GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN STMIK TIME. pada bulan januari 2002, atas izin Dirjen Dikti Depdiknas no.13/d/o/2002

Transkripsi

1 Lampiran-1 GAMBARAN UMUM ERUSTAKAAN STMIK TIME 1. Sejarah Singkat Sekolah Tinggi Manajemen Informatika TIME didirikan oleh Yayasan endidikan TIMESM (Teknologi Informasi Dan Edukasi Sistematika Mandiri) pada bulan januari 2002, atas izin Dirjen Dikti Depdiknas no.13/d/o/2002 tertanggal 28 januari 2002, maka dibuka program studi strata satu (S1), yaitu: 1. rogram Studi Teknik Informatika (No izin. 1457/D/T2005) dan telah Terakreditasi BAN-T dengan SK.018/BAN-T/Ak-XII/S1/VI/ rogram Studi Sistem Informasi (No izin. 1456/D/T/2005) dan telah Terakreditasi BAN-T dengan SK.018/BAN-T/Ak-XII/S1/VI/2009 Kampus STMIK TIME terletak di jalan merbabu No.32 AA/BB merupakan gedung berlantai empat dengan luas bangunan sekitar 1500m2. erguruan Tinggi STMIK TIME mempunyai tujuan yang dikelompokkan sebagai berikut: 1. Tujuan Utama STMIK TIME yaitu, membantu pemerintah dalam membantu mencerdaskan kehidupan Bangsa Indonesia sesuai dengan UUD 1945 dan menghasilkan lulusan yang membantu teknologi dan ilmu pengetahuan. 2. Tujuan Institusional STMIK TIME yaitu, mendidik tenaga terampil dan mampu menyelesaikan hal-hal yang berhubungan dengan teknologi dan 68

2 3. ilmu pengetahuan yang didukung oleh teknologi informasi serta membina keterkaitan yang erat dengan kegiatan pembangunan bangsa dan negara. 4. Tujuan pengembangan jangka pendek yaitu, mewujudkan tercapainya tingkat perkembangan akademik khususnya dalam jumlah dan mutu lulusan, perbandingan jumlah dan mutu tenaga pendidik yang professional disertai dengan peningkatan sarana fisik dan laboratorium serta relevan dengan kebutuhan pengembangan social-ekonomi dan pembangunan industry serta dunia usaha. 5. Tujuan pengembangan jangka panjang yaitu, menyelenggarakan pendidikan jenjang asca Sarjana S2 (Master) dan S3 (Doktor) yang berorientasi pada berbagai profesi di bidang teknologi dan ilmu pengetahuan. Adapun semboyan dari STMIK TIME yaitu, Transforming Your Future yang mempunyai makna transformasi pada masa depan, dengan tujuan STMIK TIME akan melakukan update sesuai dengan kemajuan zaman. Visi STMIK TIME yaitu, institusi pendidikan tinggi dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang mampu bersaing dan terus mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Misi STMIK TIME yaitu: 1. Melaksanakan proses belajar mengajar di bidang teknologi informasi dan komunikasi yang mampu bersaing dan terus mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. 69

3 2. Menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas dan mampu bersaing di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. 3. Memberikan fasilitas pendidikan dengan kualitas terbaik. 4. Mengadakan kerjasama dengan perusahaan-perusahaan manufaktur, jasa dan perdagangan untuk praktek kerja mahasiswa dan penyaluran sarjana siap pakai. 5. Memberikan tenaga pengajar yang professional dan kompeten sesuai dengan keahliannya dan mampu mentransfer ilmu pengetahuan kepada mahasiswa. erpustakaan STMIK TIME berada di lantai 4 dan terletak di gedung utama STMIK TIME. Dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya erpustakaan mengalami perkembangan pesat sejak dua tahun terakhir. Sejak tahun 2012, erpustakaan mulai melakukan perubahan mendasar dalam berbagai aspek pelayanannya. enambahan koleksi dalam jumlah besar serta penambahan fasilitas-fasilitas baru dalam hal pelayanan seperti penambahan fasilitas internet dan komputer, penambahan meja baca, penambahan sumber daya manusia yang berkualitas (memiliki pengetahuan tentang perpustakaan) dan lainnya. Upaya tersebut menunjukkan hasil yang sangat memuaskan ditandai dengan meningkatnya penggunaan fasilitas erpustakaan oleh mahasiswa setiap tahunnya. erpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridarma memiliki peranan yang besar dalam mendukung misi dan tujuan STMIK TIME. Berkaitan dengan itu semua, erpustakaan telah berupaya untuk menyelaraskan peranannya dalam mengikuti perkembangan STMIK TIME itu sendiri. 70

