BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Definisi Proyek Proyek Konstruksi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang hanya satu kali dilaksanakan dan umumnya berjangka waktu pendek (Ervianto, 2005). Dalam rangkaian kegiatan tersebut, terdapat suatu proses yang mengolah sumber daya proyek menjadi suatu hasil kegiatan yang berupa bangunan. Proses yang terjadi dalam rangkaian kegiatan tersebut tentunya melibatkan pihak-pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung. Karakteristik proyek konstruksi dapat dipandang secara tiga dimensi (Ervianto, 2005). Tiga karakteristik proyek konstruksi tersebut adalah: 1. Proyek bersifat unik Keunikan dari proyek konstruksi adalah tidak pernah terjadi rangkaian kegiatan yang sama persis (tidak ada proyek identik, yang ada adalah proyek sejenis), proyek bersifat sementara, dan selalu melibatkan grup pekerja yang berbeda-beda. 2. Membutuhkan sumber daya (resource) Setiap proyek konstruksi membutuhkan sumber daya dalam penyelesaiannya, yaitu pekerja dan sesuatu (uang, mesin, metoda, material). Pengorganisasian semua sumber daya tersebut dilakukan oleh manajer proyek. Dalam kenyataannya, mengorganisasikan pekerja lebih sulit dibandingkan sumber daya lainnya. Apalagi, pengetahuan yang dipelajari seorang manajer proyek bersifat teknis, seperti mekanika rekayasa, fisika bangunan, computer science, construction management. Jadi, seorang manajer proyek secara tidak langsung membutuhkan pengetahuan tentang teori kepemimpinan yang harus ia pelajari sendiri. 3. Membutuhkan organisasi Setiap organisasi mempunyai keragaman tujuan dimana didalamnya terlibat sejumlah individu dengan ragam keahlian, ketertarikan, kepribadian dan juga ketidakpastian. Langkah awal yang harus dilakukan oleh seorang manajer 4

2 proyek adalah menyatukan visi menjadi satu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi. 2.2 Manajemen Proyek Definisi manajemen proyek menurut Harold Kersner (1982) dalam Soeharto (1997) adalah sebagai berikut : Manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Dari definisi diatas terlihat bahwa konsep manajemen proyek mengandung hal-hal pokok: a. Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan yang berupa manusia dan material. b. Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah digariskan secara spesifik. Untuk itu perlu teknik dan metode pengelolaan yang khusus, terutama aspek perencanaan dan pengendalian. 2.3 Kinerja Proyek Kinerja Proyek merupakan bagaimana cara kerja proyek tersebut dengan membandingkan hasil kerja nyata dengan perkiraan cara kerja pada kontrak kerja yang disepakati oleh pihak owner dan kontraktor pelaksana. Menurut Barrie (1995) dalam Pramana (2014), pelaporan mengenai hasil kinerja suatu proyek harus memenuhi lima komponen yaitu: 1. Prakiraan, yang akan memberikan suatu standar untuk membandingkan hasil sebenarnya dengan hasil ramalan. 2. Hal yang sebenarnya terjadi. 3. Ramalan, yang didasarkan untuk melihat apa yang akan terjadi di masa yang akan datang. 4. Varian, menyatakan sampai sejauh mana hasil yang sebenarnya terjadi berbeda dari apa yang diperkiraan/diramalkan. 5. Pemikiran, untuk menerangkan mengenai keadaan proyek. Apabila dalam suatu pelaporan terdapat penyimpangan maka manajemen akan meneliti dan 5

3 memahami alasan yang melatarbelakanginya. Untuk itu diperlukan pengendalian agar pekerjaan sesuai anggaran, jadwal dan sepesifikasi yang telah ditetapkan. 2.4 Pengendalian Proyek Pengendalian merupakan usaha yang sistematis untuk standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya yang digunakan efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran (Soeharto, 1997). Pengendalian yang dilaksanakan adalah memastikan bahwa segala sesuatunya berjalan sesuai dengan rencana yang ditetapkan, instruksi yang diberikan dan prinsip yang telah ditentukan. Proses pengendalian proyek meliputi sebagai berikut: a. Menentukan Sasaran Sasaran pokok proyek yang telah ditentukan, dihasilkan dari suatu perencanaan dasar dan menjadi salah satu pertimbangan utama dalam mengambil keputusan untuk pelaksana sehingga sasaran-sasaran tersebut merupakan tonggak tujuan dari kegiatan pengendalian. b. Lingkup Kegiatan Untuk memperjelas sasaran maka lingkup pekerjaan meliputi ukuran, batas dan jenis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan untuk meyelesaikan lingkup proyek secara keseluruhan. c. Standar Dan Kriteria Usaha untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien, perlu disusun suatu standar dan kriteria yang dipakai sebagai tolak ukur untuk membandingkan dan menganalisis hasil pekerjaan. Standar, kriteria, dan patokan yang dipilih dan ditentukan harus bersifat kuantitatif, demikian pula metode pengukuran dan perhitungannya harus dapat memberikan indikasi terhadap pencapaian sasaran. 6

