ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. BUKIT BERLIAN PLANTATION IFAN SYAHPUTRA 23211468
Latar Belakang Sistem informasi akuntansi penggajian sangat diperlukan guna menunjang keefektifan pengendalian internal serta menghindari pengeluaran perusahaan yang fiktif, sehingga dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan. Dalam suatu perusahaan berskala besar, terdapat pembagian departemen-departemen yang menangani tiap-tiap bidang tertentu. Hal ini dilakukan karena seorang pimpinan perusahaan tidak mungkin mengatur dan mengendalikan seluruh biaya tenaga kerja. Untuk menghindari kesalahan data tentang gaji, maka diperlukan sistem pengendalian internal. Untuk mengetahui Perusahaan telah menerapkan sistem informasi akuntansi penggajian efektif atau tidak, hal ini terlihat dari kriteria-kriteria yang telah ditetapkan mulai dari penerimaan dan penempatan karyawan, pencatatan kehadiran, prosedur pembuatan dan pembayaran gaji sehingga dapat menunjang keefektifan sistem pengendalian internal atas penggajian.yang menyajikan lima komponen menurut Comimittee of Sponsoring Organization (COSO) yaitu :(1) Lingkungan pengendalian, (2) Penetapan resiko, (3) Aktivitas pengendalian, (4) Informasi dan Komunikasi, (5) Pemantauan.
Rumusan Masalah : 1. Apakah pengendalian internal pada sistem informasi akuntansi penggajian yang ditetapkan oleh perusahaan sudah efektif? Tujuan Penelitian : 1. Untuk mengetahui dan menilai apakah pengendalian internal atas sistem informasi akuntansi penggajian yang ditetapkan perusahaan telah efektif. Batasan Masalah : 1. penulisan memfokuskan masalah hanya pada : penerimaan dan penempatan karyawan, pencatatan kehadiran, prosedur pembuatan daftar gaji dan prosedur pembayaran gaji.
Prosedur Penerimaan dan Penempatan Karyawan Prosedur penerimaan dan penempatan karyawan menurut (Mulyadi, 2001) merupakan prosedur yang sangat penting dalam pemilihan sumber daya manusia yang berkualitas dan penempatan sumber daya tersebut pada posisi yang sesuai (the right man in the right place) sehingga sasaran organisasi dapat dicapai Tahapan prosedur penerimaan dan penempatan karyawan menurut mulyadi ada 5 tahap adalah sebagai berikut Tahap 1 : mencari karyawan Tahap 2 : seleksi karyawan Tahap 3 : wawancara setelah lolos seleksi Tahap 4 : pengangkatan karyawan Tahap 5 : penempatan karyawan
Prosedur Pencatatan waktu dan perhitungan Gaji Prosedur pencatatan waktu ini dibagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu: 1. Pencatatan waktu hadir (attendance time keeping), yaitu pencatatan jumlah jam kerja karyawan selama satu periode dengan cara menggunakan kartu hadir (clock card). 2. Pencatat waktu kerja (shop time keeping), yaitu pencatatan jumlah jam kerja menurut bagian dimana pengawai ini bekerja Prosedur Perhitutungan Gaji 1. Mengumpulkan catatan waktu kehadiran dari masing-masing karyawan dari kartu jam kehadiranngan Gaji 2. Menyusun daftar gaji dengan mencatumkan nama karyawan pangkat dan bagian, susunan keluarga dan gaji pokok 3. Mengumpulkan data untuk pembayaran berdasarkan insentif 4. Menghitung semua pajak penghasilan
Prosedur Pembayaran Gaji Membuat daftar gaji. Membuat daftar check pembayaran atau amplop pembayaran gaji atau cek gaji. Membuat daftar earning statement yaitu suatu penjelasan tentang perhitungan gaji yang diberikan dan potongan-potongan. Membuat yaitu daftar gaji pada suatu masa yang dibayarkan pada pegawai tersebut. Membuat formulir-formulir yang diperlukan untuk berbagai keperluan sesuai dengan ketentuan.
