ARTIKEL Aplikasi OneNote untuk Mengumpulkan dan Mengorganisir Berbagai Catatan, Inspirasi, Materi Referensi serta Informasi lainnya Joko Purnomo, M.T. 19750815 200112 1 001 Juni 2013 PUSAT PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN MATEMATIKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN Jalan Kaliurang km 6, Sambisari, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta
Abstrak Catatan sangat diperlukan hampir dalam setiap kegiatan kita. Catatan yang baik akan memudahkan kita untuk menindaklanjuti suatu kegiatan, dapat memberikan dukungan dalam memberikan tanggapan terhadap suatu persitiwa, kejadian, kebijakan dan sebagainya. Catatan juga kita perlukan ketika kita mendapatkan suatu inspirasi sehingga kita perlu mencatatnya agar inspirasi tersebut tidak hilang. Salah satu kelemahan dalam kita mengikuti suatu kegiatan, rapat, seminar dan yang lainnya adalah dalam hal membuat catatan dari apa yang sedang kita ikuti tersebut. Bahkan dalam mencari suatu referensi untuk tugas yang sedang kita lakukan kita membutuhkan catatan, namun jarang kita melakukannya. Kalaupun kita melakukan, catatan yang kita buat terkadang tidak memadai, suatu saat ketika kita membutuhkan lagi kadang kita masih merasa kurang dengan catatan tersebut. Ada satu aplikasi yang di khususnya untuk membuat catatan, sehingga kita dengan mudah dapat membuat catatan yang kita inginkan dengan berbagai fasilitas yang memudahkan. Aplikasi tersebut adalah OneNote. Aplikasi ini mempunyai fasilitas untuk menuliskan teks, mempunyai berbagai macam tag, seperti Important, Contact, Higlight, To Do, Questions dan lainlain.bahkan sampai menyisipkan audio, video dan juga fasilitas untuk merekamnya. Keyword: Catatan Digital, Aplikasi Catatan Digital, Aplikasi OneNote. A. LATAR BELAKANG Dalam keseharian melaksanakan tugas, sering kita mengalami hal-hal lain diluar yang sedang kita kerjakan. Misalkan suatu saat kita mendapatkan inspirasi ketika sedang santai, ketika sedang mengerjakan tugas, ataupun ketika sedang bermain Internet dan lain-lain. Pada kesempatan lain ketika kita sedang mencari suatu informasi di Internet, secara tidak sengaja mendapatkan informasi lain yang penting diluar informasi yang sedang kita cari. Pada saat yang lain lagi ketika kita sedang mengikuti suatu rapat tiba-tiba diminta untuk segera mengirimkan hasil rapat begitu rapat sudah selesai. Mungkin kita semua pernah mengalami hal-hal seperti di atas. Dalam benak Anda mungkin akan timbul pertanyaan, bagaimana menyikapi hal-hal tersebut. Bagaimana mengorganisasi inspirasi
yang sedang muncul, mengorganisasi informasi penting yang kita dapat agar informasi tersebut tidak hilang dan mudah mendapatkan kembali ketika membutuhkan.bagaimana merekap hasil rapat yang informatif dengan cepat sehingga sewaktu-waktu diperlukan sudah siap. Adakah program yang dapat kita gunakan untuk mengatasi permasalahan tersebut? Salah satu program yang dapat kita gunakan adalah OneNote. Apa dan bagaimana OneNote akan kita bahas di bawah ini. B. PEMBAHASAN Catatan yang seadanya, asal-asalan dan tidak lengkap tentu akan membuat Anda mengalami kesulitan ketika Anda membutuhkannya lagi. Ketika Anda ingin membuka lagi informasi penting yang ada, mengumpulkan dan merujuk kembali informasi dari suatu pertemuan, melacak kembali catatan mengenai apa yang akan Anda lakukan dan sebaginya, tentu hal tersebut akan kesulitan dilakukan jika catatan yang dibuat sekedarnya saja, tidak lengkap dan asal-asalan. Sebaliknya, hal tersebut akan dapat dilakukan jika catatan yang dibuat teratur, lengkap dan jelas. Salah satu aplikasi yang mendukung untuk membuat catatan yang mudah, rapi, lengkap dan jelas adalah OneNote. OneNote merupakan aplikasi dari microsoft Office yang digunakan untuk membuat catatan. Anda dapat mengetik dimana saja-cukup dengan klik dan ketik.onenote merupakan tempat untuk mengumpulkan, mengorganisir berbagaicatatan, inspirasi/pikiran, materi referensi, dan informasi lainnya. Semua catatan Anda akan akan terlihat dan diorganisasi dalam notebooks, sections, dan pages. OneNote dapat membantu Anda untuk beberapa keperluan berikut: Memastikan Anda tidak kehilangan informasi apapun yang anda anggap penting. Menyimpan ide yang muncul agar ide tersebut tidak hilang. Mengatur potongan-potongan informasi. Mengumpulkan dan merujuk kembali ke catatan dari pertemuan atau kuliah. Mengumpulkan informasi dari Web atau sumber lain dan menjelaskannya untuk diri sendiri atau orang lain. Melacak apa yang perlu Anda lakukan selanjutnya dan tidak kehilangan apa-apa. Bekerja sama dengan orang lain pada proyek berbagi catatan dan file.
