ASOSIASI INSTITUSI PENDIDIKAN NERS INDONESIA BUKU PEDOMAN OPERASIONAL SISTEM INFORMASI INSTITUSI DAN SISTEM PEMBAYARAN KEANGGOTAAN BAGI ANGGOTA AIPNI www.aipni-ainec.com/anggota/ Secretary Office: The Association of Indonesian Nurse Education Center (AINEC) Jl. Rawa Bambu Blok A No. 01 RT.07/07 Komplek BATAN Pasar Minggu Jakarta Selatan 12520 Telephone/Fax: 021-7806091, 021-7806095 Email: secretary_ainec@yahoo.co.id Website: www.aipni-ainec.com
BUKU PEDOMAN OPERASIONAL SISTEM INFORMASI INSTITUSI DAN SISTEM PEMBAYARAN KEANGGOTAAN BAGI ANGGOTA AIPNI www.aipni ainec.com/anggota/ Secretary Office: The Association of Indonesian Nurse Education Center (AINEC) Jl. Rawa Bambu Blok A No. 01 RT.07/07 Komplek BATAN Pasar Minggu Jakarta Selatan 12520 Telephone/Fax: 021 7806091, 021 7806095. Email: secretary_ainec@yahoo.co.id Website: www.aipni ainec.com 1 S istem Informasi Anggota AIPNI
Daftar Isi Halaman judul... 1 Daftar isi... 2 Sistem Informasi Anggota dan Iuran AIPNI... 3 Halaman Login... 3 Halaman Dasbor... 4 Update data dasar institusi... 5 Update data mahasiswa... 6 Update data akreditasi... 7 Update data Contact Person... 8 Update data kurikulum dan institusi mitra... 8 Konfirmasi Pembayaran dan Riwayat Pembayaran Iuran Anggota... 9 Ganti password... 11 Update data dosen... 12 2 S istem Informasi Anggota AIPNI
Sistem Informasi Anggota Sistem Informasi Anggota AIPNI Sistem ini mulai dikembangkan pada awal Januari 2011 dengan tujuan untuk mempermudah pengumpulan data anggota AIPNI. Sistem ini dapat diakses di website AIPNI http://www.aipni ainec.com/anggota/. Untuk dapat mengupdate data masing masing anggota, anggota harus melakukan login terlebih dahulu dengan username dan password yang diberikan oleh AIPNI. Gambar 1. Halaman dasbor anggota Halaman login Berikut adalah langkah langkah melakukan login di halaman anggota: 1. Buka browser internet yang Anda miliki, misalnya: Firefox, Chrome, Internet Explorer dsb. 2. Buka alamat website http://www.aipni ainec.com/anggota/ melalui browser. Gambar 2. Halaman login 3 S istem Informasi Anggota AIPNI
3. Masukkan username dan password yang diberikan oleh AIPNI. 4. Klik tombol Masuk. Jika proses login berhasil, Anda akan dialihkan ke halaman Dasbor (Gambar 3). Halaman Dasbor Halaman Dasbor adalah halaman utama yang akan tampil ketika Anda berhasil login. Di sana Anda dapat memilih menu menu utama terkait dengan data keanggotaan Anda. Menu menu utama tersebut meliputi: Update data, berisi ringkasan data keanggotaan institusi. Data Dasar, adalah link form update data dasar institusi Anda, misalnya alamat, nama institusi, telpon, fax, website, email dan sebagainya. Data Mahasiswa, adalah link form untuk mengupdate jumlah data mahasiswa berbagai angkatan baik mahasiswa regular maupun mahasiswa profesi, mahasiswa yang sudah lulus maupun mahasiswa yang masih aktif kuliah. Data Dosen, untuk menambah, memperbarui dan menghapus data dosen Data akreditasi, untuk menambah, memperbarui dan menghapus data akreditasi baik akreditasi profesi maupun akreditasi akademik jenjang D3, S1, S2 dan S3. Contact Person, Anda harus memasukkan minimal 3 orang yang menjadi penanggung jawab institusi. Data yang diisi meliputi nama, jabatan, telepon dan email. Kurikulum dan Institusi Mitra, berisi status pelaksanaan kurikulum KBK dan institusi mitra (misalnya rumah sakit, klinik dsb) yang menjadi mitra dalam proses belajar mengajar. Konfirmasi pembayaran, adalah form untuk memasukkan data pembayaran iuran institusi Anda. Data Iuran / Pembayaran, berisi riwayat data pembayaran iuran Anda. Di sini Anda juga dapat melakukan konfirmasi pembayaran. Ganti password, adalah fitur yang memungkinkan Anda untuk mengganti password sehingga lebih mudah diingat. Bantuan, berisi informasi dalam mengupdate data institusi Anda. FAQ, berisi hal hal yang sering ditanyakan oleh anggota. Gambar 3. Halaman Dasbor 4 S istem Informasi Anggota AIPNI
