SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS LINUX MENGGUNAKAN GAMBAS DAN MYSQL : STUDI KASUS PT. UTAMA PERSADA Naskah Publikasi diajukan oleh Lutfi Abu Handis Albana 06.02.6453 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
LINUX-BASED INFORMATION SYSTEM OF SALES USING GAMBAS AND MYSQL : CASE STUDY OF PT. UTAMA PERSADA SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS LINUX MENGGUNAKAN GAMBAS DAN MYSQL : STUDI KASUS PT. UTAMA PERSADA Lutfi Abu Handis Albana Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT PT. Utama Persada is an engaged in the sale of health and exercise equipment. PT. Utama Persada still use Manual system for data processing system which giving rise to many constraints. PT. Utama Persada requires computer-based data processing to help the more complex data processing, so that the resulting information can support the management of PT. Persada Utama in decision making. The author uses SWOT analysis to discover problems in a manual system PT. Persada Utama. Data collection techniques by means of direct interviews with the Owner to understand what he wants, and surveys of various things to support the authors in determining the sales information system concepts accurately. The results of data collection and analysis found that the manual system has many disadvantages, when performing a search of data takes a long time because it must open a thick book reports. Preparation of sales reports so that the manual counting errors often occur. Keywords : Information, sales information system, decision making, disadvantages.
1. Pendahuluan Sistem informasi mempunyai peran yang sangat penting bagi pelaku bisnis dalam pengambilan keputusan demi mempertahankan, melakukan evaluasi maupun dalam upaya mengembangkan usahanya dalam rangka menghadapi persaingan yang ketat di era perdagangan bebas. Para pihak manajemen berlomba mempersiapkan sebuah sistem informasi yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi. Hal ini mempunyai dampak bagi sebuah teknologi informasi yang dijalankan di perusahaan tersebut. Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem yang mengatur tentang cara menyimpan, dan juga cara mengadministrasikan proses transaksi penjualan dan juga mencatat keluar masuk barang dari atau ke gudang dan juga perhitungan stok barang yang ada di gudang (Mcleod, 1996). 2. Landasan Teori 2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1. Pengertian Sistem Menurut McLeod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemenelemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Untuk lebih jelasnya elemen sistem tersebut dapat digambarkan dengan model sebagai berikut : Tujuan Mekanisme Kontrol Input Transformasi Output Gambar 2.1 : Model Hubungan Elemen-Elemen Sistem 2.1.2. Karakteristik Sistem Menurut Hanif Al Fatta (2007) membedakan suatu sistem dengan sistem yang lain dilihat dari karakteristik sistem yang terdiri dari : batasan, lingkungan, masukan, keluaran, komponen, penghubung, penyimpanan.
2.1.3. Pengendalian Sistem Suatu sistem tidak ada yang tertutup, sehingga sistem dapat terus melangsungkan hidupnya. Sistem harus mempunyai daya pembelaan atau sistem harus mempunyai pengendalian Pengendalian suatu sistem dapat berupa pengendalian umpan balik (feedback control sistem), pengendalian umpan maju (feedforwad control sistem), dan pengendalian pencegahan (preventive control sistem). 2.2. Konsep Dasar Informasi 2.2.1. Pengertian Informasi Menurut Mc. Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah : data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. 2.2.2. Siklus Informasi Pertama, data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu, sehingga akan diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), dan begitu seterusnya. 2.2.3. Kualitas Informasi Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok yaitu relevancy, accurancy, dan timeliness. 2.2.4. Nilai Informasi Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannnya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit. 2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Sistem Informasi Menurut Wikipedia Sistem Informasi adalah kumpulan sub-sub sistem yang saling berhubungan membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup inputprocess-output yang berhubungan dengan pengelolaan informasi (data yang telah diolah sehingga berguna bagi pengguna) 2.3.2 Komponen Sistem Informasi Menurut Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut: Perangkat keras, perangkat lunak, database, telekomunikasi, manusia, prosedur.
2.3.3 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu 2.3.4 Sistem Informasi Penjualan suatu kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan organisasi atau perorangan yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penjualan dan transaksi data dalam satu kesatuan proses yang saling terkait antara pembeli dan penjual yang bertujuan untuk mendapatkan kebutuhannya atau mencapai tujuannya. 2.3.5 Analisis PIECES Merupakan kegiatan mengidentifikasi masalah pada suatu sistem dengan cara melihat kelemahan sebuah sistem. Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan, kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Analisis Informasi (Information) Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka perusahaan akan mendapatkan informasi yang tepat, akurat, dan relevan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Analisis Ekonomi (Economy) Merupakan perhitungan manfaat-manfaat atau keuntungan serta biaya yang dikeluarkan atas sistem yang berjalan. Analisis Kendali (Control) Berfungsi untuk meningkatkan hasil kerja, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan, meminimalkan kesalahan pada sistem, dan menjamin keamanan data dan informasi. Analisis Efisiensi (Efficiency) Analisis efisiensi merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasional berkaitan dengan apakah terjadi proses yang boros dan tidak ada gunanya bagi instansi, yang berkaitan dengan perbandingan input dan output. Analisis Pelayanan (Service) Analisis pelayanan merupakan analisis yang dilakukan agar pelayanan pada sebuah organisasi perusahaan dapat ditingkatkan menjadi lebih baik dan memuaskan.