4 2. Visi Dan Misi erpustakaan Visi erpustakaan STMIK TIME adalah sebagai berikut: Menjadikan erpustakaan STMIK TIME sebagai salah satu pusat sumber informasi yang lengkap dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi yang dapat dihandalkan bagi segenap sivitas akademika STMIK TIME. Misi yang diemban oleh erpustakaan STMIK TIME adalah: 1. Menyediakan sumber ilmu pengetahuan dan teknologi serta informasi lainnya yang relevan /untuk mendukung Tridharma erguruan Tinggi STMIK TIME. 2. Menyediakan layanan akses informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif, serta membantu mahasiswa dan dosen, sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhannya. 3. Menunjang dan berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi STMIK TIME. 3. Struktur Organisasi erpustakaan STMIK TIME Saat ini seluruh kegiatan erpustakaan dilayani oleh 3 orang staf yang terdiri dari 2 orang dengan latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan 1 orang dengan latar pendidikan komputer. Sesuai dengn struktur organisasi erpustakaan STMIK TIME dipimpin oleh Kepala erpustakaan dan Sistem Informasi yang dibantu oleh staf layanan pengguna dan staf layanan teknis. Adapun struktur organisasi erpustakaan STMIK TIME adalah sebagai berikut: 71

5 Kepala erpustakaan dan Sistem Informasi Staf Layanan engguna Staf Layanan Teknis Layanan Sirkulasi Layanan Referensi Layanan engadaan Layanan engolahan Layanan erawatan Gambar : Struktur Organisasi erpustakaan er 31 Desember Jumlah Anggota erpustakaan Jumlah anggota perpustakaan adalah seluruh sivitas akademika STMIK TIME yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan. Tabel: Jumlah Anggota erpustakaan No Kategori Jumlah 1 Mahasiswa Dosen 50 3 Karyawan 30 Jumlah seluruhnya Sumber: Laporan Anggota erpustakaan Tahun

6 5. Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis Tabel: Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis (Januari s.d Desember 2014) No Jenis Koleksi Judul Jumlah Eksemplar 1 Buku Jurnal (Tercetak) Deposit STMIK TIME Referensi STMIK TIME Jumlah seluruhnya Data Jumlah Dokumen Elektronik (Sistem erpustakaan Online STMIK TIME) Tabel: Jumlah Koleksi Dokumen Elektronik Yang Dipublikasikan di Sistem erpustakaan Online STMIK TIME per tahun 2014 No Kategori Dokumen Jumlah 1 Skripsi Tahun 2013 Tahun Jumlah seluruhnya

7 7. Jam Buka erpustakaan Jam buka perpustakaan selama masa kuliah dan hari kerja adalah sebagai berikut: Senin s.d Jum at Sabtu Tutup Selama libur semester erpustakaan ditutup lebih awal. 8. Jenis elayanan Jenis-jenis pelayanan yang disediakan oleh erpustakaan STMIK TIME terdiri dari: 1) Sirkulasi Untuk melayani semua transaksi termasuk peminjaman, perpanjangan dan pengembalian bahan pustaka. elayanan ini telah menggunakan sistem perpustakaan online, sehingga transaksi hanya memerlukan waktu yang singkat. 2) Rujukan Dan Bantuan engguna Bertujuan untuk membantu pengguna dalam penelusuran informasi dari berbagai sumber. Selain itu, pustakawan atau staf yang bertugas dapat membantu menjawab berbagai pertanyaan yang diajukan oleh pengguna dengan memanfaatkan berbagai jenis koleksi rujukan seperti kamus, ensiklopedia, dan lainnya baik bersumber tercetak maupun elektronik. 3) Akses Internet Dapat digunakan untuk mengakses sumber daya elektronik. 74

