PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI EKSPOR BARANG PADA PT. RAKATA RIMBA RAYA KALIANDA LAMPUNG SELATAN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Bambang Hadi Prayogi 14.22.1612 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI EKSPOR BARANG PADA PT. RAKATA RIMBA RAYA KALIANDA LAMPUNG SELATAN Bambang Hadi Prayogi 1), Anggit Dwi Hartanto 2), Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 1) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : bambang1612@students.amikom.ac.id 1), anggit@amikom.ac.id 2) Abstract - The need for technology in the era of globalization especially in computer technology have resulted in the information faster, more accurate and more relevant when compared to the information produced by conventional means. With the development of information technology as it is the presence of computer technology is very helpful in processing the data. So is an agency or company will not achieve its purpose better if not supported by good management information systems in decision making. In this study the authors chose PT. Rakata Rimba Raya as an object of research. The preparation of financial information systems, employee data, inventory, and transactions that are manually applied by the company. This situation causes ineffective use of time, thought and energy to process the data. Otherwise it will lead to suboptimal decision making process and other related processes. Keywords - PT. Rakata Rimba Raya, Transactions on Information System PT. Rakata Rimba Raya, Information Systems 1. Pendahuluan Di zaman yang semakin canggih ini, kebutuhan terhadap suatu informasi dan perkembangannya sangat berperan penting bahkan menjadi suatu kebutuhan di mayoritas masyarakat. Hal ini telah membawa sistem informasi dan komputer menjadi lebih berkembang. Untuk mempersiapkan kemajuan teknologi, perusahaan harus menjalankan suatu langkah strategis yaitu dengan menggunakan suatu sistem yang terencana dan terorganisir, oleh karena itu penggunaan sistem informasi diperlukan untuk membantu memenuhi kebutuhan suatu perusahaan. Perkembangan teknologi saat ini sangat memberi dukungan bagi kemajuan sistem pengolahan data pada perusahaan, terutama pemanfaatan teknologi yang berbasis komputer. Komputer sebagai salah satu sarana yang dapat digunakan sebagai pengolahan data dan informasi memungkinkan user (perusahaan) melakukan pengolahan data data secara cepat serta menghasilkan output (informasi) yang dibutuhkan secara cepat pula. Selain itu, komputer juga membantu user dalam hal penyimpanan data dalam jumlah yang besar. User tidak perlu takut lagi dengan masalah penyimpanan data atau dokumen yang sering memerlukan tempat yang cukup besar. Sebab masalah ini dapat dipecahkan dengan sistem informasi berbasis komputer. PT. Rakata Rimba Raya merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang importir kusen dan pintu. Sistem yang berjalan pada PT. Rakata Rimba Raya yaitu transaksi penjualan kedua barang tersebut serta penghitungan per bulan masih dilakukan secara manual. Berdasarkan kebutuhan tersebut, maka penulis juga akan membuat suatu program aplikasi komputer guna memudahkan karyawan dalam bekerja, menciptakan informasi yang akurat, cepat, dan relevan, serta dapat mengatasi masalah-masalah pengarsipan. Pencatatan transaksi secara manual membutuhkan banyak waktu dan ketelitian lebih dan berdasar kendala tersebut akan dikembangkan sebuah sistem komputer serta aplikasinya, dengan tujuan proses transaksi menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan demikian dibutuhkan sebuah perancangan sistem informasi yang dapat mengumpulkan data, mengolah data, menyimpan data, dan memanipulasi data. Berdasarkan persoalan diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan pembuatan laporan dan pengolahan data dan transaksi membutuhkan sistem yang mampu menunjang kinerja pelayanan agar lebih efektif. Dengan latar belakang tersebut maka dibuatlah skripsi dengan judul Perancangan Sistem Informasi Transaksi Ekspor Barang pada PT. Rakata Rimba Raya Kalianda Lampung Selatan. Diharapkan aplikasi tersebut dapat membantu meringankan karyawan di PT. Rakata Rimba Raya dalam bekerja. 2. Pembahasan A. Konsep Dasar Sistem Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu, sedangkan dengan pendekatan komponen sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. (Jogiyanto HM, 2008) B. Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sementara data merupakan fakta atau fenomena yang sifatnya mentah belum dianalisis, seperti angka, nama, gambar, dan sebagainya. ( Agus Mulyanto, 2009) C. Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi ditentukan oleh 3 hal yang sangat dominan, yaitu keakuratan informasi, ketepan waktu dan relevan. Ketiga hal tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Akurat Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber 1