4 d. Merancang Sistem Informasi Satu hal yang perlu ditekankan dalam proses pengendalian proyek adalah perlunya sistem informasi dan pengumpulan data yang mampu memberikan keterangan yang cepat, tepat dan akurat. Sistem ini diperlukan untuk memantau prestasi pekerjaan dan mengolahnya menjadi suatu bentuk informasi yang dapat digunakan untuk tindakan pengambilan keputusan. e. Mengkaji Dan Menganalisis Hasil Pekerjaan Pada tahap ini, diadakan analisis berdasarkan indikator yang diperoleh dan mencoba membandingkan kriteria dan standar yang ditentukan. Hasil analisis ini digunakan sebagai landasan dan dasar tindakan pembetulan. f. Mengadakan Tindakan Pembetulan Apabila hasil analisis menunjukkan adanya penyimpangan yang cukup berarti, maka perlu diadakan langkah-langkah pembetulan. Hasil analisis dan pembetulan akan berguna sebagai umpan balik pekerjaan selanjutnya dalam rangka mengusahakan tetap tercapainya sasaran semula. 2.5 Objek dan Aspek Pengendalian Dengan mengetahui fungsi dan proses pengendalian, maka langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi jenis kegiatan dan aspek kegiatan yang perlu dikendalikan. Pengendalian bertujuan memantau dan membimbing pelaksanaan pekerjaan yang akan direncanakan. Garis besar objek dan aspek pengendalian proyek adalah sebagai berikut: a. Organisasi Dan Personel Memantau apakah organisasi pelaksanaan proyek dibentuk sesuai dengan rencana, apakah pengisian personel telah memenuhi kualifikasi dan apakah jumlahnya telah mencukupi. b. Waktu/Jadwal Dalam aspek ini objek pengendalian berlangsung sepanjang siklus proyek. Jadwal adalah penjabaran perencanaan proyek menjadi urutan langkahlangkah pelaksanaan pekerjaan untuk mencapai sasaran. Pada jadwal telah dimasukkan waktu. Metode menyusun jadwal yang terkenal adalah analisa 7

5 jaringan kerja (network), yang menggambarkan dalam suatu grafik hubungan urutan pekerjaan proyek. c. Anggaran Biaya Sepertinya halnya aspek waktu maka pengendalian anggaran dan pemakaian jam-orang berlangsung sepanjang siklus proyek, dengan potensi paling mungkin keberhasilan yang besar berada diawal proyek sewaktu merumuskan definisi lingkup kerja. d. Pengendalian Kinerja Memantau serta mengendalikan aspek biaya dan jadwal secara terpisah dengan memberikan penjelasan perihal kinerja pada saat pelaporan. Berbagai faktor menentukan didalam efektifitas pengendalian, salah satu diantaranya yang terpenting adalah tepat waktu dan biaya serta peka terhadap indikasi penyimpangan yang terjadi terhadap status proyek. 2.6 Penjadwalan Proyek Penjadwalan merupakan penjabaran perencanaan proyek menjadi urutan langkah-langkah pelaksanaan pekerjaan sesuai skala waktu untuk mencapai sasaran. Penjadwalan menentukan kapan aktivitas-aktivitas itu dimulai, ditunda, dan diselesaikan, sehingga pembiayaan dan pemakaian sumber daya akan disesuaikan waktunya menurut kebutuhan yang telah ditentukan. Pada dasarnya, suatu pekerjaan konstruksi dibagi menjadi seperangkat pekerjaan-pekerjaan kecil sehingga dapat dianggap sebagai satu unit pekerjaan yang dapat berdiri sendiri dan memiliki suatu perkiraaan jadwal yang tertentu pula, dengan tujuan untuk meningkatkan akurasi perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek dan mempertajam analisis ketergantungan antar kegiatan, karena makin terperincinya pemecahan akan makin banyak komponen-komponen kegiatan terpisahkan, sehingga jumlahnya bertambah. Dengan demikian, makin banyak variasi hubungan ketergantungan yang terbuka dan yang mungkin menghasilkan kurun waktu penyelesaian proyek yang lebih singkat, dimana hal ini disebabkan oleh adanya kegiatan-kegiatan yang dapat disebabkan secara parallel (Soeharto, 1997). 8

6 2.6.1 Bar Chart Bar Chart adalah sekumpulan aktivitas yang ditempatkan dalam kolom vertikal, sementara waktu ditempatkan dalam baris horizontal. Waktu mulai dan selesai setiap kegiatan beserta durasinya ditunjukkan dengan menempatkan balok horizontal di bagian sebelah kanan dari setiap aktivitas. Perkiraan waktu mulai dan selesai dapat ditentukan dari skala waktu horizontal pada bagian atas bagan. Panjang dari balok menunjukkan durasi dari aktivitas dan biasanya aktivitasaktivitas tersebut disusun berdasarkan kronologi pekerjaannya (Callahan, 1992) dalam Widiasanti dan Lenggogeni (2013). Bar Chart ini dibuat pertama kali oleh Henry L. Gantt pada masa perang dunia I, sehingga sering juga disebut sebagai Gantt Chart. Bar Chart atau Gantt Chart digunakan secara luas sebagai teknik penjadwalan dalam konstruski. Hal ini karena bar chart memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1. Mudah dalam pembuatan dan persiapannya. 2. Memiliki bentuk yang mudah dimengerti. 3. Bila digabungkan dengan metode lain, seperti kurva S dapat dipakai lebih jauh sebagai pengendalian biaya. Meskipun memiliki segi-segi keuntungan tersebut, penggunaan metode bagan balok terbatas karena kendala-kendala berikut (Callahan, 1992) dalam Widiasanti dan Lenggogeni (2013). 1. Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dengan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek. 2. Sukar mengadakan perbaikan atau pembaruan, karena umumnya harus dilakukan dengan membuat bagan balok baru padahal tanpa adanya pembaruan segera menjadi kuno dan menurun daya gunanya. 3. Untuk proyek berukuran sedang dan besar, lebih-lebih yang bersifat kompleks, penggunaan bagan balok akan menghadapi kesulitan. Aturan umum penggunaan penjadwalan dengan dengan bar chart menyatakan bahwa proyek yang kurang dari 100 kegiatan karena jika lebih dari 100, maka akan menjadi sulit untuk dibaca dan digunakan. 9

