BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 DEFINISI MANAJEMEN PROYEK Pengertian sederhana dari manajemen proyek adalah proses dalam pencapaian suatu tujuan yang telah disepakati dan dibatasi dengan waktu dan sumber daya (resource) yang ada. Yang dimaksud dengan sumber daya (resource) di sini termasuk didalamnya : - Manusia (man) ; dengan parameter pengukuran biasanya menggunakan satuan jam orang (manhours), hari orang (man-day) atau bulan orang (man-month) - Material (material) ; dengan parameter pengukuran biasanya menggunakan unit jumlah - Biaya (money) ; dengan parameter pengukurannya menggunakan harga per unit (unit price) - Alat (equipment) ; dengan parameter pengukuran biasanya menggunakan jam kerja alat (equipment hours), hari kerja alat (equipment day) atau bulan kerja alat (equipment month) - Sistem Informasi (information system) - Fasilitas (facilities) - Aturan (roles) BAB II 1
2.2 PROSES MANAJEMEN PROYEK Tiga prinsip utama sebagai panduan jalannya proses manajemen proyek adalah : - Perencanaan (planning) - Pengendalian (controlling) - Pengelolaan (managing) Dimana untuk proses perencanaan (planning) di dalamnya terdapat beberapa penggolongan tahapan dari identifikasi dan rencana rencana seperti penentuan masalah, tujuan yang dicapai dari project tersebut, membuat daftar pekerjaan, penentuan sumber daya awal, identifikasi asumsi dan resiko, identifikasi kegiatan, perhitungan waktu dan biaya, pembagian kegiatan, identifikasi kegiatan kritis dan proposal proyek. Sedangkan pada proses pengendalian (controlling) di dalamnya terdapat beberapa tahapan seperti menentukan model manajemen, menentukan alat kontrol, mempersiapkan laporan status, review penjadwalan proyek dan itemitem perubahan. Sementara itu untuk proses pengelolaan (managing) bisa dikaatkan sebagai proses implementasi yang termasuk didalamnya tahap organisasi, kendali, eksekusi, kontrol, penyelesaian dan serah terima. BAB II 2
2.3 DEFINISI PENGENDALIAN Proyek kostruksi memiliki karakteristik unik yang tidak akan berulang, dimana proses pada proyek yang satu tidak akan berulang pada proyek yang lainnya, banyak hal yang mempengaruhi, diantaranya adalah : letak geografis, kondisi tanah, tipe pekerjaan dan lain-lain. Pengendalian (control) diperlukan untuk menjaga kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaan, dan untuk mengantisispasi terjadinya perubahan kondisi lapangan yang tidak pasti dan mengatasi kendala terbatasnya waktu manajemen dalam mengendalikan seluruh unsur pekerjaan proyek, maka diperlukan suatu konsep pengendalian yang efektif yang dikenal dengan nama Management by Exception (MBE). Teknik yang diterapkan MBE adalah dengan membandingkan antara perencanaan terhadap parameter proyek yang sedang diukur setiap saat. Laporan hanya dilakukan pada saat saat tertentu jika terjadi kejanggalan atau performa yang tidak memenuhi standar. Ada tiga penilaian terhadap mutu suatu proyek konstruksi, yaitu penilaian atas mutu fisik konstruksi, biaya dan waktu. Divisi pengendalian mutu fisik konstruksi terpisah dengan divisi pengendalian jadwal dan biaya, dimana mutu fisik konstruksi pengendaliannya dilakukan oleh pengaas teknik sedangkan untuk jadwal dan biaya dimasukkan dalam divisi manajemen proyek yang mencakup pemantauan kemajuan pekerjaan (progress), reduksi biaya, optimasi, model dana analisis. Tetapi kedua divisi itu satu sama lainnya akan saling berhubungan terutama pada saat pemantauan kemajuan pekerjaan (progress). BAB II 3