Berikut ini penjelasan mengenai beberapa kemampuan OneNote untuk berbagai keperluan. 1. Menangkap ide-ide dan mengumpulkan informasi Anda dapat dengan cepat menangkap catatan rapat, catatan brainstorming, ide dan pikiran, audio dari diskusi, video dari wawancara, diagram, dan seterusnya menggunakan keyboard, pena atau kemampuan merekam di OneNote. Anda juga dapat mengumpulkan kliping dari web, e-mail, berbagai bahan untuk proyek-proyek, pelanggan, dan kelas, file, gambar, dan sebagainya menggunakan integrasi yang mudah dengan web browser dan sistem Office. 2. Menjaga hal-hal terorganisir Dengan OneNote, semua informasiini tetap dalamsatu tempat. Sangat mudah untuk mengatur, dan kemudian mencari dan menemukan lagi informasi tersebut. Bahkan katakata dalam gambar dan rekaman audio atau video mudah ditemukan dengan menggunakan fasilitas pencarian. 3. Membuat informasi selalu siap digunakan Setelah semua informasi ini di ujung jari Anda, akan membuat Anda selalu siap: untuk pertemuan berikutnya, untuk menulis dokumen akhir atau pesan e-mail, untuk melakukan tugas, untuk berbicara dengan pelanggan, untuk melakukan perjalanan, dan sebagainya. Anda dapat membuat tag di buku catatan misalnya sebagai Important atau To Do dan kemudian dengan cepat mengumpulkan ringkasan informasi yang Anda miliki ditandai dengan cara ini. OneNote sepenuhnya dapat disesuaikan sehingga Anda dapat menyesuaikan dengan gaya kerja Anda. 4. Mudah bekerja dalam sebuah tim Anda juga dapat bekerja dengan seluruh tim Anda. Share catatan Anda dalam catatan(notebooks) yang sudah di-share setiap orang dapat mengedit pada saat yang sama dan melihat bahkan saat tidak terhubung ke jaringan. OneNote menggabungkan perubahan setiap kali ada update pada notebooks. Sebuah notebook yang di-share adalah cara yang bagus untuk melihat informasi dari kerja tim, apakah file telah terkumpul, file
apa saja yang telah ada dan catatan apa yang tersedia sebagai sumber, tindakan apa perlu dilakukan dengan melihat perkembangan kerja tim dan sebagainya. 5. Membuat berbagai tipe catatan Anda dapat membuat catatan dari atas ke bawah seperti dalam pengolah kata atau menggunakan seluruh halaman untuk mengatur segala sesuatu seperti Anda harapkan. Ketika Anda membuat catatan pada seluruh halaman, catatan tersebut berada dalam wadah catatan tersendiri,anda dapat memindahkan catatan dalam wadah (kontainer) tersebut. Cobalah memindah catatan dalam kontainer dengan cara klik dan tahan di bagian atas setiap kontainer. Tekan SHIFT sambil menyeret jika Anda ingin menggabungkan kontainer.anda dapat mem-paste gambar, ClipArt dan foto digital ke dalam catatan. Anda dapat dengan mudah membuat diagram