1 BAB II LANDASAN TEORI 1.1. Pengertian Proses Dalam Operations Management for Competitive Advantage, Tenth Edition, Chase, Jacobs, Aquilano (2004, pp 102) memberikan pengertian bahwa proses adalah bagian dari perusahaan yang mengambil masukan atau input dan mengubahnya menjadi keluaran atau output, dimana diharapkan mempunyai nilai lebih bagi perusahaan dibandingkan dengan input sebelumnya. Sehingga untuk menunjang keberhasilan perusahaan dalam hal memperkuat daya saing, maka sangatlah penting bagi perusahaan untuk memahami bagaimana berjalannya suatu proses. Tipe Tipe Proses Menurut Chase, Jacobs, Aquilano (2004, pp 106-108), proses dapat dibedakan melalui tahapan-tahapan, yaitu : 1. Single stage Dalam proses ini semua aktivitas-aktivitas yang terlibat, dianalisa dengan menggunakan satu perputaran waktu (single cycle time), sehingga proses hanya berjalan dalam satu tahap dalam penyelesaian outputnya. 2. Multiple stage 1
Dalam proses ini semua aktivitas aktivitas harus melalui beberapa perputaran tahapan proses untuk penyelesaian suatu output. Jika dibedakan menurut outputnya, proses dapat dibagi menjadi : 1. Make to order Dimana suatu proses menjadi aktif dalam menghasilkan produk sesuai dengan pesanan yang datang. Persediaan barang baik itu barang setengah jadi dan barang jadi dipertahankan dalam jumlah seminimal mungkin. 2. Make to stock Dalam proses ini, produksi hanya aktif dilakukan untuk menghasilkan jenis produk yang standard dan terjadwal. Oleh sebab itu faktor pengiriman adalah hal yang terpenting, sehingga persediaan berupa barang jadi dipertahankan dalam jumlah yang besar. 3. Hybrid Merupakan kombinasi dari make to stock dan make to order. Yang umum dari proses ini adalah produk-produk yang standard dijadikan persediaan dan ditempatkan pada beberapa proses proses yang penting. Struktur Aliran Proses Dalam Operations Management for Competitive Advantage, Tenth Edition, Chase, Jacobs, Aquilano (2004, pp 165-166), dijelaskan bahwa struktur aliran proses mengacu pada bagaimana suatu pabrik mengatur aliran materialnya di dalam proses yang berjalan. Proses-proses dalam sistem produksi dapat dibedakan menjadi empat, yaitu : 2
1. Job shop Produksi dilakukan dalam kelompok-kelompok kecil dengan banyak produkproduk yang berlainan, dimana kebanyakan memerlukan tahap-tahap pengolahan yang berbeda. Tipe ini dapat digunakan untuk produk-produk yang bervariasi. 2. Batch shop Merupakan jenis job shop yang sudah lebih teratur dan terstandarisasi. Contohnya seperti pabrik peralatan berat dan peralatan elektronik 3. Assembly Line Produksi dari bagian-bagian yang berbeda berjalan dari satu workstation ke workstation berikutnya pada kecepatan yang terkendali mengikuti urutan-urutan untuk membangun sebuah produk. Contohnya seperti pabrik mainan yang masih manual dan pembuatan peralatan rumah tangga. 4. Continuous Flow Pengolahan bahan-bahan yang tidak berbeda sehingga bisa seperti Assembly Line yang mengikuti urutan-urutan tertentu, tetapi lebih berkesinambungan dan tidak terhenti-henti. Jenis ini biasanya sangat terotomisasi dan terdiri dari mesin-mesin yang terintegrasi yang harus dioperasikan 24 jam sehari untuk menghindari shut down dan start up yang memakan waktu dan biaya besar. Contohnya pabrik mobil yang sudah terotomisasi. Selain penggolongan tersebut, ada juga analisis sistem manufaktur mengidentifikasi dua kategori dasar bagi suatu perusahaan industri, seperti yang 3