2.4 PROSES PENGENDALIAN Proses pengendalian berjalan sepanjang siklus hidup proyek (project life cycle) guna mewujudkan performa yang baik di dalam setiap tahap. Dimana hasil dari tahap perencanaan dibuat sebagai bahan acuan tahap pelaksanaan. Pemanatauan harus dilakukan selama masa pelaksanaan proyek untuk mengetahui prestasi dan kemajuan yang telah dicapai. Informasi hasil pemantauan ini berguna sebagai bahan evaluasi performa yang telah dicapai pada saat pelaporan. Evaluasi dilakukan dengan cara membandingkan kemajuan yang dicapai berdasarkan hasil pemantauan dengan standar yang telah dibuat berdasarkan perencanaan. Hasil evaluasi ini akan digunakan untuk mengambil tindakan yang akurat terhadap permasalahan-permasalahan yang timbul selama maas pelaksanaan. Untuk lebih jelasnya, lihat pada gambar diagram di bawah : Pelaksanaan Pemantauan Hasil Perencanaan Koreksi Evaluasi Standard Gambar 2.1 Siklus Pengendalian dalam Proyek Konstruksi BAB II 4
2.5 KURVA S (S Curve) Menggambarkan kemajuan suatu proyek, biasanya kita menggunakan bentuk kurva kemajuan pekerjaan yang disebut kurva S (S Curve), secara grafis menyajikan beberapa ukuran kemajuan kumulatif pada suatu sumbu tegak terhadap waktu pada sumbu mendatar. Kemajuan itu dapat diukur menurut jumlah nilai uang (cost) yang telah dikeluarkan, survei kuantitas (quantity) dari pekerjaan di tempat itu. Jam orang (manhours) yang telah dijalani atau setiap ukuran lainnya yang memberikan suatu manfaat. Masing-masing hal inidapat dinyatakan baik menurut pengertian satuan-satuan sebenarnya (dolar, meter kubik, dan lain-lain) atau sebagai persentase dari jumlah kuantitas yang diperkirakan untuk diukur. 2.6 WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) Mendefinisikan jenis proyek konstruksi kemudian dilanjutkan dengan menentukan metode konstruksi yang dipilih, maka tahap berikutnya dapat direncanakan jabaran pekerjaan yang umum disebut Work Breakdown Structure (WBS) - nya. Pada kenyataannya ada keterkaitan yang erat antara perencanaan, pengendalian dan penyelenggaraan proyek yang dapat dilihat dari penyusunan jabaran pekerjaan. Perencana memulai dengan mencari informasi yang dibutuhkan pada tahap-tahap awal proyek. Makin lama kebutuhan informasi ini akan meningkat sesuai dengan berkembangnya suatu proyek. Suatu proyek akan dipecah menjadi beberapa bagian dan seterusnya menjadi sub-bagian. Pada tiap BAB II 5
tahap perancangan, perencana harus memisahkan bagian-bagian dari rencana proyek, misal pada awal desain dapat dilihat lingkup pekerjaan secara umum. Selanjutnya detail lebih lanjut tiap bagian ini dapat dibagi menjadi komponen yang lebih rinci. Memecah lingkup proyek dan menyusun kembali komponennya dengan mengikuti struktur hierarki tertentu dikenal sebagai membentuk WBS. Disamping sebagai kerangka pembagian kerja untuk pelaksanaan proyek, WBS juga merupakan sarana untuk perencanaan, pemantauan dan pengendalian. Dari gambaran utuh proyek tersebut, kemudian akan terjadi pembagian menurut hirarki yang makin lama makin terinci dengan lingkup yang juga mengecil sedangkan kompleksibilitasnya makin berkurang sampai akhirnya dianggap cukup terinci tetapi masih dapat dikelola dengan baik. Suatu paket kerja sebagai paket kerja terkecil memenuhi sifat-sifat : - Masih dapat dikelola - Dapat direncanakan jadwal pelaksanaan dan jadwal anggarannya - Mudah diukur kemajuan pelaksanaan serta pemakaian biayanya - Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya - Jika diintegrasikan dengan WBS lainnya akan menjadi lingkup proyek secara keseluruhan Salah satu fungsi dari WBS adalah dari segi penanganan terhadap suatu resiko. Dengan membagi lingkup proyek menjadi sejumlah paket kerja berarti memungkinkan mengisolasi suatu resiko hanya pada satu item WBS yang bersangkutan. BAB II 6