informasi(data) mengalami gangguan atau kesengajaan merusak atau merubah data-data asli tersebut. 2. Tepat Waktu Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab jika informasi yang diterima terlambat, maka informasi tersebut sudah tidak berguna lagi. 3. Relevan Informasi harus disesuaikan dengan kebutuhan dan mempunyai manfaat untuk pemakainya. Sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan keputusan dalam pemecahan suatu permasalahan. D. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi dapat dikatakan sebagai penyedia informasi bagi suatu perusahaan. Sistem ini bertugas menyimpan, mengubah, dan mengolah informasi yang diterima sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Rudy Tantra (2012) mendefinisikan sistem informasi sebagai cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan dan memproses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol dan melaporkannya untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut Agus Mulyanto dalam bukunya Sistem Informasi Konsep & Aplikasi menyebut sistem informasi sebagai suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan. E. Komponen Sistem Informasi Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi maka dibutuhkan beberapa komponen yang fungsinya sangat penting/vital didalam sistem informasi. Komponen-komponen sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut : 1. Input Input disini adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi. Yang termasuk dalam input adalah dokumen-dokumen, formulir-formulir, dan file-file. Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan dan dikonfirmasikan ke suatu bentuk sehingga dapat diterima oleh pengolah yang meliputi pencatatan, penyimpanan, pengujian, dan pengkodean. 2. Proses Proses ini merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh si penerima. Komponen ini dalam tugasnya akan merubah segala masukkan menjadi keluaran yang terdiri dari manusia, metode dan prosedur, peralatan komputer, dan penyimpanan data. 3. Output Output ini merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima. Komponen ini akan berhubungan dengan pemakai sistem informasi dan merupakan tujuan akhir dari pembuatan sistem informasi. Komponen ini dapat berupa laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemakai sistem untuk memantau keberhasilan suatu organisasi. 4. Teknologi Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input, mengolah input dan menghasilkan keluaran. Ada 3 bagian dalam teknologi ini yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia. Perangkat keras contohnya: keyboard, mouse, dan lain-lain. Perangkat lunak contohnya program untuk mengolah data dan perangkat manusia contohnya analis sistem, programmer, teknisi dan sebagainya. 5. Basis data Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak. Basis data sendiri merupakan kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data. 6. Kendali Kendali merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berajalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan. Komponen kendali diperlukan terhadap: backup file, reindexing, pengujian kebenaran data tiap entry yang dilakukan. F. Analisis PIECES Dalam mengidentifikasikan masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan terhadap pengguna. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan Service) : 1. Analisis Kerja ( performance ) Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran, kinerja diukurkan berdasarkan volume pekerjaan, pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada trensaksi tersebut. 2. Analisis Informasi ( information ) Dalam penyajian informasi, sering terjadi keterlambatan dan bahkan terjadi kesalahan sehingga informasi yang dihasilkan terkadang tidak bisa langsung dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan. 2
