BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi Pada dasarnya setiap perusahaan memiliki sistem dan prosedur yang dilaksanakan sesuai dengan standar operasional perusahaan tersebut. Menurut Mulyadi (2001:5) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Cole dalam Baridwan (1999:3) mengatakan bahwa sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh (terintregasikan) guna melaksanakan suatu aktivitas atau fungsi utama dari perusahaan. Prosedur menurut Mulyadi (2001:5) suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penangan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Bodnar dan Hopwood (2001:1) mengatakan sistem adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang berhubungan untuk mencapai tujuan. Menurut Widjayanto (2001:1) sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berpengaruh untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu: 1. Input, berupa data yang dimasukkan dalam suatu sistem 2. Proses, terjadinya pengolahan suatu data 3. Output, keluaran dari suatu sistem 6
7 Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kesatuan bagian-bagian, peralatan, fungsi-fungsi, serta prosedur-prosedur yang terkait satu dengan yang lain dengan melibatkan beberapa orang dalam satu depertemen guna untuk mencapai tujuan tertentu melalui input, proses, output. Menurut Mulyadi (2001:3), sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Mulyadi (2001:3-4) mengatakan bahwa unsur unsur suatu sistem akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Formulir Dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Contoh formulir adalah: faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Dengan faktur penjualan misalnya, direkam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan kuantitas barang yang dijual, harga barang, tanda tangan otorisasi, dan sebagainya. 2. Jurnal Catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembeliaan, jurnal penjualan, jurnal umum.
8 3. Buku Besar Buku Besar merupakan rekening rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. 4. Buku Pembantu Buku Pembantu digunakan jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu. Buku pembantu ini terdiri dari rekening rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Sebagai contoh, Jika rekening piutang dagang yang tercantum dalam neraca perlu dirinci lebih lanjut menurut nama debitur yang jumlahnya 60 orang, dapat dibentuk buku pembantu piutang yang berisi rekening rekening pembantu piutang kepada tiap tiap debitur tersebut. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. 5. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar,
9 daftar saldo persediaan yang lambat penjualanya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. a. Pengertian dan Tujuan Sistem pengendalian intern Menurut (Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission) COSO (2011:316) dalam Arens et al adalah suatu proses yang melibatkan dewan komisaris, manajemen, dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut ini: 1) Keandalan pelaporan keuangan 2) Efisiensi dan keefektifan kegiatan operasi 3) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku SA Seksi 319 Pertimbangan atas Pengendalian Intern dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2011:319.2) didefinisikan sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yaitu sebagai berikut: (a) Keandalan pelaporan keuangan, (b) Keefektifan dan efisiensi operasi dan (c) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern adalah sekumpulan prosedur kegiatan yang dilakukan perusahaan guna untuk menjaga kekayaan perusahan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi serta kepatuhan apakah sudah sesuai dengan kebijakan manajemen perusahaan.
10 b. Komponen Pengendalian Intern Menurut (Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission) COSO (2011:321) dalam Arens et al internal control components yaitu: (1) Lingkungan Pengendalian (Control environment ) (2) Penaksiran Risiko (Risk Assessment ) (3) Kegiatan Pengendalian (Control Activities) (4) Informasi dan Komunikasi (Information and communication) (5) Pemantauan (Monitoring) c. Unsur Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001:164-170) menyebutkan unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern adalah: (1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Merupakan kerangka pembagian tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatankegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggungjawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut : a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian). setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa perusahaan. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tangungjawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transasksi. (2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaski tersebut. (3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
11 Pembagian tanggungjawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah : a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. b. Pemeriksaan mendadak. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. d. Perputaran jabatan. e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. (4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. d. Keterbatasan Pengendalian Intern Keterbatasan pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:181) disebabkan oleh faktor-faktor,yaitu: (1) Kesalahan dalam pertimbangan ialah manajemen dan karyawan sering membuat kesalahan dalam mengambil keputusan bisnis dalam melaksanakan tugas rutin karena informasi yang didapat tidak memadai, keterbatasan waktu dan tekanan lainnya. (2) Gangguan maksudnya dalam pengendalian yang telah diterapkan dapat terjadi karena karyawan keliru dalam mengartikan perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak ada perhatian atau kelelahan. (3) Kolusi maksudnya tindakan yang dilakukan beberapa individu untuk tujuan tertentu yang menguntungkan diri sendiri atau kelompok. (4) Pengabaian oleh manajemen maksudnya manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah dibuat untuk tujuan yang memberikan kepentingan tertentu.
12 (5) Biaya lawan manfaat maksudnya biaya yang digunakan untuk menjalankan pengendalian internal dimana biaya tersebut tidak melebihi manfaat yang diperoleh. B. Persediaan 1. Pengertian Persediaan Menurut Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) NO 14 butir 4 (revisi 2008) pengertian persediaan adalah sebagai berikut: (1) Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa. (2) Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut. (3) Dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberiaan jasa. Menurut Rangkuti (2004:15) persediaan adalah bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu. Mulyadi (2001:553) mengatakan bahwa persediaan terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Berdasarkan uraian di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa persediaan adalah barang-barang yang tersimpan di gudang yang bertujuan untuk di gunakan kembali atau dijual atau di gunakan untuk memproduksi agar dapat memenuhi permintaan dari pelanggan. Dalam perusahaan persediaan terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik dan persediaan bahan baku.
