TUGAS UAT URGENSI MAINTAINABILITY DALAM SISTEM INFORMASI Disusun Oleh: Wissa Harry Pamudji P056122061.50 Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc PROGRAM STUDI MANAJEMEN BISNIS SEKOLAH PASCA SARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013 1
DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN... 1 I.1. Latar Belakang... 1 II.2. Tujuan... 1 II. PEMBAHASAN... 2 II.1. Control... 2 II.2. Reliability... 3 II.3. User Participation... 3 II.4. IS Training... 3 II.5. Integrated Maintenance System... 4 III. KESIMPULAN... 5 DAFTAR PUSATAKA... 6 i
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Model CRUT... 2 ii
I. PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Ekspansi bisnis secara global menuntut pengembangan sistem informasi yang kompleks dan meluas. Pengembangan sistem informasi dan maintenance memerlukan sumberdaya yang tidak sedikit (waktu, uang, dan tenaga). Pembelian perangkat keras yang baru dan pengembangan perangkat lunak diperlukan untuk menunjang operasional perusahaan. Penggunaan teknologi terbaru tidak menutup kemungkinan berkurangnya usaha yang dilakukan oleh perusahaan dalam menghadapi perubahan suatu sistem informasi. Sistem informasi secara global telah membantu perusahaan dalam memberikan pelayanan yang berkualitas kepada konsumen. Akan tetapi jika sistem informasi yang digunakan tidak dipelihara dengan baik, kualitas dari pelayanan yang diberikan akan berkurang dan berdampak kepada tidak puasnya konsumen. Sistem yang ketinggalan zaman atau mengalami stagnansi akan menimbulkan ketidakpuasan pada konsumen. Konsumen akan dapat menilai kualitas suatu perusahaan dari sistem yang digunakan dan tingkat terendah dari pelayanan yang dapat diterima konsumen (Kettinger dan Lee, 2005 dalam Urhuogo et al, 2012). Menurut Murthy et al.(2002) dalam Shareghi dan Faieza (2011), strategi maintenance pada tahun 1940 berkisar tentang bagaimana melakukan maintenance yang benar untuk menghindari biaya. Seiring dengan berkembangnya teknologi beberapa hal telah diterapkan dalam manajemen maintenance yang meliputi: reliability centered maintenance (RCM), failure mode and effect analysis (FMEA), total productive maintenance (TPM), dan condition based maintenance (CBM) (Moubray, 1991 dalam Shareghi dan Faieza, 2011). Teknologi informasi memiliki peranan penting dalam keempat hal tersebut sebagai pilar utama dalam manajemen maintenance. II.2. Tujuan informasi. Membahas mengenai urgensi maintenance dalam software ataupun sistem 1
II. PEMBAHASAN Sebuah perusahaan yang memerlukan sistem informasi dalam menjalankan bisnis operasinya harus memperhatikan factor factor yang dapat mempengaruhi kinerja sistem informasi. Terkadang pihak manajemen harus menentukan sistem informasi tidak hanya sesuai dengan kebutuhan perusahaan tapi juga mudah untuk dikontrol dan dirawat. Dalam Urhuogo et al. (2012) digunakan model CRUT (Control, Reliability, Userparticipation, dan Training) untuk manajemen perawatan sistem informasi. Reliability IS User Participation Training Control Gambar 1. Model CRUT II.1. Control Dalam sistem informasi perusahaan control merupakan awal dari pemeliharaan data. Suatu perusahaan dapat memelihara kualitas dari datanya dengan melakukuan pengendalian atas sistem. Pihak manajemen dapat menempatkan karyawan yang memiliki kualifikasi dan pengalaman dalam mengendalikan sistem sebelum mengeluarkan biaya untuk sistem yang memiliki fungsi sama. Sistem informasi yang tidak terkontrol dengan baik akan mudah ditembus oleh pihak luar dan digunakan untuk hal- hal yang dapat merugikan perusahaan. Maintenance akan lebih mudah dilakukan oleh perusahaan dengan mengadopsi sistem yang dapat diandalkan. 2