3. Analisis Ekonomi ( economic ) Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomi menyangkut dua hal yaitu kontrol biaya dan peningkatan keuntungan atau laba. Kontrol biaya yang dilakukan untuk mengendalikan pembengkakan biaya. Pembengkakan biaya terjadi misalnya pada pemborosan pemakaian bahan seperti kertas. Sedangkan peningkatan keuntungan dilakukan supaya biaya yang telah dikeluarkan dapat memberikan manfaat yang semaksimal mungkin. 4. Analisis Kontrol ( control ) Kontrol digunakan untuk meningkatkan kinerja s istem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan. 5. Analisis Efisiensi ( effieciency ) Efisiensi menyangkut bagaiman menghasilkan output sebanyak banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. 6. Analisis pelayanan ( service ) Pelayanan yang ditingkatkan adalah untuk meningkatkan kepuasan user. G. Tahap Desain Tahapan desain adalah tahapan mengubah kebutuhan yang masih berupakonsep menjadi spesifikasi sistem yang riil. Tahapan desain sistem dapat dibagi menjadi 2 tahap, yaitu : 1. Desain logis Tahapan desain logis biasanya menghasilkan beberapa dokumen, di antaranya dokumen model data, dokumen model proses, rancangan tabel, hierarki antar modul sampai desain antar muka dari sistem yang akan dibuat. 2. Desain fisik Pada bagian ini, spefisikasi logis diubah ke dalam detail teknologi di mana pemrograman dan pengembangan sistem bisa diselesaikan. Aktivitas utama yang dilakukan yaitu : 1. Merancang dan mengintegrasikan jaringan. 2. Merancang arsitektur aplikasi. 3. Mendesain antar muka pengguna. 4. Mendesain sistem antar muka. 5. Mendesain dan mengintegrasikan database. 6. Membuat prototype untuk detail dari desain. 7. Mendesain dan mengintegrasikan kendali sistem. H. Flowchart Sistem Flowchart bisa diartikan penggambaran atau pemetaan sebuah proyek arus pekerjaan yang terjadi pada sebuah aktifitas. Flowchart bisa menggambarkan tentang aktifitas pekerjaan yang terjadi dalam sistem, dokumen, program maupun proses. I. DFD (Diagram Data Flow) Data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan sebuah sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembalikan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ( misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (harddisk,cd dan lain-lain). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang cukup terstruktur (Structured Analysis and Design). DFD juga merupakan alat yang cukup popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur yang jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. J. Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. (Fathansyah, 2012) Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user. Basis data tidak secara langsung menampilkan data ke user, tetapi user harus menjalankan aplikasi yang mengakses data dari database dan menampilkan dalam bentuk yang mudah dimengerti. K. Pembuatan Database Dalam aplikasi ini, pembuatan database dilakukan dengan menggunakan aplikasi Microsoft SQL Server 2008. Langkah awal yaitu pembuatan database dengan nama rakata dan dilanjutkan dengan pembuatan tabel serta komponen atributnya. Adapun database yang sudah dibuat tampilannya sebagai berikut: Gambar 1. Tampilan Pembuatan Database L. Pengujian Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Pengetesan sistem dilakukan untuk memastikan bahwa elemen-elemen dari sistem aplikasi bekerja sesuai dengan yang diharapkan. Ada dua metode yang bisa digunakan untuk pengetesan sistem, yaitu: 1) Metode White Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, 3
dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di compile ulang. Contoh pengujian white box yaitu saat program dijalankan kemudian masuk pada form Data Barang, saat mengklik datagrid pada form, program berhenti dan muncul kotak dialog peringatan kesalahan seperti pada gambar berikut: Gambar 2. Tampilan Whitebox Testing 2) Metode Black Box Testing Black box testing adalah cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi modul, kemudian diamati apakah hasil dari modul itu sesuai dengan proses yang diinginkan. Black box testing dilakukan untuk mengetahui apabila setiap button yang ada dapat berjalan sesuai dengan fungsinya atau tidak. Contoh pengujian black box yaitu