ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU SMA NEGERI/SEDERAJAT BERBASIS WEB DI KOTA AMUNTAI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Muhammad Rahmat Hidayat 10.12.4409 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU SMA NEGERI/SEDERAJAT BERBASIS WEB DI KOTA AMUNTAI Muhammad Rahmat Hidayat, Sudarmawan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : rahmathidayatmuhammad@yahoo.co.id, sudarmawan@amikom.ac.id Absctract - In the era of Information and globalization, rapid utilization of information technology is growing rapidly. Therefore the education required for the operations effectively and efficiently to maintain the level of quality service to students and the community, so it's very precise computerized system to assist new students in admission to more quickly and easily. The Internet is technology that enables computer user to exchange information with each other without being limited by distance anda time with a relatively low cost, anda can be accessed anytime and anywhere. As time goes by and technology must be recognized to the limited quality of educational facilities in Indonesia, plus Indonesia demographic conditions which is an obstacle in the process of educational quality. Inequality in education quality is influenced, among others, the availability of educational support material both books and educational products. Because this the system is designed to help prospective new students to facilitate the registration is no longer done manually in retrieval application form. The system is designed using the software Adobe Dreamweaver CS3, Adobe Photoshop C3, Xampp 1.7.3 and MySQL phpmyadmin. Keywords : Information, Technology, Education. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Seleksi Penerimaan Siswa Baru adalah salah satu hal yang sangat penting bagi masingmasing sekolah untuk mencari para calon siswanya. Salah satu permasalahan yang dihadapi oleh pihak sekolah adalah tidak seimbangnya jumlah calon siswa antar masingmasing sekolah, penerimaan siswa baru di sekolah yang bagus maupun favorit calon siswanya membludak untuk mendaftar di sana, sedangkan untuk sekolah yang biasa-biasa saja mereka hanya menerima sisa-sisa calon siswa yang tidak lulus seleksi dari sekolah yang bagus maupun favorit tersebut. Kejadi-kejadian berburu sekolah favorit tersebut masih menjadi ritual tahunan dalam kegiatan penerimaan siswa baru dan juga sampai sekarang sebagian besar sekolah SMA di Kota Amuntai masih menggunakan cara yang manual. Penerimaan siswa baru secara manual, biasanya pencatatan dilakukan menggunakan buku besar dan nantinya ditumpuk di bagian administrasi atau tata usaha sekolah masing-masing. Ini membuat pihak Dinas Pendidikan Daerah kesulitan untuk mendata siswa yang masuk ke sekolah-sekolah di daerah tersebut khususnya di Kota Amuntai. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang menyatakan bahwa penerimaan siswa baru sekolah masih bersifat manual karena belum adanya Sistem Penerimaan Siswa Baru SMA Negeri/ sederajat secara terpadu dan berbasis online di Kota Amuntai, maka dapat disimpulkan beberapa rumusan masalah : 1. Bagaimana mempermudah kegiatan penerimaan siswa baru agar menjadi lebih efektif dan efisien serta tidak dilakukan secara manual lagi. 2. Bagaimana membangun Sistem Penerimaan Siswa Baru SMA Negeri/sederajat secara terpadu di Kota Amuntai. 1.3 Batasan Masalah Sistem ini permasalahannya dibatasi agar kita terfokus dapat memberikan pelayanan informasi dengan benar dan tepat sasaran. 1
