Sistem Pengelolaan Dana Kas Kecil Pada PT. X Nama Jurusan Komputer Jenjang : Tuti Erawati : Akuntansi : Diploma III
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Kas merupakan komponen vital dalam gerak langkah organisasi. Hampir setiap transaksi bermula dan bermuara melalui kas. Meski terlihat sederhana, namun kas kecil (petty cash) memiliki peran yang sangat penting dan tidak dapat dipisahkan dari kegiatan operasional perusahaan. Untuk itu, diperlukan adanya sistem pengelolaan dan pengendalian internal yang baik, yang diharapkan dapat melindungi harta kekayaan organisasi, terciptanya kehandalan dan kecermatan data akuntansi serta meningkatkan kepatuhan terhadap kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan, sehingga penyelewengan dan kecurangan yang timbul dapat ditekan seminimal mungkin. 1.2 Materi Kerja Praktek Penulis mempelajari mengenai Sistem Pengelolaan Dana Kas Kecil (petty cash) yang melingkupi prosedur pengajuan, pengisian sampai dengan pengeluaran kas yang menjadi sistem kas kecil pada PT. X. 1.3 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek Tujuan Penelitian : Untuk mengetahui apakah sistem pengelolaan dana kas kecil yang diterapkan pada PT. X sudah efektif atau belum. Untuk mengetahui apakah sistem pengelolaan dana kas kecil pada PT. X telah sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku umum. Untuk mengidentifikasikan kendala yang dihadapi oleh perusahaan dalam mengelola penerimaan dan pengeluaran kas kecil.
Manfaat Penelitian : Untuk memperoleh pengetahuan mengenai prosedur pengeluaran kas suatu perusahaan. Dapat memberikan pertimbangan bagi perusahaan untuk membuat perencanaan ataupun kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang. Bagi mahasiswa dalam hal ini Penulis, diharapkan mampu mengembangkan ilmu yang Penulis peroleh selama mengikuti perkuliahan di Fakultas Ekonomi Unversitas Gunadarma secara komprehensif dan sistematis terhadap suatu permasalahan dilapangan.
BAB II TEMPAT KERJA PRAKTEK 2.1 Gambaran Umum Institusi PT. X adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang kontraktor dengan konsentrasi kegiatan infrastruktur tower dan gedung telekomunikasi, Beralamat di Jalan Raya Kalimalang Komplek Ruko Bougenville Blok A No. 1 Jatibening Pondokgede. Memiliki pengalaman lebih dari 15 (Lima belas tahun), membentuk kemampuan untuk menyediakan layanan fisik pekerjaan konstruksi dengan proyek yang tersebar diseluruh indonesia dengan visi dan misi komitmen, kualitas dan keamanan. Adapun lingkup pekerjaan yang dilaksanakan oleh PT. X adalah: Pre survey (RF, Transmisi dan Sipil) Site acquisition Design Pembangunan BTS (Base Tranceiver Station), BSC (Base Station Centre), dan TTC (Telekomunikation Trade Centre) Generator set house. 2.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi pada PT. X adalah struktur organisasi fungsional yang disusun atas dasar kegiatan dari setiap fungsi yang sesuai dengan kepentingan perusahaan, dimana tiap-tiap fungsi terpisah berdasarkan atas bidang keahliannya masing-masing. Struktur PT. X dapat dilihat pada gambar 2.1
BAB III METODE PRAKTEK 3.1 Tempat Kerja Praktek dan Periode Kerja Praktek Periode Kerja Praktek yang dilaksanakan Penulis mulai dari tanggal 01 November 2011 sampai dengan tanggal 30 November 2011. Adapun jam Kerja Praktek dilaksanakan oleh Penulis sesuai dengan operasional perusahaan yaitu mulai hari Senin sampai dengan hari Jum at pukul 08.00 Wib sampai dengan pukul 17.00 Wib. Kegiatan yang dilakukan Penulis selama melakukan Kerja Praktek adalah sebagai berikut: Pengenalan lingkungan kerja Pengenalan Job Description Mempelajari pencatatan Laporan Kas Harian dan Outstanding Kas Pengenalan software Smart Ledger yang digunakan sebagai voucher pengeluaran kas Melakukan pencatatan transaksi harian dan membuat Laporan Kas Harian Entry data transaksi kedalam jurnal software Smart Ledger (membuat voucher pengeluaran kas) Filing dokumen transaksi Pengambilan data- data yang dibutuhkan 3.2 Metode yang digunakan dalam Kerja Praktek Data yang digunakan: Voucher pengeluaran kas (2 rangkap) Formulir kas bon
Data Laporan Kas Harian Data Outstanding Harian Nota atau Invoice Purchase Order Faktur pajak Berita acara penyelesaian pekerjaan Voucher Pengeluaran Kas 3.2.2 Metode Pengumpulan Data Penulis mengumpulkan data Kerja Praktek dengan pengamatan terhadap kegiatan perusahaan dengan cara: Kepustakaan Observasi Interview (Wawancara) Dokumentasi