penginputan data dari kolom-kolom terhadap jenis-jenis data yang dimasukan. Komponen input yang diuji adalah Input Data Pegawai. Dan hasil yang didapat adalah data berhasil disimpan ke dalam database tanpa ditemukan kendala penyimpanan data, baik data bertipe text maupun angka. Gambar 3. Blackbox Testing M. Implementasi Program Tahap implementasi merupakan salah satu tahap dalam daur hidup pengembangan sistem, dimana tahap ini merupakan tahap meletakkan suatu sistem agar siap untuk digunakan. Dalam tahap ini berlangsung beberapa aktivitas secara berurutan yaitu mulai dari menerapkan rencana implementasi, melakukan kegiatan implementasi, dan tindak lanjut implementasi. N. Manual Program Sebelum sistem ini benar-benar dijalankan, selain dibutuhkan sosialisasi dan pelatihan pegawai/admin juga dibutuhkan adanya buku panduan / manual program. Manual program berfungsi untuk membantu admin dalam menggunakan sistem ini. Mulai dari cara meng-install program, masuk ke sistem (login), memasukan data, mengubah dan menghapus data serta petunjuk (secara tertulis) untuk menggunakan program secara keseluruhan. O. Pemeliharaan Sistem Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah tahap pemeliharaan yang terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Dengan adanya sistem pemeliharaan maka sistem tersebut dapat dikontrol, sehingga ketika dioperasikan tidak akan mengalami hambatan. Kegiatan pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan sistem perangkat keras dan perangkat lunak. 1. Kegiatan pemeliharaan perangkat keras (hardware): 1. Melakukan perawatan minimal 1 bulan sekali terhadap perangkat keras, misalnya dibersihkan dari debu. 2. Jangan menggunakan komputer secara terus menerus tanpa istirahat. 3. Pengecekan kipas pada power supply maupun kipas pendingin prosesor agar dapat bekerja lebih baik. 2. Kegiatan pemeliharaan perangkat lunak (software): 1. Pembuatan backup data / penyimpanan data cadangan dalam media lain seperti : Hard disk, CD atau Flash disk. 2. Mencatat berbagai permasalahanpermasalahan yang muncul, jika sewaktuwaktu terjadi permasalahan yang sama maka bisa disesuaikan. 3. Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis sampai dengan penyelesaian pembuatan sistem informasi transaksi ekspor barang pada PT. Rakata Rimba Raya ini, penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Untuk mengubah sistem manual menjadi sistem informasi yang berbasis komputer, maka dibuatlah sebuah program aplikasi sistem informasi pengiriman barang di PT. Rakata Rimba Raya dengan menggunakan bantuan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2008. 2. Sistem informasi transaksi ekspor barang pada PT. Rakata Rimba Raya yang dibuat telah melewati berbagai proses dalam penyelesaiannya untuk memberikan solusi dalam permasalahan yang timbul pada PT. Rakata Rimba Raya diantaranya: 1. Perancangan sistem, dalam hal ini menggunakan dua desain model dalam merancang sistem yang baik yaitu dengan physical system (flowchart) dan logical model (data flow diagram / DFD). 2. Perancangan Basis Data, dalam hal ini telah memperhatikan komponen-komponen penting dalam perancangan database yang digunakan pada sistem informasi transaksi ekspor barang pada PT. Rakata Rimba Raya demi menimalisir kesalahan yang mungkin terjadi. 4. Saran Adapun saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut. 4
1. Perlu adanya perbaikan untuk mengembangkan danmenyempurnakan program aplikasi sistem informasi pada PT. Rakata Rimba Raya ini seperti penambahan fitur penggajian pegawai. Daftar Pustaka [1] Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi, 2007. [2] Fathansyah, Basis Data Edisi Revisi, Bandung : Penerbit Informatika, 2012. [3] HM Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi, 2008. [4] Agus Mulyanto, Sistem Informasi Konsep & Aplikasi, Yogyakarta : Pustaka Pelajar, 2009. [5] Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Yogyakarta : Penerbit Andi, 2007. Biodata Penulis Bambang Hadi Prayogi, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Anggit Dwi Hartanto, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2009. Memperoleh gelar Magister Teknik Informatika (M.Kom), Program Pasca Sarjana STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2011. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 5