PERMOHONAN IJAZAH DAN TRANSKRIP AKHIR NO. POB/DAP/14 URAIAN Nama Jabatan Tanda Tangan Disusun oleh Subdit. EP 01 Juli 2011 Diperiksa oleh Kasubdit. EP 01 Juli 2011 Disahkan oleh Direktur AP 01 Juli 2011 Status Dokumen No. Distribusi Hal 1 dari 13
FRM/DAP/15-00 01 Juli 2011 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Catatan Perubahan Alasan Perubahan Hal 2 dari 13
1. Tujuan (1). Memberikan panduan dalam legalisir dan translasi Ijazah dan Transkrip; (2). Menjelaskan persyaratan yang diperlukan dalam legalisir dan translasi Ijazah dan Transkrip; (3). Terselenggaranya proses legalisir dan penerbitan translasi Ijazah dan Transkrip sesuai waktu yang direncanakan. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini meliputi : Persyaratan dan proses legalisir Ijazah dan Transkrip Penerbitan translasi Ijazah dan Transkrip bagi lulusan IPB yang lulus sebelum tahun akademik 2009/2010. 3. Pengertian/Definisi (1). Legalisir Ijazah dan Transkrip Akhir adalah Pengesahan bahwa duplikat Ijazah dan Transkrip akhir sesuai dengan Ijazah dan Transkrip akhir asli. (2). Translasi Ijazah dan Transkrip adalah terjemahan ijazah dan transkrip akhir dalam Bahasa Inggris. (3). SK : Surat Keputusan (4). DAP : Direktorat Administrasi Pendidikan (5). EP : Evaluasi Pendidikan 4. Referensi SK Rektor 12/I3/PP/2008 tentang Penerbitan Ijazah dan Transkrip Mahasiswa Program Sarjana (S1) IPB Hal 3 dari 13
5. Ketentuan Umum (1). Mahasiswa wajib memperlihatkan Ijazah dan Transkrip Asli pada saat mengajukan permohonan legalisir dan translasi. (2). Mahasiswa mengisi Formulir Legalisir dengan mencantumkan jumlah dokumen legalisir yang dibutuhkan. 6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Kegiatan (pada halaman berikutnya) Hal 4 dari 13
PROSEDUR PEMBUATAN LEGALISIR TRANSKIP DAN IJAZAH MAHASISWA Staf EP KASUBDIT. EP DIREKTUR AP Mulai Mahasiswa mengajukan permohonan di loket dengan melengkapi persyaratan Staf EP menerima permintaan legalisir ijazah dan transkip 1 Tolak penerimaan pengajuan legalisir ijazah tidak Memeriksa keaslian IJ dan TA 2 ya Staf EP memproses legalisir ijazah dan transkip*distempel 3 5 6 4 Staf EP memberi stempel Ijazah dan Transkip Kasubdit. Memberi paraf pada legalisir Ijazah dan Transkip Direktur AP menanda tangani legalisir Ijazah dan Transkip Mahasiswa menerima legalisir Ijazah dan Transkip 7 Staf EP menerima legalisir Ijazah dan Transkip dan mendistribusikannya kepada mahasiswa Selesai Hal 5 dari 13
6.2. Penjelasan. Kegiatan 1. Staf EP menerima Form Pelayanan Mahasiswa (FRM/DAP/30-00) untuk permohonan legalisir dan translasi ijazah dan transkrip. Untuk Translasi ijazah dan transkrip pemohon juga mengisi Form Permohonan Pembuatan Ijazah dan Transkrip dalam Bahasa Inggris (FRM/DAP/31-00) Kegiatan 2. Untuk legalisir ijazah dan transkrip: Staf EP memeriksa Ijazah asli dan Transkrip Akhir sesuai dengan Instruksi Kerja Pemeriksaan Keaslian Ijazah / Transkrip untuk Legalisir/ Salinan /Translasi (ISK/DAP/15). Apabila terdapat ketidaksesuaian dengan Ijazah/Transkrip Asli, maka staf EP tidak memprosesnya, sedangkan bila tidak terdapat kesalahan staf EP akan memproses lebih lanjut. Staf EP menerima biaya administrasi legalisir ijazah dan transkrip akhir sesuai dengan ketetapan SK. Rektor yang. Untuk translasi ijazah : Staf EP memeriksa ijazah asli dan transkrip akhir atau copy dokumen ijazah dan transkrip akhir yang telah dilegalisir sebagai acuan untuk proses translasi. Hal 6 dari 13