dinyatakan dalam Manajemen Produksi & Operasi, Edisi Kedua, Herjanto (2003, pp 9-10) yaitu : 1. Continuous Process Industries Merupakan industri yang memproduksi barang dengan proses kontinyu. Kontinyu disini bukan berarti berproduksi secara terus-menerus 24 jam tanpa henti, melainkan sebagai proses yang dilakukan secara tumpukan, bukan per unit produk. Industri jenis ini, sering kali menggunakan proses kimia daripada fisik atau mekanik, seperti industri pupuk, gula, semen, atau tepung terigu. 2. Intermittent Process Industries Sering disebut discrete parts manufacturing, yaitu industri yang memproduksi barang melalui proses individu, unit per unit. Misalnya, industri alat-alat elektronika, kendaraan bermotor, peralatan kantor, dan alat-alat rumah tangga. Job shop dan batch shop termasuk dalam kategori ini. Perbaikan Proses Kolarik (1999, pp 437-479) dalam Creating Quality, Process Design for Results membahas mengenai perbaikan proses yang melibatkan tiga elemen yaitu: pertanyaan, analisis, dan tindakan. Perbaikan proses adalah cara-cara untuk mengubah keefektifan dan atau keefisienan proses yang menyangkut perubahan-perubahan, input dan output. Dalam tahap ini kita menganalisis proses yang ada menggunakan fakta-fakta, angkaangka, dan pendapat-pendapat yang terpilih, kemudian kita membuat beberapa alternatif yang mungkin. Akhirnya diambil tindakan untuk memperbaiki suatu proses secara bertahap. 4
Perbaikan proses berawal dari aspek-aspek yang menjadi pertanyaan. Pertanyaan yang biasa diajukan adalah efektivitas dan efisiensi dari suatu proses dan dilihat dari sudut pandang pengalaman dan pengukuran kinerja terdahulu. Dari hal-hal inilah kesempatan untuk perbaikan proses dapat timbul. Pengamatan proses merupakan suatu hal yang penting dalam melihat adanya kesempatan untuk memperbaiki proses. Berikut adalah perincian dari kegiatan pengamatan yang dapat dilakukan pada suatu proses. Tabel 2.1. Perincian dari Kegiatan Pengamatan Kegiatan Deskripsi Meninjau kembali tujuan/harapan: Proaktif dan reaktif Meninjau kembali operasi dan hasil yang nyata : Proses/Sub Proses perusahaan sendiri Proses/Sub Proses perusahaan lain Membandingkan antara kenyataan dengan ekspetasi. Menyatakan kemungkinan Meninjau kembali visi, misi, nilainilai utama dalam sistem produksi. Meninjau kembali tujuan, definisi, target, dan spesifikasi dari proses dan sub proses. Mengerti apa yang sedang terjadi. Mengamati perubahan yang terjadi. Mengukur hasil akhir dan masukan. Mencari kemungkinankemungkinan yang dapat dicapai. Memeriksa proses dan menentukan titik-titik mana yang bisa diperbaiki. Menyatakan hasil yang dicapai dan kesenjangan dalam suatu proses dalam ukuran. 5
Menjelaskan dalam istilah yang umum kemungkinan yang dapat dicapai dengan perbaikan proses. 1.2. Pengertian Produktivitas Pengukuran dan evaluasi produktivitas merupakan salah satu alternatif untuk mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan bahkan merupakan salah satu cara yang sangat efektif di dalam menilai efisiensi pemakaian sejumlah input dalam menghasilkan output tertentu. Definisi Produktivitas Produktivitas sebagai konsep yang menyatakan bagaimana keluaran akan berubah apabila masukan berubah, pertama kali dicetuskan oleh David Ricardo pada tahun 1810. Pada tahun 1833, Littre mendefinisikan produktivitas sebagai kemampuan perusahaan untuk menghasilkan yaitu kemampuan untuk memproduksi. Beberapa sumber pada umumnya memberikan pengertian yang berbeda-beda, antara lain : 1. Menurut Rusli Syarif (1991), produktivitas adalah usaha yang dilakukan sematamata hanya ditujukan untuk meningkatkan produksi dan ekonomi saja. 2. Menurut Luis Saborin (1980), yaitu rumusan tradisional dari produktivitas total adalah ratio dari apa yang dihasilkan (output) terhadap seluruh apa yang digunakan (input) untuk memperoleh hasil tersebut. 6
