BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi telah mempengaruhi berbagai macam aspek dalam kehidupan manusia, salah satunya dunia bisnis. Penggunaan teknologi informasi dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam menjalankan proses bisnis di dalam sebuah perusahaan. Tidak sedikit perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi. Proses di dalam perusahaan hanya didukung oleh aktivitas individual pada divisi dan lokasi kerja masing-masing. Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaanperusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Saat ini, industri gula di Indonesia terdiri dari 62 pabrik gula dengan total kapasitas industri 205.000 ton tebu per hari (TCD). Sebanyak 49 pabrik gula dimiliki oleh 8 BUMN dengan kapasitas 160.000 TCD, yaitu: PTPN II Sumatra Utara 2 pabrik, PTPN VII Lampung 2 pabrik, PTPN IX Jawa Tengah 8 pabrik, PTPN X Jawa Timur 11 pabrik, PTPN XI Jawa Timur 16 pabrik, PTPN XIV Sulawesi Selatan 2 pabrik, PG Rajawali I Jawa Timur 2 pabrik, dan PG Rajawali II Jawa Barat 5 pabrik. Penjualan gula di Indonesia mengalami penurunan yang disebabkan oleh banyakanya impor yang dilakukan oleh pemerintah dan harga gula yang semakin tinggi. Berdasarkan data statistik dari Kementerian Pertanian (Direktorat Jenderal Perkebunan), total kebutuhan gula nasional tahun 2014 sebesar 5,7 juta ton, terdiri dari 2,96 juta ton untuk konsumsi langsung masyarakat dan 2,74 juta ton untuk keperluan industri. 1
Pabrik Gula Jatibarang merupakan pabrik gula peninggalan Belanda dibawah naungan PTP Nusantara IX (Persero) milik BUMN. Saat ini, di Jawa Tengah terdapat 8 Pabrik Gula (PG) yang masih aktif. Hasil wawancara dengan Kepala Divisi Pengolahan, rata-rata PG dapat memproduksi gula 80-100 ton setiap masa giling di bulan Mei-Oktober. Untuk meningkatkan profit, perusahaan membutuhkan sistem informasi yang cepat, akurat, dan terintegrasi. Tabel I.2 Penerimaan Penjualan Komoditi 2009 2010 2011 2012 2013 Gula 546.923 933.486 379.254 503.287 622.441 Sumber : PTP Nusantara IX Masalah yang timbul dari sistem penjualan yang berjalan selama ini pada Pabrik Gula Jatibarang yaitu sebagai berikut : a. Dalam sistem penyajian informasinya belum efektif karena sistem dalam memasukkan datanya masih disimpan dalam bentuk berkas Microsoft Excel, sebagian datanya dicetak lalu di arsipkan. Hal ini menyebabkan data tersebut dapat terhapus jika komputer yang digunakan mengalami kerusakan dan data cetak tersebut sewaktu waktu hilang. b. Dalam pencarian dan pengolahan datanya sering mempunyai kendala yaitu sulitnya menemukan file data yang telah disimpan, sehingga dapat memakan waktu yang cukup lama karena harus mencari secara manual bukan secara otomatis. Hal ini dapat menyebabkan tidak seimbangnya mengenai informasi stok gula dan permintaan pemesanaan. Berdasarkan analisis masalah tersebut, sistem yang terdapat pada Pabrik Gula Jatibarang kurang efektif dilihat dari segi ketepatan dan kecepatan informasi, maka dibutuhkan sistem ERP yang mudah terintegrasikan antara pihak direksi dan pabrik gula, dalam hal ini bagian gudang gula. Sistem Enterprise Resources Planning dirancang untuk mempermudah perusahaan dalam mengintegrasikan antar fungsional. Beberapa modul yang ada dalam sistem ERP menyediakan serta mendukung fungsionalitas yang berbeda, seperti manufaktur, manajemen persediaan, manajemen kinerja rantai 2