Ruang lingkup permasalahan ini adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis Sistem Penerimaan siswa baru SMA Negeri/ sederajat yang sedang berjalan untuk menemukan kendala yang terjadi di Kota Amuntai. 2. Mengolah informasi tentang data para calon siswa SMA Negeri/sederajat di Kota Amuntai. 3. Pembahasan yang akan dibahas dalam proses penerimaan siswa baru meliputi proses pendaftaran, konfirmasi data dan tahap penyeleksian berdasarkan Nilai UN di tingkat SMP/ sederajat serta pembuatan laporan saja. 4. Dalam proses penerimaan siswa baru ini tidak membahas proses herregistrasi, pembagian kelas, dan lain-lain yang merupakan hak wewenang dari pihak sekolah. 1.4 Maksud dan Tujuan Maksud dari penulisan Skripsi ini adalah sebagai tugas akhir dan salah satu syarat persyaratan untuk mendapatkan gelar S1 Sarjana Sistem Informasi. Adapun tujuannya adalah : 1. Untuk mengetahui bagaimana bentuk rancangan sistem manual penerimaan siswa baru di SMA Negeri/sederajat di Kota Amuntai. 2. Untuk menganalisis dan merancang program aplikasi terpadu berbasis WEB pada Sistem Penerimaan Siswa baru di SMA Negeri/sederajat di Dinas Pendidikan Kabupaten Hulu Sungai Utara di Kota Amuntai, meliputi : a. Untuk melakukan pendaftaran sekolah SMA Negeri/sederajat secara online. b. Mengklarifikasi atau mengkonfirmasi data kelulusan sekolah SMP Negeri/sederajat. c. Melakukan penyeleksian melalui jumlah nilai UN atau NEM. d. Membuat laporan hasil seleksi, laporan data diri dan orang tua siswa. 1.5 Metodologi Dalam perencanaan dan pembuatan Sistem Penerimaan Siswa Baru SMA Negeri/sederajat ini sangat dibutuhkan kerja keras, ketelitian dan keuletan agar bisa berkembang menjadi sistem informasi yang baik, optimal dan Up-date terbaru. Agar dalam pembuatan sistem informasi ini dapat berjalan dengan baik dan teratur, maka dibagi dalam beberapa tahapan, sebagai berikut : 1. Tahap Perencanaan yaitu menganalisis data-data sekolah, mempersiapkan hardware dan software yang dibutuhkan untuk mendukung aplikasi sistem informasi yang akan dibuat. 2. Tahap Penganalisisan yaitu melakukan wawancara terhadap pihak sekolah yang terkait untuk rencana pembuatan aplikasi, melakukan survei ke kota yang telah melaksanakan sistem penerimaan siswa baru berbasis online sebagai bahan referensi, merancang dan membuat desain aplikasi kemudian dikembangkan menjadi Use Case Diagram. 3. Tahap Pembuatan Aplikasi yaitu merancang database menggunakan aplikasi MySQL phpmyadmin dan membuat aplikasi Sistem Penerimaan Siswa Baru menggunakan Adobe Dreamweaver CS3. 4. Tahap Pengujian Aplikasi yaitu melakukan pengujian terhadap perkembangan fitur pada sistem aplikasi yang telah dibuat sehingga bisa diketahui apabila fitur bisa berjalan dengan baik atau tidak, apabila ada error atau trouble maka akan dilakukan diagnosa kesalahan untuk melakukan penyempurnaan terhada aplikasi yang telah dibuat serta melakukan uji coba aplikasi. 5. Tahap Implementasi Aplikasi yaitu mengimplementasikan hasil jadi dari sistem informasi kedalam komputer menggunakan intranet atau pun internet sehingga sistem informasi siap untuk digunakan dan apabila dalam mengimplementasi berhasil, maka dilanjutkan dengan peluncuran menjadi sistem informasi yang bisa online. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi Secara umum sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan (Sutanta, 2003). Informasi adalah hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang (Sutanta, 2003). 2
