1 dari 8 18 September 28 I.1. Latar Belakang Transformasi kelembagaan dari Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Malang menjadi Universitas Islam Negeri (UIN) Malang seperti tertuang dalam Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 24 tanggal 21 Juni 24, merupakan momentum tepat untuk memperbaiki sistem pengelolaan kelembagaan secara keseluruhan. Kehidupan sosial dan budaya masyarakat di masa mendatang diyakini akan semakin dipengaruhi oleh beragam tata nilai baru sebagai konsekuensi perkembangan teknologi komunikasi dan informasi. Pertumbuhan ekonomi dan kesejahteraan masyarakat masa depan juga diyakini akan semakin digerakkan oleh perkembangan ilmu dan teknologi. Kearifan menghadapi perkembangan tersebut merupakan kebutuhan mutlak yang memerlukan pendekatan khusus. Penguasaan dan pemanfaatan ilmu dan teknologi merupakan peluang dan tantangan yang memerlukan tanggapan cepat dan tepat. Universitas Islam Negeri (UIN) Malang bertekad memainkan peran sebagai kekuatan spiritual dan intelektual bagi kelahiran masyarakat baru berlandasan keislaman dan pengetahuan (Islamic and knowledge-based society). Sebagai tanggapan terhadap aspirasi pendidikan masyarakat, Universitas Islam Negeri (UIN) Malang mewajibkan dirinya untuk memperluas dan memeratakan kesempatan mengikuti pendidikan tinggi dan pengabdian kepada masyarakat yang menjadi bagian dari tanggung jawab sosial Universitas Islam Negeri (UIN) Malang. Selain itu, tuntutan dan harapan masyarakat pun semakin meningkat sehingga Universitas Islam Negeri (UIN) Malang berkewajiban untuk menghasilkan lulusan dengan mutu yang semakin tinggi serta mampu berdiri setara dalam kompetisi masyarakat dunia, berperan positif dalam penguatan landasan kehidupan keberagamaan, peningkatan kesejahteraan, serta menghasilkan karya yang mampu mendorong peningkatan keunggulan bangsa. Peningkatan mutu lulusan yang dimaksud disini ditujukan pada perbaikan secara mendasar pada sistem pengelolaan proses belajar mengajar, layanan proses belajar mengajar serta proses pendukung lainnya. Seperti yang kita ketahui bersama, strategi Peningkatan mutu lulusan ini juga telah sesuai dengan Strategi Jangka Penjang Pengelolaan Perguruan Tinggi yang telah
2 dari 8 18 September 28 diamanatkan oleh Dirjen Dikti melalui HELTS (Higher Education Long Term Strategy) 23-2010 Part II Chapter III Point E di bawah judul Quality Assurance dinyatakan : In healthy organization, a continuous quality improvement should become its primary concern. Quality assurance should be internally driven, institutionalized within each organization s standard procedure, and could also involve external parties. However, since quality is also a concern of all stakeholders, quality improvement should aim at producing quality outputs and outcomes as part of public accountability. Dari pernyataan di atas tampak bahwa Penjaminan Mutu (Quality Assurance) di lingkungan Perguruan Tinggi sudah menjadi suatu keharusan, dimana secara internal) Perguruan Tinggi akan selalu dituntut untuk selalu melakukan Penjaminan Mutu secara terintitusi (kelembagaan) dengan tujuan untuk menghasilkan lulusan berkualitas serta sebagai pemenuhan persyaratan pelanggan/stake holder. Untuk menyikapi kondisi yang sedang berkembang saat ini, maka sangat tepat langkah yang diambil oleh Universitas Islam Negeri Malang yang bertekad untuk membangun sistem manajemen mutu