Dalam menyusun WBS, struktur secara hierarki yang dipilih didasarkan kepada fasilitas yang hendak dibangun sesuai dengan jabaran lingkup kontrak atau sistem atau kombinasi diantaranya. Tingkat 1 : Lingkup proyek seutuhnya Tingkat 2 : Unit Utama dan pendukung Tingkat 3 : Diuraikan menjadi sub-unit Sampai tingkat ke n Tingkat n : bagian-bagian dari sub unit, dapat pula dibagi berdasarkan lokasi, Sampai yang masih dapat dikelola Gambar 2.2 : Penyusunan hirarki WBS (Sumber : H.N. Ahuja : Construction Performance Control By Network, John Wiley & Son, New York, 1976) 2.7 METODE PENGENDALIAN PROYEK Dalam mengendalikan suatu proyek ditempuh beberapa metode, antara lain : 2.7.1 Metode Analisis Varian Metode analisis varian adalah metode untuk mengendalikan biaya dan jadwal suatu kegiatan proyek konstruksi. Dalam metode ini identifikasi dilakukan dengan membandingkan jumlah biaya yang sesungguhnya dikeluarkan terhadap anggaran. Analisis varian dilakukan dengan mengumpulkan informasi tentang status terakhir kemajuan proyek pada saat pelaporan dengan menghitung jumlah unit pekerjaan yang telah diselesaikan kemudian dibandingkan dengan perencanaan atau melihat catatan penggunaan sumber BAB II 7
daya. Metode ini akan memperlihatkan perbedaan antara biaya pelaksanaan terhadap anggaran dan waktu pelaksanaan setiap jadwal. Adapun kelemahan dari metode ini adalah hanya menganalisis varians biaya dan masing masing secara terpisah sehingga tidak dapat mengungkapkan masalah kinerja kegiatan yang sedang dilakukan. 2.7.2 Metode Varians dengan Kurva S (S- Curve) Cara lain untuk memperagakan adanya varians adalah dengan menggunakan kurva. Kurva S akan menggambarkan kemajuan volume pekerjaan yang diselesaikan sepanjang siklus proyek. Bila kurva tersebut dibandingkan dengan grafik serupa yang disusun berdasarkan perencanaan dasar maka akan terlihat jika terjadi penyimpangan. Kurva S sangat bermanfaat untuk dipakai sebagai laporan bulanan dan laporan kepada pimpinan proyek, karena grafik ini dapat dengan jelas menunjukkan kemampuan proyek dalam bentuk yang mudah dipahami. 2.7.3 Kombinasi Bagan Balok dan Kurva S Salah satu pengendalian kemajuan proyek adalah memakai kombinasi kurva S dan tonggak kemajuan (milestone). Milestone adalah titik yang menandai suatu peristiwa yang dianggap penting dalam rangkaian pelaksanaan pekerjaan proyek. Titik milestone ditentukan pada waktu pembuatan perencanaan dasar yang disiapkan sebagai tolak ukur kegiatan pengendalian kemajuan proyek. BAB II 8
Penggunaan milistone yang dikombinasikan dengan kurva S amat efektif untuk mengendalikan pembayaran berkala. 2.7.4 Metode Nilai Hasil (Earned Value Method) Earned Value Method merupakan suatu metode pengendalian yang digunakan untuk mengendalikan biaya dan jadual proyek secara terpadu. Metode ini memberikan informasi tentang status kinerja proyek pada uatu periode pelaporan dan memberikan informasi prediksi biaya yang dibutuhkan dan waktu untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan berdasarkan indikator saat pelaporan. Konsep nilai hasil merupakan perkembangan dari konsep analisis varians. Dimana dalam analisis varians hanya menunjukkan perbedaan hasil kerja pada waktu pelaporan dibandingkan dengan anggaran atau jadwalnya. Dalam konsep nilai hasil dapat mengetahui kinerja kegiatan yang sedang dilakukan serta dapat meningkatkan efektifitas dalam memantau kegiatan proyek. Dengan memakai asumsi bahwa kecenderungan yang ada dan terungkap pada saat pelaporan akan terus berlangsung, maka metode perkiraan atau proyeksi keadaan masa depan proyek, seperti : i. Dapatkah proyek diselesaikan dengan sisa dan yang ada; ii. iii. Berapa besar perkiraan biaya untuk menyelesaikan proyek; Berapa besar keterlambatan/kemajuan pada akhir proyek. BAB II 9
Bila ditinjau dari jumlah pekerjaan yang diselesaikan berarti konsep ini mengukur besarnya unit pekerjaan yang telah diselesaikan pada suatu waktu bila dinilai berdasarkan jumlah anggaran yang disediakan untuk pekerjaan tersebut. Dengan perhitungan ini dapat diketahui hubungan antara apa yang sesungguhnya telah dicapai secara fisik terhadap jumlah anggaran yang telah dikeluarkan, yang dapat ditulis dengan rumus : Nilai Hasil : (% Penyelesaian) x (Anggaran) Sumber : Soeharto, 1997 Keterangan : - % penyelesaian yang dicapai pada saat pelaporan - Anggaran yang dimaksud adalah real cost biaya proyek 2.8 INDIKATOR-INDIKATOR YANG DIPERGUNAKAN Konsep dasar nilai hasil (earned value) dapat digunakan untuk menganalisis kinerja dan membuat perkiraan pencapaian sasaran. Indikator yang digunakan dalam analisis adalah biaya aktual (actual cost), nilai hasil (earned value) dan jadwal anggaran (planned value) 2.8.1 Biaya Aktual/ Actual Cost (AC) Actual Cost of Work Performed (ACWP) adalah jumlah biaya aktual pekerjaan yang telah dilaksanakan pada kurun pelaporan tertentu. Biaya ini diperoleh dari data-data akuntansi atau keuangan proyek pada tanggal pelaporan. Jadi, aktual BAB II 10