7 Penggunaan bar chart bertujuan untuk mengidentifikasi unsur waktu dan urutan dalam merencanakan suatu kegiatan, terdiri dari waktu mulai, waktu selesai dan pada saat pelaporan. Penggambaran bar chart terdiri dari kolom dan baris. Pada kolom tersusun urutan kegiatan yang disusun secara berurutan, sedangkan baris menunjukkan periode waktu yang dapat berupa hari, minggu, ataupun bulan. Perincian yang terdapat pada bar chart adalah sebagai berikut: 1. Pada sumbu horizontal X tertulis satuan waktu, misalnya hari, minggu, bulan, tahun. Waktu mulai dan akhir suatu kegiatan tergambar dengan ujung kiri dan kanan balok dari kegiatan yang bersangkutan. 2. Pada sumbu vertikal Y dicantumkan kegiatan atau aktivitas proyek dan digambar sebagai balok. 3. Perlu diperhatikan urutan antara kegiatan satu dengan lainnya, meskipun belum terlihat hubungan ketergantungan antara satu dengan lain. 4. Format penyajian bar chart yang lengkap berisi perkiraan urutan pekerjaan, skala waktu, dan analisis kemajuan pekerjaan pada saat pelaporan. 5. Jika bar chart atau bagan balok dibuat berdasarkan Activity on Arrow, maka yang pertama kali digambarkan atau dibuat baloknya adalah kegiatan kritis, kemudian dilanjutkan dengan kegiatan-kegiatan nonkritis. Gambar 2.1 Bar Chart atau Gantt Chart Sumber: Ervianto, Diagram Preseden (Precedence Diagram) Precedence Diagram merupakan salah satu teknik penjdwalan yang termasuk dalam teknik penjadwalan Network Planning. Precedence Diagram menitikberatkan kegiatan pada node sehingga kadang disebut dengan Activity on 10

8 Node. Istilah Presedence Diagram pertama kali muncul tahun 1964 pada perusahaan IBM. Precedence Diagram merupakan versi yang lebih kompleks dari Arrow Diagram. Precedence Diagram mengenal adanya konstrain antar kegiatan, yaitu SS (Start to Start), SF ( Start to Finish), FS ( Finish to Start), dan FF ( Finish to Finish), yang memungkinkan menggambarkan kegiatan tumpang tindih lebih sederhana. Nomor Urut ID Durasi Tanggal Mulai Tanggal Selesai Nomor Urut Tgl. Mulai : ES/LS Durasi Tgl. Selesai : EF/LF Total Float Progres Penyelesaian % Gambar 2.2 Denah yang lazim pada node PDM Sumber: Soeharto, 1997 Keterangan: - Nama Kegiatan = Nama kegiatan sesuai dengan inventarisasi kegiatan - ID = Nomor identitas kegiatan kerja - Durasi = Lamanya waktu pelaksanaan kegiatan - Earliest Start (ES) = Waktu mulai paling cepat - Latest Start (LS) = Waktu mulai paling lambat - Earliest Finish (EF) = Waktu selesai paling cepat - Latest Start (LS) = Waktu selesai paling lambat - Total Float =Tenggang waktu total - Progres Penyelesaian = Prosentase kemajuan proyek 11

9 2.6.3 Konstrain, Lead, Dan Lag pada Precedence Diagram Pada diagram presedence hubungan antar kegiatan berkembang menjadi beberapa kemungkinan berupa konstrain. Konstrain menunjukkan hubungan antar kegiatan dengan satu garis dari node terdahulu ke node berikutnya. Satu konstrain hanya dapat menghubungkan dua lingkaran ( node). Karena setiap lingkaran (node) hanya memiliki dua ujung yaitu ujung awal atau mulai = (S) dan ujung akhir atau selesai (F), maka ada empat macam konstrain yaitu awal ke awal (SS), awal ke akhir (SF), akhir ke akhir (FF), dan akhir ke awal (FS), pada garis konstrain dibubuhkan penjelasan mengenai waktu mendahului ( lead) atau terlambat tertunda (lag). Bila kegiatan (i) mendahului (j) dan satuan waktu adalah hari, maka penjelasan lebih lanjut adalah sebagai berikut: a. Konstrain Selesai ke Mulai (FS) Dirumuskan sebagai FS (i -j) = a yang berarti kegiatan (j) mulai a hari, setelah kegiatan yang mendahuluinya (i) selesai. Konstrain FS: Kegiatan (i) FS (i-j) = a Kegiatan (j) Gambar 2.3 Konstrain FS Sumber: Soeharto, 1997 b. Konstrain Mulai ke Mulai (SS) Dirumuskan sebagai SS (i-j) = b yang berarti suatu kegiatan (j) mulai setelah b hari kegiatan (i) mulai. Konstrain semacam ini terjadi bila sebelum kegiatan terdahulu selesai 100% maka kegiatan (j) boleh mulai. Konstrain SS: Kegiatan (i) SS (i-j) = b Kegiatan (j) Gambar 2.4 Konstrain SS Sumber: Soeharto,

10 c. Konstrain Selesai ke Selesai (FF) Dirumuskan sebagai FF (i-j) = c yang berarti suatu kegiatan (j) selesai setelah c hari kegiatan terdahulu (i) selesai. Konstrain semacam ini mencegah selesainya suatu kegiatan terdahulu selesai 100% sebelum kegiatan yang terdahulu telah sekian c hari selesai. Konstrain FF: Kegiatan (i) FF (i-j) = c Kegiatan (j) Gambar 2.5 Konstrain FF Sumber: Soeharto, 1997 d. Konstrain Mulai ke Selesai (FS) Dirumuskan sebagai FS (i-j) = d yang berarti suatu kegiatan (j) selesai setelah d hari kegiatan terdahulu (i) harus mulai sebelum bagian akhir kegiatan yang dimaksud boleh diselesaikan. Konstrain SF: Kegiatan (i) (i) SF (i-j) = d Kegiatan (j) Gambar 2.6 Konstrain SF Sumber: Soeharto, 1997 Catatan : - b dan c disebut lead time (waktu mendahului) - a dan c disebut lag time (waktu tertunda) 13