Update data dasar institusi Untuk mengupdate data dasar institusi, berikut langkah langkahnya: 1. Klik menu Update data > Data dasar institusi. Anda akan dialihkan ke form update data. Gambar 4. Update data dasar institusi 2. Masukkan data data yang harus Anda isi dalam form. Pastikan Anda mengisi data dengan data yang lengkap karena data yang Anda kirimkan akan digunakan untuk menentukan kebijakan di masa yang akan datang. 3. Simpan dengan mengklik tombol Simpan. Gambar 5. Form update data dasar 5 S istem Informasi Anggota AIPNI
Update data mahasiswa Pada form ini, Anda dapat menambah data mahasiswa, mengubah dan menghapus data mahasiswa yang telah Anda input. Berikut langkah langkahnya: Gambar 6. Form update data mahasiswa 1. Buka menu Update data > Update data mahasiswa. Anda akan dialihkan ke halaman update data mahasiswa. 2. Untuk menambah data mahasiswa: Pilih opsi Tahun ajaran Pilih opsi Status mahasiswa, apakah mahasiswa sarjana atau profesi Pilih opsi Jenis data, apakah data mahasiswa aktif atau lulusan Masukkan Jumlah mahasiswa Klik tombol Tambah mahasiswa 3. Untuk mengupdate data mahasiswa: Klik pada angka yang telah Anda input Ketik angka baru Klik tombol Update (berwarna hijau). Gambar 7. Tambah data mahasiswa Gambar 8. Form update dan delete data mahasiswa 4. Untuk menghapus data mahasiswa, Anda klik tombol/gambar Cross yang berwarna merah pada salah satu data yang ingin Anda hapus. 6 S istem Informasi Anggota AIPNI
Update data Akreditasi Saat ini AIPNI juga mewajibkan anggotanya untuk memperbarui data akreditasi institusi anggota. Untuk memperbarui data akreditas, Anda dapat mengikuti langkah langkah ini: Menambah data akreditasi 1. Klik menu Update data > Data akreditasi. Anda akan melihat form input data akreditasi di atasnya dan daftar data yang telah Anda input. Gambar 9. Form dan data akreditasi 2. Lakukan input data meliputi: Jenjang, adalah jenjang pendidikannya meliputi: D3, S1, S2, S3 dan Profesi Ners SK Akreditasi, cantumkan nomor SK akreditasi Mulai berlaku, kapan SK akreditasi tersebut mulai berlaku Kadaluarsa, kapan SK akreditasi tersebut dianggap kadaluarsa dan harus diperbarui Nilai, masukkan nilai akreditasi yang didapatkan berdasarkan SK Gambar 10. Entri data akreditasi 3. Klik tombol Simpan jika data yang Anda entri sudah benar. Mengupdate data akreditasi Untuk mengupdate data akreditasi, klik tombol/link Edit, lakukan perubahan yang Anda inginkan. Menghapus data akreditasi Untuk menghapus data akreditas klik tombol/link Delete, data akreditasi akan terhapus otomatis. 7 S istem Informasi Anggota AIPNI
Update data Contact Person Data contact person adalah data penanggung jawab institusi yang bersangkutan. Untuk mengupdatenya, berikut langkah langkahnya: 1. Klik menu Update data > Contact person. Anda akan dialihkan ke form isian Contact Person. 2. Masukkan minimal 3 orang sebagai penanggung jawab (PJ) utama institusi. Data yang harus diisi meliput: Nama, adalah nama PJ Jabatan, adalah jabatan PJ Email yang dimiliki oleh PJ Nomor telepon/hp yang dimiliki oleh PJ Gambar 11. Update data contact person 3. Klik tombol Simpan jika proses pengisian data telah selesai. Update data kurikulum dan institusi mitra Untuk mengupdate data kurikulum dan institusi yang menjalin kerja sama dengan institusi Anda, berikut adalah langkah langkahnya: 1. Klik menu Update data > Kurikulum dan Institusi Mitra Gambar 12. Form update data kurikulum dan institusi mitra 2. Masukkan data data kurikulum dan institusi yang menjadi mitra. 3. Klik tombol Simpan jika sudah selesai 8 S istem Informasi Anggota AIPNI
