Jabatan Pendaftar Department Of Registrar Rujukan : UKM3.6/224/3 Jld. 9 Tarikh : 16 Januari 2014 PEKELILING PENDAFTAR BIL. 1/2014 Bendahari Ketua Pustakawan Dekan Fakulti Perubatan dan Pengarah PPUKM Dekan Fakulti Pergigian Dekan Fakulti Ekonomi dan Pengurusan Dekan Fakulti Pengajian Islam Dekan Fakulti Sains dan Teknologi Dekan Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan Dekan Fakulti Sains Kesihatan Dekan Fakulti Undang-undang Dekan Fakulti Kejuruteraan dan Alam Bina Dekan Fakulti Teknologi dan Sains Maklumat Dekan Fakulti Pendidikan Dekan Fakulti Farmasi Dekan UKM-GSB Pengarah Institut Alam Sekitar & Pembangunan (LESTARI) Pengarah Institut Alam & Tamadun Melayu (ATMA) Pengarah Institut Kajian Malaysia & Antarabangsa (IKMAS) Pengarah Institut Kejuruteraan Mikro dan Nanoelektronik (IMEN) Pengarah Institut Perubatan Molekul (UMBI) Pengarah Institut Penyelidikan Tenaga Suria (SERI) Pengarah Institut Biologi Sistem (INBIOSIS) Pengarah Institut Sel Fuel (SELFUEL) Pengarah Institut Islam Hadhari (HADHARI) Pengarah Institut Kajian Etnik (KITA) Pengarah Institut Perubahan Iklim (IPI) Pengarah Institut Informatik Visual (IVI) Pengarah Institut Telinga, Pendengaran & Pertuturan (HEARS) Pengarah Muzium Warisan Akademik Pengarah Pusat Pengajian Umum Pengarah Pusat Teknologi Maklumat Pengarah Pusat Perancangan Korporat Pengarah Pusat Hubungan Antarabangsa Pengarah Pusat Inovasi Kolaboratif Pengarah Pusat Komunikasi Korporat Pengarah Pusat Pemerkasaan Remaja (PERKASA) Pengarah Pusat Jaminan Kualiti Pengarah Pusat Akreditasi Pembelajaran Pengarah Pusat PERMATApintar Negara Pengarah Pusat Sukan Pengarah Pusat Kepimpinan Wanita Tun Fatimah Hashim Pengarah Pusat Kembangan Pendidikan MS ISO 9001:2008 Cert. No. : AR 5779
Pengarah Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan Pengarah UKM-CESMED Ketua Penerbit UKM Pengarah Pejabat Pengurusan Risiko Pengarah Pejabat Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (PKKP) Pengurus Pejabat Hubungan Universiti-Masyarakat Pengarah Pejabat Perhubungan Alumni Pengurus Pejabat Hubungan Industri Pengarah Yayasan Canselor Timbalan Pendaftar, Bahagian Pengurusan Akademik Timbalan Pendaftar, Jabatan Perkhidmatan Pelajar Timbalan Pendaftar, Bahagian Pengurusan Kampus Kuala Lumpur Ketua Unit Audit Dalam Ketua Pusat Islam Pengarah Keselamatan Penolong Pendaftar, Bahagian Pentadbiran Am (Kenderaan) YBhg. Prof./Datuk/Dato /Datin/Tuan/Puan, GARIS PANDUAN ELAUN TANGGUNG KERJA Dengan hormatnya merujuk perkara di atas. Sehubungan dengan itu, sukacita dimaklumkan bahawa Bahagian Pengurusan Sumber Manusia telah mengemaskini Garis Panduan Elaun Tanggung Kerja yang berkuatkuasa mulai 1 Januari 2014. Permohonan hendaklah memenuhi terma dan syarat yang terkandung di dalam Garis Panduan yang disediakan. Sukacita YBhg. Prof./Datuk/Dato /Datin/Tuan/Puan dapat memaklumkan kepada semua staf di bawah seliaan dan di PTJ masing-masing. yang terlibat Sekian, terima kasih. Optimumkan Sumber, Maksimumkan Produktiviti Yang benar, ASMAHAN MUSA Pendaftar s.k. - Naib Canselor - Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Akademik dan Antarabangsa - Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Penyelidikan dan Inovasi) - Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) - Timbalan Naib Canselor (Hal-ehwal Jaringan Industri dan Masyarakat)
1. TUJUAN GARIS PANDUAN ELAUN TANGGUNG KERJA Garis panduan ini digunakan bagi menguruskan dan memperaku permohonan Elaun Tanggung Kerja mengikut syarat-syarat Tanggungan Kerja mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2007 dan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 1993. 2. PROSES KERJA 2.1. Ketua Jabatan hendaklah menulis surat kepada Pendatar untuk kelulusan Elaun Tanggungan Kerja. 2.2. Setelah mendapat kelulusan Pendatar, arahan penanggungan oleh Ketua Jabatan secara bertulis kepada pegawai yang menanggung kerja. 