11 2.6.4 Network Diagram Network diagaram adalah visualisasi proyek berdasarkan network planning. Network diagram berupa jaringan kerja yang berisi lintasan-lintasan kegiatan dan urutan-urutan peristiwa yang ada selama penyelenggaraan proyek. Dengan network diagram dapat segera dilihat kaitan suatu kegiatan-kegiatan lainnya, sehingga bila sebuah kegiatan terlambat maka dengan segera dapat dilihat kegiatan apa saja yang dipengaruhi oleh keterlambatan tersebut dan berapa besar pengaruhnya. Juga dengan network diagram dapat diketahui kegiatan-kegiatan mana saja yang kritis, sehingga dengan mengetahui tingkat kekeritisannya dapat ditetapkan skala prioritas dalam menangani masalah-masalah yang timbul dalam penyelenggaraan proyek. Juga dapat diketahui peristiwa-peristiwa mana saja yang kritis sehingga usaha-usaha segera dapat diarahkan dan dimulai sedini mungkin untuk membuat peristiwa kritis tersebut terjadi pada saatnya. Jumlah simbol yang digunakan dalam sebuah network diagram minimum dua dan maksimum tiga macam. Ketiga macam simbol tersebut adalah: anak panah yang melambangkan kegiatan, lingkaran melambangkan peristiwa, dan anak panah terputus-putus melambangkan hubungan antara dua peristiwa. 1. Anak panah (Arrow) Anak panah melambangkan kegiatan. Sebuah anak panah hanya melambangkan sebuah kegiatan demikian pula sebuah kegiatan hanya dilambangkan oleh sebuah anak panah. Pada umumnya nama kegiatan dicantumkan diatas anak panah dan lama kegiatan dicantumkan dibawah anak panah. Anak panah selalu digambarkan dengan ekor anak panah di sebelah kiri dan kepala anak panah disebelah kanan. Ekor anak panah ditafsirkan sebagai kegiatan dimulai dan kepala anak panah ditafsirkan sebagai kegiatan selesai. 2. Lingkaran (Node) Lingkaran yang melambangkan peristiwa selalu digambar berupa lingkaran yang terbagi atas tiga ruang yaitu: ruangan sebelah kiri, ruangan sebelah kanan atas, dan ruangan sebelah kanan bawah. Ruangan sebelah kiri merupakan tempat huruf yang menyatakan nomor peristiwa dan nomor peristiwa bisa pula dinyatakan berupa simbol (variabel) dengan huruf n, i, dan j. Ruangan sebelah 14

12 kanan atas merupakan tempat bilangan yang menyatakan nomor hari (untuk satuan waktu hari) yang merupakan saat paling awal peristiwa yang mungkin terjadi. Ruang sebelah kanan bawah merupakan tempat bilangan yang menyatakan nomor hari (untuk satuan waktu hari) yang merupakan saat paling lambat peristiwa yang bersangkutan boleh terjadi. 3. Anak Panah Terputus-Putus (Dummy) Anak panah terputus-putus menyatakan nama kegiatan semu atau disebut Dummy Activity. Fungsinya adalah menunjukkan saling ketergantungan antara setiap kegiatan. Dummy tidak mempunyai waktu pengerjaan ( Zero Time Duration). 2.7 Biaya Proyek Perkiraan biaya memegang peranan penting dalam penyelenggaraan suatu proyek. Segala sesuatu mengenai penyeleggaraan kegiatan proyek mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian akan dihitung dalam nilai uang. Maka pengalaman dan ketelitian akan sangat penting dalam perhitungan penyusunan perkiraan biaya proyek (Soeharto, 1997 ). Pembiayaan suatu proyek terdiri dari biaya langsung (direct cost), biaya tak langsung (indirect cost), dan total biaya proyek Biaya Langsung Biaya langsung yaitu biaya yang dikeluarkan langsung berpengaruh terhadap pelaksanaan fisik proyek (Luthan dan Syafriandi, 2006). Yang termasuk dalam biaya langsung: a. Biaya bahan, dengan memperhatikan spesifikasi, kualitas, dan kuantitas bahan yang dibutuhkan dapat dilakukan perhitungan biaya untuk bahan. Biaya bahan terdiri dari biaya pembelian material, biaya transportasi, biaya penyimpanan material, dan biaya kerugian akibat kehilangan atau kerusakan material. b. Biaya tenaga kerja, biaya ini diperhitungkan dengan memperkirakan keahlian dan jumlah yang dipakai untuk melaksanakan setiap kegiatan proyek. Biaya ini dapat dibedakan menjadi upah harian dan upah borongan. 15

13 c. Biaya peralatan, biaya ini umumnya digolongkan sebagai jenis biaya sendiri dapat berupa sewa (bila menyewa), biaya pembelian peralatan, biaya operasional, biaya pemeliharaan, biaya operator, biaya mobilisasi, dan lainlain terkait dengan peralatan Biaya Tak Langsung Biaya tak langsung yaitu pengeluaran untuk manajemen, dimana biaya tersebut dikeluarkan untuk dapat melancarkan pelaksanaan proyek (Luthan dan Syafriandi, 2006). Biaya-biaya tersebut antara lain: a. Biaya umum proyek, misalnya biaya pembangunan fasilitas sementara, gaji karyawan, penyediaan transportasi, listrik, air, dan lainnya. b. Keuntungan, yang biasanya diperhitungkan untuk melengkapi penawaran proyek. Biaya tak langsung untuk pelaksanaan proyek (gaji karyawan, telepon, dll) biasanya besar perbulannya tetap Total Biaya Proyek Total biaya proyek yaitu penjumlahan biaya langsung dengan biaya tak langsung. Kedua biaya ini umumnya berubah sejalan dengan waktu dan kemajuan proyek. Makin lama proyek berjalan maka makin tinggi kumulatif biaya tak langsung yang diperlukan. Biaya pengeluaran proyek adalah biaya yang dikeluarkan oleh pelaksana atau kontraktor untuk menyelesaikan setiap pekerjaan proyek (Luthan dan Syafriandi, 2006). Cara pembayarannya (accure at) oleh kontraktor adalah: a. Start, pembayaran yang dilakukan pada awal suatu kegiatan dimulai, misalnya pengeluaran untuk pembelian bahan seperti semen, pasir, batu, dan lainnya yang dibayar atau diadakan sebelum pelaksanaan dimulai. b. Prorate, pembayaran yang dilakukan per waktu tertentu. Pengeluaran ini biasanya berupa pengeluaran untuk tukang, pekerja dan lainnya yang dibayarkan per hari atau per minggu. 16

