R2001 PENGURUSAN ORGANISASI PENGURUSAN KEWANGAN Kewangan merupakan faktor utama dan pemangkin yang dapat menggerakkan persatuan dengan lebih aktif dan lancar. Persatuan yang ditubuhkan seharusnya mengendali dan menguruskan kewangan dengan cekap, teliti dan mengikut peraturan yang telah ditentukan oleh Perlembagaan Persatuan. Mengurus kewangan bermaksud mengurus membuat penyata kewangan dengan rapi,teratur dan sistematik. Pembentangan kewangan perlu dilakukan setiap kali mesyuarat jawatankuasa kerja diadakan. Sesebuah persatuan perlu mempunyai penyata dengan teratur dan sistematik. Antara penyata kewangan yan perlu dicatat dalam buku dan stok persatuan ialah: kenyataan yuran keahlian kenyataan wang keluar masuk kenyataan simpanan di bank dan resit-resit pembayaran buku resit terima wang daftar nama harta kepunyaan persatuan (buku stok) SUMBER KEWANGAN Sumber kewangan dalam sesebuah persatuan adalah terdiri daripada: Yuran ahli Setiap persatuan pasti mempunyai ahli untuk menjalankan aktiviti tertentu. Setiap aktiviti ynag dijalankan memerlukan wang untuk dilaksanakan. Oleh itu, secara tidak lansung yuran keahlian merupakan salah satu sumber pendapatan persatuan yang utama. Sumbangan Sumber kewangan yang lain melalui sumbangan atau derma contohnya daripada Persatuan Ibubapa dan Guru dan badan-badan swasta dan kerajaan. Aktiviti Persatuan Aktiviti persatuan yang dijalankan juga dapat menambah pendapatan persatuan. Contoh aktiviti yang dapat dijalankan seperti gerai jualan makanan, T-shirt, cenderamata dan sebagainya. PERATURAN MENGUTIP WANG Setiap ahli ditetapkan untuk membayar yuran contohya pada setiap penggal mereka ditetapkan untuk membayar yuran sebanyak RM 10.00. 1
PERATURAN MEMBELI DAN MEREKOD MEMBELI STOK Setiap persatuan dan organisasi mempunyai peraturan pembelian yang tertentu mengikut peruntukkan oleh perlembagaan. Peraturan pembelian organisasi kerajaan seperti sekolah dan pejabat pendidikan daerah bergantung kepada kehendak-kehendak arahan perbendaharaan. Terdapat 3 kategori dalam peraturan pembelian iaitu i) pembelian secara kontrak pusat ii) pembelian secara sebut harta iii) pembelian secara tunai Peraturan pembelian bagi persatuan yang ditubuhkan di sekolah dan luar institusi pendidikan bergantung kepada perlembagaan dan peraturan persatuan berkenaan. Prosedur untuk membeli stok: menentukan keperluan yang hendak dibeli o permintaan bertulis daripada jawatankuasa atau ahli o keputusan mesyuarat jawatankuasa kerja menentukan peruntukan (mencukupi atau sebaliknya) menentukan jumlah barang yang diperlukan dalam tempoh sebulan atau dalam masa tertentu menentukan tempat simpanan barang yang sesuai dan selamat menentukan kegunaan barang tersebut (samada setiap masa, sekali sekala dan sebagainya) menentukan baki stok pembelian berdasarkan kepada perlembagaan atau peruntukan mengelakkan pembelian barang yang berlebihan sehingga mengakibatkan pembaziran modal dan penggunaan ruang stor Biasanya setiap pembelian perlu dibuat melalui pesanan tempatan kecuali pembelian runcit. Pesanan tempatan juga merupakan bukti apa yang hendak dibeli dan bukti apabila berlakunya perbalahan dengan pihak pembekal tentang pembekalan yang tidak mengikut kehendak persatuan. Borang ini juga digunakan untuk tujuan pengauditan akaun. Borang berkenaan hendaklah ditulis dalam 3 salinan. Salinan asal dan salinan kedua dihantar kepada pembekal. Seterusnya semasa penghantaran barang berkenaan, pembekal menghantar balik salinan asal bersama bil atau invoice kepada persatuan dan salinan ketiga disimpan di pejabat. Sesetengah organisasi akan mencatat semua pesanan bagi pembelian tersebut di dalam buku daftar pembelian harian yang dipanggil buku Buku Si Piutang. Apabila borang berkenaan telah diterima, maklumat barang berkenaan perlu dimasukkan ke dalam buku stok. 2
