MODUL PRAKTIKUM AKUNTANSI KEUANGAN MENENGAH 1 Versi 3.0 Tahun Penyusunan 2011 Tim Penyusun 1. Budi Santoso, SE., MM. 2. Beny Susanti, SE., MM. 3. Erna K., SE., MM. Laboratorium Akuntansi Menengah Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi UNIVERSITAS GUNADARMA
Daftar Isi Daftar Isi... 2 P1.1. Mengenal MYOB Premier... 4 P1.2. Fitur yang Disediakan oleh MYOB... 4 P1.3. Otomatisasi Sistem Pencatatan... 5 P1.4. Persiapan Data Awal... 6 P1.5. Membuat Data Baru... 6 P1.6. Linked Account... 8 P1.7. Tax Codes... 11 P1.8. Account List... 13 P1.9. Card File... 13 P1.10. Card List... 13 P1.11. Job List... 16 P1.12. Item List... 16 P1.13. Auto Build... 18 P1.14. Purchase... 19 Quote... 20 Order... 21 Bill... 22 P1.15. Pay Bills... 23 P1.16. Sales... 23 P1.17. Banking... 24 P1.18. Time Billing... 26 P1.19. Inventory... 26 P1.20. Card File... 28 Page 2
MYOB PREMIER V8 Page 3
P1.1. Mengenal MYOB Premier Perkembangan aplikasi komputer dewasa ini mengalami kemajuan yang begitu pesat. Komputer mampu membantu manusia di berbagai bidang pekerjaan karena memiliki kecepatan yang dibutuhkan dalam menyajikan informasi, ketelitian, setra keakuratan dalam memberikan solusi. Dalam teknologi peranti lunak, salah satu teknologi baru yang mulai banyak dimamfaatkan adalah MYOB. Menurut Feroza Ranti MYOB adalah software akutansi yang berfungsi membantu bagian keuangan dalam menyusun laporan keuangan, lengkap dengan pengendalian inventory, penjualan, pembelian, asset perusahaan bahkan tersedia lebih dari 150 jenis laporan keuangan yang tersimpan secara otomatis dan tersaji secara detail. Dari beberapa buku sebagai acuan dapat disimpulkan secara umum pengertian MYOB adalah sebuah software akuntansi yang diperuntukkan bagi usaha kecil dan menengah (UKM) yang dibuat secara terpadu (integarated software). Dikembangkan pertama kali oleh MYOB Limited Australia dan sekarang telah dikembangkan di beberapa negara lain seperti di Amerika, Kanada, Selandia Baru dan lainnya. Hingga kini telah diterbitkan MYOB Accounting, MYOB Premier dan MYOB Basic Bussinness, MYOB Accounting Plus dan MYOB Just Invoice dengan berbagai versi. Beberapa kelebihan MYOB dibandingkan dengan software akuntansi lain: User Friendly (mudah digunakan), bahkan oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan mendasar tentang akuntansi. Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap user Kemampuan explorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses ekspor/impor file yang merepotkan Kemampuan trash back semua laporan ke sumber dokumen dan sumber transaksi Dapat diaplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik P1.2. Fitur yang Disediakan oleh MYOB MYOB dibuat sebagai gabungan beberapa modul yang disajikan dalam satu paket. Beberapa modul (fitur) gabungan yang disediakan oleh MYOB yang kemudian digabung salah satu form yang disebut dengan Command Centre adalah sebagai berikut: Page 4
Accounts Menyediakan fitur Accounts List, Record Journal Entry. Banking Menyediakan fitur Spend Money, Receive Money, Bank Register, Reconcile Account, Prepare Bank Deposit, Print cheque. Sales Menyediakan fitur Sales Register, Enter Sales, Receive Payment, Print Invoice. Time Billing Menyediakan fitur Activities List, Enter Activity Slip, Prepare Time Billing Invoice, Activity Log. Purchases Menyediakan fitur Purchase Register, Enter Purchase, Print Purchase Order. Inventory Menyediakam fitur Item Register, Item List, Set Item Prices, Count Inventory, Adjust Inventory, Transfer Inventory, Auto Build Inventory. Card File Menyediakan fitur Card List seperti Customer, Supplier, Employee, Personal. P1.3. Otomatisasi Sistem Pencatatan Semua form yang disediakan oleh MYOB sudah diotomatiskan dimana suatu angka dalam form tersebut ditransformulasikan ke sisi debit atau ke sisi kredit, kecuali untuk form Record Journal Entry. Setiap kelompok command centre akan bermuara ke dalam Page 5