3. Menurut Saint-Paul (1980), secara sederhana produktivitas didefinisikan sebagai hubungan antara kualitas yang dihasilkan dengan jumlah kerja yang dilakukan untuk mencapai hasil tersebut. Secara umum dapat disimpulkan sebagai berikut, yaitu ratio antara kepuasan atas kebutuhan dan pengorbanan yang dilakukan. 4. Menurut George J. Washnis (1981), produktivitas mencakup dua konsep dasar, yaitu daya guna (efisiensi) dan hasil guna (efektivitas). Daya guna mencerminkan tingkat sumber manusia, dana dan alam yang diperlukan untuk mengusahakan hasil tertentu, sedangkan hasil guna mencerminkan akibat dan kualitas dari hasil yang diusahakan. 5. Menurut Paul Mali (1981), hampir sama dengan Washnis, yaitu hasil guna dihubungkan dengan hasil atau efektivitas, sedangkan daya guna atau efisiensi dihubungkan dengan pemanfaatan sumber- sumber tersebut. Dari beberapa pengertian ini, jelaslah bahwa definisi produktivitas sendiri masih belum ada rumusan yang jelas dan juga belum ada kesepakatan umum tentang maksud dan pembuktian produktivitas serta kriterianya dalam mengukur petunjuk petunjuk produktivitas. Sedangkan menurut Dewan Produktivitas Nasional, produktivitas didefinisikan dari berbagai sudut yaitu : 1. Secara Psikologis Produktivitas merupakan sikap mental yang selalu mempunyai pandangan bahwa mutu kehidupan hari ini harus lebih baik dari hari kemarin dan hari esok lebih baik dari hari ini. 2. Secara Ekonomis 7
Produktivitas merupakan bagaimana perolehan hasil yang dicapai (output) sebesar-besarnya dengan pengorbanan sumber daya yang sekecil-kecilnya. 3. Secara Teknis Produktivitas dapat diformulasikan sebagai rasio perbandingan output dan input, dengan rumusan : P = O / I, dimana P = Produktivitas; O = Output; I = Input. Pengertian secara teknis ini merupakan pengertian efisiensi produksi terutama dalam pemakaian ilmu dan teknologi. Produktivitas menggambarkan hubungan antara output dan alat atau sarana yang digunakan untuk menghasilkan output tersebut. Output atau hasil produksi tersebut diperoleh dari suatu proses kegiatan dan output yang dihasilkan tersebut akan berupa produk akhir (finished good). Untuk menghasilkan output diperlukan masukan atau sumber sumber utama yaitu berupa tenaga kerja, modal, bahan baku dan energi. Peningkatan produktivitas tidak selalu dihasilkan oleh peningkatan produksi karena produksi dapat meningkat tetapi produktivitasnya menurun. Menurut Dewan Produktivitas Nasional, peningkatan produktivitas hanya terjadi jika : 1. Jumlah produksi meningkat dengan menggunakan sumber daya yang sama. 2. Jumlah produksi yang sama atau meningkat dengan menggunakan sumber daya yang kurang. 3. Jumlah produksi yang jauh lebih besar diperoleh dengan pertumbuhan sumber daya yang relatif kecil. Konsep Dasar Sistem Produktivitas 8
Apabila ukuran keberhasilan produksi hanya dipandang dari sisi output, maka produktivitas dipandang dari dua sisi sekaligus yaitu sisi input dan sisi output. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa produktivitas berkaitan dengan efisiensi penggunaan input dalam memproduksi output (barang). Mali (1978) menyatakan bahwa produktivitas tidak sama dengan produksi, performansi kualitas dan hasil-hasil merupakan komponen dari usaha produktivitas. Dengan demikian produktivitas merupakan suatu kombinasi dari efektivitas dan efisiensi, sehingga produktivitas dapat diukur berdasarkan pengukuran berikut: Produktivitas = Output yang dihasilkan = Pencapaian tujuan Input yang dipergunakan Penggunaan sumber daya = Efektivitas pelaksanaan tugas = Efisiensi penggunaan sumber daya Efektivitas Efisiensi Sumanth (1985) memperkenalkan suatu konsep formal yang disebut sebagai siklus produktivitas untuk digunakan dalam peningkatan produktivitas terus menerus. Pada dasarnya konsep siklus ini terdiri dari empat tahap utama, yaitu :! Pengukuran produktivitas! Evaluasi produktivitas! Perencanaan produktivitas! Peningkatan produktivitas 9