II.2. Reliability Reliability adalah kemungkinan suatu sistem akan bekerja sesuai dengan fungsi yang diinginkan dalam kondisi tertentu. Reliability biasanya merupakan parameter disain dan harus tergabung dalam sistem saat tahap perencanaan (McGraw-Hill Companies, Inc, 2005). Sistem yang tidak dapat diandalkan dapat menimbulkan masalah bagi perusahaan. Misalnya sistem tidak dapat menyelesaikan tugas yang diberikan sehingga menyebabkan hilangnya informasi. Manajemen dapat menentukan apakah sistem informasi tersebut dapat diandalkan berdasarkan seberapa cepat masalah dapat ditemukan berkaitan dengan fungsinya. Untuk memastikan apakah sistem informasi memiliki kemampuan untuk mendeteksi masalah pihak manajemen harus memperbaharui sistemnya secara berkala. Walaupun tidak terdapat masalah pada sistem informasi perusahaan akan tetapi perlu dilakukan embaharuan sehingga sistem dapat mendeteksi permasalahan baru dan berkembang sesuai lingkungan perusahaan. Selain itu pihak manajemen perlu melibatkan karyawan dalam pengembangan sistem informasi sehingga tercipat sistem yang dapat diandalkan. II.3. User Participation Keterlibatan pemakai (karyawan perusahaan) dalam pemeliharaan sistem informasi sanggat penting bagi efektifitas maintenance. Menurut Spears dan Barki (2010), ada tiga teori yang melandasi user participation dalam maintenance yaitu (a) buy-in theory, individu yang terlibat dalam perawatan sistem informasi seharusnya mengerti mengenai sistem tersebut secara keseluruhan; (b) system quality menunjukan bahwa user dapat memberikan informasi kepada pembuat sistem informasi hal hal yang dibutuhkan sistem; (c) emergent interaction theory adlah hubungan antara pengguna sistem informasi dengan pembuatnya dapat memperkuat kegunaan dari sistem informasi. II.4. IS Training Pengadaan berbagai macam program pelatihan bagi pengguna sistem informasi akan memungkinkan mereka menggunakan sistem tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Pihak manajemen harus bertanggungjawab dalam 3
menjamin karyawannya memiliki informasi yang lengkap dan akurat terhadap pelatihan sistem informasi dan pembuatan panduan pelatihan. Pembuatan panduan bagi user dan rincian program pelatihan sangat signifikan bagi suksesnya proyek sistem informasi dan pemahaman sistem. Untuk itu pihak manajemen harus menciptakan peraturan perusahaan dan panduan prosedur sistem informasi yang dapat diandalkan. II.5. Integrated Maintenance System Sistem informasi yang telah teritegrasi biasanya memmbutuhkan maintenance yang lebih kompleks. Untuk melakukan perawatan secara efisien dibuuhkan informasi yang tepat pada tempat yang tepat. Pengembangan maintenance untuk sistem informasi yang sudah terintegrasi terdiri dari 7 subsistem yaitu: 1. Maintenance common system berfungsi menjalankan semua komponen sistem informasi yang digunakan. 2. Maintenance work system menciptakan rencan kerja sesuai dengan kondisi yang diberikan dan mengumumkan instruksi kerja kepada pihak terkait. 3. Maintenance material system meningkatkan efisiensi penangganan materil dan menyediakan materil yang tepat bagi pengguna. 4. Maintenance support system meningkatkan efektifitas perawatan sistem. 5. Maintenance application system mendukung keputusan pengguna. 6. Technical data support system membantu administrasi dan penyatuan data. 7. Automatic information collecting system membantu mengurangi tenaga kerja dan waktu dalam mengumpulkan informasi. 4
III. KESIMPULAN Dalam menanggapi permasalahan sistem informasi, perusahaan harus mampu menjaga kualitas dari sistem informasi yang digunakan dan partisipasi seluruh karyawan dibutuhkan dalam melakukan maintenance sesuai dengan model CRUT agar tercapai maintenance yang berkualitas. Integrasi antar subsistem maintenance juga diperlukan untuk memantau dan mengontrol sistem informasi yang telah terintegrasi. Sistem informasi yang terawat akan memberikan benefit yang besar bagi perusahaan begitu pula sebaliknya sistem informasi yang tidak pernah diperbarui dan dirawat secara berkala hanya akan menimbulkan masalah bagi perusahaan. 5
DAFTAR PUSATAKA An T., Kee-Jun Park, Jong-Duk Chung, Moon-Hyun Kim. An Integrated Maintenance Information System For EMU. Korea Railroad Research Institute-Sungkunkwan University. Korea. McGraw-Hill Companies, Inc. 2005. Reliability, Availability, And Maintainability. http://www.answers.com/topic/reliability-availability-andmaintainability [Diakses 25 September 2013]. Shareghi M. dan Faieza A. A. 2011. Service Oriented Architecture And Advancement Of Maintenance Management Information System: A Review. Scientific Research And Essay Vol.6(15) Hlm. 3182-3188. Spears J. L. dan Henri Barki. 2010. User Participation In Information Systems Security Risk Management. MIS Quarterly Vol. 34 No. 3 Hlm. 503-522. Urhuogo et al. 2012. Information Systems Maintenance: The Application Of Total Quality Management Construct. Journal Of Business Studies Quarterly Vol.3 No.3 Hlm. 1-15. 6