1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi berkembang semakin cepat seiring berkembangnya zaman. Di era sekarang ini, segala sesuatu dapat diselesaikan dengan cara-cara yang praktis. Hal ini merupakan dampak yang timbul dari hadirnya teknologi. Teknologi adalah sesuatu yang bermanfaat untuk mempermudah semua aspek kehidupan manusia. Umumnya pemanfaatan teknologi bertujuan untuk mendukung proses bisnis yang ada dalam suatu organisasi agar memberikan hasil yang lebih optimal dan efektif. Dunia informasi saat ini seakan tidak bisa terlepas dari teknologi. Komunikasi yang dulunya memerlukan waktu yang lama dalam penyampaiannya, kini dengan teknologi segalanya menjadi sangat cepat. Penggunaan sistem informasi sendiri dapat membantu kinerja organisasi yang semakin dibutuhkan. Penataan informasi yang dilakukan secara teratur, jelas, tepat dan cepat serta dapat disajikan dalam sebuah laporan tentunya sangat mendukung kelancaran kegiatan operasional organisasi dan pengambilan keputusan yang tepat. Pegawai merupakan subjek penting dalam sebuah organisasi. Manusia memiliki kemampuan untuk menggerakkan semua sumber daya organisasi yang ada. Tanpa adanya pegawai yang baik, organisasi akan sulit berkembang karena kekuatan setiap organisasi terletak pada pegawai yang mengola dan menanganinya. Badan Pusat Statistik (BPS) Kabupaten Sleman yang beralamatkan di Jalan P.Purboyo, Tundan, Sumberdadi Mlati, Sleman adalah Lembaga Pemerintah Non- Departemen yang bertanggung jawab langsung kepada Presiden, memiliki struktur kepegawaian yang terdiri dari Kepala Kantor, Bagian Tata Usaha, Seksi Neraca Wilayah, Seksi Integrasi Pengolahan Dan Diseminasi Statistik, Seksi Statistik Sosial, Seksi Statistik Produksi, Seksi Statistik Distribusi dan Koordinator Statistik Kecamatan. Keberadaan Badan Pusat Statistik sebagai pusat kegiatan pengolahan data penduduk, sumberdaya, pekerjaan, usaha mikro maupun makro dan pelaksanaan kegiatan sensus yang berperan penting dalam mengukur 1
2 perkembangan suatu daerah. Total pegawai BPS Sleman terdiri dari 36 pegawai fungsional dan 4 tenaga pegawai non-fungsional. Proses absen pegawai fungsional yang berlaku di BPS Kabupaten Sleman sudah menerapkan atau menggunakan alat yang disebut dengan mesin handkey, total data yang dihasilkan oleh mesin handkey itu sendiri mencapai 36 data absensi per hari dan 1080 data absensi per bulan terdiri dari data absensi jam datang dan absensi jam pulang, akan tetapi data yang dihasilkan oleh mesin handkey masih harus diolah manual oleh 1 staf pegawai BPS, untuk dijadikan laporan rekapitulasi absensi pegawai. Setiap pegawai yang sudah melakukan absensi masih harus menunggu sampai tanggal 22 di setiap bulannya untuk melihat hasil absensi yang ditempel di papan pengumuman, hal ini akan merepotkan pegawai staf yang sewaktu-waktu diminta untuk mencetak hasil rekapitulasi absensi. Untuk data absen dan hasil rekapitulasi itu sendiri akan mempengaruhi nilai gaji nominal pegawai. Berdasarkan permasalahan tersebut, perlu dibangun sebuah sistem yang mampu menangani proses pengelolaan data absensi yang masih manual menjadi pengelolaan yang secara otomatis dapat menghitung rekapitulasi absensi. Sistem ini mampu menangani proses data absensi dari mesin handkey yang kemudian bisa dijadikan pelaporan hasil rekapitulasi absensi per-pegawai, pelaporan hasil rekapitulasi seluruh pegawai, dan informasi data absen pegawai yang setiap hari bisa dilihat di komputer masing-masing pegawai BPS Sleman. 1.2 Perumusan Masalah Sesuai dengan latar belakang yang telah dijelaskan, rumusan masalah yang dibahas dalam penelitian kali ini adalah bagaimana membangun Sistem Informasi Absensi Pegawai Badan Pusat Statistik Kabupaten Sleman yang dapat menampilkan data absensi pegawai, menampilkan informasi pegawai, menampilkan struktur organisasi yang sudah terkomputerisasi serta dapat menghitung hasil rekapitulasi absensi pegawai dan pelaporan absensi yang dapat menunjang kebijakan strategis bagi pimpinan, berdasarkan kehadiran yang digunakan, sebagai pengambilan kebijakan tentang tata letak atau susunan pegawai.
