BORANG LAPORAN AUDIT INTERNAL No 0040010800 AUDIT INTERNAL MUTU Juni-Juli FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA Siklus : Siklus 11 Tahun : Mei-Juli Auditee : Fakultas Pertanian Universitas 1. 07-03-12 Open New ALS Dekan Tinjauan Manajemen Tinjauan Manajemen 2 Bln Telah dilakukan Agenda Tinjauan Manajemen belum disusun dengan perbaikan tinjauan termasuk Tinjauan Manajemen memasukkan manajemen Sebelumnya. Pembahasan tindakan Tinjauan Manajemen perbaikan atas temuan ISO stage 2 sebelumnya berikut AIM siklus 9 belum masuk dalam hasil pembahasan rekaman Tinjauan Manajemen serta atas temuan ISO Kepuasan Pelanggan. Stage 2 AIM Siklus 10 2. 07-03-12 OBs New ALS Dekan Tinjauan Manajemen Tinjauan manajemen lebih dari 1 kali setahun paling tidak bisa membahas keluahan kepuasan mahasiswa tiap akhir perkulihan Tinjauan Manajemen di agendakan 2 kali dalam setahun d engan minimal pembahasan adalah kepuasan mahasiswa tiap akhir Tinjauan Manajemen telah dilakukan 2 kali dalam setahun (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; : New, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) : open, closed Halaman 1 dari 6
: Mei-Juli Auditee : Fakultas Pertanian Universitas semester 3. 07-03-12 Obs New ALS Dekan MP Pengendalian Dokumen closed Pada perubahan MP Pengendalian juga tolong disebutkan secara eksplisit bukan hanya dokumen internal tetapi juga eksternal. 4. 07-03-12 New New ALS Dekan Standar 7 Fakultas standar 7 FP yang tidak memenuhi standar adalah Butir 7.4.5 nilai 1 karena belum data belum masuk ke borang; Butir 7.5.2 nilai 2 tentang jumlah dosen yang menulis buku ajar Akan direvisi 1 Bln Pada MP Pengendalian dokumen sudah disebutkan secara eksplisit dok Internal eksternal Akan dilengokapi 2 hari Telah dilengkapi dikirim ke PJM closed 5. 9-11 Mei- KTS/ - Anton Dekan Tinjauan Manajemen (5.6) - Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (management review) sudah ditetapkan secara regular, namun belum memenuhi persyaratan SMM ISO 9001:2008. - Termasuk juga belum aya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi tindak lanjut Perbaikan tinjaun manajemen melengkapi bukti tindakan perbaikannya Telah dilakukan perbaikan tinjauan manajemen, berikut bukti tindakan koreksi (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; : New, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) : open, closed Halaman 2 dari 6
: Mei-Juli Auditee : Fakultas Pertanian Universitas atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya. 6. 9-11- 7 9-11 Mei KTS KTS Anton Dek an - Kepuasan Pelanggan (8.2.1) Analisis Data (8.4.a) - Belum ada metode untuk mendapatkan umpan balik pelanggan (customers feedback). Termasuk dalam customers feedback ini adalah evaluasi kepuasan pelanggan penanganan keluhan. - Belum dilakukan pengukuran analisa persepsi kepuasan pelanggan, termasuk belum aya tindak lanjut atas hasil evaluasi kepuasan pelanggan. KTS New Anton Dekan Infrastruktur (6.3) - Belum ada penetapan, perencanaan bukti pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan sarana-prasarana (asset maintenance). 8 9-11 Mei KTS Open Anton Dekan Pengendalian Dokumen Belum ada metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi Sudah ada metode umpan balik, evaluasi kepuasan pelanggan penanganan keluahan Sudah ada MP Penganggaran pemeliharaan perbaikan prasarana umum. Dokumen berada di Sub Bag Umum Sudah ada di closed (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; : New, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) : open, closed Halaman 3 dari 6