8 4) endidikan engguna erpustakaan secara berkala menyelenggarakan kegiatan orientasi pengenalan sistem perpustakaan bagi mahasiswa baru dan lainnya yang membutuhkan. 5) Usulan engadaan Buku Baru engguna dapat mengusulkan judul buku baru dengan mengisi Form enambahan Judul Buku Baru yang dapat diperoleh dari pustakawan bagian pengadaan. 75

9 Lampiran-2 edoman Wawancara Untuk Informan 1 () 1. Dalam pengolahan dokumen elektronik dibutuhkan suatu pedoman. edoman apasajakah yang digunakan dalam pengolahan dokumen elektronik? 2. Bagaimana dengan standar metadata pengolahan dokumen elektronik? Apakah menggunakan standar metadata umum seperti Dublin Core? 3. Bagaimanakah prosedur kerja pengolahan dokumen elektronik skripsi dan siapakah yang terlibat didalamnya? 4. Bagaimanakah proses penyimpanan dokumen elektronik sebagai media back-up data? 5. Bagaimanakah proses pengaksesan dan temu kembalinya? 6. Bagaimanakah format isi dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna? (apakah dalam bentuk fulltext atau abstrak) 7. Apa sajakah format file dari dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna? (apakah dalam bentuk HTML, DF, DOC, T) 8. Jika diterapkan, apa kelebihan yang diperoleh dalam penerapan pengolahan dokumen elektronik? 9. Jika diterapkan, apa kelemahan yang diperoleh dalam penerapan pengolahan dokumen elektronik? 10. Apakah ada cara tertentu untuk mengatasi kelemahan tersebut? 76

10 Lampiran-3 edoman Wawancara Untuk Informan 2 (I2) 1. Darimanakah sumber dokumen elektronik yang dimiliki? 2. Apakah ada ketentuan skripsi tahun berapa yang dapat dialihmediakan menjadi dokumen elektronik? 3. Berapakah jumlah skripsi potensial setiap tahunnya? 4. Bagaimanakah prosedur kerja dalam pemilihan dokumen elektronik? 5. Siapakah yang terlibat dalam proses pemilihan tersebut? 6. Apa tujuan dari pemilihan tersebut? 77

11 Lampiran-4 edoman Wawancara Untuk Informan 3 (I3) 1. Bagaimanakah prosedur kerja dalam pengolahan dokumen elektronik dan siapakah yang terlibat di dalamnya? 2. Bagaimanakah proses kerja bagian editing? 3. Bagaimanakah proses kerja bagian uploading? 4. Bagaimanakah penerapan sistem automasi yang digunakan dalam proses pengolahan dokumen elektronik skripsi? 5. Adakah perbedaan entry data skripsi dengan entry data buku ke dalam sistem? 78

12 Lampiran-5 Hasil Wawancara Dengan Informan 1 () Wawancara dengan Informan 1 () Hari / Tanggal : Senin / 9 Februari 2015 Waktu : Keterangan : enulis : Informan 1 : Assalamualaikum pak, saya mohon maaf pak kalau mengganggu. Saya bisa minta waktu bapak untuk wawancara? : Waalaikumsalam, o ya udah silahkan. Gak papa. Bapak juga lagi kosong jadwalnya hari ini. : Oke pak, makasih ya pak. Kalau gitu saya mulai wawancaranya ya pak ( mengambil lembar pedoman wawancara). Ada berapa jumlah staf disini pak? : Staf hanya berjumlah 3 orang termasuk saya. : Untuk pengolahan dokumen elektronik apakah semua staf terlibat pak? : Iya, karena sudah ada prosedurnya masing-masing. : Latar belakang pendidikannya apa pak? 79