14 c. End, pembayaran yang dilakukan saat selesainya kegiatan proyek. Misalkan yang dilakukan secara borongan, dimana setelah selesai pekerjaan tersebut baru dibayar. d. Pembayaran yang dilakukan per periode tertentu atau termyn sesuai dengan hasil yang didapat. 2.8 Metode Pengendalian Suatu sistem pengendalian disamping memerlukan perencanaan yang realistis sebagai tolak ukur pencapaian sasaran, juga harus dilengkapi dengan teknik dan metode yang dapat segera mengungkapan tanda-tanda terjadinya penyimpangan. Untuk pengendalian biaya dan jadwal terdapat dua macam teknik dan metode yang luas pemakaiannya, yaitu identifikasi varians dan konsep nilai hasil. Identifikasi dilakukan dengan membandingkan jumlah uang yang sesungguhnya dikeluarkan dengan anggaran. Sedangkan untuk jadwal, dianalisis kurun waktu yang telah dipakai dibandingkan dengan perencanaan. Melalui identifikasi ini, akan terlihat apakah telah terjadi penyimpangan antara rencana dan kenyataan, serta mendorong untuk mencari sebab-sebabnya. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Metode Konsep Nilai Hasil ( Earned Value), dengan mengkaji kecendrungan varian biaya dan jadwal, dan nantinya dapat mengadakan tindakan manajerial Metode Earned Value Salah satu langkah pengendalian pelaksanaan proyek yang digunakan yaitu metode Earned Value. Metode Earned Value merupakan metode perhitungan anggaran biaya sesuai dengan pekerjaan yang telah diselesaikan. Metode Earned Value mengkombinasikan biaya, jadwal dan prestasi pekerjaan serta mengukur besarnya pekerjaan yang telah diselesaikan pada suatu waktu dan menilai berdasarkan jumlah anggaran yang disediakan untuk pekerjaan tersebut. Metode ini dapat mengungkapkan apakah kemajuan pelaksanaan pekerjaan proyek senilai dengan pemakaian pada bagian anggarannya. Dengan analisis metode Earned Value dapat diketahui hubungan antara apa yang 17

15 sesungguhnya telah dicapai secara fisik terhadap jumlah anggaran yang telah dikeluarkan. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa metode ini menyajikan tiga dimensi, yaitu penyelesaian fisik dari proyek ( the percent complete) yang mencerminkan rencana penyerapan biaya ( budgeted cost), biaya aktual yang sudah dikeluarkan ( actual cost), serta apa yang didapat dari biaya yang sudah dikeluarkan atau yang disebut Earned Value. Dari ketiga dimensi tersebut, dengan metode Earned Value dapat dihubungkan antara kinerja biaya dan waktu (Flemming dan Koppelman, 1994) dalam Widiasanti dan Lenggogeni (2013). Persamaan dari metode Earned Value dapat ditulis dengan rumus: Nilai Hasil = (% Penyelesaian) x (Anggaran) (2.1) Sumber: Soeharto, 2001 Dimana: - % Penyelesaian yang dicapai pada saat pelaporan - Anggaran yang dimaksud adalah nilai kontrak proyek Indikator-Indikator yang Dipergunakan Dalam metode ini terdapat tiga indikator dasar yang dipergunakan untuk mengalisis kinerja dari proyek berdasarkan konsep Earned Value yaitu, ACWP (Actual Cost of Work Performance), BCWP (Budgeted Cost of Work Performance), dan BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled). a. ACWP (Actual Cost of Work Performance) Actual Cost of Work Performance adalah jumlah biaya aktual dari pekerjaan yang telah dilaksanakan. Biaya ini diperoleh dari data-data akuntansi atau keuangan proyek pada tanggal pelaporan (misalnya, akhir bulan), yaitu catatan segala pengeluaran biaya aktual dari paket kerja atau kode akuntansi termasuk perhitungan overhead dan lain-lain. Jadi, ACWP merupakan jumlah aktual dari dana pengeluaran atau dana yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan pada kurun waktu tertentu. 18

16 b. BCWP (Budgeted Cost of Work Performance) Budgeted Cost of Work Performance adalah nilai hasil dari sudut pandang nilai pekerjaan yang telah diselesaikan terhadap anggaran yang disediakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. BCWP ini dihitung berdasarkan akumulasi dari pekerjaan-pekerjaan yang telah diselesaikan. Bila angka ACWP dibandingkan dengan BCWP, maka akan terlihat perbandingan antara biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang terlaksana terhadap biaya yang seharusnya dikeluarkan untuk pekerjaan tersebut. c. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) Budgeted Cost of Work Scheduled adalah anggaran untuk suatu paket pekerjaan, tetapi disusun dan dikaitkan dengan jadwal pelaksanaan. BCWS dihitung dari penjumlahan biaya yang direncanakan untuk pekerjaan dalam periode waktu tertentu. Disini terjadi perpaduan antara biaya, jadwal dan lingkup kerja dimana setiap elemen pekerjaan telah diberi alokasi biaya dan jadwal yang dapat menjadi tolak ukur dalam pelaksanaan pekerjaan. Dengan menggunakan 3 indikator diatas, dapat dihitung berbagai faktor yang menunjukkan kemajuan dan kinerja pelaksanaan proyek, seperti: a. Varian biaya dan varian jadwal terpadu; b. Memantau perubahan varians terhadap angka standar; c. Indeks produktivitas dan kinerja; dan d. Prakiraan biaya penyelesaian proyek Varian Biaya dan Varian Jadwal Berdasarkan indikator-indikator di atas diperoleh besaran varians atau penyimpangan biaya dan jadwal yang dapat memberikan informasi kinerja pengelolaan biaya dan jadwal. Variansi biaya dan jadwal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Varian Biaya atau Cost Variance (CV) Cost Variance merupakan perbedaan nilai yang diperoleh setelah menyelesaikan bagian pekerjaan dengan nilai aktual pelaksanaan proyek. Persamaan dari Cost Variance (CV) adalah: 19