berdasarkan standard internasional ISO 91:20 yang diintegrasikan dengan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT). ini ditujukan untuk memenuhi Penjaminan Mutu (Quality Assurance) di lingkungan UIN Madang agar menghasilkan pelayanan yang bermutu sesuai dengan perkembangan kebutuhan masyarakat yang semakin meningkat. Disamping itu juga bertujuan untuk meningkatkan kinerja Universitas Islam Negeri Malang. Manual Mutu ini dapat dijadikan pedoman untuk mengetahui gambaran dasar sistem manajemen mutu yang diterapkan di lingkup Universitas Islam Negeri Malang. Disamping digunakan sebagai pedoman oleh manajemen dan pegawai untuk pelaksanaan kegiatan operasional harian, Manual Mutu ini juga bisa dijadikan bahan informasi yang benar bagi masyarakat dan pihak-pihak lain yang berkepentingan dengan Universitas Islam Negeri Malang sehingga pihak-pihak tersebut mempunyai gambaran yang sama dalam rangka mendukung pencapaian sasaran Universitas Islam Negeri Malang terutama dalam realisasi peningkatan kinerja dan mutu pelayanannya. Manual Mutu akan dijabarkan kembali dalam dokumentasi sistem mutu yang lebih rinci yaitu Prosedur Mutu. Dimana dijelaskan secara lebih detail tentang tata cara
3 dari 8 18 September 28 pelaksanaan proses-proses yang sudah digambarkan dalam Manual Mutu yang secara garis besar sesuai dengan sistem manajemen mutu Universitas Islam Negeri Malang. Secara garis besar Manual Mutu akan membahas mengenai : Lingkup penerapan sistem manajemen mutu Universitas Islam Negeri Malang. Pernyataan pengesampingan terhadap penerapan klausul standard ISO 91:20. Dokumentasi sistem mutu yang diterapkan. Gambaran dan interaksi dari proses-proses yang diterapkan. I.2. Tujuan Tujuan ditetapkannya Manual Mutu ini adalah untuk : Memberi arahan bagi Manajemen maupun Civitas Akademika Universitas Islam Negeri Malang dalam penerapan sistem yang efektif dan memenuhi peraturan yang berlaku dalam rangka melakukan perbaikan secara berkelanjutan terhadap kinerja untuk menjamin kepuasan pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan. Memelihara kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu yang memenuhi persyaratan Standar Internasional ISO 91 : 20. Universitas Islam Negeri Malang akan selalu melakukan perbaikan secara berkelanjutan terhadap sistem yang telah dikembangkan, dengan tetap memperhatikan efektifitas penerapannya, tanpa mengabaikan pemenuhan terhadap persyaratan Standar Internasional ISO 91:20 dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. I.3. Sistem Manajemen Mutu I.3.1. Ruang Lingkup Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 91:20 diterapkan untuk proses Penyelengaraan Proses Akademik beserta Pendukungnya yang merupakan manifestasi TRI DHARMA Perguruan Tinggi yang terdiri dari dengan penekanan Ruang Lingkup Fokus Utama dari penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 91 : 20 ini ditujukan pada salah satu dari penyelenggaraan TRI DHARMA Perguruan Tinggi yaitu Pendidikan & Pengajaran pada