13 : Bagian pengadaan basic ilmunya S1-komputer, bagian pengolahan basic ilmunya S1-bisnis. Kalau saya sebagai kepala perpustakaan basicnya yah ilmu perpustakaan dan masih S1 juga. : Dalam pengolahan dokumen elektronik dibutuhkan suatu pedoman. edoman apa sajakah yang digunakan disini pak? : edoman yang digunakan erpustakaan STMIK TIME berupa alur kerja produksi digital yang dibuat oleh saya selaku Kepala erpustakaan disini. : Bagaimana dengan standar metadata pengolahan dokumen elektronik yang digunakan pak? apakah menggunakan standar metadata umum seperti Dublin Core? : Kalau disini metadata koleksi materi digital (elektronik) di erpustakaan STMIK TIME masih menggunakan Format MARC karena pengolahan dokumen elektronik tidak terpisah dari library housekeeping STMIK TIME yang menggunakan aplikasi SLiMS 5.0 Meranti yang mendukung berjalannya pengolahan dokumen elektronik karena tersedianya fasilitas Attachment File untuk meng-upload file elektronik dari skripsi tersebut. : Jadi disini pengolahan dokumen elektroniknya masih pakai sistem automasi perpustakaan ya pak? belum berdiri sendiri misalnya seperti USU Repository yang menggunakan aplikasi Dspace? : Iya betul, karena di sistem automasi yang digunakan sekarang sudah ada fasilitas Attachment File jadi kami tinggal meng-upload file elektronik skripsi yang diserahkan mahasiswa. Yah, istilahnya memanfaatkan apa 80

14 yang ada dan saat ini juga dokumen elektronik yang kami miliki masih sedikit jumlahnya. : Jadi, bagaimanakah prosedur kerja pengolahan dokumen elektronik skripsi dan siapakah yang terlibat didalamnya? : emilihan dan seleksi, proses editing dan proses upload. Kalau kamu mau bertanya tentang pemilihan dan seleksi skripsi kamu bisa tanya ke bagian pengadaan, sedangkan untuk pengolahannya termasuk editing dan uploading kamu bisa langsung ke bagian pengolahan. : Bagaimanakah proses penyimpanan dokumen elektronik sebagai media back-up data? : Dalam proses penyimpanannya kita menyimpan di media komputer dan CD. Yaitu dengan membuat folder-folder khusus untuk data skripsi. Hal ini dilakukan agar kami mudah menemukannya jika suatu saat data tersebut diperlukan. : Bagaimanakah proses pengaksesan dan temu kembalinya pak? : Di Sistem erpustakaan Online STMIK TIME ada dua cara penelusuran. ertama, pengguna cukup mengetikkan kata kunci (keyword) pada sistem yang tersedia layaknya menggunakan Search Engine seperti Google. Cara ini disebut encarian Sederhana. Kedua, dapat langsung melakukan penelusuran berdasarkan GMD-nya misalnya skripsi, atau dengan menggunakan mesin pencari yang dapat ditelusur dengan beberapa titik akses. Cara ini disebut dengan encarian Lanjut. Sedangkan yang 81