2.3.6 Sirkulasi Sirkulasi dapat diartikan sebagai sistem pengolahan data sirkulasi, penyimpanan data dan persiapan dokumentasi untuk pengambilan keputusan yang dilakukan manusia dengan dibantu suatu alat yang bernama mesin komputer. 2.3.7 Sistem Manajemen Basis Data Database Management System (DBMS) berisi suatu koleksi data yang saling berkorelasi dan satu set program untuk mengakses data tersebut. 2.4 Perangkat yang Digunakan 2.4.1 Gambaran Singkat Linux Linux adalah suatu sistem operasi yang bersifat multi user dan multi tasking. Sistem operasi ini mengimplementasikan standar POSIX. Linux dapat berinteroperasi secara baik dengan system operasi yang lain, termasuk Apple, Microsoft dan Novell. 2.4.2 Gambaran Singkat Gambas Gambas merupakan salah satu produk open source dan free yang diperuntukkan bagi para pemrogram. Bahasa pemrograman yang bersifat object oriented dan berjalan di lingkungan Linux ini sangat mudah untuk dikuasai oleh semua kalangan, baik yang expert maupun beginner, apalagi bagi mereka yang pernah menggunakan visual basic. 2.4.3 Gambaran Singkat MYSQL Mysql merupakan salah satu Relational database management system bersifat Open Source. Struktur database disimpan dalam tabel-tabel yang saling berelasi. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Gambaran Umum 3.1.1 Latar Belakang PT. Utama Persada adalah sebuah Perseroan Terbatas yang bergerak dalam bidang distribusi alat kesehatan Non Medis dan Alat Fitnes 3.1.2 Maksud dan Tujuan Maksud dan tujuan didirikannya PT. Utama Persada adalah mencari keuntungan atau laba untuk mengembangkan usaha di masa mendatang 3.1.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi PT. Utama Persada ditunjukkan oleh gambar berikut : OWNER AREA MANAGER ACCOUNTING MARKETING Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Utama Persada
3.2 Definisi Analisis Sistem Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian atau komponen-komponennya dengan maksud untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan, ksempatan, hambatan dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya. 3.3 Identifikasi Masalah PT. Utama Persada memiliki sebuah sistem penjualan manual sehingga kurang memenuhi kelayakan dari segi efisiensi dan efektifitas. PT.Utama persada membutuhkan sebuah sistem informasi Penjualan berbasis komputer yang dapat mendorong dalam pencapaian dari visi dan misi perusahaan. 3.4 Analisis Kelemahan Sistem Tujuan utama dari analisis sistem adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi. Hal ini bertujuan agar analisis tersebut dapat mengetahui permasalahan yang berkaitan dengan pengembangan perusahaan atau organisasi, dan juga untuk mengetahui kelemahan pada sistem yang lama maupun sistem yang baru. 3.5 Analisis Kebutuhan Sistem 3.5.1 Analisis Kebutuhan Informasi Untuk mendukung sebuah perkembangan proyek sistem informasi, kebutuhan sistem informasi sangat penting, dengan adanya informasi dapat diketahui bagian-bagian pada sistem yang lama yang perlu dikembangkan sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat untuk pengembangan 3.5.2 Analisis Kebutuhan Teknologi Perancangan dan pengembangan sistem memiliki tujuan agar dapat memperoleh mutu yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kinerja dalam rangka pengembangan sistem informasi penjualan dan juga diperlukan peralatan yang memadai agar sistem ini dapat berjalan dengan baik serta dapat diperoleh informasi yang lebih cepat, tepat, dan kualitas lebih meningkat. 3.6 Analisis Biaya dan Manfaat Sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilainya disebut analisis biaya atau keuntungan (benefit analyze atau cost). Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang. 3.7 Metode Analisis Biaya dan Manfaat Untuk menentukan apakah suatu sistem baru itu layak atau tidak untuk diterapkan, diperlukan analisis biaya dan manfaat dengan menggunakan beberapa metode yaitu : metode periode pengembalian, metode pengembalian investasi, metode nilai bersih.
