DAFTAR LAMPIRAN 1. GAMBARAN UMUM DAN PROFIL PERPUSTAKAAN STIPAP- MEDAN. Perpustakaan STIPAP menyimpan dan mengelola karya ilmiah mahasiswa akhir dengan menempatkan bentuk tercetaknya dalam ruangan koleksi umum, tetapi untuk koleksi tugas akhir pustakawan meletaknya pada beberapa rak terpisah dengan rak-rak koleksi umum. Penyusunan koleksi tugas akhir mahasiswa berdasarkan tahun ajaran dan abjad nama mahasiswa. PerpustakaanSTIPAP saat ini menyimpan tugas akhir mahasiswa sekitar 953 judul dari jumlah alumni 1283 maka, terdapat selisih 330 judul tugas akhir yang tidak ada. Tugas akhir mahasiswa yang sudah diberikan ke perpustakaan kemudian dilakukan pengolahan oleh pustakawan dengan proses digitalisasi yaitu scanning terhadap dokumen tercetak. Jumlah dokumen tercetak yang sudah melalui proses scanning saat ini sebanyak 207 judul. Mahasiswa yang menyelasikan tugas akhir akan menyerahkan karya ilmiah mereka dalam dua bentuk penyimpanan yaitu tercetak (1 eksemplar) dan elektronik (1 buah CD dengan format PDF/Word). Dengan demikian, Pustakawan seharusnya tidak perlu lagi untuk melakukan digitalisasi terhadap koleksi tugas akhir tercetak namun, yang dibutuhkan yakni sebuah sistem repositori institusi yang dapat mengelola koleksi deposit institusi agar karya tulis mahasiswa dapat dimanfaatkan kembali untuk kebutuhan informasi pemustakannya. 75
2. Visi dan Misi Perpustakaan a. Visi Menjadi unit pelayanan yang mampu mendukung Tridharma Perguruan Tinggi di Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan b. Misi Menjadi unit pelayanan yang mampu memberikan Servis Excellent pada pengguna perpustakaan 3. Tujuan Perpustakaan Sebagai bagian yang integral dari suatu perguruan tinggi, maka perpustakaan perguruan tinggi dapat diselenggarakan dengan tujuan untuk dapat menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi yang sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, pengajaran dan pengabdian kepada masyarakat. Adapun yang menjadi tujuan didirikannya Perpustakaan STIPAP LPP Kampus Medan antara lain: 1.Dalam menunjang pendidikan dan pengajaran, perpustakaan bertujuan untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi untuk mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku. 76
2.Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literature ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti. 3.Dalam menunjang pengabdian kepada masyarakat, maka perpustakaan melakukan kegiatan dengan menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi masyarakat. 4. Fungsi Perpustakaan Secara umum fungsi perpustakaan STIPAP adalah melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya. Baik bagi civitas akademika maupun pengguna di luar kampus. Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai pusat belajar mengajar maupun sebagai pusat penelitian bagi mahasiswa dan dosen. 77
5. Struktur Organisasi Adapun struktur organisasi Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan Medan adalah sebagai berikut: Kepala Perpustakaan Sunyianto, S.Sos Staf Perpustakaan Friska Anggraini, S.Sos Staf Perpustakaan Fadhil Fraya, A.Md - Staf ---sssdd bagian pengolahan - Staf pengadaan bahan pustaka - Staf pelayanan referensi - Selving - Staf pengolahan - Staf pelayanan sirkulasi - Staf program automasi perpustakaan - Selving Gambar 17. Struktur organisasi Perpustakaan STIPAP-Medan. 78