15 dijadikan titik akses dalam pencarian dokumen elektronik skripsi adalah judul, penulis, subjek, dan abstrak skripsi tersebut. : Bagaimanakah format isi dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna pak? apakah dalam bentuk fulltext atau hanya abstrak? : Isi dokumen yang dilayankan kepada pengguna terdiri dari bentuk teks penuh. Dengan ketentuan pengguna yang dapat mengakses dalam bentuk teks penuh (fulltext) hanya pengguna yang terdaftar sebagai anggota pada erpustakaan STMIK TIME, karena ada proses login terlebih dahulu. Kalau untuk pengguna yang tidak terdaftar hanya dapat mengakses abstraknya saja. : Apa sajakah format file dari dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna? apakah dalam bentuk HTML, DF, DOC, T? : Bentuk format elektronik yang dilayankan kepada pengguna adalah format ortable Document Format (DF). Dapat dilihat dari lampiran berkas pada OAC erpustakaan STMIK TIME. : Jika diterapkan, apa kelebihan yang diperoleh dalam penerapan pengolahan dokumen elektronik? : Kelebihan utama yang didapat adalah proses kerja dan penyebaran informasi atau pengetahuan lebih terorganisir sehingga lebih efektif dan efisien. Selain itu dengan pengolahan dokumen elektronik seperti ini, bisa dikembangkan di masa yang akan datang. Artinya, dapat diakses secara luas baik melalui intranet maupun internet dan diharapkan kedepannya dapat terintegrasi dengan sistem manajemen dokumen elektronik lainnya. 82

16 : Jika diterapkan, apa kelemahan yang diperoleh dalam penerapan pengolahan dokumen elektronik? : Kelemahannya adalah mudah untuk diduplikasikan sehingga tidak diketahui lagi data mana yang masih asli. : Apakah ada cara tertentu untuk mengatasi kelemahan tersebut? : Disini kami membuat suatu folder yang isinya semua file elektronik dari skripsi mahasiswa dan hanya bisa diakses oleh pustakawan karena mempunyai kode tertentu, hal ini dilakukan agar data rahasia bisa terjaga dengan baik. 83

17 Lampiran-6 Hasil Wawancara Dengan Informan 2 (I2) Wawancara dengan Informan 2 (I2) Hari / Tanggal : Selasa / 10 Februari 2015 Waktu : Keterangan : enulis I2 : Informan 2 : Assalamualaikum kak, saya mohon waktunya sebentar ya buat saya wawancarai mengenai pengolahan dokumen elektronik di erpustakaan STMIK TIME. I2 I2 : Waalaikumsalam, oke silahkan dek. : Darimanakah sumber dokumen elektronik yang dimiliki? : Koleksi dokumen elektronik yang dimiliki erpustakaan STMIK TIME diperoleh dari karya ilmiah berupa skripsi yang dihasilkan mahasiswa STMIK TIME yang wajib diserahkan ke perpustakaan dalam bentuk tercetak dan file elektronik (CD) sebagai salah satu syarat wisuda sesuai dengan keputusan UKET-1 no.1025/sk/1/vi/2013. : Apakah ada ketentuan skripsi tahun berapa yang dapat dialihmediakan menjadi dokumen elektronik kak? 84

18 I2 : Untuk skripsi yang tahun lama atau tahun 2000 ke atas belum ada yang dialihmediakan menjadi dokumen elektronik karena kendala biaya dan sumber daya manusianya. : Berapa jumlah skripsi potensial setiap tahunnya? I2 : Bisa mencapai 100 judul per tahun. Contohnya saja untuk tahun 2013 mencapai 175 judul dan tahun 2014 mencapai 185 judul. Dan setiap tahunnya pasti akan terus bertambah. : Jadi saat ini dokumen elektronik hanya bersumber dari file elektronik skripsi yang diberi mahasiswa ketika mendaftar wisuda kak? I2 I2 : Iya dek, : Bagaimana dengan karya ilmiah penelitian dosen kak? : Belum ada dek, jadi masih sebatas skripsi saja. : ertanyaan selanjutnya kak. Bagaimanakah prosedur kerja dalam pemilihan dokumen elektronik? I2 : rosedur kerja pemilihan dokumen elektronik begini dek. ertama mahasiswa menyerahkan skripsi dalam bentuk tercetak dan elektronik (CD) ke perpustakaan. Kedua staf perpustakaan bagian pengadaan memeriksa kesesuaian dokumen tercetak skripsi dengan dokumen elektroniknya (CD) yang dilampirkan. Ketiga, Apabila terdapat kekurangan dan tidak memenuhi persyaratan dalam pemberian skripsi maka dokumen tersebut akan dikembalikan kepada mahasiswa untuk diperbaiki lebih lanjut dan diberi waktu perbaikan. Keempat, jika dokumen tercetak skripsi dan dokumen elektronik skripsi sesuai maka kepada yang 85