Sehubungan dengan aktivitas penggajian, diperlukan adanya formulirformulir yang menunjang aktivitas tersebut untuk menjamin bahwa harta perusahaan berada pada pengawasan yang semestinya dan setip transaksi dicatat dengan benar.formulir yang digunakan meliputi: 1. Daftar Permintaan Tenaga Kerja 2. Surat Panggilan 3. Surat Pengangkatan Karyawan 4. Kartu Induk Karyawan 5. Formulir Absensi Hadir 6. Surat Perintah Lembur 7. Daftar Gaji dan Potongan 8. Rekapitulasi Gaji dan Potongan 9. Struk Gaji 10. Rekapitulasi Voucher Gaji dan Potongan 11. Voucher Gaji 12. Surat perintah Membayar 13. Bukti kas Keluar 14. Bukti Pengeluaran Keuangan 15. Register Gaji Bulanan 16. Perincian Gaji Bulanan
FLOWCHART PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI 1.1 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN KANTOR KEBUN FCFH-1.3 KTU KRANI DIVISI ESTATE MANAGER REGIONAL CONTROLLER KANTOR PUSAT Karyawan Menarik Data Absen dari Divisi Permintaan Dana Permintaan Dana untuk persetujuan ke RC Permintaan Dana dlm bentuk RPDO Kartu Presensi Diperiksa sdh sesuai/ blm Ya Tidak Konfirmasi Penyesuaian Tidak Periksa sdh sesuai/blm Rekap Absensi Rekap Dist HK Daftar Upah Kary Ya Rekap Absensi Rekap Dist HK Daftar Upah Kary FCFN-2.1 FCFH-1.4 Input di Zahir Payroll Update karyawan baru Melakukan Perhitungan gaji Rekap Absensi Rekap Dist HK Daftar Upah Kary Membuat permintaan dana
FLOWCHART PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI 1.2 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN-LANJUTAN KANTOR KEBUN KANTOR PUSAT KTU KRANI DIVISI & ASISTEN KARYAWAN FCFH-1.4 FCFH-1.3 Menarik Dana dari Bank Menerima dana dari KTU Giro/Cek Buat bukti kasbon untuk serah terima dana ke krani dan Asisten Serah Terima Gaji Menerima Gaji Bukti Kasbon Daftar Upah Kary Daftar Upah Karyawan Ya Periksa dan Hitung Mengarsipkan Bukti Daftar Upah Kary Menyerahkan Bukti Daftar upah yang sdh di tandatangani Tidak Klaim Sesuai Prosedur T
Prosedur Pembayaran Gaji PT. Bukit Berlian Plantations Kepala bagian Tata usaha (KTU) - Kantor Kebun 1.KTU akan menarik data Absensi karyawan dari Krani Divisi secara perhari. 2.Sementara kartu presensi akan di tarik per tgl 25 bulan berjalan pada sore hari setelah di tanda tangani Mandor, Asisten, untuk di cek dan di sesuaikan dengan data absensi. 3.Setelah itu akan dikembalikan kembali ke karyawan pada tgl 27 bulan berjalan, agar kartu tersebut dapat di bawa pada saat pengambilan gaji. 4.Melakukan pengecekan terhadap kesesuaian antara jam kerja/hk, jam kerja lembur, dari kartu presensi maupun mesin absen finger print dengan SPL (Surat Perintah Lembur), jika tidak sesuai akan. dikonfirmasikan kepada Bagian Krani Divisi, Mandor, dan Asisten. 5.KTU memasukkan data absensi, jam lembur karyawan pada program payroll zahir. 6.KTU melakukan update data keluar masuk karyawan secara berkala pada data setup karyawan, yang diinformasikan dan di konfirmasikan kepada mandor, asisten. 7.Melakukan perhitungan gaji karyawan berdasarkan : ( Data setup karyawan, Data Rekap Absensi, Data pinjaman karyawan bila ada) 8. Membuat rekapan absensi, rekapan distribusi HK, dan daftar upah karyawan.ktu akan memeriksa dan di setujui bila sudah sesuai. 9. TU akan membuat permintaan dana untuk pembayaran gaji berdasarkan Rekapan Absensi, Rekapan Distribusi HK dan daftar upah karyawan. 10. Kemudian mengajukan permintaan dana kepada Estate Manager untuk dilakukan persetujuan
