BAB III PERUMUSAN MASALAH 3.1 Latar Belakang Masalah Industri telekomunikasi di Indonesia saat ini sudah berkembang pesat. TELKOM tidak lagi bermain sendiri, ini dapat dilihat dengan banyaknya kompetitor-kompetitor yang bermunculan seperti Indosat, Excelcomindo, dll. Persaingan dalam industri telekomunikasi terutama dilakukan pada bidang teknologi. Teknologi-teknologi baru yang bermunculan memacu tiap perusahaan untuk meluncurkan produk baru yang belum ada di pasaran sebelumnya. Munculnya operator baru jasa telekomunikasi tersebut telah menggerogoti market sebagian perusahaan-perusahaan besar. Untuk itu TELKOM harus meningkatkan daya saingnya agar dapat mempertahankan juga meningkatkan market share nya tersebut. Untuk memenangkan persaingan dalam mencapai dan menjaga sustainable growth, TELKOM melakukan pendekatan customer centric dan harus mampu mengubah jati diri menjadi organisasi yang berorientasikan pelanggan. Kecenderungan peningkatan dan pembangunan infrastruktur merupakan salah satu cara untuk memenangkan persaingan. Fungsi pengelola infrastruktur telekomunikasi perlu diselaraskan dan diberdayakan untuk lebih fokus pada peran membangun kapabilitas perusahaan dalam menjaga kesiapan operasi dan kualitas infrastruktur, sehingga dapat secara efektif mengkondisikan penyelenggaraan bisnis perusahaan menuju pada operator infocom yang kompetitif. Untuk itu TELKOM melakukan penyelarasan organisasi Divisi Long Distance (DLD) dan seluruh unit pengelola infrastruktur telekomunikasi dengan membentuk suatu unit pengelola infrastruktur telekomunikasi yang terintegrasi, yang disebut Divisi Infrastruktur Telekomunikasi (Divisi Infratel). Unit Fungsional Logistik (UFL) adalah unit dalam Divisi Infratel yang melakukan proses pemenuhan kebutuhan penambahan kapasitas infrastruktur. UFL bertanggung jawab untuk melakukan proses pengadaan (procurement)
terhadap permintaan user akan seluruh kebutuhan fasilitas penyelenggaraan operasional. User untuk unit ini adalah seluruh unit pengelola infrastruktur telekomunikasi di Divisi Infratel TELKOM. Dengan kecenderungan peningkatan dan pembangunan infrastruktur dalam membangun dan mempertahankan daya saing serta menjaga kelancaran operasional perusahaan maka kegiatan pengadaan (procurement) semakin memegang peranan penting bagi perusahaan, karena : Kecepatan mempersiapkan alat produksi sehingga memungkinkan unit Delivery Channel (DC) memenuhi kebutuhan pasar Efisiensi biaya pengadaan yang akan menentukan COGS (cost of goods sold) dan harga jual (price) Citra TELKOM sangat dipengaruhi oleh kepatuhan proses pengadaan terhadap ketentuan hukum yang berlaku Kesuksesan pengadaan CAPEX akan mendorong daya tumbuh perusahaan begitu juga dengan kesuksesan pengadaan OPEX yang akan memastikan kelancaran operasionalnya. Unit Fungsional Logistik (UFL) Divisi Long Distance menangani pengadaan semua alat produksi tergantung dari permintaan divisi pengorder (user). Pengadaan ini sifatnya terbagi dua yaitu CAPEX dan OPEX. CAPEX adalah pengadaan yang sifatnya investasi atau untuk daya tumbuh perusahaan, seperti alat produksi, sedangkan OPEX lebih kepada pengadaan yang sifatnya langsung selesai atau habis, seperti sewa jaringan, konsultan, kontrak maintenance, dll. Pelaksanaan proses pengadaan sendiri telah diatur dalam dokumen pedoman pelaksanaan pengadaan nomor KR.14/LG000/SDM-50/2005 dan dokumen SOA. Pedoman tersebut menguraikan langkah-langkah untuk mengadakan proses pengadaan baik secara pelelangan, pemilihan langsung dan penunjukan langsung. Proses pengadaan ini melibatkan user, unit fungsional logistik, unit support, top management, dan juga mitra. 47
