Memahami Surat Formal Disertai Berbagai Macam Contoh Surat, oleh Mariskha Z, S.E., M.M. Hak Cipta 2015 pada penulis GRAHA ILMU Ruko Jambusari 7A Yogyakarta 55283 Telp: 0274-889398; Fax: 0274-889057; E-mail: info@grahailmu.co.id Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memper banyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan teknik perekaman lainnya, tanpa izin tertulis dari penerbit. ISBN: 978-602-262-472-1 Cetakan Pertama, tahun 2015 Semua informasi tentang buku ini, silahkan scan QR Code di cover belakang buku ini
BAB... KATA PENGANTAR T ata cara penulisan surat dan bentuk-bentuk surat yang dikeluarkan setiap instansi atau perusahaan belum tentu mengalami kesamaan, bahkan yang sering dijumpai banyak mengalami perbedaan. Hal ini dikarenakan instansi atau perusahaan ingin memiliki bentuk surat tersendiri agar mudah untuk diingat. Namun kadang-kadang juga bagian administrasi yang mengurus masalah surat menyurat malas untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan surat atau bahkan memang tidak memahami tata persuratan. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk menyusun buku ini untuk melengkapi buku-buku tentang surat menyurat yang telah ada sebelumnya. Buku ini lebih banyak mengikuti aturan dan pedoman penulisan surat yang dikeluarkan oleh kementerian pendidikan dan kebudayaan. Sehingga buku ini sangat cocok digunakan oleh pelajar, mahasiswa, dan instansi-instansi baik pemerintah maupun perusahaan swasta. Buku ini dapat menjadi acuan dalam penulisan surat menyurat kantor. Akhir kata penulis mengharapkan buku ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca. Apabila terdapat kekurangan penulis mengharapkan masukan dari para pengamat, dosen korespondensi, dan para profesional demi kemajuan dan kemanfaatan kita bersama. Palembang, Februari 2015 Penulis
vi Memahami Surat Formal; Disertai Berbagai Macam Contoh Surat
BAB... DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I KORESPONDENSI DAN SURAT 1 1.1 Pengertian Korespondensi dan Surat 1 1.2 Fungsi Surat dan Kelemahan Penyusunan Surat 2 1.3 Hambatan-hambatan Menulis Surat 3 1.4 Kriteria dan Ciri Surat yang Baik 3 1.5 Pengelompokan Surat 5 BAB II BAHASA SURAT 9 2.1 Ciri-ciri Bahasa Surat yang Baik 9 2.2 Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat 10 BAB III GAMBAR SURAT 17 3.1 Macam-macam Gambar Surat 17 3.2 Lipatan Surat 26 3.3 Kertas Surat 28 3.4 Sampul Surat 29 BAB IV BAGIAN-BAGIAN SURAT 31 4.1 Kepala Surat atau Kop Surat 31 4.2 Nomor Surat 32 4.3 Tanggal Surat 34 4.4 Notasi Lampiran 35 4.5 Notasi Perihal 36 v vii
viii Memahami Surat Formal; Disertai Berbagai Macam Contoh Surat 4.6 Alamat Tujuan 38 4.7 Salam Pembuka 39 4.8 Isi Surat 40 4.8.1 Alinea Pembuka 40 4.8.2 Alinea Transisi 40 4.8.3 Alinea Penutup 42 4.9 Salam Penutup 42 4.10 Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat 42 4.11 Jabatan Penandatangan 43 4.12 Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab 44 4.13 Tembusan 45 4.14 Inisial 46 BAB V SURAT SEKRETARIS 47 5.1 Surat Pemberitahuan 47 5.2 Surat Undangan 49 5.3 Surat Keterangan 52 5.4 Surat Edaran dan Pengumuman 60 5.5 Surat Pengantar 63 5.6 Surat Janji Temu 63 5.7 Surat Tempahan (Pesanan Jasa) 67 5.8 Surat Ucapan 67 5.9 Latihan Soal Surat Sekretaris 70 BAB VI SURAT DINAS PEMERINTAH 71 6.1 Jenis-jenis Naskah Dinas 72 6.1.1 Peraturan 72 6.1.2 Keputusan 76 6.1.3 Instruksi 76 6.1.4 Prosedur Operasional Standar 81 6.1.5 Nota Dinas 83 6.1.6 Memo 85 6.1.7 Surat Tugas 87 6.1.8 Surat Perjanjian 90 6.1.9 Surat Kuasa 90 6.1.10 Berita Acara 98 6.1.11 Laporan 98 6.1.12 Notulen Rapat 99 6.1.13 Telaahan Staf 103 6.2 Latihan Soal Surat Dinas Pemerintah 104
Daftar Isi ix BAB VII SURAT BISNIS 105 7.1 Surat Perkenalan 107 7.2 Surat Permintaan Penawaran 107 7.3 Surat Penawaran 110 7.4 Surat Pesanan dan Balasannya 110 7.4.1 Surat Penerimaan Pesanan 111 7.4.2 Surat Konfirmasi Pesanan 115 7.4.3 Surat Penolakan Pesanan 115 7.4.4 Surat Pemberitahuan Pengiriman Pesanan 117 7.5 Surat Penuntutan (Claim) 120 7.6 Surat Penagihan 122 7.7 Istilah-istilah Bisnis 124 7.8 Contoh Dokumen-dokumen dalam Bisnis 130 7.9 Latihan Soal Surat Bisnis 133 BAB VIII SURAT LAMARAN PEKERJAAN 135 8.1 Syarat-syarat Penyusunan Surat Lamaran Pekerjaan 136 8.2 Teknis Penulisan Riwayat Hidup 136 8.2.1 Data Pribadi 136 8.2.2 Pendidikan 137 8.2.3 Pengalaman Bekerja 138 8.2.4 Keterangan Lain 138 8.2.5 Referensi Pribadi 138 8.3 Latihan Soal Surat Lamaran Kerja 143 DAFTAR PUSTAKA 145 -oo0oo-