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Kerja Praktek 4.1.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek Dalam pelaksanaan Kerja Praktek Penulis ditempatkan di bagian kasir dan pembukuan, selama melaksanakan Kerja Praktek Penulis mendapatkan pengarahan dan penjelasan mengenai tugas tugas yang harus dilaksanakan, sedangkan untuk proses pembahasan mengenai materi dilakukan melalui penjelasan pembimbing 4.1.2 Sistem Pengelolaan Dana Kas Kecil Pada PT. X Sistem dana kas kecil pada PT. X dibagi menjadi beberapa prosedur, yaitu: Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Prosedur Penerimaan Dana Kas Kecil Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil 4.1.3 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Dana Kas Kecil Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh bagian kasir sebagai permintaan pengisian kembali dana kas kecil termasuk pengajuan pembayaran hutang ataupun pembayaran transaksi lain yang dianggap perlu. Bentuk lampiran: 1.A, 1.B, 1.C
Permintaan Pengeluaran Kas Kecil Sementara (outstanding cash) Dokumen ini digunakan oleh karyawan untuk meminta sejumlah dana pada pemegang kas kecil (kasir) dan kemudian outstanding ini akan dihapus apabila penerima dana tersebut telah menyerahkan laporan realisasi sesuai dana yang telah diambil. Bentuk lampiran: 2.A Bukti Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh kasir sebagai bukti pengeluaran kas. Bentuk lampiran: 3.A, 3.A.1-2, 3.B, 3.B.1-6 Laporan Kas Harian Dokumen ini dibuat oleh bagian kasir sebagai catatan transaksi yang terjadi dalam satu hari yang juga sebagai bukti laporan pertanggungjawaban atas pemakaian kas pada hari tersebut. Bentuk lampiran: 4.A, 4.B Outstanding Kas Sementara Dokumen ini adalah rekap pengeluaran kas sementara yang nantinya dapat dihapus setelah terjadi realisasi operasional, transaksi tersebut kemudian dipindahkan dan dicatat dalam laporan kas harian. Bentuk lampiran: 5.A
PT. X yang merupakan perusahaan dalam bidang jasa kontraktor telah memiliki sistem pengelolaan dana kas kecil yang efisien dan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku umum, hal ini terbukti dengan prosedur yang dilaksanakan pada PT. X terkait dengan sistem kas adalah sebagai berikut: Prosedur pembentukan dana kas kecil dan pencatatan dan yang diterapkan oleh PT. X menggunakan salah satu metode yang terdapat dalam sistem akuntansi yaitu metode fluctual fund system. Ciri- ciri metode ini adalah: 1) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. 2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi. 3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan kebutuhan. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil pada PT. X jelas dan sesuai dengan prosedur yang berlaku umum, pengeluaran kas yang relatif besar menggunakan cek sedangkan pengeluaran kas dengan jumlah yang relatif kecil dilakukan dengan uang tunai setelah mendapat otorisasi dari Manajer Keuangan bila dianggap perlu
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Setelah Penulis melakukan dan menjalani kegiatan Kerja Praktek di PT. X, dan menerima data- data yang penulis butuhkan selama Kerja Praktek tersebut, maka Penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem pengelolaan dana kas kecil yang dilakukan PT. X telah sesuai dengan prosedur yang berlaku, yaitu: Seluruh pengeluaran dengan jumlah besar dilakukan dengan menggunakan cek, sedangkan pengeluaran dengan jumlah relatif kecil dilakukan melalui dana kas kecil (petty cash). Seluruh pengeluaran kas telah mendapat persetujuan pihak yang berwenang. Pengawasan terhadap pengelolaan dana kas kecil cukup baik, dapat dilihat dari keharusan pemegang dana kas kecil untuk menyerahkan Laporan Kas Harian kepada Manajer Keuangan setiap harinya, berdasarkan transaksi- transaksi yang telah terjadi pada hari tersebut. Adanya pemisahan tugas antara bagian yang menyetujui pengeluaran kas, pemegang dana kas serta pencatatan pengeluaran dan penerimaan cek. PT. X sebagai penyelenggara kegiatan dalam bidang penjualan jasa konstruksi, menggunakan sistem saldo berfluktuasi dalam kegiatannya mengelola dana kas kecil. Sistem Pengawasan intern terhadap penerimaan maupun pengeluaran kas yang diterapkan pada PT. X telah efektif karena penerimaan maupun pengeluaran dana kas kecil telah dicatat sebagaimana mestinya.
5.2 Saran melihat kondisi secara langsung selama mengikuti kegiatan Kerja Praktek di PT. X, maka beberapa saran yang dapat Penulis kemukakan adalah sebagai berikut: Sistem pengawasan intern yang dilakukan oleh PT. X sudah efektif. Untuk itu, sebaiknya PT. X tetap mempertahankan pengawasan yang sudah ada. Penambahan tenaga kerja dalam divisi keuangan agar pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik. PT. X memiliki 4 (empat) orang tenaga keuangan, tugas- tugas seperti penanganan terhadap laporan realisasi pelaksana area terkadang kurang ditangani dengan tepat waktu dikarenakan keterbatasan tenaga, sementara pekerjaan yang ada cukup banyak.