Transaction Journal, kecuali Card File. Semua form yang sudah diotomatisasi tersebut dihubungkan oleh account yang telah dipilih dan ditentukan di dalam isian form. Misal: Bagian penjualan cukup mengisikan formulir Sales Invoice. Yang perlu dimasukkan dalam form tersebut adalah informasi tentang pembeli (customer), tanggal, nomor invoice, sistem pengiriman barang, kode dan jenis barang, harga persatuan dan potongan yang mungkin diberikan. Setelah faktur tersebut dibuat (record) secara otomatis akan menambah piutang (data pembeli), mengurangi barang yang dijual dan lainnya. P1.4. Persiapan Data Awal Berikut beberapa data awal yang harus Anda sediakan sebelum bekerja dengan MYOB : 1. Chart of Account Pengkodean dan pengelompokan account disebut dengan Chart of Account. Susunlah Chart of Account sesuai dengan GAAP (General Accepted Accounting Principles)/Prinsip-prinsip Akuntansi yang diterima umum. 2. Job List Buatlah dan tetepkan Job (proyek) perusahaan Anda (jika ada) 3. Card File Catat dan kelompokkan data customer, supplier, employee dan personal 4. Item List Catat dan kelompokkan nama barang/jasa yang akan diperjualbelikan 5. Linked Account Tetapkan dan pilih Account yang akan dimasukkan ke dalam Linked Account 6. Opening Balances Masukkan saldo awal masing-masing account, customer, supplier, inventory dan job (jika ada). Cek kembali keseimbangan neraca Anda sebelum memasukkan transaksi. 7. Gunakan menu Easy Setup Assistant untuk memandu Anda melakukan berbagai setup awal dengan tuntunan dari MYOB. P1.5. Membuat Data Baru Untuk membuat data baru untuk perusahaan, maka langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol start Page 6
2. Pilih all program > MYOB Premier > 3. Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol akses : a. Open, untukmembuka data MYOB yang telah ada b. Create, untuk membuat data perusahaan baru c. Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan d. What s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang berisi berita terbaru dalam versi ini e. Exit, untuk mengakhiri program MYOB 4. Setelah Anda membuka program MYOB klik pilihan Create New Company File. 5. Selanjutnya akan muncul kotak dialog New Company File. Form ini terbagi menjadi 6 bagian, yaitu: Introduction, Company Information, Accounting Information, Account List dan Company File 6. Setelah muncul Assistant Introduction, klik tombol Next sehingga akan muncul kotak dialog Company Information untuk mengisikan data nama dan alamat perusahaan. 7. Setelah itu klik Next untuk pengisian Accounting Information dimana ada 4 field yang harus diisi dengan fungsi masing-masing sebagai berikut : Current Financial Year diisikan Tahun Tutup Buku Last Month of Financial Year pilihan Bulan Tutup Buku Convertion Month pilihan Bulan Awal Buku Number of Accounting Periods pilihan jumlah periode setahun 8. Berikutnya adalah Assistant untuk pengisian Account List. Ada tiga pilihan dalam pembuatan Account: I Would like to start with one of the last provided by MYOB. Pilihan ini memungkinkan Anda untuk memilih salah satu type Account dari 105 jenis perusahaan yang telah disediakan oleh MYOB. I Would like to import a list of accounts provide by my accountant after I m done creating my company file Pilihan ini memungkinkan Anda untuk mengimpor daftar account yang telah ada setelah membuat file baru. I Would like to build my own accounts list one I begin using MYOB. Pilihan ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mendesain sendiri daftar account. 9. Kedua pilihan di atas akan memunculkan Assistant berikutnya yang menginformasikan bahwa data Anda akan dibuatkan secara otomatis dengan nama direktori dan nama file Page 7