3.8 Analisis Studi Kelayakan Studi kelayakan adalah proses mempelajari dan menganalisa masalah yang sudah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Studi kelayakan dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas suatu sistem yang akan dicapai, harus memenuhi beberapa faktor yaitu: 3.8.1 Kelayakan Teknologi Pemakaian teknologi komputer dalam berbagai macam bentuk dapat, menunjang kinerja yang handal, cepat, dan akurat, dari sisi teknologi yang digunakan juga tidak menimbulkan sesuatu yang dapat mengganggu kehidupan sehari-hari, untuk itu sangat tepat apabila teknologi komputer digunakan dengan semestinya, untuk penerapan dan pengembangan sistem yang baru guna mencapai hasil yang baik. 3.8.2 Kelayakan Proses Sistem informasi penjualan yang selama ini berjalan pada Pt. Utama Persada belum optimal karena masih bersifat manual dalam pengolahan datanya. Dengan penggunaan dan penerapan sistem bvaru diharapkan dalam proses pembuatan dan penyajian laporan adata akan lebih cepat, tepat, dan akurat dalam pengolahannya serta lebih mudah dipahami. 3.8.3 Kelayakan Hukum Pengembangan dan penerapan sistem yang digunakan tidak melanggar hukum dan peraturan undang-undang Negara. Dalam hal ini, kami selaku pengembang menggunakan system operasi Linux Ubuntu dan aplikasi pemrograman Gambas dan Mysql yang bersifat Free Licence. Dengan demikian apabila ditinjau dari segi kelayakan hukum maka penerapan dan pengembangan sistem ini layak digunakan. 3.8.4 Kelayakan Sumber Daya Dalam penerapan dan pengembangan sistem yang baru membutuhkan sumber daya, khususnya sumber daya manusia yang mampu mengoperasikan sistem tersebut. Untuk itu memang perlu adanya pelatihan untuk pengoperasian sistem tersebut. 3.8.5 Kelayakan Ekonomi Pengembangan dan penerapan sistem informasi penjualan ini menggunakan piranti lunak yang berlisensi gratis namun dapat memberikan manfaat yang besar bagi PT. Utama Persada. 3.8.6 Kelayakan Operasi Apabila dilihat dari faktor waktu, biaya, tempat,dan efektifitas sistem yang baru lebih baik dari pada sistem yang lama. 3.9 Perancangan Sistem Perancangan sistem bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari
aturan dan hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan aplikasi, pada tahap ini juga diberikan gambaran aplikasi kepada user. 3.9.1 Perancangan Sistem Secara Umum Pada tahap ini desain dirancang, untuk dikomunikasikan kepada user yang meliputi desain model, desain input, desain data base, dan disain keluaran yang sifatnya masih umum meliputi seluruh bagian sehingga akan memberikan gambaran yang terbuka kepada pemakai. 3.9.2 Sistem Flowchart yang Diusulkan Sistem Flowchart ini dapat dijabarkan sebagai berikut : Data Barang, pemasok, pelanggan, marketing, transaksi pembelian, transaksi penjualan diinputkan dan akan diproses untuk disimpan dalam database. Data yang tersimpan dalam database dapat dipanggil untuk kemudian menghasilkan keluaran berupa laporan data. 3.9.3 Data Flow Diagram Merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses yang terjadi pada sistem yang dikembangkan. Gambarannya adalah Accounting yang bertindak sebagai admin memeliki akses untuk memasukkan semua data ke dalam database. Data dalam database nanti akan menjadi keluaran berupa laporan semua data yang akan diserahkan kepada Owner dan laporan data marketing akan diserahkan ke Staf Marketing. 3.9.4 Rancangan Basis Data Basis data adalah media penyimpanan data yang terstruktur, rancangan basis data sistem ini adalah pembuatan database dan table dengan melalui tahapan normalisasi. 3.9.5 Rancangan Masukan dan Keluaran Rancangan ini adalah tahapan pembuatan tampilan antar muka yang terdiri dari antar muka masukan dan antar muka keluaran. Antar muka masukan berfungsi untuk memudahkan Accounting memasukkan data semua transaksi, masing-masing transaksi memiliki rancangan antarmuka tersendiri. Antar muka ini terdiri dari Input Data Barang, Input data pemasok, input data pelanggan, input data marketing, input data pembelian, dan terakhir input data Penjualan. Sedangkan antar muka keluaran yaitu Laporan data transaksi yang terdiri dari Laporan Barang, Laporan pemasok, laporan pelanggan, laporan marketing, laporan pembelian, dan laporan penjualan. Semua laporan data ini akan diteruskan kepada Owner untuk menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