pasok, sistem administrasi keuangan, pemasaran dan proses order. Modulmodul tersebut terintegrasi melalui suatu data model dan sistem database dan juga terintegrasi melalui dukungan fungsional secara tidak langsung yang akhirnya sistem ini terintegrasi secara fungsionalitas. Tabel 2.2 Perbandingan software Software SAP ERP OpenERP Developer SAP OpenERP Platform - Windows - Windows - Mac OS - Mac OS - Linux - Linux - Web Based - Web Based Business Size Small - Medium Lisence Open Source Sumber :http://erp.softwareinsider.com/ Saat ini, pengelolaan data pada sistem penjualan yang terdapat pada Pabrik Gula Jatibarang masih menggunakan Microsoft Excel. Dilihat dari segi efektifitas dan efisensi, Microsoft Excel hanya untuk pencatatan data dan tidak bisa terintegrasi dengan data lainya. Untuk memudahkan penerapan sistem ERP pada Pabrik Gula Jatibarang maka diperlukan software yang dapat membantu dalam proses pengelolaan data dan perencanaan kebutuhan. Software ERP yang tepat digunakan oleh Pabrik Gula Jatibarang adalah OpenERP. OpenERP bersifat open source, user friendly, dan modul yang lengkap sehingga sesuai dengan Pabrik Gula Jatibarang dengan jenis perusahaan menengah dan jumlah karyawan kurang lebih 25 orang. Tabel 3.2 Perbandingan metode Feature Waterfall V-Shaped Incremental Soft System Methodology Cost Low Expensive Low Long Simplicity Simple Intermediate Intermediate Simple Experties High Medium High Medium 3
Flexibility to Difficult Difficult Easy Easy change User Only at At the Intermediate High involment beginning beginning Maintenance Least Least Promote maintainability Easily maintained Duration Long According to project size Very long According to project size Sumber: Bogdan, Research Method Perancangan fitur pada sistem ERP dengan menggunakan software OpenERP maka diperlukan sebuah metode yang dapat membantu Pabrik Gula Jatibarang yaitu Soft System Methodology. Soft System Methodology adalah suatu metode pendekatan yang digunakan untuk mempermudah mendefinisikan masalah dengan melibatkan hubungan yang relevan antara yang nyata dan sistem (model konseptual) dengan melibatkan berbagai stakeholder dan dapat memberikan alternatif perubahan. Soft System Methodology dapat membantu dalam pemahaman oleh seluruh stakeholder Pabrik Gula Jatibarang tentang sistem ERP yang akan digunakan untuk membantu proses bisnis yang terdapat pada Pabrik Gula Jatibarang. 4
I.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah : 1. Bagaimana merancang fitur Sales and Distribution pada sistem yang akan diterapkan di Pabrik Gula Jatibarang? 2. Bagaimana fungsionalitas sistem ERP pada proses penjualan yang sesuai pada Pabrik Gula Jatibarang? I.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah yang ada, tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Mengetahui fungsionalitas sistem penjualan gula pada Pabrik Gula Jatibarang. 2. Merancang fitur sistem ERP modul sales and distribution pada Pabrik Gula Jatibarang I.4 Manfaat Penelitian Bagi Perusahaan : 1. Pabrik Gula Jatibarang mendapatkan rekomendasi rancangan sistem ERP khususnya pada proses penjualan. 2. Membantu mengetahui kelemahan sistem yang ada. Bagi Peneliti : 1. Mengetahui sistem penjualan yang terdapat pada Pabrik Gula Jatibarang. 2. Menambah wawasan tentang penjualan. I.5 Batasan Masalah Adapun yang menjadi batasan masalah pada penelitian ini adalah : 1. Penelitian ini hanya membahas tentang sistem penjualan gula. 2. Penelitian ini tidak membahas sistem distribusi ke pelanggan. 3. Penelitian ini tidak membahas biaya. 4. Penelitian ini hanya pada tahap analisis fitur. 5
I.6 Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Bab II Landasan Teori Pada bab ini berisi literatur yang relevan dengan permasalahan yang diteliti dan dibahas pada hasil-hasil penelitian terdahulu. Bab III Metodologi Penelitian Pada bab ini dijelaskan langkah-langkah penelitian secara rinci yang meliputi : tahap merumuskan masalah, penggambaran masalah, root definition, model konseptual, membandingkan real world dan system thinking, perubahan, dan implementasi. Bab IV Analisis Sistem Pada bab ini dijelaskan mengenai system yang digunakan pada perancangan fitur. Bab V Perancangan Sistem Pada bab ini dijelaskan mengenai perancangan fitur yang akan diterapkan. Bab IV Kesimpulan dan Saran Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran atas penelitian yang telah dilakukan mengenai perancangan fitur OpenERP. 6