BAB II PROFIL PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (KPBN) CABANG MEDAN A. Sejarah Ringkas Kantor Pemasaran Bersama Nusantara (KPB-PTPN) PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV dibentuk berdasarkan hasil kesepakatan bersama Direksi PN/PTP Perkebunan I XXXII, pada tanggal 27 Februari 1990 di Jakarta yang disetujui oleh Menteri Pertanian dengan Surat Keputusan Menteri Pertanian Nomor : 166/Kpts/OT. 10/3/1990 tanggal 8 Maret 1990. Berdasarkan keputusan Badan Musyawarah Direksi (BMD) PTPN No. 15/BMD- PTPN/Kpts/1998 tanggal 18 Juli 1998, diadakan penyempurnaan Struktur Organisasi KPB-PTPN dan sesuai Keputusan BMD PTPN No. 15/BMD-PTPN/Kpts/XII/2001 tanggal 7 Desember 2001 Struktur Oganisasi KPB-PTPN, diadakan perubahan / penyempurnaan kembali. Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV didirikan dengan tujuan untuk melaksanakan pemasaran berbagai komoditi perkebunan hasil produksi PTPN dengan berpegang pada prinsip ekonomi dan tugas-tugas Badan Usaha Milik Negara agar didapat manfaat yang sebesar-besarnya bagi BUMN yang bersangkutan. 7
8 Mekanisme hubungan kerja antara BMD-PTPN, Dewan Pengawas dan KPB- PTPN diatur dan ditetapkan dalam keputusan BMD-PTPN No. 14/BMD- PTPN/Kpts/1998 tanggal 4 Juni 1998. PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) adalah perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran komoditas perkebunan sebagai perubahan bentuk/transformasi dari Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara I- XIV. PT. KPBN merupakan Perseroan Terbatas yang dibentuk oleh Direktur Utama PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI (Rajawali Nusantara Indonesia) Tentang Pendirian Perseroan Terbatas di bidang pemasaran komoditas perkebunan pada tanggal 16 November 2009 di hadapan notaris N.M Dipo Nusantara Pua Upa SH Jakarta dan telah mendapatkan pengesahan status badan hukum berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor : AHU-60488.AH.01.01 Tahun 2009 tertanggal 11 Desember 2009. Perubahan status menjadi Perseroan Terbatas tersebut sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari strategi PTPN I s/d PTPN XIV dan PT. RNI untuk memaksimalkan potensi keekonomian melalui penyusunan ulang komponen-komponen korporat yang dimiliki PT. KPBN dalam menuju performa perusahaan sebagai perusahaan penyedia jasa pemasaran perkebunan yang semakin produktif dan memiliki keunggulan kompetitif di pasar domestik dan pasar internasional.
9 Sejalan dengan rencana pengembangan pemasaran komoditas perkebunan, PT. KPBN juga melakukan kegiatan usaha di Bidang Logistik Komoditas Perkebunan yang merupakan kelanjutan pelaksanaan Pengembangan Usaha Bidang Logistik. Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan. 1. Visi PT. KPBN Cabang Medan Menjadi Perusahaan penyedia Jasa Pemasaran dan Logistik komoditas perkebunan yang terpercaya di tingkat regional Asia. 2. Misi PT. KPBN Cabang Medan a. Menyelenggarakan pemasaran komoditas perkebunan Indonesia dengan berpegangan pada prinsip-prinsip ekonomi untuk memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi produsen dan pembeli. b. Menunjang terciptanya efisiensi BUMN Perkebunan. c. Mendorong terintegrasinya kegiatan usaha BUMN Perkebunan. PT. KPB NUSANTARA Gambar 2.1 Logo PT. KPBN Sumber : www.kpbptpn.co.id
10 Keterangan mengenai logo PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) : Logo yang bulat melambangkan bentuk bola dunia, yang artinya bahwa daerah pemasaran PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) mencakup seluruh penjuru dunia. Sedangkan huruf P melambangkan pemasaran. Warna biru secara keseluruhan melambangkan warna laut dan bersahabat, yang artinya bahwa PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) dalam melaksanakan tugas dan pengambilan keputusan di pertimbangkan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Jadi, makna logo PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) adalah pemasaran dan logistik harus mampu merambah ke seluruh dunia dan memuaskan pelanggan. B. Struktur Organisasi Dalam rangka memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang maka perlu di bentuk struktur organisasi yang baik, sehingga tugas yang diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sistematika, dan terkoordinir. Struktur organisasi PT. KPBN dipimpin oleh 3 (tiga) orang Direksi yang terdiri dari : 1. Direktur Utama 2. Direktur Operasional 3. Direktur Keuangan, SDM, dan Umum.
