Supply Management Information for Logistic Enhancement Analisis Aplikasi Web Online Manajemen Logistik PT. Telkom by Ngadi / Biztel-10 / 213301021 Abstraksi SMILE (Supply Management Information for Logistic Enhancement), aplikasi web online manajemen logistik memberikan Solusi kepada Unit Fungsional Logistik (UFL), di manapun mereka berada dalam mengelola program kerja, proyek maupun aktivitas lainnya secara detil, sederhana, dan mudah. SMILE adalah aplikasi end-to end proses controliing and monitoring supply management terintegrasi pada proses procurement dan construction yang memudahkan dan mempercepat proses supply. SMILE menyediakan kepada kastemer suatu nilai tambah yang tinggi dalam layanan manajemen proyek yang dibangun berdasarkan pengalaman untuk berbagai tipe pengguna (user) seperti pada Lampiran 1 dan organisasi. Pengalaman dalam pengelolaan proyek ini diimplemetasikan ke dalam template dan aplikasi yang siap digunakan oleh SMILE user. Para kastemer akan lebih mudah mengendalikan seluruh partisipasi anggota tim dalam seluruh aspek pengelolaan proyek. SMILE (dulu PMO TCC) dibangun berdasarkan metode Project Management Office, yang bertujuan untuk membantu kita lebih mudah mengendalikan rencana proyek beserta implementasinya. Secara resmi system ini diresmikan oleh Bpk Abdul Haris selaku Direktur Network Solution di Surabaya pada tanggal 10 November 2005. Dengan menggunakan SMILE ini, maka Anggota Tim memungkinkan berperan secara aktif dalam pengambilan keputusan, diskusi, penetapan milestone, laporan pekerjaan dan kolaborasi seluruh proses kegiatan. SMILE didesain membantu untuk lebih mudah mengendalikan rencana proyek dan implementasinya, memungkinkan Tim dan seluruh sumber daya berperan secara aktif dalam pengambilan keputusan, diskusi, penetapan milestone, laporan pekerjaan dan kolaborasi seluruh proses kegiatan. Problem SMILE sangat membantu dalam mempercepat proses supply, yang meliputi proses : initiation (perencanaan kebutuhan pengadaan), engineering (desain teknis / BoQ), procurement (proses pengadaan s/d kontrak), construction (proses pembangunan s/d BAST-1), dan closing (masa pemeliharaan s/d BAST-2) seperti digambarkan pada Lampiran 2. Dalam tulisan ini, penyusun membatasi pembahasan permasalahan pada : 1) Bagaimana positioning SMILE tersebut pada Application Map?; 2) Bagaimana integrasi SMILE dengan aplikasi / sistem informasi lainnya yang diimplementasikan di PT. Telkom? Page - 1
Solusi Application Mapping Pada aplikasi SMILE, ada beberapa tipe user seperti digambarkan pada Lampiran 1, yaitu : Procurement & Construction, Controlling & Monitoring, Asset Management, Supplier & Price mgmt, dan Supplier Online. Beberapa tipe user tersebut menunjukkan cakupan fungsi dari aplikasi SMILE, dan jika di-mapping-kan pada Application Map model TAM seperti pada Lampiran 3, maka aplikasi SMILE ini mencakup pada level Management, Supplier / Partner Management, dan Enterprise Management. Pada level Management, dalam tahap Operational Support & Readiness, aplikasi SMILE ini meliputi : Spec. (Spesifikasi Kebutuhan Alat Produksi) dan Inventory (Persediaan) yang ada pada fungsi fungsi tipe user Procurement dalam phase initiation (perencanaan). Hal ini digambarkan pada Lampiran 2, yaitu dalam bentuk output Justifikasi Kebutuhan. Dalam tahap Fulfillment, meliputi : Design, Provisioning / Configuration, Logistics, Activation, dan Plan / Optimization ada pada fungsi fungsi