TAHAP 1 PENGUKURAN PRODUKTIVITAS TAHAP 4 PENINGKATAN PRODUKTIVITAS TAHAP 2 EVALUASI PRODUKTIVITAS TAHAP 3 PERENCANAAN PRODUKTIVITAS Gambar 2.1. Siklus Produktivitas Gambar ini menunjukkan bahwa siklus produktivitas merupakan suatu proses yang kontinyu, yang melibatkan aspek-aspek : pengukuran, evaluasi, perencanaan dan pengendalian produktivitas. Berdasarkan konsep siklus produktivitas, secara formal program peningkatan produktivitas harus dimulai melalui pengukuran produktivitas dari sistem industri itu sendiri. Manfaat Pengukuran Produktivitas Terdapat beberapa manfaat pengukuran produktivitas dalam suatu organisasi perusahaan secara menyeluruh yaitu antara lain: 1. Perusahaan dapat menilai efisiensi konversi sumber dayanya agar dapat meningkatkan produktivitas melalui efisiensi penggunaan sumber-sumber daya tersebut. 10
2. Perencanaan sumber daya akan menjadi lebih efektif dan efisien melalui pengukuran produktivitas, baik dalam perencanaan jangka pendek ataupun jangka panjang. 3. Tujuan ekonomis dan non ekonomis dari perusahaan dapat diorganisasikan kembali dengan cara memberikan prioritas tertentu yang dipandang dari sudut produktivitas. 4. Perencanaan target tingkat produktivitas di masa mendatang dapat dimodifikasikan kembali berdasarkan informasi pengukuran tingkat produktivitas sekarang. 5. Strategi untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dapat ditetapkan berdasarkan tingkat kesenjangan produktivitas yang ada diantara tingkat produktivitas yang direncanakan (ekspetasi) dan tingkat produktivitas yang diukur (aktual). Dalam hal ini pengukuran produktivitas akan memberikan informasi dalam mengidentifikasikan masalah-masalah dan perubahan yang terjadi, sehingga tindakan korektif dapat diambil. 6. Pengukuran produktivitas perusahaan akan menjadi informasi yang bermanfaat dalam membandingkan tingkat produktivitas di antara organisasi perusahaan dalam industri sejenis serta bermanfaat pula untuk informasi produktivitas industri pada skala nasional maupun global. 7. Nilai-nilai produktivitas yang dihasilkan dari suatu pengukuran dapat menjadi informasi yang berguna untuk merencanakan tingkat keuntungan dari perusahaan tersebut. 11
8. Pengukuran produktivitas akan menciptakan tindakan-tindakan kompetitif berupa upaya upaya peningkatan produktivitas terus menerus (continous improvement). 9. Pengukuran produktivitas terus menerus akan memberikan informasi yang bermanfaat untuk menentukan dan mengevaluasi kecenderungan perkembangan produktivitas perusahaan dari waktu ke waktu. 10. Pengukuran produktivitas akan memberikan motivasi kepada orang-orang secara berkesinambungan untuk melakukan perbaikan dan juga akan meningkatkan kepuasan kerja. Orang-orang akan lebih memberikan perhatian kepada pengukuran produktivitas apabila dampak dari perbaikan produktivitas itu terlihat jelas dan dapat bermanfaat. Pada umumnya terdapat sejumlah faktor penyebab penurunan produktivitas perusahaan antara lain: 1. Ketidakmampuan manajemen dalam mengukur, mengevaluasi dan mengelola produktivitas perusahaan. 2. Motivasi karyawan yang rendah karena sistem pengukuran dan penghargaan yang diberikan tidak berkaitan dengan produktivitas dan tanggungjawab dari karyawan tersebut. 3. Pengiriman produk yang sering terlambat karena ketidakmampuan memenuhi jadwal yang telah ditetapkan, sehingga mengecewakan pelanggan. 4. Peningkatan biaya-biaya untuk proses produksi dan pemasaran. 12