2. LAMPIRAN HASIL WAWANCARA 1. Apa sajakah jenis koleksi repositori yang ada di perpustakaan STIPAP? I 2 jawab: Koleksi repositori yang ada saat ini di perpustakaan berupa tugas akhir mahasiswa yang diberikan saat akan mendaftar wisuda. Tugas akhir yang diberikan dalam bentuk hardcopy 2 eksemplar dan 1 bentuk softcopy, namun rencana kedepan kita jika sistem repositori institusi kita sudah dibangun maka akan ada penambahan koleksi yaitu e-book dan jurnal. 2. Bagaimana pengelolaan koleksi repositori yang sudah dilakukan di perpustakaan STIPAP? I 1 Jawab: Penyimpanan koleksi tugas akhir mahasiswa dilakukan dengan 2 cara yakni secara manual untuk koleksi tugas akhir cetak akan disusun di rak, sebelum disusun di rak maka koleksi ini akan digabungkan dahulu dengan angkatan yang sama dan diurutkan nama mahasiswanya berdasarkan abjad, setelah terkumpul semua barulah disusun ke rak, Penyimpanan koleksi tugas akhir elektronik dibuat dalam satu file di komputer, penyerahan softcopy ini wajib agar saat terjadi kehilangan pada koleksi softcopynya dapat diprint kembali, penysunan tugas akhir dalam file ini berdasarkan judul, nama mahasiswa, dan jurusan. 3. Siapa sajakah yang dapat menggunakan koleksi repositori perpustakaan STIPAP? I 1 Jawab: Seluruh mahasiswa STIPAP, Pengguna luar juga diperbolehkan menggunkan koleksi tugas akhir tapi harus mendaftar jadi nggota lebih dulu. 4. Siapa sajakah yang terlibat dalam pengelolaan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP? 79
I 2 Jawab: Kepala Perpustakaan dan 2 orang Pustakawan yang bekerja disini. 5. Bagaimanakah prosedur peminjaman koleksi repositori di perpustakaan STIPAP? I 3 Jawab: Perpustakaan kita saat ini belum menerapkan sistem repositori yang terautomasi, sebagian data tugas akhir yang elektronik ada yang diinput ke Microsoft word, Untuk melakukan peminjaman Pengguna dapat langsung menuju ke rak koleksi, peminjaman tugas akhir tidak dapat dibawa pulang, pertama pengguna diwajibkan mengisi form peminjaman koleksi tugas akhir pada buku besar, lalu tanda tangan di kolom peminjaman dan menyerahkan KTM, Kalau Pengembalian koleksi tugas akhir dapat langsung diberikan kepada petugas dibagian sirkulasi,lakukan tanda tangan pada kolom pengembalian di buku besar, lalu KTM dapat diambil kembali, Bila pengembalian tugas akhir melewati batas waktu atau tidak dikembalikan sampai jam tutup perpustakaan tiba maka pengguna akan diberi sanksi denda seharga fotocopy tugas akhir yang dibawa pulang, jika tugas akhir hilang atau rusak maka pengguna juga akan diberi sanksi untuk memprint tugas akhir dengan menggunakan softcopy yang disimpan perpustakaan atau memfotocopy hardcopy tugas akhir yang pertinggalnya disimpan perpustakaan. 6. Kendala apasajakah yang muncul dalam pelayanan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP? I 1 Jawab: Kendalanya ketika pengguna yang berkunjung mencari koleksi tugas akhir membutuhkan waktu yang lama saat pencarian koleksi, karena hnya disusun berdasarkan angkata, maka banyak waktu yang terbuang saat pencarian koleksi. 80
I 3 : Sejauh ini masalahnya ketika pengambilan tugas akhir, jadi ketika mereka (pengguna) sedang membaca tugas akhir mereka menaruhnya ke rak kembali dengan susunan yang salah, kadang ada yang meletakkan tugas akhir dirak angkatan yang berbeda, jadi itukan membuat petugas harus memeriksa kembali semua koleksi di rak dan menyusun kembali sesuai angkatan dan abjad, ada baiknya jika koleksi itu tidak jadi digunakan atau selesai dibaca diletakkan saja di atas meja biar petugas kami yang menyusun itu lebih baik, tetapi kalau sistem kita sudah terautomasi mungkin masalah seperti ini tidak terjadi ya. 7. Bagaimanakah sistem repositori institusi yang dibutuhkan STIPAP? I 1 Jawab: Sistem repositori institusi yang kami inginkan tentunya dapat terbuka bagi siapa saja baik mahasiswa STIPAP atau pengguna luar STIPAP juga, namun ada pembatasan akses juga ya nanti kami akan sistem ini dengan sistem log in jadi semua pengguna tanpa terkecuali harus mendaftar lebih dulu baru kami beri hak akses