Pemahaman tentang manajemen kinerja Kriteria pengukuran kinerja Metode-metode dalam penilaian kinerja Sumber-sumber informasi kinerja Pemberian Umpan Balik Kinerja Penerapan manajemen kinerja untuk pengambilan keputusan SDM 1
Manajemen kinerja (performance management) adalah suatu proses mengendalikan dan memastikan bahwa setiap aktivitas karyawan dan keluaran yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan tujuan-tujuan strategis organisasi. Penilaian kinerja (performance appraisal) adalah suatu proses yang memberikan informasi bagi organisasi terkait sejauh mana karyawan telah mengerjakan pekerjaannya dengan membandingkan antara kinerja aktual individu karyawan dengan standar kinerja yang ditetapkan. Tujuan-Tujuan Strategis Organisasi Proses Manajemen Kinerja: Identifikasi & menetapkan standar kinerja Mengukur & mengevaluasi kinerja individu berdasarkan standar kinerja Memberikan umpan balik Hasil Kinerja Karyawan: Produktivitas (kualitas & kuantitas) Ketepatan waktu Perilaku karyawan (contoh: kerjasama tim) Hasil Kinerja Organisasi keseluruhan: Ketercapaian tujuan-tujuan strategis organisasi 2
Tahap 1: menetapkan standar kinerja yang akan menjadi acuan dalam melakukan penilaian kinerja karyawan. Hal ini dilakukan dengan mangacu pada analisis jabatan. Tahap 2: mengukur kinerja karyawan dengan mengacu pada standar kinerja yang telah ditetapkan. Tahap 3: memberikan umpan balik kepada karyawan yang dinilai berupa informasi kinerja mengenai efektivitas kinerja karyawan yang diarahkan untuk memberikan masukan sebagai upaya perbaikan dan peningkatan kinerja karyawan di kemudian hari. Hasil dari penilaian kinerja seringkali dikaitkan dengan sistem kompensasi sehingga akan berdampak pada perbaikan dan peningkatan kinerja karyawan secara berkesinambungan. Tujuan Pengembangan Tujuan Strategis Tujuan Administratif 3
Strategic Congruence Spesifikasi Validitas Dapat diterima Keandalan Metode Komparatif Metode Penilaian Kategori Metode Penilaian Perilaku Metode Penilaian Hasil Kerja Metode Penilaian Berbasis Kualitas 4
Metode komparatif dilakukan dengan membandingkan secara langsung kinerja antara satu karyawan dengan yang lainnya. Penentuan peringkat (Ranking) Simple ranking: me-meringkat karyawan dari yang kinerjanya terbaik hingga yang terburuk. Alternation ranking me-meringkat karyawan dengan menentukan karyawan yang terbaik dan terburuk hingga seluruh karyawan yang ada berada pada suatu peringkat. Distribusi Paksa (Forced distribution) Karyawan di-ranking dalam kelompok dengan menetapkan suatu persentase tertentu dari kinerja seluruh karyawan ke dalam setiap kategori. Pembandingan berpasangan (Paired comparison) Manajer membandingkan setiap karyawan dengan setiap karyawan lainnya dalam satu kelompok kerja. 5
Skala Alternation Ranking Poin Penilaian: Kecepatan Kerja Peringkat tertinggi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Peringkat terendah 30 25 20 15 10 5 Rendah Rendah-Cukup Cukup Tinggi- Cukup Tinggi 0 6
Poin Penilaian: Kreativitas Dibanding dengan: Budi Ani Maria Iwan Tanti Budi Ani + _ + + Maria + + _ + Iwan + _ + _ Tanti + + Budi pada poin kreativitas memiliki peringkat tertinggi Metode penilaian kategori dilakukan dengan menilai tingkat kinerja karyawan berdasarkan pada kategori kinerja Salah satu contoh metode penilaian kategori adalah: Skala Penilaian Grafis (Graphic rating scale) 7
Form Penilaian Kinerja Karyawan Nama Karyawan : Departemen : Jabatan : Tujuan Penilaian : Tanggal penilaian kinerja sebelumnya : Instruksi: Berikan penilaian atas kinerja karyawan tersebut diatas berdasarkan standar kinerja yang telah ditentukan dengan memilih skala kategori penilaian dari 1 sampai 5 yang menggambarkan kinerja karyawan tersebut. 5: jika kinerja tergolong menonjol dan kinerja cenderung superior diatas standar 4: jika kinerja tergolong sangat baik, melampaui standar kinerja dan konsisten 3: jika kinerja tergolong memuaskan yaitu sesuai standar atau lebih tinggi dari standar minimum 2: jika kinerja tergolong kurang karena dibawah standar minimum 1: jika kinerja tergolong tidak memuaskan karena jauh dibawah standar kinerja seharusnya 1. Kualitas kerja: akurasi dan kerapian hasil kerja. 2. Produktivitas: kuantitas dan efisiensi hasil kerja pada kurun waktu yang ditetapkan. 3. Pengetahuan: keterampilan dan informasi yang digunakan dalam mengerjakan pekerjaan. 4. Keterandalan: sejauh mana karyawan dapat diandalkan dalam menyelesaikan pekerjaan. Metode yang ditujukan untuk menilai perilaku kerja karyawan dibandingkan dengan karakteristik lainnya 8
