perusahaan secara keseluruhan masih dilakukan secara manual, terutama pada pencatatan absensi yang masih dilakukan dengan cara mengisi kolom pada lembar absensi. 3. Perusahaan belum menerapkan sistem penghitungan gaji secara komputerisasi yang dapat mempercepat serta memberikan kemudahan dalam proses penghitungan gaji sehingga penggajian dapat dilaksanakan tepat waktu, serta sistem dapat langsung mencetak slip gaji pegawai. Hal ini dapat menekan tingkat kekeliruan dibandingkan jika perhitungan gaji dilakukan secara manual, sehingga keakuratan data menjadi lebih tinggi. 4. Dari hasil pengamatan langsung yang dilakukan dikantor pusat dan unit bisnis perusahaan seperti SPBU ternyata belum memiliki jaringan internet yang memadai. Kantor pusat dan unit bisnis perusahaan masih sering menghadapi masalah kesulitan memperoleh jaringan internet. Sehingga belum dapat diterapkan sistem informasi yang berbasis komputer secara terintegrasi karena sistem terkomputerisasi yang memadai selain membutuhkan komputer dan perangkat keras lain juga membutuhkan jaringan internet yang dapat menghubungkan semua unit bisnis perusahaan dengan kantor pusat. Kelemahan dan kekurangan pada proses Input karena pencatatan absensi yang dilakukan masih secara manual dengan mengisi kolom pada lembar absensi. 5. Proses perhitungan jam kerja masih dilakukan secara manual dengan menginput data pada kolom lembar absensi dan perhitungan jam lembur juga masih dilakukan secara manual berdasarkan nota intern dari setiap atasan yang memberikan perintah lembur. 6. Dokumen dan informasi yang digunakan dalam penyusunan daftar gaji seluruh karyawan masih kurang lengkap. 7. Perusahaan belum menerapkan sistem reward and punishmetn terkait absensi karyawan. Perusahaan selalu memberikan toleransi kepada setiap karyawan yang tidak disiplin terhadap absensi. 8. Perusahaan belum memiliki sumber daya manusia yang dapat mengoperasikan dan menguasai teknologi informasi secara memadai. 9. Perusahaan belum memiliki fasilitas teknologi informasi dan jaringan internet yang memadai. Saran Berdasarkan kesimpulan tersebut dibutuhkan perbaikan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pada sistem penggajian yang berjalan guna menghindari besarnya peluang kesalahan maupun keterlambatan yang dapat merugikan perusahaan. Saran yang diberikan kepada perusahaan berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, yaitu sebagai berikut : 1. Sebaiknya dalam pengelolaan fungsi penggajian karyawan perusahaan menggunakan sumber daya manusia yang mengenal teknologi. Untuk itu perlu adanya training kepada karyawan perusahaan sesuai dengan perkembangan sistem perusahaan.
2. Pencatatan absensi yang masih manual diganti dengan pemberian mesin finger scanning untuk pencatatan absensi. Penggunaan mesin finger scanning sangat dimanfaatkan untuk mendukung keakuratan data absensi, sehingga pencatatan absensi akan sesuai dengan real time pada pelaksanaannya di lapangan. 3. Memasang alat pengawasan seperti kamera pengintai atau cctv pada tempat atau ruangan pencatatan absensi karyawan untuk memaksimalkan fungsi pengawasan terhadap absensi. 4. Perusahaan seharusnya menggunakan sistem terkomputerisasi khusus untuk mengolah dan mengirimkan data antara kantor pusat dan unit bisnis perusahaan. 5. Penyusunan daftar gaji oleh Divisi SDM dan UMUM harus berdasarkan dokumen yang lengkap. Daftar gaji disusun berdasarkan catatan absensi karyawan, data karyawan dan dokumen gaji karyawan bulan sebelumnya. 6. Perusahaan harus melakukan improvement terhadap proses perintah kerja diluar kantor, karena selama ini perusahaan tidak menggunakan surat tersebut sebagai bukti bahwa karyawan telah ditugaskan untuk bekerja ke luar kantor. Dari Surat Perintah Kerja di Luar Kantor (SPKLK) dapat terlihat siapa saja yang melakukan tugas perusahaan diluar kantor serta jam pelaksanaannya. Surat ini harus di otorisasi oleh yang memberi tugas (atasan) karyawan tersebut. 