BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Seiring dengan perkembangan perekonomian yang semakin pesat dewasa ini, maka tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja memegang peranan penting pada setiap instansi pemerintah dan juga badan-badan swasta, sebagaimana dikemukakan oleh Sedarmayanti (2001 : 134) Tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Sedangkan sistem kerja merupakan suatu rangkaian tata kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsifungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang baik membantu pelaksanaan tugas-tugas seperti pengambilan keputusan, penentuan kebijaksanaan serta penyelenggaraan pengawasan di suatu kantor.
Banyak kantor yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan semula. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya pelaksanaan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada kantor tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu melalui tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standartisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. Sedemikian besarnya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dalam setiap badan usaha sehingga setiap pegawai diharapkan adalah seseorang yang terampil, berpengalaman, baik, rapi, cepat, tepat dan tanggap dalam penggunaan peralatan. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan. Guna penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang baik, perlu memperhatikan asas-asas penyusunannya, diantaranya harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya dan harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. Oleh karena itu, tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus mendapat perhatian yang besar atau sepenuhnya dari setiap pimpinan, baik mengenai personalia, maupun perlengkapan untuk mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.
Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang baik membantu para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Dengan adanya prosedur kerja, sangat bermanfaat untuk mengetahui jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas. Pelaksanaan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja selalu berorientasi pada efisiensi. Efisiensi adalah suatu konsepsi tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Kegiatan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dikatakan efisien jika suatu usaha tertentu memberikan hasil yang maksimal baik mengenai kualitas maupun kuantitasnya. Adanya kemungkinan yang akan timbul dalam penyelenggaraan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang tidak efisien dapat mengakibatkan sulitnya pimpinan dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat bila terjadi suatu masalah sehingga dapat terjadi penyimpangan, penyalahgunaan kekuasaan dan sulitnya melakukan pengawasan dan pemeriksaan dengan cepat. Mengingat pentingnya peranan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dalam meningkatkan efisiensi kerja sebuah kantor atau instansi pemerintah ataupun swasta, maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas tentang TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.
B. Perumusan Masalah Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka terdapat perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni Bagaimana tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi. C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Peneliti a. Menambah pengetahuan peneliti dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi. b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama. c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan, tentang bagaimana tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja itu yang sesungguhnya. 2. Bagi Instansi
a. Memberikan bahan pertimbangan bagi kantor dalam melaksanakan kegiatan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dengan efisien pada masa yang akan datang. b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada kantor tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa peneliti untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini. 3. Bagi Peneliti yang Akan Datang a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya. E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini : Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN MINGGU KE 1 2 3 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu mulai tanggal 18 Januari s/d 12 Maret 2010 di kantor tata usaha Fakultas Ekonomi.
F. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan. BAB 2 : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi. BAB 3 : PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi. BAB 4 : PENUTUP Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan
yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi dimasa mendatang.