17 CV = BCWP ACWP Sumber: Soeharto, 2001 (2.2) Dimana: CV BCWP ACWP : Varian Biaya (Cost Variance) : Budgeted Cost of Work Performance : Actual Cost of Work Performance CV = 0 : Biaya sesuai dengan anggaran rencana CV = + : Biaya lebih kecil/hemat CV = - : Biaya lebih besar/boros b. Varian Jadwal atau Schedule Variance (SV) Schedule Variance adalah perbedaan bagian pekerjaan yang dapat dilaksanakan dengan bagian pekerjaan yang direncanakan. Persamaan dari Schedule Variance (SV) adalah: SV = BCWP BCWS (2.3) Dimana: Sumber: Soeharto, 2001 SV BCWP BCWS SV = 0 SV = + : Varian Jadwal (Schedule Variance) : Budgeted Cost of Work Performance : Budgeted Cost of Work Scheduled : Proyek tepat waktu : Proyek lebih cepat 20

18 SV = - : Proyek terlambat Gambar 2.7 Grafik Earned Value Sumber: Soeharto, 2001 Tabel 2.1 Analisis Varians Terpadu Varian Jadwal Varian Biaya SV = BCWP - BCWS CV = BCWP - ACWP Keterangan Positif Nol Positif Nol Positif Positif Nol Nol Pekerjaan terlaksana lebih cepat daripada jadwal dengan biaya lebih kecil dari anggaran. Pekerjaan terlaksana tepat sesuai jadwal dengan biaya lebih rendah daripada anggaran. Pekerjaan terlaksana sesuai anggaran dan selesai lebih cepat daripada jadwal. Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran. 21

19 Varian Jadwal SV = BCWP - BCWS Negatif Nol Negatif Positif Varian Biaya CV = BCWP - ACWP Negatif Negatif Nol Negatif Keterangan Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya lebih tinggi daripada anggaran. Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dengan menelan biaya diatas anggaran. Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya sesuai anggaran. Pekerjaan selesai lebih cepat daripada rencana dengan menelan biaya diatas anggaran Indeks Kinerja/Prestasi Jadwal dan Biaya Varians jadwal dan biaya di atas belum menggambarkan kondisi penyimpangan relatif terhadap satuan unit anggaran atau biayanya. Oleh karena itu terdapat suatu index yang dapat mengukur prestasi baik jadwal dan biaya, atau untuk mengetahui seberapa besar efisiensi penggunaan sumberdaya oleh suatu proyek, digunakan besaran berupa indeks produktivitas atau indeks kinerja sebagai berikut: a. Indeks Kinerja Jadwal atau Schedule Performance Index (SPI) Schedule Performance Index adalah perbandingan antara penyelesaian pekerjaan di lapangan dengan rencana kerja pada periode waktu tertentu. Nilai SPI lebih dari 1 menujukan bahwa kinerja pekerjaan yang baik, pekerjaan yang diselesaikan melampaui target yang sudah direncanakan. Persamaan dari Indeks Kinerja Jadwal adalah: SPI = BCWP / BCWS (2.4) Sumber: Soeharto,

20 Dimana: SPI BCWP BCWS SPI = 0 SPI > 0 SPI < 0 : Indeks Kinerja Jadwal (Schedule Performance Index) : Budgeted Cost of Work Performance : Budgeted Cost of Work Scheduled : Proyek tepat waktu : Proyek lebih cepat : Proyek terlambat b. Indeks Kinerja Biaya atau Cost performance Index (CPI) Cost performance Index adalah perbandingan antara nilai yang diterima dari penyelesaian pekerjaan dengan biaya aktual yang dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. CPI lebih dari 1 menunjukkan kinerja biaya yang baik, terjadi penghematan biaya aktual pelaksanaan dibandingkan dengan biaya rencana untuk bagian pekerjaan tersebut. Persamaan dari Indeks Kinerja Biaya adalah: CPI = BCWP / ACWP (2.5) Dimana: Sumber: Soeharto, 2001 CPI BCWP ACWP : Indeks Kinerja Biaya (Cost performance Index) : Budgeted Cost of Work Performance : Actual Cost of Work Performance CPI = 0 : Biaya sesuai dengan anggaran rencana CPI > 0 : Biaya lebih kecil/hemat CPI < 0 : Biaya lebih besar/boros Proyeksi Biaya dan Jadwal Akhir Proyek Membuat prakiraan biaya atau jadwal penyelesaian proyek berdasarkan atas analisis indikator yang diperoleh saat pelaporan akan memberikan petunjuk 23

21 besarnya biaya pada akhir proyek ( Estimate All Cost - EAC). Atau dapat dikatakan memberikan proyeksi mengenai akhir proyek atas dasar angka yang diperoleh pada saat pelaporan. Prakiraan tidak dapat memberikan jawaban dengan angka yang tepat karena didasarkan atas berbagai asumsi, jadi tergantung dari akurasi asumsi yang dipakai. Meskipun demikian, pembuatan prakiraan biaya dan jadwal sangat bermanfaat karena memberikan peringatan dini mengenai hal-hal yang akan terjadi pada masa yang akan datang bila kecenderungan yang ada pada saat ini (saat pelaporan) tidak mengalami perubahan. Dengan demikian, masih tersedia kesempatan untuk mengadakan tindakan pembetulan. Bila dianggap kinerja biaya pada pekerjaan yang tersisa tetap seperti pada saat pelaporan, maka prakiraan biaya untuk pekerjaan yang tersisa (ETC) adalah: ETC = (BAC - BCWP) / CPI (2.6) Jadi, prakiraan total biaya proyek (EAC) adalah sama dengan jumlah pengeluaran sampai pada saat pelaporan ditambah prakiraan biaya untuk pekerjaan tersisa, atau: EAC = ACWP + ETC (2.7) Sedangkan prakiraan terhadap aspek waktu penyelesaian seluruh pekerjaan adalah: ETS = (Rencana Waktu Pelaporan) / SPI (2.8) EAS = Waktu Pelaporan + ETS (2.9) Dimana : BAC (Budgeted at Completion) = Anggaran Proyek Keseluruhan SPI (Schedule Performance Index) = Indeks Kinerja Jadwal CPI (Cost performance Index) = Indeks Kinerja Biaya ETC (Estimate Temporary Cost) = Prakiraan Biaya Untuk Pekerjaan Tersisa EAC (Estimate All Cost) = Prakiraan Total Biaya Proyek ETS (Estimate Temporary Schedule) = Prakiraan Waktu Untuk Pekerjaan Tersisa EAS (Estimate All Schedule) = Prakiraan Total Waktu Proyek 24