MEREKOD DAN STOK Setiap persatuan dan organisasi seharusnya mempunyai beberapa buku stok seperti daftar inventori, stok bekalan pejabat, daftar pergerakan harta dan inventori. Buku stok merupakan buku yang merekod dan mencatatkan semua stok atau benda atau harta yang dipunyai oleh sesebuah persatuan. Buku stok ini sangat mustahak dan diperlukan bagi mengawal dan mengenal pasti samada sesuatu benda atau harta itu masih terdapat dalam simpanan persatuan atau sebaliknya. Buku stok ini juga merupakan panduan yang sangat berguna untuk mengetahui samada sesuatu benda atau harta persatuan itu ditambah atau sebaliknya dari semasa ke semasa. Mengikut pekeliling perbendaharaan bil. 2 tahun 1991, inventori ialah barang-barang yang tidak luak bernilai kurang daripada RM 500.00 setiap satu pada masa perolehan. Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan penempatan inventori. Daftar ini diadakan dalam bentuk kad untuk memudahkan penyusunan dan rujukan. Kad-kad ini disusunkan mengikut jenis inventori dan abjad. Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod penggunaan borang ini. Harta-harta persatuan atau oranisasi yang terdapat di institusi pendidikan boleh dikategorikan kepada 2 iaitu: harta atau barang luar (termasuk alat tulis atau yang boleh habis digunakan. Contohnya dakwat, stensil, pen, kertas pendua, kertas manila dan sebagainya. harta kekal seperti khemah, periuk, bola, carta, kompang dan sebagainya Cara merekod ke dalam buku stok ialah dengan mencatatkan semua maklumat barang atau harta yang diterima seperti nombor pesanan, pembekal, tarikh dan jumlah penerimaan. Apabila borang atau harta tersebut dikeluarkan untuk kegunaan, beberapa maklumat dicatatkan seperti tarikh, jumlah dikeluarkan, nama dan tandatangan penerima. Baki barangan atau harta berkenaan boleh dicatat di ruangan baki. Keaadaan ini membolehkan baki barang-barang berkenaan boleh dikesan dengan dengan serta-merta. Beberapa maklumat perlu dicatatkan di dalam buku stok seperti jenis, jenama dan model, nombor siri pembuat dan pendaftaran serta pegawai yang mengeluarkan. Dicatatkan juga nama peminjam, tarikh dikeluarkan dan maklumat-maklumat lain. PENYATA KIRA-KIRA WANG MASUK DAN WANG KELUAR Setiap persatuan perlu menyimpan dengan teliti rekod-rekod wang yang diterima (wang masuk) dan wang yang telah dibayar (wang keluar). Rekod tersebut termasuklah wang diterima dan wang keluar melalui cek dan tunai. Pembayaran dan atau penerimaan melalui cek bermaksud pembayaran atau penerimaan yang dilakukan dengan menggunakan cek tanpa menggunakan wang tunai. Pembayaran dan penerimaan melalui tunai bermaksud pembayaran atau penerimaan yang dilakukan dengan menggunakan matawang kertas atau syiling. Setiap persatuan meletakkan meletakkan mengikut perlembagaan iaitu bendahari boleh menyimpan wang tunai dalam kadar tertentu pada masa tertentu untuk pembelian