untuk koleksi bab I-III,Bab IV-V akan kami tutup dan hanya dapat diprint izin aksesnya hanya kami berikan dengan datang langsung ke perpustakaan STIPAP lalu akan kami kenakan biaya untuk printnya. I 3 : untuk pengolahan data pada sistem repositori yang akan kami terapkan nanti tentunya dokumen Pdf. I 2 : Sejauh ini kami masih belum tau mengenai software apa yang akan digunakan, apakah developer kami akan mengunakan software buatannya sendiri, atau menggunakan software gratis, saya belum tahu pasti. Mengenai standar meta data yang akan kami gunakan juga belum dirundingkan, namun saya berharap sistem nanti bisa menerapkan standar metadata dublincore karena 81
deskripsinya yang sederhana,mudah dimengerti dan bisa dilakukan pengembangan lebih lanjut Tapi semua itu harus dirundingkan kembali antara semua pihak yang terlibat terutama pihak developer. 8. Seberapa pentingkah perancangan sistem repositori institusi ini untuk pengelolaan koleksi repositori di perpustakaan STIPAP? I 1 Jawab: Kami sudah bekerja sama dengan developer sistem dari luar untuk membangun sistem repositori terautomasi, namun sudah hampir beberapa tahun tidak ada perkembangan dan developer tersebut sangat sulit dihubungi, benar sekali, memang perancngan sistem repositori ini sangat penting bagi kami, karena tujuannya untuk memberikan kebutuhan informasi kepada mahasiswa dengan lebih mudah, kami ingin merealisasikan fungsi dari perpustakaan modern itu sendiri yaitu memberikan kemudahan pencarian informasi kepada pengguna oleh karena itu jika apa yang kita miliki saat ini di perpustakaan dapat diakses diluar tentunya kami sangat senang. HASIL WAWANCARA DENGAN PUSTAKAWAN USU 1. Apakah metadata yang sesuai dengan kebutuhan sistem dalam perancangan Repositori? I 4 Jawab: kebutuhan metadata tetap harus disesuaikan dengan sistem yang akan dibangun seperti apa ya, kita di perpustakaan USU menggunakan Standar Metadat Dublincore, jadi harus diketahui dulu seperti apa kebutuhan mereka baru bisa ditentukan mau menggunkan standart apa 2. Apakah perangkat lunak yang ideal untuk membangun sebuah repositori di perpustakaan? 82
I 4 Jawab: Mengenai repositori lebih baik dibangun dengan menggunakan software Dspace, alasan mengenai pemilihan software ini tentu karena fitur-fitur yanga ada didalamnya sesuai dengan kebutuhan perpustakaan USU, Kelebihan dari Dspace dari segi metadatanya kita dapat menambahkan sendiri unsur data field yang sesuai dengan kebutuhan sistem, untuk field yang tersedia sekitar 172 tetapi USU sendiri hanya menggunakan 9 unsur data field dan ada yang sudah terisi otomatis seperti tanggal data diisi. Jadi untuk mengetahui metadata apa yang lebih baik ataupun sesuai dengan kebutuhan sistem di sebuah institusi maka di pertanyakan kembali apa saja metadata yang perlu untuk mereka cantumkan, lalu kita sesuaikan dengan metadata yang tersedia di software tersebut, Mengenai sistem security untuk file yang akan diunggah oleh perpustakaan, disesuaikan dengan kebijakan perpustakaan. Ada file security yang memberikan layanan open lalu download, namun ada juga yang hanya bisa diprint. Akses ke konten dengan akses sistem itu adalah hal yang berbeda. Contoh akses sistem, misalnya ada pengguna luar ingin akses ke web repositori USU tapi tidak bisa hanya dibatasi mahasiswa USU saja, hal ini mungkin karena log in menggunakan Nim atau yang lainnya, sedangkan akses konten itu misalnya akses ke sistem tidak di-protect namun ketika ingin melihat konten tidak bisa karena harus log ini terlebih dahulu. Hal ini biasanya bukan untuk mempersulit namun agar diketahui seberapa banyak dan siapa saja yang menggunakan repositori institusi tersebut. 83
3.LAMPIRAN SURAT BALASAN PENELITIAN 84
85
86
87