11 Dibantu oleh para manajer serta bertanggung jawab kepada komisaris dan pemegang saham. Dalam rangka pelayanan pemasaran komoditi agro industri, PT. KPBN pusat (Jakarta) dibantu oleh 3 (tiga) Kantor Cabang, yakni sebagai berikut : 1. PT. KPBN Cabang Medan 2. PT. KPBN Cabang Surabaya 3. PT. KPBN Perwakilan Dubai Struktur organisasi PT. KPBN dapat dilihat di bawah ini : PT.KPBN CABANG MEDAN MANAJER Urusan Penjualan Ass.Manajer Urusan Log.1 Sawit dan Karet Ass.Manajer Urusan Log.2 Teh dan Kakao Ass.Manajer Urs. Keu, SDM&UM Ass.Manaje Pra Shipment Pra Shipment Bid.Keuangan Shipment Shipment Bid.SDM After Shipment After Shipment Bid.Umum Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan Sumber : www.kpbptpn.co.id
12 C. Job Description Berikut ini akan diuraikan job description dari setiap unit pada PT. KPBN Cabang Medan yang terdiri dari : 1. Manajer Tugasnya adalah : a. Membantu Direktur Utama PT. KPBN melaksanakan tindak lanjut hasil transaksi penjualan KPBN Jakarta dan PTPN. b. Mengkoordinir, mengawasi, dan membimbing Asisten Manajer dan Karyawan/ti agar tercapai hasil kerja dan pelayanan yang maksimal. c. Memonitor persediaan barang di gudang/tangki timbun PTPN. d. Memonitor pelaksanaan pengapalan barang PTPN & Pembeli. e. Memonitor persiapan dokumen pengapalan s/d pencairan wesel dari hasil penjualan ke Bank Devisa dan langsung ditransfer ke rekening PTPN yang bersangkutan. f. Mengusulkan kenaikan golongan/berkala Karyawan PT. KPBN Cabang Medan kepada Direktur Utama. g. Mengkoordinir, memonitor, dan menyelesaikan segala pekerjaan dan permasalahan di PT. KPBN Cabang Medan. h. Memonitor pelaksanaan pegelolaan Keuangan PT. KPBN Cabang Medan sesuai dengan Anggaran yang tersedia. i. Memonitor/memeriksa dan mengusulkan RKAP PT. KPBN Cabang Medan kepada PT. KPBN Jakarta. j. Melaksanakan tugas-tugas lain bila diperlukan oleh Direktur Utama.
13 2. Bagian Urusan Penjualan Tugasnya adalah : a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti sawit. b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN terkait perihal jadwal tender. c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di pasar harian Malaysia dll. d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri. e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di Medan. f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit. g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit ke PT. KPBN Jakarta. h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil tender Inti Sawit. i. Meneliti/memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti Sawit. j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit. k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
14 3. Bagian Urusan Log. 1 Sawit & Karet Tugasnya adalah : a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti sawit. b. Mengkoordinir jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN terkait perihal jadwal tender. c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di pasar harian Malaysia dll. d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri. e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di Medan. f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit. g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit ke PT. KPBN Jakarta. h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan pembuatan konsep kontrak hasil tender Inti Sawit. i. Meneliti/memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti Sawit. j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit. k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
15 l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan Logistik pengapalan Karet dan Sawit. 4. Bagian Urusan Log. 2 Teh & Kakao Tugasnya adalah : a. Menerima dan memeriksa surat-surat masuk, kontrak, L/C nominasi dan bukti pembayaran serta dokumen-dokumen lainnya. b. Menjawab dan menindaklanjuti surat, fax sehubungan dengan Log-2 Teh & Kakao. c. Memonitor kelengkapan dokumen dan negosiasi wesel pada advise/negotiating Bank serta menyelesaikan discrepancy pada Negotiating/Paying Bank. d. Memaraf dan menandatangani dokumen-dokumen yang berhubungan dengan Log-2 Teh & Kakao. e. Mengintruksikan penerbitan ataupun pembetulan S/I dan dokumen-dokumen lainnya untuk instansi-instansi terkait apabila dokumen pendukungnya sudah dilengkapi. f. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di Log-2 Teh & Kakao yang diberikan oleh Manajer kepada karyawan yang dipimpinnya. g. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer.
