PELAKSANAAN AUDIT DAN PELAPORAN HASIL AUDIT OLEH: HISAR SIRAIT (TIM SPMI KOPERTIS WILAYAH III) DISAMPAIKAN PADA PELATIHAN CALON AUDITOR MUTU INTERNAL UNIVERSITAS ATMAJAYA JAKARTA, 24 JANUARI 2017
TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT terdiri dari 1. PERSIAPAN 2. PELAKSANAAN AUDIT DOKUMEN 3. PELAKSANAAN AUDIT KEPATUHAN / LAPANGAN 4. PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT 5. PEMANTAUAN TINDAK LANJUT
TAHAPAN PERSIAPAN PELAKSANAAN AUDIT
TAHAPAN Persiapan 1. Mempelajari Kebijakan SPMI. 2. Mempelajari Standar SPMI. 3. Mempelajari Penangungjawab dan Pelaksana Standar. 4. Mempelajari Manual/Prosedur SPMI. 5. Mempelajari Rencana Kerja Semesteran (RKS) dan atau Rencana Kerja Tahunan (RKT). 6. Mempelajari Laporan Realisasi RKS/RKT sebagai hasil pelaksanaan internal control.
TAHAP PELAKSANAAN AUDIT DOKUMEN
Audit dokumen adalah tahapan penyusunan/perumusan checklist atau daftar tilik yang digunakan sebagai panduan/pedoman pelaksanaan audit kepatuhan/lapangan. CHECKLIST (DAFTAR TILIK) = PROGRAM KERJA AUDIT, terdiri dari: Sasaran standar Hal/aspek yang akan ditanyakan Dokumen terkait dengansasaran standar Catatan lain yang dianggap perlu diklarifikasi pada saat audit kepatuhan
Setiap auditor membuat checklist berupa daftar pertanyaan yang disusun berdasar hasil audit dokumen untuk diverifikasi lebih lanjut dalam audit lapangan/visitasi/kepatuhan. Setiap auditor harus menyusun checklist yang didasarkan atas: RKS/RKT Realisasi RKS/RKT Bukti Kinerja/Dokumen Terkait
MANFAAT CHECKLIST/DAFTAR PENGECEKAN 1. Membantu auditor melakukan audit kepatuhan. 2. Membantu auditor untuk menyusun catatan-catatan selama audit. 3. Memastikan kelancaran audit. 4. Sebagai alat bantu utama pada saat penyusunan laporan audit.
TAHAPAN PELAKSANAAN AUDIT KEPATUHAN
AUDIT KEPATUHAN adalah audit lapangan yang dilakukan oleh auditor untuk memverifikasi/memvalidasi. Auditor melakukan audit dengan berpedoman pada checklist yang telah dibuat pada saat audit dokumen/desk evaluasi/audit sistem. HASIL AUDIT KEPATUHAN = RINGKASAN TEMUAN AUDIT = KERTAS KERJA AUDIT
Proses Pelaksanaan Audit Kepatuhan Ketua tim auditor memperkenalkan seluruh anggota tim kepada auditee Ketua tim auditor menyampaikan tujuan audit dan lingkup audit. Ketua tim auditor menyampaikan jadwal audit untuk kemudian disetujui oleh teraudit dan dijadikan sebagai patokan pelaksanaan audit.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan audit kepatuhan 1. Setiap Auditor harus melaksanakan audit sesuai rencana yang telah disepakati sesuai dengan program audit. 2. Setiap Auditor harus menggunakan daftar pertanyaan /check list untuk menemukan fakta. 3. Setiap auditor harus menyampaikan pertanyaan secara sistematik dan jelas untuk menemukan fakta. 4. Setiap auditor harus selalu mencocokkan temuan audit dengan bukti-bukti di lokasi. 5. Setiap Auditor harus selalu menjaga hubungan baik dengan teraudit.
HAL-HAL YANG PERLU DICHECK PADA SAAT MELAKSANAKAN AUDIT KEPATUHAN/LAPANGAN. 1. Memastikan tanggungjawab teraudit selaku pelaksana standar. 2. Memastikan pengetahuan dan pemahaman teraudit tentang Kelengkapan Dokumen SPMI, termasuk RKS/RKT yang menjadi tanggungjawab teraudit. 3. Memastikan Efisiensi dan efektivitas operasi yang dijalankan teraudit. 4. Memastikan kemampuan auditi melakukan tindakan koreksi.
Yang Harus Dicatat saat visitasi 1. Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap standar 2. Contoh-contoh ketidaksesuaian terhadap dokumentasi. 3. Aspek dari operasi yang menyimpang /cenderung mengarah kepada ketidaksesuaian
Pernyataan temuan mengikuti kaidah PLOR Problem (masalah yang ditemukan) Location (lokasi ditemukan problem) Objective (bukti temuan) Reference (dokumen yang mendasari)
CARA MELAKUKAN AUDIT Mintalah pelaksana menjelaskan tahap-tahap operasional atau instruksi kerja dan lakukan pengecekan apakah pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan instruksi kerja. Amati pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan dan bandingkan dengan buku manual/prosedur SPMI dan Instruksi kerja. Pilihlah salah satu kegiatan, kemudian ikutilah semua tahap untuk melihat apakah pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan prosedur/instruksi kerja. Pilihlah salah satu dokumen, pelajari proses dan hasil yang diharapkan, kemudian bandingkan dengan pekerjaan sesungguhnya.
SETELAH MENYELESAIAKAN AUDIT KEPATUHAN DILAKUKANRAPAT PENUTUPAN KEGIATAN AUDIT 1. Ketua bersama anggota tim auditor mengadakan rapat penutupan audit bersama teraudit membahas temuan audit untuk disepakati 2. Ketua tim auditor dan teraudit bersama-sama menandatangani daftar temuan audit. 3. Ketua tim auditor menutup acara audit 4. Tim auditor membuat laporan audit 5. Ketua tim auditor menyerahkan laporan audit kepada Client
PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT
Sebelum membuat laporan audit dilakukan pertemuan tim auditor tanpa teraudit. 1. Dipimpin oleh Ketua Tim Auditor 2. Melengkapi formulir ketidaksesuaian 3. Meninjau semua ketidaksesuaian 4. Tinjauan secara kolektif terhadap ketidaksesuaian untuk mengidentifikasi temuan major 5. Mempersiapkan kesimpulan audit 6. Mempersiapkan agenda (closing) meeting
LAPORAN AUDIT: 1. Harus berdasarkan fakta 2. Harus ringkas dan jelas 3. Tidak memasukkan opini 4. Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian
ISI LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL 1. Latar Belakang 2. Maksud, tujuan dan ruang lingkup audit 3. Rincian program audit, auditor, tanggal dan area audit 4. Identifikasi dokumen referensi (KEBIJAKAN SPMI, MANUAL SPMI, STANDAR SPMI, RKS/RKT) 5. Ringkasan temuan 6. Pengamatan ketidaksesuaian dan bukti pendukung 7. Rekomendasi Rencana tindak lanjut perbaikan.
RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN DAN TINDAKAN KOREKSI OLEH PIHAK TERAUDIT/MANAJEMEN Kajiulang Manajemen adalah suatu rapat dengan periode waktu tertentu yang bertujuan untuk membahas tindak lanjut temuan, dipimpin langsung oleh pimpinan, dan dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen. Tindakan koreksi adalah tindakan untuk meniadakan sebabsebab ketidaksesuaian terhadap standar/rencana dan mencegah pengulangan ketidak sesuaian dikemudian hari dalam rangka peningkatan mutu secara berkelanjutan.