Prosedur Pembayaran Gaji PT. Bukit Berlian Plantations Estate Manager-Kantor Kebun 1. Estate Manager akan memeriksa dan menandatangani rekap absensi, rekap distribusi HK, daftar upah karyawan, serta permintaan dana jika sudah dianggap sesuai. 2. Dan mengembalikan kepada KTU untuk di tindak lanjuti ke Regional Controller untuk persetujuan. Regional Controller-Kantor Kebun 1. Regional Controller akan memeriksa rekap absensi, Distribusi HK, Daftar Upah karyawan, serta permintaan dana untuk di setujui, jika sudah sesuai. KTU-Kantor Kebun 1. Setelah mendapatkan persetujuan, RC melalui KTU akan mengirim permintaan dana ke kantor pusat (FCFN-2.1). 2. KTU membuat schedule dan menyiapkan dana supaya tidak terjadi keterlambatan proses pembayaran gaji. 3. Melakukan serah terima dana kepada krani divisi, Asisten divisi yang di rolling dengan dilakukan penghitungan bersama di depan KTU dan setelah sesuai di buatkan kwitansi tanda terima/kasbon sebagai bukti tertulis serah terima uang. Krani Divisi-Kantor Kebun 1. Krani divisi akan membagikan gaji kepada karyawan dan karyawan diharuskan menandatangani Daftar Upah Karyawan pada kolom tanda tangan dan mengumpulkan Daftar Upah Karyawan tersebut untuk di serahkan kepada KTU setelah pembagian Gaji ke karyawan selesai dilaksanakan.
Sistem pengendalian internal (COSSO) Committee of Sponsoring Organization (COSO) adalah kelompok kelompok sektor swasta yang terdiri dari American Accounting Organization (AAA), AICPA, Institute of Internal Auditor, Institute of Management Accountants, and Financial Executive Institute, Pada tahun 1992, COSO mengeluarkan hasil penelitian untuk mengembangkan definisi pengendalian internal Menurut COSO, pengendalian adalah proses karena hal tersebut menembus kegiatan operasional organisasi dan merupakan bagian dari integral dari kegiatan manajemen dasar. COSO menyajikan 5 komponen model pengendalian internal yang saling berhubungan. Kelima komponen tersebut 1. Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian adalah pondasi dari keempat komponen pengendalian internal lainnya. Lingkungan pengendalian menetapkan suasana organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dari pada manajemen dan pegawainya a) Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika b) Filosofi pihak manajemen dan gaya operasi c) Struktur organisasional d) Badan audit dewan komisaris e) Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab f) Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia g) Pengaruh-pengaruh eksternal
Sistem pengendalian internal (COSSO) 2. Penilaian risiko Penilaian risiko diperlukan untuk mengidentifikasi, menganalisa, dan mengatur risiko-risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan. 3. Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang benar diambil untuk menghadapi risiko organisasi yang diidentifikasi, secara umum ada lima kategori tradisional dari aktivitas pengendalian, yaitu: a. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai b. Pemisahan tugas c. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan d. yang memadai e. Pemeriksaan independen atas kinerja 4. Informasi dan komunikasi Sistem informasi akuntansi terdiri atas catatan-catatan dan metode yang digunakan untuk memulai, mengidentifikasi, menganalisis, dan mencatat transaksi organisasi serta untuk memperhitungkan aktiva dan kewajiban terkait. 5. Pengawasan Pengawasan adalah proses di mana kualitas desain pengendalian internal dan operasinya dapat dinilai. Metode utama untk mengawasi kinerja mencakup supervisi yang efektif, pelaporan yang bertanggung jawab, dan audit internal.
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan, penulis menyimpulkan hal-hal sebagai berikut: PT. Bukit Berlian Plantation telah menetapkan sistem informasi akuntansi pengajian secara efektif, hal ini dapat dilihat melalui: 1. Adanya tujuan yang jelas tentang diadakannya sistem informasi akuntansi penggajian diperusahaan yaitu untuk meningkatkan kualitas dari informasi tentang gaji yang dihasilkan dan membantu mengefektifkan pengendalian internal penggajian. 2. Adanya lima aktivitas sistem pengendalian Internal sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Committee of Sponsoring Organization (COSO). Berdasarkan hasil pembahasan dan penelitian, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi gaji yang memadai dapat menunjang keefektifan pengendalian internal penggajian