3 1.3 Batasan Masalah Batasan-batasan masalah pada perancangan Sistem Informasi Absensi Pegawai ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem hanya bisa berjalan pada jaringan lokal saja, untuk dapat mengakses sistem ini haruslah terhubung dengan jaringan lokal Badan Pusat Statistik Sleman. 2. Untuk melakukan import data absensi pegawai, staf pegawai (administrator) harus menyimpan data absensi dalam bentuk file excel dan membuat template sesuai database pada sistem ini. 3. Pegawai hanya bisa mengakses data absensinya setelah staf pegawai melakukan proses import data ke dalam database, bukan setelah pegawai melakukan absen terhadap mesin handkey. 4. Sistem tidak bisa melayani proses ketidakharidan pegawai apabila pegawai belum melakukan absensi pada mesin handkey. 5. Sistem belum bisa membaca dan mengolah langsung data absensi dari mesin handkey, sistem baru bisa membaca dan mengolah data absensi setelah staf pegawai melakukan proses import data absensi ke dalam sistem. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini adalah membangun Sistem Informasi Absensi Pegawai Badan Pusat Statistik Kabupaten Sleman yang mampu mengolah data absensi pegawai serta dapat menyajikan pelaporan rekapitulasi absensi berdasarkan kehadiran yang digunakan dan dapat diakses oleh masingmasing pegawai. 1.5 Manfaat Penelitian Ketika penelitian ini telah selesai dilakukan, luaran dari penelitian ini diharapkan dapat diimplementasikan agar dapat berguna dan bermanfaat bagi seluruh pihak pegawai BPS Kabupaten Sleman. Berikut manfaat -manfaat yang diharapkan bisa dihasilkan ketika luaran dari penelitian ini diimplementasikan:
4 1. Mengoptimalkan proses rekapitulasi absensi pegawai Badan Pusat Statistik Kabupaten Sleman seperti penghitungan rekapitulasi absensi yang setiap bulannya dilakukan oleh salah satu staf pegawai yang bertugas dan bertanggung jawab terhadap penghitungan rekapitulasi absensi, dengan sistem ini staf pegawai tidak harus melakukan hitung manual, dikarenakan proses tersebut telah diselesaikan oleh sistem sehingga proses penghitungan rekapitulasi akan menjadi lebih cepat dan akurat. 2. Meminimalisir terjadinya kesalahan, duplikasi ataupun kehilangan data pegawai maupun data absensi pegawai Badan Pusat Statistik Sleman. 3. Dengan sistem ini pegawai yang akan mengecek detail data absensinya tidak perlu mengunjungi staf pegawai yang memegang kendali data absensi, hanya dengan mengakses sistem ini pegawai sudah dapat mengetahui data absensinya. 4. Mempermudah pembuatan laporan rekapitulasi dengan data yang akurat dan valid dari sistem. 5. Untuk pegawai baru ataupun tamu yang ingin mengetahui detail struktur pegawai maupun informasi data pegawai bisa langsung mengakses sistem ini, dengan begitu waktu untuk pencarian informasi mengenai data pegawai dan struktur pegawai akan lebih cepat dan mudah untuk dipahami. 1.6 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis unuk menyelesaikan penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Observasi Metode pengumpulan data dengan cara mengamati langsung proses-proses bisnis yang terjadi di lingkup Badan Pusat Statistik Sleman dan memahami aktivitas proses rekapitulasi absensi pegawai yang dilakukan oleh salah satu staf pegawai dan