cost merupakan jumlah aktual dari pengeluaran atau dana yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan pada kurun waktu tertentu. 2.8.2 Nilai Hasil/ Earned Value (EV) Nilai hasil / Earned value (EV) atau biasanya disebut Budgeted Cost of Work Performance (BCWP) adalah nilai pekerjaan yang telah selesai terhadap anggaran yang disediakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Bila angka actual cost (AC) dibandingkan dengan earned value (EV), akan terlihat perbandingan antara biaya yang telah dikeluarkan untuk pekerjaan yang telah terlaksana terhadap biaya yang seharusnya dikeluarkan untuk maksud tersebut. 2.8.3 Jadual Anggaran/ Planned Value (PV) Jadual anggaran/ Planned value (PV) atau biasanya disebut Budgeted Cost of Work Schedule (BCWS) menunjukkan anggaran untuk suatu paket pekerjaan yang disusun dan dikaitkan dengan jadwal pelaksanaan. Di sini terjadi perpaduan antara biaya, jadwal dan lingkup kerja, dimana pada setiap elemen pekerjaan telah diberi alokasi biaya dan jadwal yang menjadi tolak ukur dalam pelaksanaan pekerjaan. 2.8.4 Varians Biaya dan Jadual Terpadu Telah disebutkan sebelumnya bahwa menganalisis kemajuan proyek dengan analisis varians sederhana dianggap kurang mencukupi, karena metode ini tidak mengintegrasikan aspek biaya dan jadual. Untuk mengatasi hal tersebut BAB II 11
indikator PV, EV dan AC digunakan dalam menentukan Varians Biaya dan Varians Jadual secara terpadu.. Varians Biaya/Cost Varians (CV) dan Varian Jadwal/Schedule Varians (SV) diformulasikan sebagai berikut: Varian Biaya (CV) = EV AC atau CV = BCWP ACWP (2) Varian Jadwal (SV) = EV PV atau SV = BCWP-BCWS (3) 2.8.5 Indeks Produktivitas dan Kinerja Pengelola proyek sering kali ingin mengetahui efisiensi penggunaan sumber daya, yang dapat dinyatakan sebagai indeks produktivitas atau indeks kinerja. Indeks kinerja ini terdiri dari Indeks Kinerja Biaya (Cost Performance Index = CPI) dan Indeks Kinerja Jadual (Schedule Performance Index = SPI) Adapun rumusan Indeks kinerja ini adalah : Indeks Kinerja Biaya (CPI) = EV/AC atau CPI = BCWP / ACWP. (4) Indeks Kinerja Jadwal (SPI) = EV/ PV atau SPI = BCWP / BCWS.. (5) 2.8.6 Proyeksi Pengeluaran Biaya dan Jangka Waktu Penyelesaian Proyek Membuat prakiraan biaya atau jadual penyelesaian proyek berdasarkan atas indikator yang diperoleh saat pelaporan, akan memberikan petunjuk besarnya biaya pada akhir proyek (estimasi at completion = EAC) dan prakiraan waktu peneyelesaian proyek (estimate all schedule = EAS) Prakiraan prakiraan biaya atau jadual amat bermanfaat karena memberikan peringatan dini mengenai halhal yang akan terjadi pada masa yang akan datang, bila kecenderungan yang ada pada saat pelaporan tidak mengalami perubahan.bila pada pekerjaan tersisa BAB II 12
dianggap kinerjanya tetap seperti pada saat pelaporan, maka prakiraan biaya untuk pekerjaan tersisa (ETC) adalah: ETC = (BAC BCWP) / CPI.. (6) EAC = ACWP ETC.. (7) Sedangkan prakiraan waktu penyelesaian seluruh pekerjaan: ETS = (Sisa waktu ) / SPI... (8) EAS = Waktu selesai + ETS... (9) Dimana: BAC (Budget At Completion) = Anggaran Proyek Keseluruhan. SPI (Schedule Performance Index) = Indek Kinerja Jadwal. CPI (Cost Performance Index) = Indek Kinerja Biaya ETC (Estimate Temporary Cost) = Prakiraan Biaya untuk Pekerjaan Tersisa. EAC (Estimate All Cost) = PrakiraanTotal Biaya Proyek. ETS (Estimate Temporary Schedule) = Prakiraan Waktu Untuk Pekerjaan Tersisa. EAS (Estimate All Schedule) = Prakiraan Total Waktu Proyek. BAB II 13