2.3. Sekiranya memenuhi syarat permohonan dapatkan borang permohonan Elaun Tanggungan Kerja di laman sesawang Jabatan Pendaftar 2.4. Hantar borang permohonan ke Jabatan Pendaftar untuk diproses 3. SYARAT DAN PERATURAN Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2007 dan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 1993 3.1. Terdapat kekosongan jawatan secara hakiki atau operasi dan tugas jawatan yang kosong itu mustahak dilaksanakan secara berterusan supaya fungsi jabatan tidak terjejas. 3.2. Arahan penanggungan kerja pegawai hendaklah dibuat secara bertulis oleh Ketua Jabatan. 3.3. Pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatan. Sekiranya tiada, pegawai yang telah berkhidmat sekurang-kurangnya setahun. 3.4. Tempoh penanggungan kerja hendaklah tidak melebihi enam (6) bulan. Sekiranya ada keperluan, Ketua Jabatan hendaklah membuat permohonan semula supaya pegawai diluluskan untuk terus menanggung kerja. 3.5. Tarikh kuat kuasa penanggungan kerja hendaklah dari tarikh pegawai melaksanakan tugas jawatan yang ditanggung kerja dan bermula daripada hari bekerja. Sekiranya tempoh penanggungan kerja berakhir pada hari cuti mingguan dan kelepasan am,tempoh tersebut boleh diambil kira. 3.6. Pegawai yang menanggung kerja hendaklah menjalankan tugas-tugas pemangkuan/tanggungan kerja tidak kurang dari 28 hari berturut-turut termasuk hari cuti mingguan dan kelepasan am. Manakala bagi yang pernah diluluskan menanggung kerja bagi jawatan yang sama, boleh dibayar elaun tanggungan kerja sekiranya telah menggenapkan tempoh 14 hari berturut-turut dan cuti sakit secara terkumpul tidak melebihi 5 hari bekerja. 3.7. Jawatan yang boleh ditanggung kerja adalah jawatan yang diwujudkan sama ada dalam Anggaran Belanja Mengurus atau Waran Perjawatan. 3.8. Jawatan yang hendak ditanggung kerja itu hendaklah tidak melangkau dua (2) gred yang lebih tinggi dari jawatan hakiki.
3.9. Seseorang pegawai hanya dibenarkan membuat pemangkuan / tanggungan kerja satu jawatan sahaja dalam sesuatu masa. 3.10. Jika pegawai yang menanggung kerja layak menerima Bayaran Lebih Masa, bayaran tersebut hanya boleh dibayar bagi tugas yang dilaksanakan selepas dua (2) jam lima belas (15) minit daripada waktu bekerja pejabat. 3.11. Sekiranya pegawai yang menjalankan pemangkuan/ tanggungan kerja tidak lagi menjalankan tugas-tugas pemangkuan/tanggungan kerja, Ketua Jabatan/ Bahagian hendaklah melaporkan ke Bahagian ini dengan kadar yang segera supaya elaun pemangkuan / tanggungan kerja yang dibayar kepada pegawai berkenaan dapat diberhentikan 3.12. Sekiranya kekosongan diketahui akan berlaku, permohonan hendaklah dibuat sebelum berlakunya kekosongan supaya kelulusan diperolehi sebelum pengawai menanggung kerja. Walau bagaimanapun sekiranya tindakan tersebut tidak dapat dilakukan, permohonan dikemukakan dengan kadar segera tidak lewat daripada 30 hari dari tarikh pegawai diarah menanggung kerja. 4. PEMAKAIAN GARIS PANDUAN Arahan pelaksanaan ini berkuatkuasa mulai 1 Januari 2014. 5. CARTA ALIR PERMOHONAN ELAUN TANGGUNG KERJA MULA Ketua Jabatan hendaklah menulis surat Kepada Pendaftar untuk kelulusan Setelah mendapat kelulusan Pendaftar, arahan penanggungan oleh Ketua Jabatan secara bertulis kepada Pegawai yang menanggung kerja Sekiranya memenuhi syarat dapatkan borang permohonan Elaun Tanggungan Kerja di laman sesawang Jabatan Pendaftar Hantar borang permohonan ke Jabatan Pendaftar untuk diproses 6. LANGKAT PENJIMATAN 6.1. Sekiranya terdapat lebih daripada dua (2) orang staf digred jawatan dan pejabat yang sama, beban tugas tersebut perlulah diagih-agihkan sama rata.
6.2. Pegawai yang diluluskan Cuti Rehat dalam tempoh yang panjang hendaklah mengambil kira supaya tidak menjejaskan tugasnya dan tiada keperluan untuk menggantikan tugas yang ditinggalkan. 6.3. Pegawai yang diluluskan Cuti Belajar tidak boleh ditanggung kerja oleh staf lain. Tugasan yang ditinggalkan ini perlu diagihkan-agihkan sama rata kepada staf yang sedia ada. Disemak dan disahkan oleh: AHSAN AHMAD Ketua Penolong Pendaftar Kanan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Jabatan Pendaftar