4. Implementasi 4.1. Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap meletakan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan 4.2. Kegiatan Implementasi Dalam kegiatan implementasi dilakukan dengan lima tahap yaitu pemilihan dan pelatihan personil, instalasi perangkat keras dan lunak, pemograman dan pengetasan program, uji coba sistem dan konversi sistem. 4.2.1. Pemilihan dan Pelatihan Personil Personil pelaksana atau pengguna sistem merupakan faktor yang memegang peranan penting dalam proses penggunaan sistem tersebut. Pemilihan dan pelatihan personil bertujuan agar personil yang ditunjuk untuk menjalankan sistem baru tidak mengalami kesulitan pada saat menjalankan sistem tersebut. 4.2.2. Instalasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Pada tahap ini perlu dipersiapkan perangkat keras yaitu perangkat komputer dan perangkat lunak yaitu terdiri dari Linux Ubuntu sebagai sistem operasi dan perangkat lunak Mysql. 4.2.3. Pemrograman dan Pengetesan Program Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui lebih awal tentang kesiapan program di dalam melakukan input data, proses pengolahan data, dan output data. Disamping itu pengetesan program dimaksudkan untuk mengetahui lebih jauh dari kesalahankesalahan dan kekurangan dari program yang terjadi dan akan mungkin terjadi. 4.2.4. Instalasi Software Cara instalasi aplikasi: a. Masukan cd aplikasi penjualan. b. Cari file utamapersada.deb c. Double klik d. Masukkan password user ubuntu. e. Pada jendela ubuntu software center klik tombol Install. 4.2.5. Uji Coba Sistem uji coba sistem dilakukan secara menyeluruh, dengan kata lain apakah kumpulan dari program-program telah berjalan dengan baik dalam suatu sistem. Dalam pengetesan system ini menggunakan unit testing atau pengujian unit, diantaranya adalah: a. Black box testing
Pengujian yang dilakukan untuk antar muka perangkat lunak. Pengujian ini dilakukan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi bekerja dengan baik dalam arti masukan yang diterima dengan benar dan keluaran yang dihasilkan benarbenar tepat, pengintegrasian dari eksternal data berjalan dengan baik. b. White box testing Pengujian yang dilakukan lebih dekat lagi untuk menguji prosedur-prosedur yang ada. Lintasan logika yang dilalui oleh setiap bagian prosedur diuji dengan memberikan kondisi yang spesifik. 4.2.6. Konversi Sistem Proses konversi sistem merupakan suatu proses dimana pelaksanaan sistem yang baru siap dan layak untuk digunakan. Pendekatan yang diperlukan untuk pelaksanaan konversi sistem menggunakan Konversi pararel (pararel conversion), dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan siystem yang lama selama suatu periode waktu tertentu. Kedua sistem ini dioperasikan bersamasama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebelum sistem yang lama dihentikan. 4.3. Manual Program Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi Linux. 4.4. Pemeliharaan Sistem pemeliharaan sistem ini bertujuan apakah ada revisi atau modifikasi sistem. Pemeliharaan sistem mencakup perubahan dalam perangkat keras, perangkat lunak, mem-backup database yang sebelumnya dan memperbaharui database yang baru. Fasilitas dalam mencakup atau memperbaharui database akan disediakan pada sistem tersebut nantinya. Maka pengembangan sistem tersebut akan masuk pada tahap pemeliharaan sistem, tahapannya terdiri dari: a. Back up database b. Restore database c. Dan pembaharuan file-file program. 5. Kesimpulan Dari keseluruhan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, sebagai akhir dari Sistem Informasi Penjualan Berbasis Linux Menggunakan Gambas dan Mysql : Studi Kasus PT. Utama Persada penulis menyimpulkan : Sistem Informasi Penjualan PT. Utama Persada yang masih menggunakan sistem manual kurang efisien dan efektif. Sehingga Penulis mencoba memberikan solusi dengan mengembangkan Sistem Informasi Penjualan Berbasis Linux.
Pengembangan Sistem Informasi Penjualan Berbasis Linux dengan menggunakan aplikasi pemrograman Gambas dan DBMS MYSQL diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dari sistem ini dapat diperoleh keuntungan, antara lain: 1. Penyajian informasi secara cepat, tepat, dan akurat. 2. Penghematan waktu dalam penginputan data 3. Memudahkan dalam pencarian data-data dan pembuatan laporan yang dibutuhkan 4. Mengurangi biaya dan beban pekerjaan karyawan menjadi lebih ringan sehingga kinerja lebih meningkat. 5. Meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan. Daftar Pustaka Hanif Al Fatta, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Penerbit ANDI : Yogyakarta Mahdi Ridho, 2006, Pemrograman Gambas Pemrograman ala Visual Basic di Linux, Penerbit ANDI : Yogyakarta http://gambas.sourceforge.net/ http://gambasforum.whiteislandsoftware.com/ http://www.mysql.com/