4 dari 8 18 September 28 Jurusan Pendidikan Agama Islam Fakultas Tarbiyah, Jurusan Al-Ikhwal Al-Syakhsiyah Fakultas Syari ah, Jurusan Bahasa dan Sastra Arab dan Jurusan Bahasa dan Sastra Inggris Fakultas Humaniora dan Budaya, Jurusan Psikologi Fakultas Psikologi, Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi, Jurusan Kimia dan Jurusan Biologi Fakultas Sains dan Teknologi, Program Studi Manajemen Pendidikan Islam (S2) beserta Lembaga-lembaga pendukungnya yang terdiri dari BAAK, BAU (Bagian Keuangan, Bagian Umum, Bagian Kepegawaian, Bagian Perencanaan), PKPBA, PKPBI, Ma'had, Lemlit, LPM, PSG, Perpustakaan, SAC dan SAR I.3.2. Rincian Pengecualian Universitas Islam Negeri Malang menerapkan seluruh klausul dalam Standard Sistem Manajemen Mutu ISO 91:20 pada proses penyelenggaraan akademik serta pendukungnya. Apabila dikemudian hari ditemukan adanya pengesampingan terhadap salah satu klausul yang diterapkan maka akan dilakukan penyesuaian lebih lanjut. I.3.3. Proses Bisnis Proses bisnis merupakan diagram yang menerangkan keterkaitan serta interaksi antar proses-proses yang ada terkait penyelenggaraan proses akademik beserta pelayanannya. Proses Bisnis digambarkan berupa peta nama dan posisi seluruh proses yang diterapkan serta interaksi antar proses-proses tersebut. Di masing-masing gambar proses ditunjukkan nomor bab dimana penjelasan dari masing-masing proses tersebut dapat dilihat. Penjelasan dari masing-masing proses dalam Proses Bisnis dijabarkan dalam Bab III sampai Bab VII dalam Manual Mutu ini. Dalam penjelasan masing-masing proses di Bab III sampai Bab VII dijelaskan mengenai kebijakan manajemen UIN Malang tentang aturan-aturan dan batasan-batasan dalam penerapan proses-proses tersebut serta Prosedur-Prosedur Mutu yang diterapkan untuk menjamin efektifitas penerapan prosesproses tersebut. Proses Bisnis UIN Malang dapat dilihat pada lampiran Manual Mutu ini.
5 dari 8 18 September 28 I.3.4. Rencana Mutu Di dalam melaksanakan proses akademik yang dijalankan oleh UIN Malang dipandang perlu adanya rencana mutu yang berfungsi untuk memastikan bahwa suatu proses maupun sub proses yang ada telah dijalankan sesuai dengan kriteria keberterimaan yang melekat pada proses tersebut, termasuk pula sumber daya/ penanggung jawab proses, metode pengecekan proses serta arsip yang dihasilkan dari proses tersebut. I.4. Dokumen Sistem Manajemen Mutu Penyusunan dokumen sistem manajemen mutu UIN Malang disamping dilakukan untuk memenuhi ketentuan dalam standard sistem manajemen mutu ISO 91:20, juga untuk menjamin efektifitas dan efisiensi penerapan sistem manajemen mutu dalam rangka mempermudah pencapaian target-target kinerja yang telah ditetapkan. Sistem dokumentasi yang digunakan di UIN Malang adalah sebagai berikut : I.4.1. Manual Mutu Manual Mutu merupakan dokumen tingkat I dalam sistem manajemen mutu UIN Malang. Didalamnya berisi gambaran secara umum dari sistem manajemen mutu yang diterapkan di lingkungan UIN Malang. Dibuat untuk memenuhi persyaratan standard sistem manajemen mutu ISO 91:20 dan sebagai dokumen umum yang menjelaskan sistem manajemen mutu yang diterapkan. I.4.2. Prosedur Mutu Prosedur Mutu merupakan dokumen tingkat II yang berisi tata cara untuk menjalankan suatu proses. Dimana digambarkan sebagai suatu aliran langkah demi langkah kegiatan dalam suatu proses yang dilaksanakan oleh masing-masing penaggung jawab, dan disertai dengan penjelasan tata cara pelaksanaannya. Dimana prosedur mutu merupakan penjabaran dari proses-proses yang ditetapkan dalam Proses Bisnis UIN Malang, dijelaskan dalam Bab III sampai VII sesuai dengan nama proses yang dijelaskan. Secara keseluruhan