menggunakan Drawing Toolbar, Anda juga dapat dengan mudah membuat daftar (list). Anda juga dapat menangkapscreenshot dariapa yang Anda lihatdi Web. Hal inisangat berguna untuk penelitian Web, perencanaan perjalanan, belanja online, danperbandingan produk. Setelah kita membahas berbagai kemampuan yang ada pada program aplikasi OneNote, kini kita akan membahas bagaimana kita dapat mengorganisasi catatan. Berikut ini beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mengorganisasi catatan (notebook), agar catatan tersebut mudah dibaca oleh siapapun yang membutuhkannya. a. Mulailah dengan satu atau dua notebook Anda bisa mulai kerja dengan notebook pribadi yang sudah dibuat dalam OneNote dan mengubahnya sesuai yang Anda inginkan. AtauAnda bisa menutup notebook tersebutdan membuat sebuah notebook baru. Cara untuk membuat notebook baru adalah: klik File>New>Notebook untuk membuka NotebookWizard. Anda dapat mencoba menggunakansalah satutemplate notebook yang tercantum dalam wizard. Tampilan di bawah ini adalah contoh beberapa template yang ada.
b. Buat sections berdasarkan proyek atautopik Jika aktivitas Anda berputar di sekitar proyek, topik, atau kelas, maka buatlah sections untuk masing-masing item ini di catatan (notebook) Anda. c. Buat sections berdasarkan orang atau pelanggan JikaAnda kebanyakan berurusan dengan pelanggan, peserta, klien, atau laporan langsung Anda, buatlah sections untuk masing-masing. d. Gunakansections Unfiled Bila Anda tidak punya waktu untuk berpikir tentang di mana catatan Anda harus diletakkan, klik saja tombol logo windows+n sehingga OneNote segera meluncur dan membuat halamanbaru dibagian CatatanUnfiled. e. Mengubah organisasi Anda dari waktu ke waktu Ketika Anda menggunakan OneNote dan membuat lebih banyak catatan, Anda mungkin ingin mengatur catatan Anda berbeda:
Jika Anda membuat banyak halaman topik, cobalah memindahkan topik-topik tersebut ke sesi (sections) baru. Jika Anda membuat banyak sesi dalam satu notebook, mencoba menempatkan beberapa sesi menjadi notebook terpisah. Membuat navigasi antara catatan lebih nyaman dengan menciptakan beberapa notebook di tingkat atas, daripada menempatkan semuanya dalam satu notebook. Bila Anda perlu untuk mengatur kembali catatan Anda, Anda dapat memperluas Navigation Bar supaya lebih nyaman. Berikan tanda (Tag) pada catatan Gunakan Tag supaya Anda dengan mudah dapat menemukan segala sesuatu yang penting yang ada dalam catatan Anda. Untuk melihat tag dari semua notebook, klik View > All Tagged Notes. beberapa Tag yang ada yang dapat Anda gunakan antara lain: Tag Hal yang penting, ide, definisi, poin kunci, alamat, pertanyaan, nama orang, buku untuk dibaca, dll..