yang telah dibuatkan oleh MYOB. Jika Anda ingin merubah nama file dan tempat folder sesuai yang Anda kehendaki maka klik tombol Change, lalu pilih folder direktori tempat data akan diletakkan, serta ketikkan nama file lalu klik Save. 10. Selanjutnya komputer akan melakukan proses beberapa detik untuk membuat data baru tersebut. Hasil pembuatan file baru akan diinformasikan pada Assistant Conclution. Jika muncul kata Congratulations, berarti pembuatan file baru Anda telah berhasil. Akan ada dua tombol pilihan yang dapat dipilih: Setup Assistant : adalah fitur yang membantu kita untuk mengendalikan beberapa fungsi contents pada command centre seperti customize, account, sales, purchase. Jika anda menginginkan beberapa perubahan cara kerja pada beberapa content tersebut, maka klik fungsi tersebut. Namun, fungsi yang lazim digunakan sudah sesuai dengan setup yang sudah aktif dan karenanya tidak perlu diubah lagi.. Command Centre: adalah pusat perintah semua content (isi) yang disediakan oleh MYOB. Dalam hal ini adalah menu account, banking, sales, timebilling, purchase, inventory, dan cardfile. P1.6. Linked Account Beberapa dari default account tidak dapat dihapus karena telah terhubung dengan account dan form yang lain (linked account), tetapi kita dapat menggantinya dengan nomor lain. Ada 3 kelompok linked account yang harus diisi dan saling berhubungan yaitu: 1. Linked Account yang diisi dari menu Setup 2. Linked Account yang melekat pada Tax Codes 3. Linked Account yang melekat pada Form Item List Linked Account yang terdiri dari menu Setup terdiri dari 3 Account. Anda dapat melihatnya dengan cara: a. Klik menu Setup, pilih Linked Accounts. b. Linked Accounts-Accounts & Banking Accounts Ada 5 linked account dimana terdapat 2 account yang tidak dapat diganti di form ini sementara 3 account lainnya dapat diganti dengan account yang lain. Berikut penjelasan dan fungsi dari masing-masing account tersebut: Equity Account for Current Earnings Page 8
Untuk menampung selisih Laba/Rugi yang dapat juga dinamakan sebagai Laba Rugi Tahun Berjalan. Equity Account for Retained Earning Untuk menampung laba/rugi pada tahun sebelumya yang tidak dibagi ke pemilik, dan telah dilakukan tutup buku tahunan. Equity Account for Historical Balancing Untuk menampung selisih saldo Debit dan Credit pada saat pengisian data awal. Cheque Account for Undeposited Funds Account ini untuk menampung penerimaan dari customer yang berbentuk giro belum jatuh tempo. Jadi sebelum dana/giro tersebut masih dalam masa kliring dimasukkan dalam account ini. Setelah cair baru dilakukan deposit ke bank yang bersangkutan. c. Linked Account-Sales Account Terbagi menjadi 2 account yang harus diisi dan 4 pilihan account yang dapat digunakan : Assets Account for Tracking Receivables Untuk menampung account Piutang Dagang (Buku Besar Umum Piutang Usaha/Piutang Dagang). Cheque Account for Customer Receipts Untuk menampung account kas/bank yang digunakan untuk menerima pembayaran dari customer. Income Account for Freight Untuk menampung account Pendapatan Angkut Penjualan yang diambil dari form Sales Invoice, jika option I charge freight on sales aktif. Liability Account for Customer Deposits Untuk menampung account Uang Muka Penjualan dari customer, jika option I track deposit collected from customer aktif Expense or Cost of Sales Account for Discounts Untuk menampung account Potongan Penjualan yang akan diberikan pada customer, karena membayar hutang mereka pada masa termin potongan, jika option I give discounts for early payment diaktifkan. Page 9