5 memahami aktivitas proses absen yang dilakukan oleh pegawai Badan Pusat Statistik Sleman. b. Wawancara Wawancara dilakukan dengan staf pegawai yang mengolah data absensi pegawai dan Kepala Seksi Integrasi Pengolahan dan Diseminasi Statistik selaku Kepala Seksi yang bertanggung jawab terhadap hasil rekapitulasi absensi pegawai. Wawancara tersebut dilakukan demi memperoleh informasi dan data-data yang nantinya digunakan dalam penelitian ini. Selain itu wawancara juga bertujuan menelaah kebutuhan sistem yang diharapkan oleh seluruh pihak pegawai Badan Pusat Statistik Sleman untuk dibangun agar nantinya ideal dalam penggunaanya. c. Studi Literatur Studi Literatur dilakukan dengan mengumpulkan data dan mempelajari informasi-informasi baik yang ada di Badan Pusat Statistik Sleman ataupun sumber lain yang kredibel yang berhubungan dengan penulisan, termasuk analisis, perancangan, dan implementasi sistem. 2. Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang dilakukan dalam penelitian ini melalui tahap-tahap sebagai berikut: a. Analisis Masalah Metode ini dilakukan dengan cara menganalisis semua kebutuhan sistem yang meliputi kebutuhan fungsional dan nonfungsional sistem yang akan dibangun. b. Desain Dengan hasil analisis yang telah dilakukan maka dibuatlah perancangan sistem yaitu perancangan proses, perancangan
6 basis data, perancangan struktur menu dan perancangan antarmuka pengguna. c. Implementasi Dan Pengujian Mengimplementasikan hasil perancangan sistem menjadi sebuah aplikasi dengan cara pembuatan program dan ujicoba. 1.7 Sistematika Penulisan Berikut merupakan gambaran secara menyeluruh tentang sistematika penulisan yang berisi hal-hal yang akan dibahas dalam penulisan laporan tugas akhir ini: BAB I PENDAHULUAN Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi tentang uraian sistematis terkait informasi hasil penelitian sejenis yang telah dilakukan sebelumnya yang disajikan dalam pustaka dan membandingkannya dengan sistem informasi yang akan dibuat dengan tujuan mencari pembeda dari sistem yang akan dibuat. BAB III LANDASAN TEORI Berisi kumpulan konsep, teori, prinsip dan pendapat yang mendukung proses pengembangan sistem serta pengetahuan tentang bahasa pemrograman, dan sumber daya yang digunakan dalam pengembangan sistem BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini memaparkan analisis kebutuhan sistem dan perancangan yang akan dibangun berdasarkan permasalahan yang ada di Badan Pusat Statistik Sleman. Analisis tersebut meliputi analisis sistem yang ada, analisis pengguna dan analisis
7 kebutuhan sistem. Sedangkan proses perancangan sistem sendiri meliputi desain proses, desain basis data, desain struktur menu dan desain antarmuka pengguna. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini berisi tentang penerapan sistem yang sebelumnya telah didesain menjadi sebuah aplikasi dokumen manajemen dengan menampilkan antarmuka program yang disertai cara kerja dan penggunaan program. Berisi rincian penerapan dari desain yang dibuat menjadi aplikasi dokumen manajemen dengan menampilkan antarmuka program disertai cara kerja dan penggunaan program. BAB VI HASIL PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN Bab ini menguraikan tentang pengujian sistem yang telah dibuat. BAB VII PENUTUP Bab ini menyajikan kesimpulan dari penelitian ini dan saran terhadap seluruh kegiatan penelitian yang telah dilakukan. Saran ini bertujuan untuk mendukung penelitian selanjutnya, khususnya yang memiliki kesamaan fokus penelitian.