6 dari 8 18 September 28 dari Prosedur Mutu yang diterapkan dalam sistem manajemen mutu UIN Malang dapat dilihat pada Daftar Dokumen Internal. I.4.3. Instruksi Kerja Instruksi Kerja merupakan dokumen tingkat III yang menjelaskan pelaksanaan teknis dari suatu kegiatan yang mendukung prosedur pelayanan. Instruksi Kerja (IK) yang ditetapkan dalam sistem manajemen mutu UIN Malang dapat dilihat pada Daftar Dokumen Internal. I.4.4. Dokumen Pendukung Selain tiga tingkatan dokumen diatas, juga ditertapkan dokumen-dokumen lain sebagai acuan dalam melakukan kegiatan operasional di UIN Malang antara lain Formulir, Undang-undang, SK Menteri Agama, SK Rektor, dan dokumen lain yang dipakai sebagai acuan atau pedoman kerja. Dokumen-dokumen pendukung yang berasal dari luar UIN Malang yang dipakai sebagai acuan kerja didaftar dalam formulir Daftar Dokumen Eksternal. I.5. Matriks Korelasi Penerapan SMM ISO 91:20 Matriks korelasi penerapan SMM ISO 91:20 adalah hubungan antara klausulklausul yang ada dalam Persyaratan Standard SMM ISO 91:20 dengan penerapan sistem manajemen mutu di UIN Malang yang dijelaskan dalam Manual Mutu ini dan prosedur-prosedur yang diterapkan. Matriks korelasi penerapan SMM ISO 91:20 digambarkan dalam lampiran Manual Mutu ini. I.6. Pengendalian Dokumen Setiap dokumen yang diberlakukan di UIN Malang dikendalikan sesuai ketentuan standard Sistem Manajemen Mutu ISO 91:20 oleh Manajemen Representative melalui Sekretariat ISO. Manajemen Representative bertanggung jawab untuk meninjau kecukupan dokumen yang diperlukan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 91:20.
7 dari 8 18 September 28 Pengelolaan dokumen yang dipakai sebagai acuan untuk melaksanakan pekerjaan dalam rangka mencapai mutu pelayanan yang ditentukan, merupakan tanggung jawab fungsi yang berwenang di masing masing Lembaga yang bersangkutan, dan pengendaliannya dilakukan oleh Sekretariat ISO. Pengendalian Dokumen dilakukan dalam hal pengesahan, pengidentifikasian, penerbitan, penyimpanan, perubahan/ revisi, penarikan dan pemusnahan dokumen. Adapun tata cara pengendalian dokumen dijelaskan lebih lanjut dalam Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen (UIN-QA/PM/01/01). I.7. Pengendalian Arsip Arsip-arsip yang dihasilkan dari pelaksanaan sistem disimpan baik berupa soft copy maupun hard copy di masing-masing Lembaga. Dimana pengendaliannya dilakukan oleh masing-masing Lembaga dengan dikoordinasi Sekretariat ISO melaui Daftar Arsip yang dibuat masing-masing Lembaga. Pengendalian arsip dilakukan dalam hal metode penyimpanan, kemudahan pengambilan, penentuan masa simpan, dan pemusnahan arsip. Tata cara pengendalian Arsip dijelaskan lebih lanjut dalam Prosedur Mutu Pengendalian Arsip (UIN- QA/PM/01/02). I.8. Pengendalian Surat Surat merupakan lebih sering dipakai sebagai alat komunikasi dengan pihak luar untuk menyampaikan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem manajemen mutu di UIN Malang. Surat yang masuk bisa jadi merupakan informasi penting yang bisa digunakan sebagai acuan dalam menetapkan kebijakan maupun melaksanakan tanggung jawab dan wewenang UIN Malang. Oleh karena itu UIN Malang melakukan pengendalian secara khusus terhadap surat-surat yang masuk maupun keluar. Pengelolaan surat-surat yang masuk maupun keluar dilaksanakan oleh Bagian Umum dalam hal penerimaan, pengagendaan, pendistribusian, pengarsipan, dan pengiriman surat.
8 dari 8 18 September 28 Tata cara pengendalian surat masuk dan keluar dijelaskan lebih lanjut dalam Prosedur Mutu Ketatausahaan (UIN-QA/PM/03-DD/01)