Mencari catatan Anda OneNotedapat dengan cepat menemukan teks yang diketik, baik catatan tulisan dari keyboard, tulisan tangan(jika menulis dengan pen di Tablet PC), dan bahkan teks di dalam gambar. Gunakan kotak pencariandisisi kanan atas jendela OneNote untuk mengetikteks yang Anda cari,dan kemudian tekan ENTERatau klik tombol Search. Anda juga dapat menekan CTRL+F untuk beralihke kotak pencarian. Cara lain untuk menemukan teks dalam catatan adalah dengan memanfaatkan Tag. Buka Tag maka akan kelihatan dalam Tag tersebut hal-hal penting yang akan Anda cari berdasarkan Tag-nya. Cara menampilkan Tag sebagai berikut: Klik View>All Tagged Notes Mengirim catatan ke orang lain Anda dapat mengirimkan halaman catatan sebagai pesan e-mail, langsung dari OneNote. Misalnya, mengirim catatan pertemuan anda untuk peserta rapat lainnya. Penerima tidak perlu memiliki OneNote untuk melihat catatan, karena catatan yang ditempatkan ke dalam tubuh pesan dalam format HTML, atau ditambahkan sebagai lampiran HTML. Cara mengirim catatan sebagai e-mail pesan sebagai berikut:
Klik tombol E-mail atau klik File>E-mail untuk menulis pesan. (Anda bisa klik tombol E-mail lagi jika Anda ingin membatalkan menulis pesan) Publish catatan sebagai PDF Anda dapat menyimpan catatan Anda dalam format seperti PDF, untuk mendistribusikan ke orang-orang yang tidak memiliki OneNote atau posting catatan Anda pada halaman Web. Anda dapat mempublikasikan halaman yang dipilih atau seluruh bagian. Cara mem-publish catatan sebagai PDF adalah: Klik File>Publish as PDF. Catatan: Anda dapat menyimpan catatan sebagai file PDF setelah Anda menginstal add-in. Membuat catatan bersama Catatan bersama yang dimaksud disini adalah catatan yang ditujukan untuk beberapa orang (catatan untuk di share dalam kerja tim). Pada catatan bersama akan terjadi hal-hal berikut: Beberapa orang dapat mengeditpada saat yang sama. Perubahan digabung secara otomatis. Catatan (notebook) offline tersedia untuk setiap orang. Anda dapat menggunakan catatan bersama untuk mencatat segala sesuatu mengenai proyek tim, sehingga setiap orangdapat bekerja atas dasar catatan tersebut. Catatan bersama mempunyai manfaat yang besar untuk menyimpan: Catatan rapat. Brainstorming ide-ide. Bahan pendukung yang dikumpulkan oleh anggota kelompok. Daftar item pekerjaan tim dimana anggota tim tersebut dapat menandai. (Jika Anda mengelola item pekerjaan dalam suatu proyek, Anda dapat menarik file proyek tersebut pada sebuah halaman OneNote sebagai lampiran) Rancangan informal dari laporan proyekdi mana orang bisa menambahkan komentar.
Ketika dibutuhkan Anda dapat mengirimkan rancangan tersebut dalam bentuk Ms Word(caranya: File>Send To) Catatan dapat dengan mudah dishare di folder pada komputer Anda atau pada server. OneNote akan memanduanda melalui pengaturan lokasi yangtepat jika Anda menggunakan menu share atau pilihan opsi share notebook pada New Notebook Wizard. C. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Membuat catatan yang rapi dan terorganisir sangat dibutuhkan sehingga ketika catatan tersebut dibutuhkan lagi akan dengan mudah mencarinya. Untuk membuat catatan yang diinginkan tersebut tersedia software yang mendukung untuk itu, salah satunya adalah OneNote.
Aplikasi OneNote mempunyai berbagai fasilitas yang memudahkan untuk membuat dan mengorganisasi catatan. Fasilitas tersebut diantaranya adalah berbagai template yang tersedia, fasilitas untuk memberikan tag pada catatan sampai pada fasilitas untuk searching teks. Kelebihan lain dari aplikasi ini adalah kita dapat langsung merekam audio dan video dari aplikasi tersebut. Masih terdapat kelebihan lain dari aplikasi ini, yaitu catatan yang dibuat dengan aplikasi ini mudah di-share, sehingga mendukung untuk kerja tim. Saran Buatlah catatan sesuai kebutuhan Anda. Anda dapat memanfaatkan template-template yang ada untuk membuat catatan. Gunakan juga fasilitas-fasilitas yang lain yang memudahkan untuk membuat catatan Anda seperti penggunaan Tag. D. DAFTAR PUSTAKA 1. Microsoft Corp. OneNote 2007 Help. 2. http://office.microsoft.com/en-001/onenote-help/get-started-with-microsoft-office-onenote- 2007-HA010032521.aspx, diakses Maret 2013. 3. http://training.vcu.edu/self_detail.asp?id=259, diakses Maret 2013.