5. Tidak dapat memaksimalkan penggunaan sumber daya seperti bahan material yang menumpuk, tenaga kerja yang tidak produktif dan mesin yang tidak pernah dilakukan pengecekan dan pemeliharaan. Hal-hal ini akan menimbulkan bottleneck pada berjalannya proses produksi dan berakhir dengan keterlambatan pengiriman barang ke pembeli. 6. Tidak adanya kerjasama yang efektif dan baik antar masing-masing individu di setiap lini proses produksi. 7. Ketiadaan sistem pendidikan dan pelatihan bagi karyawan untuk meningkatkan pengetahuan tentang teknik-teknik peningkatan kualitas dan produktivitas perusahaan. 8. Tidak adanya sistem perencanaan dan pengendalian dalam hal pengaturan jadwal produksi dan pengaturan aliran persediaan yang baik sehingga target produksi yang sudah direncanakan tidak tercapai. Persyaratan Kondisional, Krieteria dan Kesulitan dalam Pengukuran Produktivitas. Karena hasil pengukuran produktivitas perusahaan akan menjadi landasan dalam membuat kebijakan perbaikan produktivitas secara keseluruhan dalam proses bisnis, kondisi-kondisi berikut sangat diperlukan untuk mendukung pengukuran produktivitas yang valid. Beberapa kondisi itu adalah : 1. Pengukuran harus dimulai pada permulaan program perbaikan produktivitas. 2. Pengukuran produktivitas dilakukan pada sistem industri itu sendiri. 13
3. Pengukuran seharusnya melibatkan semua individu yang terlibat dalam proses industri tersebut. 4. Pengukuran produktivitas seharusnya dapat memunculkan data. 5. Pengukuran produktivitas yang menghasilkan informasi-informasi utama seharusnya dicatat tanpa distorsi. 6. Perlu adanya komitmen secara menyeluruh dari manajemen dan karyawan untuk pengukuran produktivitas dan perbaikannya. 7. Program-program pengukuran dan perbaikan produktivitas seharusnya dapat dipecah-pecah. David Bain dalam bukunya yang berjudul The Productivity Prescription mengemukakan krieteria pengukuran produktivitas, antara lain : 1. Keabsahan (Validity) Yaitu ukuran yang secara tepat menggambarkan perubahan dari masukan menjadi keluaran dalam proses produksi sebelumnya. Misalnya dalam mengukur produktivitas pekerja, ukuran produktivitas yang dinyatakan dalam beberapa buah produk yang dihasilkan per hari terkadang bukan ukuran yang absah, karena mungkin penyelesaian masing-masing produk berlawanan. 2. Kelengkapan (Completeness) Kelengkapan berhubungan dengan penelitian dimana seluruh keluaran atau hasil yang didapat dan masukan atau sumber yang digunakan dapat diukur dan termasuk di dalam perbandingan produktivitas tersebut. Misalnya dalam menentukan masukan tenaga kerja tidak hanya melihat dari jam kerja langsung, 14
tetapi juga harus melihat jam kerja tidak langsungnya, karena itu kelengkapan merupakan karakteristik yang penting dalam perancangan produktivitas itu sendiri. 3. Dapat dibandingkan (Compareability) Pentingnya pengukuran produktivitas terletak pada kemampuan untuk dapat dibandingkan antar periode, dengan tujuan atau dengan standar, sehingga dapat dilihat apakah penggunaan sumber daya sudah efisien atau tidak dalam pencapaian hasil. 4. Ketermasukan (Inclusiveness) Pengukuran produktivitas menyatukan banyak kegiatan dalam fungsi-fungsi organisasi. Kalau selama ini pengukuran produktivitas berpusat pada kegiatan produksi secara keseluruhan, maka perlu dilakukan pengukuran terhadap aspekaspek lain, misalnya terhadap kualitas, peralatan dan fasilitasnya. 