16 5. Bagian Urusan Keuangan Tugasnya adalah : a. Mengkoordinir pembuatan RKAP dan laporan pertanggungjawaban Keuangan kantor Cabang Medan. b. Mengontrol dan memeriksa bukti-bukti keluar masuk Kas/Bank serta data pendukungnya. c. Memantau dropping/transfer Modal Kerja dari Kantor Pusat. d. Memantau dan meneliti pembuatan daftar gaji dan hak-hak Karyawan lainnya. e. Mengontrol pembukuan atas semua transaksi keuangan di Kantor Cabang Medan. f. Melaksanakan dan menindaklanjuti hasil rekonsiliasi rekening Koran dengan kantor pusat, PTPN dan anak lembaga lainnya. g. Mengkoordinir SDM sesuai dengan petunjuk yang diberikan oleh kantor pusat. h. Membuat usulan untuk pendidikan dan pelatihan karyawan kantor cabang Medan. i. Mengurus rumah tangga kantor Cabang Medan, baik untuk kepentingan karyawan maupun pemeliharaan aset-aset kantor cabang. j. Mengkoordinir pembuatan laporan kegiatan kantor cabang. k. Mengadministrasikan pemungutan dan penyetoran PPN dan PPH serta penyelesaian rampung PPH Karyawan. l. Mendampingi dan memberikan penjelasan-penjelasan kepada tim pemeriksa baik intern maupun ekstern. m. Mengkoordinir pelaksanaan pameran di PRSU.
17 D. Kinerja Usaha Terkini Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai semua itu begitu juga pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan semua itu karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pencapaian yang sudah dilakukan oleh PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) sampai saat ini adalah setiap industri atau setiap konsumen lebih memilih untuk membeli teh, kakao, kelapa sawit di PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) daripada di PTPN itu sendiri. Sedangkan PTPN-lah yang menghasilkan teh ataupun kelapa sawit tersebut. Alasannya karena PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) sangat cekatan dalam memberikan pelayanan dan apa yang dibutuhkan konsumen, dalam artian PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) mampu mengumpulkan barang sesuai dengan apa yang dibutuhkan pembeli dan penyelesaiannya tepat waktu sesuai yang diharapkan. Dan pencapaian saat ini yang masih diraih oleh PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) adalah PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) sebagai satu-satunya penyalur tunggal hasil perkebunan PTPN baik dalam negeri maupun luar negeri. Sungguh prestasi yang luar biasa bagi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan.
18 Dari sisi kinerja operasional dalam kurun waktu 3 tahun PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN), dapat ditunjukkan data sebagai berikut : Tabel 2.1 Total Pendapatan Usaha PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan 2012 (Rp) 2013 (Rp) 2014 (Rp) Total Pendapatan Usaha Teh, 95,452,949,04 109,373,661,42 117,932,743,61 Kakao, Kelapa Sawit Sumber : PT. KPB Nusantara (KPBN) Cabang Medan Dari tabel 2.1 dapat diketahui bahwa pendapatan usaha yang diterima oleh PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan pada tahun 2013 bertambah 14,5 % dari tahun 2012. Dan pada tahun 2014 bertambah 7,8 %. Ini membuktikan bahwa kinerja usaha yang dilakukan oleh PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan setiap tahunnya semakin meningkat, meskipun peningkatannya tidak terlalu signifikan. Tetapi ini merupakan hasil pencapaian yang baik bagi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan.
19 E. Rencana Usaha / Kegiatan Rencana usaha / kegiatan PT. KPBN Cabang Medan antara lain : 1. Jadwal penyelesaian dokumen pengapalan dan pembayaran dapat terukur. Setiap perusahaan yang ingin membeli teh, kakao, kelapa sawit pasti akan mengunjungi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan untuk mendapatkan barang dengan jumlah sesuai yang mereka inginkan. Lalu PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan mengunjungi PTPN untuk mengurus surat-surat, seperti surat pengapalan, jasa pengiriman dan surat menyurat lainnya. Setelah melakukan transaksi, PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) mengumpulkan barang yang diinginkan pembeli, dan melakukan pengapalan sebelum barang dikirim ke pembeli. Dan untuk mengirim barang kepada pembeli tersebut, PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) juga harus mengurus lagi dokumen-dokumen sebagai syarat transaksi. Dan apabila pembeli menginginkan waktu hanya 10 hari, maka PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan harus menyelesaikan pengumpulan barang selama 10 hari. Ini yang masih belum bisa dimaksimal oleh perusahaan. Maka kedepannya PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan akan lebih efektif lagi memaksimalkan waktu yang diinginkan pembeli agar penyelesaian dokumen dan pembayaran dapat terukur.
20 2. Penempatan SDM yang memiliki kemampuan dan pengalaman dibidangnya. Apabila PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan membuka perekrutan bagi karyawan baru, maka yang akan dipilih adalah karyawan yang memang menguasai penuh bidangnya dan akan ditempatkan sesuai bidangnya. Contohnya karyawan yang menguasai penuh ilmu akuntansi maka akan ditempatkan dibagian keuangan perusahaan. 3. Memaksimalkan kinerja masing-masing urusan. 4. Memaksimalkan penggunaan Kantor Cabang Pembantu/Perwakilan di Pelabuhan Belawan.