Income Account for Late Charges Untuk menampung account Pendapatan Denda/Bunga atas keterlambatan customer membayar hutangnya pada tanggal jatuh tempo, jika option I access charge for late payment diaktifkan. d. Linked Accounts-Purchases Accounts Terbagi menjadi 2 Accounts yang harus diisi dan 4 option account yang dapat digunakan : Liability Account for Tracking Payables Untuk menampung account Hutang Dagang (Buku Besar Umum Hutang Usaha/Hutang Dagang) Cheque Account for Paying Bills Untuk menampung account kas/bank yang digunakan untuk membayar hutang pada supplier. Expense for Cost of Sales Accont for Freight Untuk menampung account Beban/Biaya Angkut yang diambil dari form Purchase Invoice, jika option I pay freight on purchases aktif. Assets Account for Supplier Deposits Untuk menampung account Uang Muka Pembelian yang dibayar pada supplier, jika option I track deposit paid to supplier diaktifkan. Expense (or Contra) Account for Discounts Untuk menampung account Potongan Pembelian yang akan diterima dari supplier karena kita membayar hutang pada masa termin potongan jika option I take discounts for early payment diaktifkan Expense Account for Late Charge Untuk menampung Beban Denda/Bunga atas keterlambatan kita membayar hutang pada tanggal jatuh tempo, jika option I access charge for late payment diaktifkan. Linked Account yang kedua adalah yang melekat pada isian Tax Code Information. Dalam setiap jenis Tax Codes yang ada selalu diisikan 2 jenis Accounts: a. Linked Account for Tax Collected Account ini untuk menampung jumlah pajak yang terdapat pada faktur penjualan dan akan dimasukkan ke dalam Pajak Keluaran (VAT Out). Menurut Prinsip Akuntansi Indonesia tipe account ini adalah Current Liabilities. Page 10
b. Linked Account for Tax Paid Account ini untuk menampung jumlah pajak yang terdapat fakur pembelian dan akan dimasukkan ke dalam Pajak Masukan (VAT In). Menurut Prinsip Akuntansi Indonesia, tipe account ini adalah Current Assets. Jumlah pajak masukan pada akhir bulan dapat dilakukan pengkreditan dan dialokasikan ke dalam PPN Keluaran. Selisih antara PPN Masukan dan Keluaran tersebut nantinya akan menjadi Hutang Pajak atau Piutang Pajak. c. Linked Card for Tax Authority Ini bukanlah linked account, tetapi linked account yang berlaku untuk card file (customer/supplier) tertentu saja. Linked Account yang ketiga adalah yang melekat pada isian Item Information. Dalam setiap item yang dibuat disediakan 3 option: I Buy This Item : Cost of Sales Account I Sell This Item : Income Account for Tracking Sales I Inventory This Item : Assets Account for Item Inventory a. Cost of Sales Account (Harga Pokok Penjualan) Account ini untuk menampung suatu item dijual kembali yang menimbulkan kerugian pada perusahaan karena berkurangnya persediaan. Account ini akan muncul jika option I Inventory This Item diaktifkan. b. Expense Account for Tracking Cost Account ini untuk menampung suatu item jika dibeli akan masuk ke dalam account beban apa. Account ini akan muncul jika option I Buy This Item diaktifkan. c. Income Account for Tracking Sales Account ini untuk menampung suatu jumlah yang tertera pada Sales Invoice. d. Assets Account for Item Inventory Account ini untuk menampung rekening persediaan barang yang akan mencatat jumlah barang dibeli dan jumlah barang yang dikeluarkan pada saat dijual. P1.7. Tax Codes keluaran. Ada 2 istilah yang berlaku umum di Indonesia, yaitu pajak nasukan dan pajak Page 11
1. Pajak Masukan. Pajak yang harus dibayar oleh pembeli. Jika pembeli tersebut akan menjual lagi, maka pajak yang telah dibayar dapat dikreditkan ke Pajak Keluarannya. 2. Pajak Keluaran. Pajak yang harus dipungut oleh penjual dan nantinya harus disetorkan ke kas negara. MYOB memberikan fasilitas perhitungan pajak secara otomatis untuk menghitung Pajak Masukan dan Keluaran atas faktur pembelian maupun penjualan. Sistem perhitungan pajak dibagi menjadi 2 yaitu: Tax Inclusive : Jumlah yang diisikan di dalam unit price adalah harga sudah termasuk pajak dan sudah dipotong diskon (jika ada). Tax Exlusive : Jumlah yang diisikan di dalam unit price adalah harga sebelum dikenai pajak dan belum dipotong diskon. Berikut ini akan dijelaskan prosedur untuk membuat kode pajak dan menghapus kode pajak. Membuat Kode Pajak Klik menu list, tax code Klik tombol new Kemudian isi kode pajak PPn pada kolom isian tax code Kmudian