13 C. Sistem Akuntansi Pengadaan 1. Pengadaan a. Pengertian Pengadaan Setiap perusahaan pasti mempunyai sistem pengadaan yang bertujuan untuk memperlancar kegiataan operasional pengadaan dalam sebuah perusahaan. Menurut Mulyadi (2008: 306) Pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa melalui pertukaran, dengan maksud untuk digunakan sendiri atau dijual, b. Fungsi Terkait dalam Pengadaan Pada proses pengadaan melibatkan beberapa fungsi pengadaan yang terkait dalam proses pengadaan yang bertujuan agar memperlancar kegiatan pengadaan. Mulyadi (2001:299-300) menjelaskan bahwa beberapa fungsi yang terkait dalam proses pengadaan adalah (1) fungsi pembeliaan, (2) fungsi penerimaan, (3) fungsi gudang, dan (4) fungsi akuntansi. Tanggung jawab dari fungsi pembeliaan antara lain (1) memperoleh informasi mengenai harga barang, (2) menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan (3) mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang telah dipilih. Tanggung jawab dari fungsi penerimaan adalah melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok apakah sudah sesuai dengan yang dipesan ataupun tidak. Fungsi gudang bertangung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian dan
14 menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan sedangkan fungsi akuntansi bertangung jawab untuk mencatat sediaan dan aktiva tetap. Selain itu fungsi akutansi juga memiliki tangung jawab untuk mencatat kos sediaan barang yang dibeli ke dalam buku pembantu sediaan. c. Dokumen yang Digunakan dalam Pengadaan Menurut Mulyadi (2001:303-308) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian antara lain (1) surat permintaan pembelian, (2) surat permintaan penawaran harga, (3) surat order pembelian, (4) laporan penerimaan barang, (5) surat perubahan order pembelian, dan (6) bukti kas keluar. Dokumen surat permintaan pembelian merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian. Dokumen surat permintaan penawaran harga digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitive), serta yang terkait jumlah rupiah pembelian yang besar. Dokumen surat order pembelian digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen laporan penerimaan barang dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah sesuai dengan jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang telah tercantum dalam
15 surat order pembelian. Dokumen surat perubahan order pembelian digunakan apabila diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah dibuat. Perubahan tersebut dapat berupa: perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Perubahan yang terjadi diberitahukan kepada pihak pemasok/supplier secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian sedangakan dokumen bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan untuk transaksi pembelian. Dokukumen bukti kas keluar juga memeiliki fungsi salah satunya sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok. d. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Transaksi Pengadaan Menurut Mulyadi (2001:308-310) catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah: registrasi bukti kas keluar, jurnal pembelian, kartu utang, kartu persediaan. Register bukti kas keluar adalah suatu jurnal yang digunakan untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian. jurnal pembelian dalam pencatatan utang pada sebuah perusahaan dengan menggunakan account payable procedue, jurnal yang harus digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. Sedangkan kartu utang digunakan sebagai buku pembantu untuk mencatat utang kepada pemasok. Kartu utang tersebut digunakan apabila dalam catatan utang menggunakan
16 account payable procedure. Dan kartu persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. e. Prosedur Pengadaan Barang Dagang Mulyadi (2001:300) menyatakan bahwa prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian bagian yang terkait dalam prosedur tersebut adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang, dan gudang transaksi pembelian mencakup prosedur sebagai berikut ini: 1. Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. 2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok. 3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok. 4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok. 6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan. 7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.
17 8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok tersebut kemudian mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. Bagian Gudang Mulai 6 Membuat surat permintaan pembelian 3 Laporan Penerimaan Barang 1 2 1 Surat permintaan pembelian Kartu Gudang 1 T T Gambar II.1 Flowchart Prosedur Gudang
18 Bagian Pembelian 1 5 Dari Pemasok Surat permintaan Pembeliaan 1 Laporan 1 Penerimaan Barang Faktur Membuat surat order pembeliaan Memband ingkan 2 3 4 Mengirim Faktur 1 Surat Order Pembelian 1 Faktur LPB 1 A 7 Dikirim ke Pemasok Gambar II.2 Flowchart Prosedur Pembelian
19 Bagian Penerimaan 2 Surat order 2 Pembelian Menerima barang dari pemasok Membuat laporan penerimaan barang SOP 2 1 Laporan Penerimaan Barang 2 3 4 5 6 4 Gambar II.3 Flowchart Prosedur Penerimaan T
20 Bagian Akuntansi 7 Bukti kas keluar Buku pembantu sediaan N Gambar II.4 Flowchart Prosedur Pencatatan
21 Menurut Mulyadi (2001:301-303) menjelaskan bahwa jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian antara lain prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan utang, dan prosedur distribusi pembelian. Pada proses permintaan pembelian fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Prosedur order pembelian berfungsi untuk mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. Fungsi prosedur penerimaan barang adalah melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas, dan kuantitas barang yang diterima dari
22 pemasok kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok. Prosedur pencatatan utang fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber yang dicatat sebagai catatan utang. Prosedur distribusi pembelian ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan keuangan. D. Hubungan Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Intern Adapun unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:311-312) adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Yang Terpisah a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
23 2. Sistem Wewenang Dan Prosedur Pencatatan Yang Memberikan Perlindungan Yang Cukup Terhadap Kekayaan Perusahaan Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai. a. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi b. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. c. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. d. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. e. Pencatatan ke dalam kartu utang dan registrasi bukti kas keluar (voucher register) diotoisasi oleh fungsi akuntansi. 3. Praktik Yang Sehat Dalam Melakukan Tugas Dan Fungsi Setiap Unit Organisasi 1) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. 2) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. 3) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkannya oleh fungsi penerimaan.