3.2. Rumusan dan Batasan Masalah Unit Fungsional Logistik (UFL) dalam menjalankan tugasnya masih memperlihatkan kinerja yang kurang baik, karena sampai saat ini masih terdapat proyek-proyek pengadaan yang berjalan tidak sesuai dengan rencana seperti tidak dapat terpenuhinya semua kebutuhan, terlambatnya pemrosesan pengadaan dan pelaksanaan pekerjaan, biaya pengadaan yang lebih besar dari budget, serta proses birokrasi yang rumit dan memakan waktu lama. Salah satu faktor penyebab timbulnya masalah tersebut adalah karena masih lemahnya proses pemantauan dan pengendalian terhadap proyek-proyek yang ada, dimana proyek pengadaannya memiliki sifat-sifat seperti : Jumlah pengadaan yang banyak dan beragam jenis karena jumlah pengorder yang banyak yaitu divisi lain di TELKOM khususnya untuk divisi infratel Lokasi yang tersebar Teknologi tinggi sehingga banyak menggunakan mitra-mitra internasional Beresiko tinggi Terintegrasi, harus adanya sinergi antar beberapa proyek karena adanya keterkaitan Untuk itu perlu dibangun suatu sistem pemantauan dan pengendalian kegiatan pada Unit Fungsional Logistik untuk memperbaiki kinerjanya. Salah satunya adalah memperbaiki sistem pengukuran kinerja dengan memanfaatkan metoda performance dashboard yang berbasis Information System (IS) yang dapat membantu rancangan laporan agar mudah dikomunikasikan dengan segera dalam waktu rill (real time reporting) karena dukungan sistem terhubung (on-line system). Metoda performance dashboard adalah suatu alat bantu yang dapat mengkomunikasikan suatu kinerja dengan menampilkan informasi terpilih yang ditampilkan secara visual sehingga kita dapat dengan cepat menemukan dimana letak dari suatu permasalahan, sehingga dapat segera pula dilakukan langkah pengambilan keputusannya. 48
Agar pembahasan dalam penelitian tugas akhir ini dan tidak terlalu melebar dan sesuai dengan tujuan penelitian yang hendak dilakukan, maka perlu dilakukannya pembatasan masalah sebagai berikut: Perancangan yang dilakukan hanya untuk kebutuhan sistem pelaporan kinerja bisnis Analisa dan pembahasan masalah akan dilakukan hanya hingga tahap perancangan interface dari sistem saja 3.3 Alasan Pemilihan Masalah Perbaikan performansi (kinerja) untuk Unit Fungsional Logistik divisi Infratel ini dititikberatkan pada masalah pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan, dimana pada kegiatan pengadaan ini masih saja sering terjadi masalah-masalah yang akhirnya dapat mengakibatkan tidak tercapainya semua kegiatan pengadaan sesuai rencana yang dikarenakan lemahnya sistem pemantauan dan pengedalian kegiatan tersebut. Metoda performance dashboard ini adalah suatu alat bantu sistem pengukuran kinerja yang diharapkan dapat menghasilkan informasi berkualitas yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam kegiatan pemantauan dan pengendalian kegiatan logistik. Melalui sistem pengukuran kinerja dengan menggunakan metoda performance dashboard ini diharapkan dapat memberikan manfaat untuk Unit Fungsional Logistik berupa : Peningkatan kinerja sehingga lebih efektif Peningkatan kualitas informasi yang disajikan sehingga dapat membantu mempercepat dan mempermudah proses pengambilan keputusan Peningkatan pemantauan dan pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan yang akan dan sedang terjadi Peningkatan efisiensi operasi 49
3.4 Posisi Permasalahan Yang Akan Dipecahkan Permasalahan yang dibahas adalah berada pada UFL Divisi Infrastruktur Telekomunikasi TELKOM Bandung yang menangani masalah pengadaan dari kantor divisi, regional, maupun kepentingan korporat. Pemecahan masalah ini berfokus pada analisis penyajian informasi untuk tiap-tiap level manajemen yang berbeda, karena tiap level yang berbeda tersebut akan menampilkan tingkat kebutuhan informasi yang berbeda pula dari segi kerincian penyajian dan kegunaannya. Dengan hasil analisis tersebut kemudian dirancang sebuah model sistem pengukuran kinerja untuk pemantauan dan pengendalian kegiatan dengan memanfaatkan metode performance dashboard. 50