7. Perusahaan harus menerapkan sistem reward and punishment untuk meningkatkan motivasi dan kedisiplinan karyawan. Saran yang diberikan diatas telah disesuaikan dengan kemampuan perusahaan. Kemampuan perusahaan untuk menerapkan sistem yang di sarankan oleh penulis di ukur dengan melihat dan menganalisa laporan keuangan perusahaan terutama pada laba bersih yang dihasilkan perusahaan setiap tahun. Berdasarkan hasil analisa terhadap laba bersih perusahaan maka penulis menganggap perusahaan mampu untuk menerapkan sistem yang disarankan diatas demi meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada sistem penggajian perusahaan. Saran Lain Saran lain yang diberikan untuk penelitian selanjutnya adalah untuk meneliti lebih lanjut sistem penggajian pada perusahaan dari sisi informasi teknologi yang dibutuhkan untuk sistem penggajian perusahaan sekaligus melakukan perancangan untuk sistem penggajian yang baru berdasarkan informasi teknologi. Sehingga perusahaan memiliki sistem penggajian yang cepat dalam proses penggajiannya dan menghasilkan data yang akurat. Sistem yang dirancang juga harus dapat menunjang adanya sistem monitoring kehadiran karyawan serta informasi yang tepat waktu dan informatif guna menciptakan dan membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat. Keterbatasan Penelitian 1. Dalam penelitiannya penulis tidak dapat menganalisa semua data secara rinci yang ada pada laporan, form dan dokumen terkait penggajian. Hal ini disebabkan karena ada beberapa hal yang kerahasiaannya harus dijaga perusahaan. Sehingga semua data dan dokumen yang di analisa adalah data yang telah mendapatkan izin dari pihak perusahaan. Tetapi hal tersebut
tidak mempersempit ruang lingkup penelitian karena analisis yang dilakukan bukan benar atau salah terhadap rincian isi atau jumlah yang ada pada dokumen. Tetapi analisis kelengkapan dokumen yang digunakan perusahaan pada sistem penggajian sudah memadai atau tidak. 2. Proses yang ada pada sistem penggajian seluruhnya tidak dapat di observasi langsung oleh penulis karena tidak mendapatkan izin oleh pihak perusahaan. Seperti proses perhitungan gaji, namun gambaran umum mengenai proses proses tersebut diperoleh penulis berdasarkan wawancara dengan pihak perusahaan. REFERENSI Arens. Elder & Beasley, S.M. (2010) Applied Mathematics in Engineering Management Technology. Bangun,(2012:7). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Penerbit Erlangga. Diana dan Setiawati (2012). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Penerbit Andi Hall. (2011). Accounting Information System (4rd ed). Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Junianti (2013). Analisis Pengendalian Internal Terhadap Sistem Penggajian Pada PT. Nawakara. http://library.binus.ac.id/collections/ethesis_detail/2013-2-00730-ak Krismiaji (2010). Sistem Informasi Akuntansi (3rd ed). Yogyakarta: Penerbit dan Pencetak Unit Penerbit dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN. Mardi (2011). Sistem Informasi Akuntansi (Cet 1). Bogor: Penerbit Ghalia Indonesia. Mulyadi (2001). Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Puspitatawati, Anggadini, Dewi (2011). Sistem Informasi Akuntansi (1st ed) Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu Sutrisno (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Penerbit Prenada Media Group. Romney and Seinbart (2006, p.6) Accounting Information Systems (10th Edition). Penerbit : New Jersey. Sampurno (2009) Manajemen Stratejik. Yogyakarta. Penerbit : UGM Press Tunggal Widjaya (2013). Sistem Pengendalian Manajemen. Bandung Penerbit : Rineka Cipta
Undang Undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketanagakerjaan http://www.hukor.depkes.go.id/up_prod_uu/uu%20no.%2013%20th%202003%20ttg%20ketenaga kerjaan.pdf Undang Undang Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2004 Tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional. http://www.dikti.go.id/files/atur/sehat/uu-40402004sistemjaminansosialnasional.pdf Yadiati (2008) Pengantar Akuntansi. Jakarta: Penerbit : Prenada Media Group RIWAYAT PENULIS Munia Sapriana lahir di Kabupaten Sambas pada tanggal 13 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi dan Keuangan pada tahun 2014