tab, isi pajak pertambahan nilai pada description Lalu pilih tipe pajak good & service tax dengan mengklik tombol pull down pada tax type Pada kolom isian Linked Account for Tax Collected klik tombol drop down pilih 2-2100 (Pajak Keluaran) pada kotak dialog select from list klik tombol use account dan 2-2200 (Pajak Masukan) pada kolom isian Linked Account for Tax Paid. Pada linked card for Tax Authority masukan nomor pajak yang tercatat dalam kartu file pemasok atau dapat pula dikosongkan Klik ok, close Menghapus Kode pajak : Sorot kode pajak yang akan dihapus. Klik menu Edit (menu utama), lalu klik Delete Tax Code. Hapus semua kode pajak kecuali 2 jenis yang tidak dapat dihapus yaitu kode GST dan N-T. Page 12
Setelah itu untuk membuat kode pajak lagi yang Anda inginkan dengan menekan tombol New, atau mengganti kode pajaknya (Edit). P1.8. Account List MYOB membagi klasifikasi account menjadi 8 kelompok. Masing-masing klasifikasi telah diberikan nomor default seperti berikut ini: Assets Aktiva/Harta diawali dengan nomor 1-xxxx Liability Hutang/Kewajiban diawali dengan nomor 2-xxxx Equity Modal/Ekuitas diawali dengan nomor 3-xxxx Income Pendapatan diawali dengan nomor 4-xxxx Cost of Sales HPP diawali dengan nomor 5-xxxx Expense Beban Usaha diawali dengan nomor 6-xxxx Other Income Pendapatan Lain-lain diawali dengan nomor 8-xxxx Other Expense Beban Lain-lain diawali dengan nomor 9-xxxx Account di dalam MYOB dapat disusun secara hierarkis, yaitu setiap account dapat dirinci lagi menjadi sub account dibawahnya. Nomor account dapat diisi maksimal 5 digit. Sedangkan untuk setiap account ada kemungkinan hirarkinya, yaitu sebagai account induk (header) atau sebagai account anak (detail). P1.9. Card File Card File di dalam MYOB merupakan kumpulan data Customer, Supplier, Employee dan Personal. Di antara 7 modul Command Centre hanya modul Card File yang tidak mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. P1.10. Card List Terdiri dari 4 kelompok (Customer, Supplier, Employee dan Personal). Ada 2 kelompok yang mempunyai saldo (balance) yaitu kelompok supplier (Hutang Dagang) dan Customer (Piutang Dagang). New Card List Customer Page 13
Card ini digunakan untuk mencatat data nama dan alamat customer (Pelanggan). Ada 2 jenis Tipe Customer, yaitu; sebagai Individual atau Company. Berikut field-field yang perlu diisikan di form Customer: Profile Card Type Designation Inactive Card Name Code ID : Pilih tipe card (customer) : Pilih tanda customer sebagai idividual atau company : Aktifkan jika untuk sementara tidak dipakai. : Ketikkan nama customer (lengkap) : Pilih lokasi alamat customer. Address 1 = default sebagai Bill to (alamat penagihan faktur) Address2 = default sebagai Ship to (alamat pengiriman barang) Address 3-5 = merupakan alamat alternatif lainnya. Card Details Area : Jika anda klik ganda field tersebut akan ditampilkan form yang menanyakan letak file (folder) dan file name yang berbentuk gambar (*BMP) yang merupakan Area (Map) lokasi customer berada. Notes : Anda dapat mengisikan keterangan tentang gambar areanya. Identifiers : Anda dapat mengelompokkan customer tersebut akan dikelompokkan dalam daftar abjad mana (identitas). Custom List #1 : MYOB memberikan fasilitas pembuatan field kosong untuk masing-masing card sebanyak 3 field name. Custom List #2 : Disetiap field name yang dipilih Anda dapat isikan isi dari field tersebut. Selling Details Sale Layout Income Account Salesperson Sale Comment Shipping Method : Pilih salah satu dari 6 default tipe sales : Pilih salah satu account tipe revenue. : Pilih salesperson Anda yang menangani customer ini. : Pilih comment yang dibubuhkan di footer invoice. : Pilih jenis/metode pengiriman barang ke customer ini. Page 14