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem disuatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat menejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto HM, 1995;1). 2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru adalah sebuah sistem komputerisasi untuk menangani dan mengolah data para pendaftar calon siswa baru. Sistem Informasi Penerimaan memiliki kemampuan antara lain : menyimpan data para calon siswa, menampilkan jurnal harian maupun jurnal umum serta mengolah atau menyaring data para calon siswa yang diterima secara cepat mudah dan akurat, serta sinkronisasi dan integrasi data yang selalu mengikuti perubahan. 3. Analisis dan Perancangan Sistem yang baik adalah sistem yang mampu menyesuaikan terhadap perkembangan zaman dan teknologi yang dibutuhkan sekarang. Pada sistem pengolahan data penerimaan siswa baru pada sekolah-sekolah SMA Negeri/ sederajat masih menggunakan sistem manual. Untuk mengindetifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, efficiency, services) (Hanif Al Fatta, 2007). 3.2 Perancangan Sistem menghapus data pada tabel sekolah menghapus data pada tabel jurusan menghapus data pada tabel upload menghapus data pada tabel siswa baru menghapus data pada tabel nilai menghapus informasi pada tabel orang tua konfirmasi, entri data baru, mengupdate, dan menghapus data pada tabel konfirmasi Sistem dapat melakukan penyeleksian dengan menggunakan tabel nilai seleksi, entri data baru, mengupdate, dan menghapus data pada tabel seleksi Sistem dapat menampilkan data laporan data diri siswa, data nilai dan data orang tua, data pendaftar dan laporan hasil seleksi secara periodik. 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem Tabel 1. Kebutuhan Fungsional Variabel Deskripsi PSB Online Sistem dapat mengolah data registrasi Sistem dapat mengolah data konfirmasi admin, entri data baru, mengupdate, dan menghapus data pada tabel admin admin sekolah, entri data baru, mengupdate, dan menghapus data pada tabel admin sekolah nilai siswa, entri data baru, mengupdate, dan menghapus data pada tabel nilai siswa Gambar 1. Diagram Konteks 3
Gambar 2. DFD 4. Implementasi Sistem dan Pembahasan Implementasi sistem adalah tahap penerapan sistem untuk siap dioperasikan. Implementasi merupakan tahapan setelah melakukan analisis dan perancangan sistem pada siklus rekayasa perangkat lunak dimana aplikasi siap dioperasikan pada keadaan yang sebenarnya sehingga dari sini akan diketahui apakah program atau aplikasi atau sistem yang telah dibuat benar-benar dapat menghasilkan output yang sesuai dengan tujuan yang diinginkan. 1. Pembuatan website dan pendaftaran siswa baru secara online untuk tingkat SLTA yaitu SMA Negeri/ sederajat di Kota Amuntai berisi tentang data dan informasi sekolah SMA Negeri/ sederajat yang ikut dalam seleksi Penerimaan Siswa Baru Online di Kota Amuntai, tahap registrasi, tahap konfirmasi data, tahap penyeleksian dan sampai ke tahap pembuatan laporan telah selesai dibuat. 2. Ketika melakukan implementasi dari perancangan yang telah dibuat, tidak lepas dari kemungkinan adanya penambahan diluar perancangan. Dalam hal ini penulis merasa masih banyak kekurangan dalam pembuatan website Sistem Penerimaan Siswa Baru Online SMA Negeri/ Sederajat di Kota Amuntai. 3. Dengan adanya penerapan sistem Penerimaan siswa baru online di sekolah SMA Negeri/ sederajat di Kota Amuntai dengan bantuan komputer beserta aplikasinya didalam prosesnya akan sangat membantu pihak sekolah SMA Negeri/ sederajat yang menyelenggarakan PSB Online maupun pihak instansi terkait yaitu dalam hal ini Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Hulu Sungai Utara Kalimantan Selatan. Daftar Pustaka [1] Alfatta Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Yogyakarta. [2] Jogiyanto, H.M. 1995. Analisis dan Desain, Andi Yogyakarta. [3] Sutanta. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu Yogyakarta Biodata Penulis Gambar 3. Halaman Muka PSB Online 5. Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa hal diantaranya: Muhammad Rahmat Hidayat, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus pada tahun 2015. Sudarmawan, memperoleh gelar Sarjana Teknik (S.T) dan Magister Teknik (M.T), jurusan Teknik Elektro UGM Yogyakarta. Saat ini menjadi dosen tetap STMIK AMIKOM Yogyakarta. 4