secara tunai misalnya RM 50 atau RM 150 dan sebagainya. Wang yang diterima oleh persatuan hendaklah direkod dan dicatatkan semuanya dengan lengkap serta sistematik di dalam buku resit. Setiap helai resit mempunyai nombor siri dan dua bahagian iaiti bahagian asal dan bahagian kaunter foil sebagai rujukan yang digunakan untuk bukti rekod penerimaan. Salinan asal diberikan kepada orang yang membuat pembayaran manakala bahagian kaunter foil ditinggalkan di dalam buku resit. Pada setiap helai resit dinyatakan samada pembayaran dibuat secara cek atau tunai. 3
Boucer pembayaran merupakan dokumen asas untuk merekod pengaliran wang tunai atau cek oleh sesuatu persatuan atau organisasi. Ia juga merupakan satu set dokumen rasmi yang perlu disediakan sebagai menyokong pembayaran yang dilakukan. Berbagi-bagai bentuk boucer pembayaran digunakan samada dalam bentuk paling mudah atau sebaliknya. Namun begitu secara amnya, sesuatu boucer itu mengandungi maklumat seperti nama dan alamat penerima, tarikh, tujuan pembayaran itu dilakukan, jumlah pembayaran, tandatangan penerima dan cop yang diluluskan dan disediakan bagi pihak persatuan berkenaan. Setiap boucer perlu dibuat dalam 2 salinan, salinan asal akan ditandatangani oleh penerima dan disimpan oleh bendahari persatuan manakala salinan karbon akan disimpan oleh penerima. PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN Penyata perbelanjaan dan pendapatan mempunyai persamaan dengan untung rugi bagi organisasi perniagaan tetapi tidak termasuk perbelanjaan modal seperti pembelian mesin, perabot, kenderaan, jentera dan bangunan. Penyata pendapatan dan perbelanjaaan menyenaraikan kesemua perbelanjaan yang diterima dan dibelanjakan oleh sesebuah persatuan dalam tempoh tertentu.. Biasanya penyata pendapatan dan perbelanjaan dinyatakan dalam tempoh setahun. Pendapatan bermaksud semua penerimaan wang tunai, cek dan barangan yang diterima oleh persatuan. Setiap pendapatan dan perbelanjaan mesti dinyatakan dalam tempoh satu tahun tertentu. Contoh penyata pendapatan dan perbelanjaan: Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan bagi tahun berakhir 31/12/05 Pendapatan: RM RM Yuran ahli 250.00 Sumbangan 240.00 Aktiviti persatuan 100.00 590.00 - Perbelanjaan: Bayaran penceramah luar 100.00 Lawatan 300.00 Minuman 100.00 500.00 Lebihan: 90.00 KUNCI KIRA-KIRA Kunci kira-kira bermaksud penyata kewangan yang menunjukkan kedudukan sebenar kedudukan kewangan sesuatu persatuan. Penyata ini menunjukkan semua harta dan hutang yang dimiliki oleh sesuatu persatuan atau organisasi dalam satu jangkamasa tertentu. Penyata ini juga menyatakan jumlah hutang yang masih ditanggung oleh persatuan berkenaan (jika ada), ini dinamakan tanggungan atau liabiliti. Tanggungan atau liabliti dibahagikan kepada 2 iaitu; i) liabiliti panjang iaitu pinjaman yang dibuat oleh persatuan bagi jangkamasa panjang biasanya setahun atau lebih ii) liabiliti semasa iaitu liabiliti jangkamasa pendek dan tidak tetap seperti overdraf bank dan pemiutang 4