22 Seperti yang telah dikemukakan diatas maksud dari pengendalian adalah untuk mengusahakan agar pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan perencanaan. Penyimpangan-penyimpangan pelaksanaan mungkin sesuatu hal yang sulit dihindari sehingga perlu dilakukan usaha pembetulan atau penanganan yang diikuti pembentukan jaringan kerja ( Network Planning) yang baru untuk dapat diketahui rencana waktu yang akan dilaksanakan Kriteria Sistem Pengendalian Biaya dan Jadwal Kriteria sistem pengendalian biaya dan jadwal adalah penerapan dari konsep nilai dengan memasukkan dan mengkaitkan unsur-unsur anggaran, pengeluaran, jadwal, nilai hasil, lingkup kerja dan organisasi pelaksana. Pengelompokkan konsep kriteria sistem biaya dan jadwal dibagi menjadi lima golongan, yaitu: 1. Organisasi Golongan ini terdiri dari: a. Identifikasi lingkup proyek atau kontrak. Kemudian menguraikan dan menyusunnya kembali dalam bentuk paket kerja. b. Identifikasi unsur-unsur organisasi yang akan diserahi tugas pekerjaan, 2. Perencanaan dan Anggaran Biaya Pada golongan ini bertujuan menyusun kriteria tolak ukur yang akan dipakai untuk mengukur kinerja pekerjaan, kriteria yang terpenting adalah: a. Menyusun jadwal pekerjaan. b. Menyusun anggaran atau perkiraan biaya termasuk over head. c. Membuat tolak ukur kinerja. 3. Kode Akuntansi Biaya Kode akuntansi ini menyatukan rincian lingkup kerja dengan rincian organisasi. Dalam rangka mengadakan penetuan dan pengendalian, sistem kode akuntansi berfungsi menjelaskan urutan, posisi dan hubungannya dengan paket kerja dan lapisan struktur yang lain. 25

23 4. Mengadakan Analisis Pada saat pelaporan, misalnya laporan bulanan, data yang terkumpul mengenai kemajuan pekerjaan dan pengeluaran dianalisis untuk setiap paket pekerjaan yang meliputi: a. Kemajuan fisik aktual dihitung berdasarkan anggaran yang dialokasikan atau BCWP. b. Pengeluaran tercatat pada sistem akuntansi atau ACWP. c. Perencanaan dasar dan anggaran yang mengaitkan jadwal dengan biaya atau BCWS. Ketiga indikator tersebut setelah dianalisis akan memberikan gambaran yang tepat perihal kinerja setiap paket pekerjaan, yaitu mengenai pencapaian jadwal dan anggarannya. 5. Revisi dan Pemeriksaan Data Bila terjadi perubahan, revisi atau change order, maka harus ditangani sesuai prosedur yang ditetapkan berikut dokumen-dokumen yang mencatat dan mendukungnya. 2.9 Aplikasi Komputer Dalam Penyusunan Penjadwalan Salah satu keunggulan dari penggunaan aplikasi komputer adalah kemampuan mengolah data dalam jumlah yang besar dengan kemungkinan kesalahan yang kecil serta lebih cepat dan akurat. Untuk mempermudah dalam penyusunan penjadwalan maka salah satu aplikasi komputer yang dapat digunakan yaitu dengan menggunakan Microsoft Project. Microsoft Project adalah suatu paket program komputer yang membantu penyusunan perencanaan dan pemantauan jadwal suatu proyek (Luthan dan Syafriandi, 2006). Program ini menggunakan perhitungan network planning dan menggunakan diagram bar chart atau gantt chart sebagai tampilan grafisnya agar memudahkan pembacaan. Dalam Microsoft Project terdapat lembaran kerja yang terbagi dua dan dipisahkan oleh pembatas yang dapat digeser-geser dengan mouse. Lembaran sebelah kiri adalah data masukan ( task sheet) dan lembaran sebelah kanan adalah diagram gantt chart. Lembaran task sheet pada tampilan gantt chart terdiri dari kolom-kolom (field) sebagai berikut: 26

24 1. Task name, bila diterjemahkan berarti nama kegiatan atau tugas. Sebuah proyek akan terdiri beberapa kegiatan dan masing-masing kegiatan menempati satu baris. 2. Duration adalah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Kolom ini berisikan lamanya kegiatan yang dilakukan dimana satuannya terdiri dari w (weeks), d (days), h (hours), m (minutes) dan mo (mounth). 3. Start adalah untuk data tanggal kapan kegiatan tersebut dimulai. Data pada kolom ini akan menyesuaikan sendiri jika ada data keterkaitan (link) kegiatan tersebut dengan kegiatan lain. 4. Finish adalah kolom yang otomatis terisi dengan kapan kegiatan tersebut akan selesai jika telah ditentukan durasi dari kegiatan tersebut. 5. Predecessors adalah suatu kegiatan yang harus dimulai atau selesai sebelum kegiatan pada baris ini dilaksanakan. Dalam suatu proyek, suatu kegiatan senantiasa saling berkaitan dengan kegiatan yang lain sehingga antara satu kegiatan dengan kegiatan lain memiliki hubungan. Jika kegiatan B terkait hubungan dengan kegiatan A, maka kegiatan A dikatakan predecessors bagi kegiatan B dan sebaliknya kegiatan B sebagai successors bagi kegiatan A. Kolom predecessors diisi dengan baris dan jenis hubungan ketergantungan. 6. Resources name digunakan untuk menuliskan sumber daya yang digunakan atau yang bertanggung jawab. Dalam suatu proyek, suatu kegiatan senantiasa saling berkaitan dengan kegiatan lainnya sehingga antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya memiliki suatu hubungan. Didalam program Microsoft Project terdapat empat jenis hubungan ketergantungan kegiatan. Masing-masing jenis ketergantungan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Start to Start (SS) : suatu kegiatan harus dimulai bersamaan dengan kegiatan lainnya. 2. Start to Finish (SF) : suatu kegiatan baru dapat diakhiri jika kegiatan lain dimulai. 3. Finish to Start (FS) : suatu kegiatan baru dapat dikerjakan jika kegiatan sebelumnya telah selesai. 27