Critical incidents approach Manajer mencatat contoh-contoh spesifik kejadian yang menggambarkan kinerja efektif dan tidak efektif. Behaviorally anchored rating scales (BARS) Membandingkan apa yang dilakukan karyawan terhadap kemungkinan perilaku yang ditunjukkan pada suatu pekerjaan Behavioral observation scales (BOS) Menghitung berapa kali perilaku tertentu diperlihatkan oleh seorang karyawan. Assessment centers Beberapa penilai mengevaluasi kinerja karyawan yang melakukan beberapa jenis latihan. Contoh BARS untuk jabatan: Layanan Pelanggan Kategori Penilaian Kinerja Poin Deskripsi perilaku Menonjol 5 Menawarkan produk dengan sopan, menawarkan produk lain ketika barang yang diminta tidak tersedia dan memberikan informasi tambahan yang berhubungan Sangat baik 4 Menawarkan produk dengan sopan dan menawarkan produk lain ketika barang yang diminta tidak tersedia Memuaskan 3 Menawarkan produk dengan sopan Cukup 2 Menawarkan produk dengan bahasa seperti robot Tidak memuaskan 1 Melakukan konfrontasi dan perdebatan dengan pelanggan 9
Jabatan: Layanan Pelanggan 1. Mengawali pembicaraan dengan standar salam yang ditetapkan Hampir tidak pernah Hampir selalu 2. Melayani pelanggan dengan senyum yang tulus Hampir tidak pernah Hampir selalu 3. Mendengarkan pelanggan tanpa melakukan interupsi Hampir tidak pernah Hampir selalu 4. Menjawab pertanyaan dengan sabar dan tidak emosional Hampir tidak pernah Hampir selalu 5. Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih Hampir tidak pernah Hampir selalu Merupakan metode yang menekankan pada hasil kerja. Salah satu contoh dari metode ini adalah: Management by Objectives (MBO) MBO menentukan tujuan kinerja yang telah disepakati oleh seorang karyawan dan manajernya untuk dicapai dalam jangka waktu tertentu. 10
Fokus utama dalam pendekatan kualitas adalah: Berorientasi pada pelanggan (customer orientation) Pencegahan dan penekanan terhadap terjadinya kesalahan Tujuan utama: meningkatkan kepuasan pelanggan internal maupun eksternal Suatu sistem penilaian kinerja yang berorientasi pada kualitas yang: Menekankan penilaian pada faktor manusia dan sistem dalam suatu sistem pengukuran kinerja. Menekankan bahwa manajer dan karyawan bekerjasama dalam menyelesaikan permasalahan kinerja. Melibatkan pelanggan internal dan eksternal dalam menetapkan standar dan pengukuran kinerja. Menggunakan beberapa sumber dalam mengevaluasi faktor manusia dan sistem. Manajer Pelanggan Rekan kerja Diri sendiri Bawahan 11
Mirip saya (Similar to Me) : membandingkan dengan diri sendiri Kesalahan kontras (Contrast error): membandingkan satu dengan lainnya sebagai pengganti dari standar sasaran yang ingin dicapai. Kesalahan tendensi (Distributional error): adanya kencenderungan dari penilai ke salah satu ukuran seperti: leniency (tinggi), strictness (rendah) dan central (tengah) Efek Halo (Halo effect/ halo error): penilaian positif terhadap satu segi dari seorang karyawan yang kemudian mempengaruhi keseluruhan penilaian positif terhadap karyawan tersebut. Efek Horn (Horns): penilaian negatif terhadap satu segi dari seorang karyawan yang kemudian mempengaruhi keseluruhan penilaian negatif terhadap karyawan tersebut Politik dalam Penilaian Kinerja suatu situasi dimana para penilai dengan sengaja memberikan penilaian yang tidak sebenarnya untuk mencapai tujuan-tujuan pribadi atau perusahaan. 12
Umpan balik seharusnya diberikan secara rutin, tidak hanya sekali setahun. Menciptakan konteks yang tepat untuk diskusi. Meminta karyawan melakukan penilaian kinerja terhadap dirinya sebelum masuk sesi pemberian umpan balik. Mendorong bawahan untuk berpartisipasi aktif dalam sesi pemberian umpan balik. Memberikan pujian terhadap kinerja yang efektif. Fokus pada penyelesaian permasalahan kinerja. Fokuskan umpan balik pada perilaku dan hasil kerja, bukan pada pribadi orang yang dinilai. Kurangi mengkritik. Sepakati tujuan-tujuan spesifik dan tetapkan tanggal untuk mengkaji perkembangan. 13
Solid performers Kemampuan dan motivasi tinggi; manajer harus memberikan kesempatan untuk pengembangan Misdirected effort Kemampuan rendah tapi motivasi tinggi; manajer harus fokus pada pelatihan Underutilizers Kemampuan tinggi tapi motivasi rendah; manajer harus fokus pada kemampuan interpersonal Deadwood Kemampuan dan motivasi rendah; lakukan tindakan demosi atau pemutusan hubungan kerja Hasil Penilaian Keputusan Kinerja memuaskan Karyawan siap dipromosikan Rencana pengembangan Kinerja memuaskan Belum siap dipromosikan Pertahankan kinerja Kinerja tidak memuaskan Bisa diperbaiki Ambil tindakan perbaikan Kinerja tidak memuaskan Tidak bisa diperbaiki Ditoleransi atau diberhentikan 14