19 bersangkutan diberikan surat keterangan. Terakhir, dokumen tercetak skripsi dan elektroniknya siap untuk diproses agar dapat dilayankan. I2 : Siapakah yang terlibat? : Yang terlibat dalam proses pemilihan adalah saya sebagai staf pengadaan dan juga pihak program studi. : Tujuan pemilihan itu untuk apa kak? I2 : Setiap CD yang diterima harus dipilih/diseleksi dan dilakukan pemeriksaan agar tidak terjadi kekeliruan. I2 : Kekeliruan yang bagaimana maksudnya kak? : Yah maksudnya kita harus sesuaikan berdasarkan skripsi tercetaknya. Jangan sampai ada dokumen elektronik skripsi yang berbeda isinya dengan skripsi tercetak mahasiswa tersebut. 86

20 Lampiran-7 Hasil Wawancara Dengan Informan 3 (I3) Wawancara dengan Informan 3 (I3) Hari / Tanggal : Senin / 9 Februari 2015 Waktu : Keterangan : enulis I3 : Informan 3 I3 I3 I3 : Selamat pagi bu? : agi juga dek, : Saya mohon waktunya sebentar ya bu buat wawancara : Oyaudah silahkan : Ibu bagian pengolahan dokumen elektronik kan? : Iya benar, : Bagaimanakah prosedur kerja dalam pengolahan dokumen elektronik skripsi dan siapakah yang terlibat didalamnya? I3 : Dalam pengolahan dokumen elektronik disini kan ada 3 tahap. Yaitu emilihan dan seleksi, proses editing dan proses upload. Disini bagian saya adalah editing dan upload. Kalau bagian pemilihan dan seleksi kamu bisa bertanya pada staf bagian pengadaan. 87

21 : Iya bu, yang proses pemilihan dan seleksi saya sudah melakukan wawancara sebelumnya dengan staf bagian pengadaan. Bagaimanakah proses kerja bagian editing bu? Apa yang dilakukan? I3 : Dalam proses editing ada tiga kegiatan yang harus dilakukan. Yaitu pertama proses konversi file.doc menjadi.pdf, kedua proses pemecahan file menjadi beberapa bagian dan terakhir proses pemberian security meliputi proses pemberian footer dan watermark pada file skripsi yang mau diedit. I3 : Bagaimanakah dengan proses uploading bu? Apa yang dilakukan? : Sebelum melalui proses uploading harus melewati proses entry data ke dalam sistem terlebih dahulu. Untuk proses entry data, pustakawan menggunakan perangkat lunak aplikasi perpustakaan Senayan Library Management Systems (SliMS 5.0 Meranti). Sehingga lebih mudah dalam proses pengerjaannya, dan juga hasilnya (output) akan dapat langsung dilihat melalui OAC erpustakaan STMIK TIME yang dapat diakses melalui jaringan intranet (LAN). : Bagaimanakah penerapan sistem automasi yang digunakan dalam proses pengolahan dokumen elektronik skripsi? I3 : ekerjaan lebih mudah dan cukup sekali kerja, artinya disitu saya entry data saya langsung dapat mengupload dokumen elektronik skripsi tersebut karena adanya fasilitas Attachment File yang mendukung kegiatan pengolahan dokumen elektronik. 88

22 : Adakah perbedaan entry data skripsi dengan entry data buku ke dalam sistem? I3 : roses entry data koleksi buku dengan koleksi skripsi hampir sama. erbedaannya terletak pada adanya cantuman abstrak skripsi dan lampiran file skripsi elektronik yang dapat diunduh oleh pengguna. : Terima kasih ya bu atas kesediaan waktunya dan informasi yang diberikan. Terimakasih bu. Selamat siang. I3 : Sama-sama. Selamat siang juga dek. 89