tipe user Procurement digambarkan pada Lampiran 2, dalam phase Engineering Procurement Construction. Dan dalam tahap Assurance, meliputi : Testing Management, dan Status Monitoring, pada fungsi tipe user Controlling & Monitoring (Lampiran 1). Level Supplier / Partner Management, meliputi : Supply Chain Managemen, dan Partner Management, pada aplikasi SMILE digambarkan pada fungsi-fungsi untuk tipe user Supplier, dan Supplier Online (Lampiran 1). Dan pada level Enterprise Management, meliputi Finance Management pada aplikasi SMILE digambarkan pada fungsifungsi untuk tipe user Price Management, dan Asset Management digambarkan pada fungsi-fungsi untuk tipe user Asset Management untuk monitoring kapitalisasi aset (Lampiran 1). Secara keseluruhan Application Mapping untuk aplikasi SMILE dapat digambarkan seperti pada Lampiran 3. Integrasi Aplikasi SMILE Seperti digambarkan pada Lampiran - 4, bahwa aplikasi maupun sistem informasi lain di PT. Telkom yang berkaitan dengan aplikasi SMILE, antara lain : SAP dan E- Procurement. Integrasi SMILE dengan SAP pada proses Procurement, yaitu data WBS/LOP dan PR di SAP di-integrasi-kan dengan data pada tahap Initiation dan Planning di SMILE. Dan setelah closing, BAST-1 dan Invoice di SMILE juga diintegrasi-kan kembali dengan SAP melalui proses MIGO dan MIRO. Sedangkan integrasi SMILE dengan E-Procurement hanya pada pemanfaatan data Supplier Management dalam penyusunan Database Supplier di E-Procurement. Kesimpulan SMILE (Supply Management Information for Logistic Enhancement), aplikasi web online manajemen logistik memberikan Solusi kepada Unit Fungsional Logistik (UFL), di manapun mereka berada dalam mengelola program kerja, proyek maupun aktivitas lainnya secara detil, sederhana, dan mudah. Hasil Application Mapping dengan model TAM, aplikasi SMILE ini mencakup pada level Management, Supplier / Partner Management, dan Enterprise Management, dengan gambaran keseluruhan seperti pada Lampiran 3. Aplikasi SMILE memiliki keterkaitan dengan implementasi aplikasi / sistem informasi lainnya yang digunakan di PT. Telkom, yaitu dengan SAP dan E-Procurement. Integrasi SMILE dengan SAP adalah korelasi 2 (dua) sisi, ada proses Upload dan Download dari atau ke SMILE dan SAP. Sementara dengan E-Procurement hanya korelasi searah, yaitu Upload data Supplier Management dari SMILE ke dalam Database Supplier pada aplikasi E-Procurement. Page - 2
Lampiran - 1
Lampiran - 2
Lampiran - 3 Market / Sales Campaign Corporate Sales Channel Sales Product Product Strategy / Proposition Product Catalogue Product Lifecycle Product Perf. Op. Sup. & Readiness Fulfillment Assurance Billing Cust. Customer Information Order Quotation Engine Customer Self Customer Contact, Retention, & Loyalty Customer QOS/SLA Account Problem Resolution Cust Bill Invoicing Collection Bill Format Receivable Serv. Service Spec Service Inv. Service Conf. Service Design / Assign SLA Serv.Problem QoS Monitoring & Impact Analysis Serv. Perf. Service Rating / Discounting Management Workforce Spec Inv. Res. Design / Assign Res. Prov. / Config. Logistics Testing Activation Res. Plan. / Optimiz. Res. Perf. Mon. Res Problem Root Cause Analysis Status Mon. Res. Data Mediation Arbitrage Voucher Billing/Data Mediation Real Time Billing Supplier / Partner Management Supply Chain Partner Wholesale/Interconnect Billing Application Enterprise Management RevAs HR Finance Asset Security Knowledge Fraud
Lampiran - 4