Selain berbentuk wang pinjaman daripada orang lain, hutang juga boleh wujud jika persatuan membeli barang secara kredit atau dengan menggunakan perkhidmatan orang lain seperti memberi upah elaun dan saguhati contohnya persatuan membeli satu set computer secara kredit daripada sebuah kedai. Selagi keseluruhan harga komputer itu belum dijelaskan baki pembayarannya adalah hutang atau tanggungan persatuan. Harta atau aset bermaksud semua barang kepunyaan persatuan yang mempunyai nilai seperti wang tunai, perabot, tanah, bangunan, saham dan sebagainya. Harta atau aset terbahagi kepada 2 kategori: i) aset tetap sepert bangunan, perabot, kenderaan dan sebagainya ii) aset semasa seperti stok, penghutang dan tunai Stok adalah semua harta yang akan dijual atau disimpan. Penghutang pula adalah jumlah yang dihutang oleh pelanggan atau sesiapa sahaja. Harta atau aset tersebut dinilai dalam bentuk wang ringgit. Antara tujuan penyediaan kunci kira-kira ialah untuk menunjukkan kedudukan kewangan persatuan dari segi: i) jumlah modal pemilik (persatuan) ii) jumlah nilai harta atau aset yang dipunyai oleh persatuan iii) jumlah nilai tanggungan (liabiliti) Terdapat 2 bahagian utama semasa menyediakan kunci kira-kira iaitu bahagian harta atau aset dan bahagian kandungan atau liabiliti. Kunci kira-kira tersebut perlu dbentangkan mengikut susunan seperti berikut: TANGGUNGAN (LIABILITI) HARTA (ASET TETAP) Ekuiti pemilik Harta Tetap Bangunan Modal Kenderaan (+) untung bersih Perabot (-) Ambilan modal akhir Peralatan Liabiliti Semasa Overdraf bank Pemiutang Harta Semasa Tunai di tangan Tunai di bank Stok Penghutang 5
AUDIT Audit merupakan satu cara mengawal dan mengesan perbelanjaan sesebuah persatuan atau organisasi. Kerja-kerja audit dijalankan oleh Juruaudit. Ada 2 kategori audit iaitu i) audit dalam yang dilakukan oleh juruaudit dalam yang dilantik dalam mesyuarat agung atau daripada kalangan ahli persatuan berkenaan sahaja ii) audit luar yang dijalankan oleh juruaudit luar yang dilantik daripada orang yang bukan ahli persatuan berkenaan Walaubagaimanpun, fungsi juruaudit dalam adalah sama dengan juruaudit luar. FUNGSI JURUAUDIT i) Menentukan bayaran yang dibuat disokong dengan dokumen-dokumen lengkap dan telah diambil kira sebagai satu pembayaran dalam buku tunai Juruaudit menyemak baucer bayaran dan menentukan bayaran yang dibuat berasaskan kepada dokumen-dokumen yang lengkap seperti: - baucer bayaran - pesanan tempata - bil-bil disahkan - invois-invois yang disahkan - resit-resit yang disahkan ii) Memastikan segala perbelanjaan mematuhi peraturan organisasi persatuan dan tidak melebihi had yang telah ditetapkan iii) Memastikan bendahari dan pengerusi atau pengurus kewangan bertanggungjawab atas semua pendapatan dan perbelanjaan yang dilakukan iv) Memastikan butiran bayaran iaitu tarikh bayaran dilakukan dan nombor baucer bayaran telah diambil kira dalam buku tunai di bawah peruntukan yang diluluskan. KESIMPULAN Pengurusan kewangan sesebuah persatuan amat penting kerana ia akan menentukan kelicinan aktiviti yang akan dijalankan. Oleh itu pengerusi persatuan, setiausaha dan bendahari harus memainkan peranan yang penting untuk tujuan ini. Di samping itu, peranan ahli-ahli juga harus dititik beratkan kerana dengan sokongan dan penglibatan merekalah yang akan menentukan kejayaan sebenar sesebuah persatuan itu Sokongan dan sumbangan daripada masyarakat juga amat diharapkan terutamanya dari segi kewangan kerana dengan modal yang banyak, pelbagai aktiviti dapat dijalankan. Kepelbagaian aktiviti-aktiviti yang dijalankan boleh membentu kejayaan dan pencapaian personaliti pelajar-pelajar yang tidak boleh diperolehi di dalam kelas. 6