24 4) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. 5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. 6) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat oerder pembelian. 7) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayarkan. 8) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. 9) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat guna mencegah hilannya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. 10) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluarn kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok. 4. Karyawan Yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggungjawabnya Berdasarkan empat unsur pokok pengendalian intern tersebut di atas, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan
25 pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabanya akan dapat melakasanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif. 5. Aktivitas Pengendalian dalam Tahapan Prosedur Pengadaan Aktivitas pengendalian bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Setiap aktivitas yang dilakukan dalam suatu sistem harus diikuti dengan dijalankannya pengendalian internal yang mengontrol segala kegiatan. Pengendalian internal tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Aktivitas Pengendalian dalam Tahapan Prosedur Pengadaan akan disajikan dalam table sebagai berikut.
26 Tabel II.1 Sistem Pengendalian Intern dan Risiko Pengendalian pada Sistem Pengadaan (Permintaan Pembelian) Prosedur Fungsi Terkait Dokumen Catatan Aktivitas Pengendalian Yang Permintaan Pembelian Fungsi gudang Surat permintaan pembeliaan, surat permintaan penawaran harga Akuntansi Kartu gudang Dilakukan 1. Otorisasi umum dan khusus untuk setiap barang yang akan dibeli. 2. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang (untuk barang yang di simpan dalam gudang) atau oleh fungsi pemakai barang (untuk barang yang langsung pakai) 3. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya di pertanggungjawabkan fungsi gudang. Salah Saji Potensial 1. Barang dapat diminta untuk tujuan atau kuantitas yang tidak semestinya.
27 Tabel II.2 Sistem Pengendalian Intern dan Risiko Pengendalian pada Sistem Pengadaan (Order Pembelian) Prosedur Fungsi Terkait Dokumen Catatan Akuntansi Aktivitas Pengendalian Yang Dilakukan Order Pembelian Fungsi Pembelian Surat order pembelian 1. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. Salah Saji Potensial 1. Pembelian dapat terjadi dengan tujuan yang tidak semestinya. 2. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. 3. Setiap order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi.
28 Prosedur Penerimaan Barang Tabel II.3 Sistem Pengendalian Intern dan Risiko Pengendalian pada Sistem Pengadaan (Penerimaan Barang) Fungsi Dokumen Catatan Aktivitas Pengendalian Yang Dilakukan Terkait Akuntansi Fungsi penerimaan Laporan penerimaan barang, Tembusan surat order pembelian. 1. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. 2. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. 3. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. Salah Saji Potensial 1. Barang yang diterima kemungkinan tidak dipesan sebelumnya. 2. Perusahaan kemungkinan menerima barang yang rusak, kuantitasnya salah, salah jenisnya, salah barang.
29 Prosedur Penyimpanan Barang Tabel II.4 Sistem Pengendalian Intern dan Risiko Pengendalian pada Sistem Pengadaan (Penyimpanan Barang) Fungsi Dokumen Catatan Akuntansi Aktivitas Pengendalian Yang Terkait Dilakukan Fungsi Gudang 1. Setiap kali terjadi penyerahan barang dari fungsi penerimaan ke fungsi gudang harus didokumentasikan dalam tanda terima barang. Salah Saji Potensial 1. Fungsi gudang dapat memungkiri telah menyimpan barang yang dibeli.
30 Prosedur Pencatatan Kas keluar Fungsi Terkait Fungsi Akuntansi Tabel II.5 Sistem Pengendalian Intern dan Risiko Pengendalian pada Sistem Pengadaan (Pencatatan Kas keluar) Dokumen Catatan Aktivitas Pengendalian Yang Dilakukan Akuntansi Bukti kas keluar, laporan peneriman barang, surat order pembelian Jurnal pembelian, kartu utang, register bukti kas keluar 1. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. 2. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung denga order pembelian, laporan penerimaaan barang, dan faktur dari pemasok. 3. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. Salah Saji Potensial 1. Bukti kas keluar dapat dibuat untuk barang yang tidak dipesan atau tidak diterima atau dapat salah pembuatannya. 2. Bukti kas keluar dapat tidak dicatat 3. Bukti kas keluar dicatat dalam akun yang salah. 4. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.