KONFIRMASI PEMBAYARAN DAN RIWAYAT PEMBAYARAN IURAN TAHUNAN Saat ini AIPNI menyediakan fasilitas system informasi pembayaran iuran tahunan. Institusi Anda dapat melakukan input pembayaran iuran secara mandiri, jika data pembayaran sudah valid (setelah dilakukan pemeriksaan dan validasi dari secretariat AIPNI), maka data pembayaran yang telah disetujui akan ditampilkan. Anda dapat mengakses fasilitas ini melalui menu Iuran Tahunan. Riwayat pembayaran iuran Gambar 13. Riwayat pembayaran iuran tahunan Data riwayat pembayaran iuran baik yang telah disetujui maupun yang belum akan ditampilkan di halaman ini. Pada data yang telah disetujui (Approved) Anda hanya dapat melihat detailnya, tapi bagi yang belum Anda dapat melakukan perubahan dan menghapusnya. Gambar 14. Data riwayat pembayaran iuran 9 S istem Informasi Anggota AIPNI
Konfirmasi pembayaran Sistem Informasi Anggota Anda dapat melakukan konfirmasi pembayaran (atau menginput data pembayaran Anda secara mandiri). Anda dapat mengakses form konfirmasi ini melalui: 1. Klik tombol Pembayaran baru (yang ada di halaman riwayat pembayaran iuran) atau dengan mengklik menu Iuran tahunan > Konfirmasi pembayaran. Anda akan dialihkan ke halaman form konfirmasi pembayaran. Gambar 15. Menu konfirmasi pembayaran Gambar 16. Formulir konfirmasi pembayaran 2. Masukkan data data penunjang pembayaran Anda. 3. Klik tombol Simpan jika sudah lengkap 4. Data yang sudah diinput akan ditampilkan di halaman Riwayat pembayaran iuran Gambar 17. Data pembayaran yang baru saja diinput 5. Untuk mengupdate data iuran, klik tombol Edit. 6. Untuk menghapus, klik tombol Delete 10 S istem Informasi Anggota AIPNI
Ganti Password AIPNI telah memberikan password kepada institusi Anda, namun password tersebut adalah password random yang sulit untuk diingat. Anda dapat mengganti password tersebut dengan password terbaik yang aman namun mudah Anda ingat. Untuk mengganti password, ikuti langkah berikut ini: 1. Buka menu Ganti password 2. Masukkan password baru Anda sebanyak dua kali. Password minimal 6 karakter dan maksimal 32 karakter. Gambar 18. Form ganti password 3. Klik tombol Ganti password. Gambar 19. Proses ganti password berhasil dilakukan 11 S istem Informasi Anggota AIPNI
Update data dosen Anda harus mengupdate data dosen sehingga dengan data yang lengkap, AIPNI akan dapat memetakan kebutuhan Sumber Daya Manusia untuk institusi Anda yang nantinya berkaitan dengan pengajuan beasiswa dosen dan sebagainya. Berikut langkah langkah mengupdate data dosen: Gambar 20. Form dan data dosen 1. Klik menu Update data > Data dosen Form data dan daftar data dosen akan muncul. 2. Masuk data dosen, lengkapi data dosen ini: Jenjang pendidikan, pilih jenjang pendidikan dosen Status pendidikan, pilih status pendidikan (sudah lulus atau masih kuliah) Jenis kelamin, pria atau wanita Nama dan gelar dosen, masukkan nama dan gelar dosen dengan lengkap Gambar 21. Form tambah dosen 3. Klik tombol Tambah untuk menambah data dosen 4. Untuk memperbarui data dosen, pilih salah satu data dosen, lakukan perubahan kemudiaan klik tombol Update. Gambar 22. Update data dosen 5. Untuk menghapus data dosen, pilih salah satu data dosen, lalu klik tombol Delete. 12 S istem Informasi Anggota AIPNI
Secretary Office: The Association of Indonesian Nurse Education Center (AINEC) Jl. Rawa Bambu Blok A No. 01 RT.07/07 Komplek BATAN Pasar Minggu Jakarta Selatan 12520 Telephone/Fax: 021-7806091, 021-7806095 Email: secretary_ainec@yahoo.co.id Website: www.aipni-ainec.com