: Mei-Juli Auditee : Fakultas Pertanian Universitas (4.2.3) disposisi rekaman/dokumen/arsip. bagian kearsipan Pengendalian Rekaman (4.2.4) 9 9-11 Mei 10 9-11 Mei KTS New Anton Dekan Sasaran Mutu (5.4.1) Belum semua unit kerja melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu) KTS New Anton Dekan Perencanaan (5.4) SDM (6.2.2) Infrastruktur (6.3) - Terkait kegiatan Proses Belajar Mengajar (PBM). Belum semua perencanaan PBM sesuai dengan pelaksanaan, termasuk belum aya mekanisme evaluasi terhadap PBM. - Requirement (persyaratan) SDM terkait PBM belum ditetapkan, serta belum aya evaluasi kinerja SDM Sudah ada evaluasi capaian indikator kinerja unit kerja. Saat ini seg dirancang evaluasi capaian indikator thd stakeholder penelitian Pada umumnya pelaksanaan PBM sudah sesuai dengan perencanaan. Persyaratan SDM, evaluasi (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; : New, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) : open, closed Halaman 4 dari 6
: Mei-Juli Auditee : Fakultas Pertanian Universitas tindak lanjutnya. tindak lanjutan - Sarana-prasarana terkait PBM belum sepenuhnya optimal digunakan, termasuk belum aya program/penetapan untuk memelihara sarana-prasarana tersebut. sudah ada mekanismenya. 11 06-06-12 Obs New NBD-RRI Dekan MPRekruitmen Dosen &Tenaga Administrasi 12 25-07-12 Obs New NBD-RRI Dekan MP Pengendalian Dokumen 13. 23-05-12 Kts New HGT-SKD- 14. 23- Mei KTS New HGT-SKD- Dekan Dekan MM. 4.6 Sistem Dokumen Audit MM. 6.2 Sumber Daya Manusia - Bagan Alir tidak sesuai dengan prosedur yang baru. - Definisi Pelamar dosen Karyawan,Tim Penyusun kurang lengkap - Tabel 3, 4 5 Tidak diisi dengan lengkap - Tidak ada daftar MP wajib rujukan MP proses bisnis - Tidak ada uraian tentang penyediaan sumberdaya manusia (SDM) sesuai kompetensi berdasarkan CV, job analisis peningkatan kompetensi belum Sudah diperbaiki diunggah Sudah diperbaiki di unggah Sudah diperbaiki dibuat daftar rujukan MP proses bisnis Mekanisme penyediaan sumber daya manusia sudah dicantumkan dalam MM 6.2.2 20 Juli 25 Juli 25 Juli 25 Juli 30 Mei 30 Mei 30 Mei 30 Mei (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; : New, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) : open, closed Halaman 5 dari 6
: Mei-Juli Auditee : Fakultas Pertanian Universitas dirinci 15 23 Mei Observasi New HGT-SKD- Dekan MM. 6.2 Sumber Daya - Tidak ada uraian aya Evaluasi Evaluasi kinerja SDM 30 Mei 30 Mei Manusia Kinerja SDM sudah dijelaskan beserta mekanismenya dalam MM 6.2.2 16 23 Mei Kts New HGT-SKD- Dekan MM. 4.2 Organisasi FP - Kesalahan penempatan Gambar 1, 2 Telah diperbaiki 30 Mei 30 Mei UB 3 sehingga tidak sesuai letak gambar sudah dengan uraian yang diatasnya disesuaikan dengan uraiannya 17 23 Mei KTS New HGT-SKD- Dekan MM Struktur fungsional GJM - Bagan Struktur Fungsional Organisasi GJM tidak sesuai dengan SK Tim GJM FP UB -Telah diperbaiki sesuai dengan SK Tim GJM 30 Mei 30 Mei Malang, 3 September Management Representative, (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; : New, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) : open, closed Halaman 6 dari 6