Kegiatan 3. Untuk legalisir ijazah dan transkrip: Staf EP memproses legalisir Ijazah dan Transkrip dengan memberi stempel Untuk translasi ijazah : Staf EP membuat draft ijazah dan transkrip dalam Bahasa Inggris. Kegiatan 4. Untuk legalisir ijazah dan transkrip: Staf EP menyerahkan copy dokumen legalisir kepada Direktur AP untuk ditandatangani. Untuk translasi ijazah : Staf EP menyerahkan draft translasi ijazah dan transkrip kepada Kasubdit EP untuk diperiksa. Apabila hasil translasi belum benar draft dikembalikan kepada staf EP untuk diperbaiki. Apabila tidak ada kesalahan maka staf EP mencetak translasi ijazah dan transkrip pada kertas khusus dan diparaf Kasubdit EP. Kegiatan 5. Direktur AP menandatangani legalisir atau translasi Ijazah dan Transkrip Akhir. Hal 7 dari 13
Kegiatan 6. Staf EP menerima dokumen legalisir atau translasi Ijazah dan Transkrip Akhir dan menyerahkan kepada pemohon. Kegiatan 7. Staf EP merekap dokumen legalisir dalam form rekapitulasi pembuatan legalisir ijazah dan transkrip (FRM/DAP/33-00). 7. Daftar Dokumen Pendukung (1). Form Pelayanan Mahasiswa (FRM/DAP/30-00) (2). Form Permohonan Pembuatan Ijazah dantranskrip dalam Bahasa Inggris (FRM/DAP/31-00) (3). Form Rekapitulasi Legalisir Ijazah dan Transkrip (FRM/DAP/32-00). (4). Instruksi Kerja Pemeriksaan Keaslian Ijazah/Transkrip untuk Legalisir dan Translasi (ISK/DAP/15) 8. Lampiran Formulir/Format Hal 8 dari 13
Hal 9 dari 13
FRM/DAP/31-00 01 Juli 2011 KEMENTRIAN NASIONAL INSTITUT PERTANIAN BOGOR TELP.0251-8622639 PERMOHONAN PEMBUATAN IJAZAH DAN TRANSKRIP DALAM BAHASA INGGRIS NAMA :... NIM :... TEMPAT/TGL.LAHIR :... No. IJAZAH :... FAKULTAS :... DEPT :... ALAMAT :... SELESAI TGL :... :... Telp. :... PERSYARATAN YANG HARUS DILENGKAPI : 1. Foto copy Ijazah dan Transkrip yang sudah dilegalisir oleh fakultas 2. Terjemahan judul Skripsi Dalam Bahasa Inggris, harus diketahui oleh Dosen Pembimbing atau Ketua Departemen 3. Pas Foto ukuran 3x4 sebanyak 2 buah 4. Biaya Administrasi sebesar Rp. 25.000,- Bogor, Pemohon,... Hal 10 dari 13
FRM/DAP/31-00 01 Juli 2011 KEMENTRIAN NASIONAL INSTITUT PERTANIAN BOGOR TELP.0251-8622639 NAMA :... NIM :... TEMPAT/TGL.LAHIR :... No. IJAZAH :... FAKULTAS :... DEPT :... ALAMAT :... SELESAI TGL :... :... Telp. :... Hp. :... JUDUL SKRIPSI DALAM BAHASA INDONESIA :... JUDUL SKRIPSI DALAM BAHASA INDONESIA :... Mengetahui Mengetahui Direktur Administrasi Pendidikan IPB, Dosen Pembimbing / Ketua Departemen, Dr. Ir. Drajat Martianto, M. Si. NIP. 19640324.198903 1 004 Hal 11 dari 13
FRM/DAP/31-00 01 Juli 2011 KEMENTRIAN NASIONAL INSTITUT PERTANIAN BOGOR TELP.0251-8622639 Untuk Dit AP TANDA BUKTI PEBAYARAN PEMBUATAN SALINAN IJAZAH/TRANSKRIP DALAM BAHASA INGGRIS Telah terima dari : Direktorat Administrasi Pendidikan IPB Jumlah uang : Rp. 25.000,- (Dua Puluh Lima Ribu Rupiah) Untuk Pembayaran : Pembuatan salinan Ijazah/Transkrip dalam Bahasa Iggris Atas Nama :... NIM :... Fakultas :... Dept :... Selesai :... Lunas/Belum Lunas (Coret Salah Satu) Bogor, Yang menerima... Hal 12 dari 13
FRM/DAP/31-00 01 Juli 2011 KEMENTRIAN NASIONAL INSTITUT PERTANIAN BOGOR TELP.0251-8622639 Untuk Mahasiswa TANDA BUKTI PEBAYARAN PEMBUATAN SALINAN IJAZAH/TRANSKRIP DALAM BAHASA INGGRIS Telah terima dari : Direktorat Administrasi Pendidikan IPB Jumlah uang : Rp. 25.000,- (Dua Puluh Lima Ribu Rupiah) Untuk Pembayaran : Pembuatan salinan Ijazah/Transkrip dalam Bahasa Iggris Atas Nama :... NIM :... Fakultas :... Dept :... Selesai :... Lunas/Belum Lunas (Coret Salah Satu) Bogor, Yang menerima... Hal 13 dari 13