5. Tepat waktu (Timeliness) Pengukuran produktivitas dimaksudkan sebagai alat yang efektif bagi manajemen, sehingga harus dikomunikasikan kepada setiap manajer yang bertanggungjawab pada bidangnya dalam waktu yang secepatnya, tetapi masih dalam batas-batas waktu yang praktis untuk dilakukan. Memastikan bahwa data yang dihasilkan cukup tepat untuk mengambil tindakan apabila ada persoalan yang timbul. 6. Keefektifan ongkos (Cost Effectivity) Pengukuran produktivitas haruslah dilakukan dengan memperhatikan semua ongkos-ongkos yang berhubungan, baik langsung maupun tidak langsung. 15
Pengukuran harus pula dilakukan sedemikian sehingga tidak mengganggu usaha produktif yang sedang berjalan dalam organisasi. Berikut ini adalah alasan-alasan mengapa sulit dirancang dalam melaksanakan pengukuran produktivitas: 1. Ukuran kecenderungan terlalu luas. 2. Ukuran berorientasi pada kegiatan bukan hasil yang dicapai. 3. Masukan terlalu sederhana. 4. Proses kerja yang terlalu rumit. 5. Sistem ukuran cenderung mendorong untuk melihat hasil sehingga merupakan hasil jangka panjang. 6. Sistem pengukuran sulit diterapkan pada sistem yang gagal dalam menggambarkan tanggung jawab maupun tanggung jawab yang salah. 7. Sistem pengukuran biasanya hanya menekankan pada beberapa aspek lainnya. Menurut David J Sumanth secara garis besar terdapat 12 faktor yang mempengaruhi naik turunnya produktivitas antara lain : 1. Investasi Besar kecilnya investasi ini akan menentukan modal usaha dan hal ini akan berpengaruh terhadap promosi produk, market share atau penggunaan kapasitas. 2. Rasio kapital buruh Rasio kapital buruh yang tinggi berarti perusahaan menggunakan teknologi tinggi pula, sehingga jumlah produksi per unit waktu meningkat. 16
3. Penelitian dan pengembangan Penelitian dan pengembangan dapat meningkatkan produktivitas dengan menghasilkan inovasi-inovasi yang dapat memperbaiki keadaan produksi di pabrik. 4. Pemakaian kapasitas Besar kecilnya keluaran atau output ditentukan oleh presentase pemakaian kapasitas. 5. Peraturan Pemerintah Dalam hal ini Peraturan Pemerintah berperan dalam mengatur keseimbangan pencapaian sasaran industri dan sasaran sosial yang pada umumnya hal ini sering bertentangan. 6. Umur pabrik dan peralatan Umur pabrik dan peralatan kerja dapat mempengaruhi kinerja perusahaan, sehingga juga berpengaruh terhadap produktivitasnya. 7. Ongkos energi Ketersediaan dan kemudahan memperoleh energi berpengaruh secara langsung terhadap biaya produksi dan operasi pabrik. 8. Komposisi tenaga kerja Dengan adanya pergeseran struktur pekerja dari pekerja pabrik menjadi pekerja yang mengandalkan pengetahuan, maka akan semakin dibutuhkan adanya kerjasama, ketrampilan dan keahlian. 9. Etika kerja 17
Seiring dengan meningkatnua penghargaan orang terhadap waktu, maka pemanfaatan waktu harus produktif. 10. Ketakutan pekerja akan kehilangan pekerjaannya Program peningkatan produktivitas di perusahaan tanpa diimbangi dengan adanya komunikasi yang baik antara manajemen dengan para pekerja, maka akan menimbulkan rasa takut kepada para pekerja bahwa usaha-usaha peningkatan produktivitas yang dilakukan itu akan mengakibatkan hilangnya lapangan kerja mereka. 11. Pengaruh serikat kerja Pengaruh ini sangat kuat sehingga diperkirakan adanya pengertian dari pihak manajemen terutama yang berhubungan dengan kompensasi dan tuntutan kenaikan gaji. 12. Manajemen Merupakan faktor yang dominan, terutama dalam proses perencanaan dan pengendalian, pengaturan kerja, kejelasan instruksi pada para pekerja, evaluasi serta upaya menumbuhkan motivasi dan loyalitas kepada pekerja. 18
19