25 4. Finish to Finish (FF) : suatu kegiatan harus selesai bersamaan dengan selesainya kegiatan lain. Selain hubungan keempat jenis tersebut, didalam antar kegiatan dapat juga disertakan lag time. Lag time terdiri dari dua jenis yaitu lag time negatif yaitu untuk menghemat waktu yang dibutuhkan dalam penyelesaian suatu kegiatan dan lag time positif yaitu tenggang waktu antara penyelesaian kegiatan pertama dengan pelaksanaan kegiatan berikutnya Rencana Anggaran Biaya Proyek Kegiatan estimasi dalam proyek konstruksi dilakukan dengan tujuan tertentu tergantung dari siapa/pihak yang membuatnya. Pihak owner membuat estimasi dengan tujuan mendapatkan informasi sejelas-jelasnya tentang biaya yang harus disediakan untuk merealisasikan proyeknya, hasil estimasi ini disebut OE ( Owner Estimate) atau EE ( Engineer Estimate). Pihak kontraktor membuat estimasi dengan tujuan untuk kegiatan penawaran terhadap proyek konstruksi. Kontraktor akan memenangkan lelang jika penawaran yang diajukan mendekati Owner Estimate (OE) atau Engineer Estimate (EE), kisaran yang masih dapat diterima oleh owner. Dalam menentukan harga penawaran, kontraktor harus memasukkan aspek-aspek lain yang sekiranya berpengaruh terhadap biaya proyek nantinya. Rencana anggaran biaya (RAB) adalah proses perhitungan volume pekerjaan, harga dari berbagai macam bahan dan pekerjaan yang akan terjadi pada suatu konstruksi (Sastraatmadja, 1984). Karena taksiran dibuat sebelum dimulainya pembangunan, maka jumlah ongkos yang diperoleh ialah taksiran biaya bukan biaya sebenarnya atau actual cost. Tahap-tahap yang sebaiknya dilakukan untuk menyusun anggaran biaya adalah sebagai berikut: a. Melakukan pengumpulan data tentang jenis, harta serta kemampuan pasar menyediakan bahan/material konstruksi secara kontinu. b. Melakukan pengumpulan data tentang upah pekerja yang berlaku di daerah lokasi proyek dan atau upah pada umumnya jika pekerja didatangkan dari luar daerah lokasi proyek. 28

26 c. Melakukan perhitungan analisa bahan dan upah dengan menggunakan analisa yang diyakini baik oleh si pembuat anggaran. d. Melakukan perhitungan harga satuan pekerjaan dengan memanfaatkan hasil analisa satuan pekerjaan dan daftar kuantitas pekerjaan. e. Membuat rekapitulasi. Berikut merupakan tahap dari penyusunan rencana anggaran biaya (RAB): Daftar Harga Satuan Bahan Daftar Harga Satuan Upah Daftar Harga Satuan Upah & Bahan Daftar Volume & Harga Satuan Pekerjaan Rekapitulasi Gambar 2.8 Tahap penyusunan rencana anggaran biaya (RAB) Sumber: Ervianto, Time Schedule Time Schedule adalah mengatur rencana kerja dari suatu bagian atau unit pekerjaan (H. Bachtiar Ibrahim, 1993) dalam Junaida (2013). Time Schedule meliputi kegiatan antara lain sebagai berikut: 1. Schedule Bahan, adalah jadwal bahan-bahan yang dipergunakan pada proyek menurut jumlah dan jenisnya. 2. Schedule Peralatan, adalah jadwal peralatan yang akan dipergunakan pada proyek ini menurut jumlah dan fungsi. 3. Schedule Tenaga Kerja, adalah jadwal tenaga kerja yang dibutuhkan pada proyek ini sesuai dengan keahlian. 29

27 4. Schedule Biaya, adalah jadwal aliran biaya yang harus dikeluarkan sesuai dengan schedule bahan, peralatan, dan tenaga kerja. Dari Time Schedule, kita dapat mendapatkan gambaran berapa lama pekerjaan dapat diselesaikan, serta bagian-bagian pekerjaan yang saling berkaitan antara satu sama lainnya. Keempat hal tersebut harus sesuai dengan pengadaannya sehingga pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan rencana. Tujuan dari pembuatan Time Schedule ini adalah: 1. Untuk menentukan urutan pekerjaan, agar sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan yang ada sehingga pelaksanaan dapat berjalan dengan lancar dan tercapainya efisiensi sumber daya dengan mutu pekerjaan yang memenuhi persyaratan teknis. 2. Untuk mendeteksi terjadinya keterlambatan pelaksanaan pekerjaan, bila terjadi keterlambatan dapat dicegah sedini mungkin atau diambil kebijakan lain sehingga tidak terlalu mengganggu kelancaran pekerjaan lain. Fungsi dari Time Schedule adalah: 1. Untuk memperkirakan jumlah sumber daya (material, manusia, peralatan dan lain-lain) yang harus disediakan pada waktu pelaksanaan pekerjaan. 2. Pedoman bagi Kontraktor dan Konsultan Pengawas untuk mengatur kecepatan pelaksanaan proyek. 3. Referensi bagi pemilik, Konsultan Pengawas dan Kontraktor untuk mengontrol kemajuan pekerjaan proyek. 4. Pedoman bagi Konsultan Pengawas dan Kontraktor untuk mengevaluasi pekerjaan yang telah diselesaikan. 5. Pedoman bagi Kontraktor dan Konsultan Pengawas untuk mengetahui apakah metode pelaksanaanya cocok diterapkan dalam proyek atau harus diperbaiki. 30