Customer Billing Rate : Jika melakukan time billing isikan tarif bill per satuan. Credit limit : Isikan plafon (batasan atas) kredit yang mungkin dapat diberikan. Available Credit : Batasan kredit yang masih dapat digunakan. Currently past due : Disikan sebesar piutang yang telah lewat jatuh tempo. Tax Code : Isikan default Tax Code pada saat membuat sales. Freight Tax Code : Isikan default untuk freight di sales. Use Customer Tax Code : Aktifkan jika customer tersebut kena pajak/sebaliknya. Customer Term Information: Payment is due : Jatuh tempo pembayaran dihitung setelah transaksi. Discount date : Tanggal jatuh tempo dihitung sekian hari dari transaksi penjualan. Balance due date : Tanggal jatuh tempo dihitung sekian hari setelah payment is due % Discount for Early Payment : % discount diberikan jika membayar sebelum discount date % Monthly Charge for late payment : % denda jika terlambat bayar % volume discount : % volume discount yang diberikan. Payment Details Bagian ini merupakan pilihan cara pembayaran yang sering digunakan oleh customer dalam membayar hutang-hutangnya. Ada beberapa pilihan yang telah disediakan seperti Cash, Master Card, Visa Card dan lainnya serta Anda masih dapat membuat cara pembayaran sendiri sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda. Jika pilihan Anda adalah selain Cash, akan ditanyakan informasi tentang Card (kartu) Customer seperti nomor kartu, nama yang tertera di kartu dan tanggal kadaluwarsa atas kartu tersebut. Jobs Akan menampilkan daftar Job yang berhubungan dengan customer tersebut. Hanya akan tampil jika customer tersebut dihubungkan (linked) dengan salah satu Job List yang ada. Page 15
Yang ditampilkan dalam form ini adalah saldo suatu Job yang berhubungan dengan customer ini. History Bagian ini akan menampilkan daftar perubahan saldo rata-rata customer yang bersangkutan pada suatu bulan (yang lalu dan sekarang). Selain itu juga diberikan informasi tentang penjualan terakhir, pembayaran terakhir, rata-rata perputaran piutang dan invoice tertinggi serta saldo piutang tertinggi yang pernah ada. P1.11. Job List Jobs di dalam MYOB diartikan sebagai suatu bagian pekerjaan di dalam sebuah departemen. Dengan menggunakan fasilitas Job memungkinkan perusahaan untuk dapat melihat laporan laba rugi per masing-masing job (pekerjaan) selain dapat pula melihat laporan laba rugi secara keseluruhan. Fungsi Jobs ini sangat tepat jika dipergunakan di perusahaan: perusahaan konstruksi perusahaan anak/cabang perusahaan industri dengan sistem Harga Pokok Pesanan perusahaan yang menjadikan setiap departemen sebagai Profit Centre. P1.12. Item List Item list adalah kumpulan beberapa item yang nantinya akan diisikan pada saat membuat faktur baik di Sales maupun di Purchases. Anda dapat membuat Item List dari menu: Menu Command Centre Inventory Item List, atau Menu utama List Items Ada beberapa kategori (pengelompokkan) item yang ada di dalam MYOB, diantaranya: 1. Item tersebut merupakan bagian dari Barang Dagang. Saat membuat item ini Anda harus mengaktifkan icon I Buy, I Sell dan I Inventory. Ciri item ini: a. Mempunyai harga pokok (cost) per unit b. Melekat pada account inventory c. Mempunyai satuan Qty (kuantitas) Page 16
2. Item tersebut merupakan bagian dari Service (jasa) yang ditawarkan (dijual) pada customer. Item ini hanya dapat dijual saja dan tidak dapat dibeli. Saat membuat item ini Anda hanya mengaktifkan ikon I Sell This Item saja. 3. Item tersebut merupakan bagian dari Perlengkapan/Beban Usaha. Jika item ini dibeli akan dimasukkan sebagai perlengkapan atau beban (expense) dan jika dijual biasanya dimasukkan ke kelompok Income atau Other Income. Aktifkan I Buy dan I Sell This Item saat membuat item jenis ini. yaitu: Berikut ini akan dijelaskan prosedur pengisian item list yang ada di dalam MYOB, Persediaan Barang Dagang Item Number : Isikan kode barang (maksimal 30 karakter) Name : Isikan nama barang (maksimal 30 karakter) Qty On Hand : Menunjukkan stock (qty) sampai dengan sekarang. Current Value : Menunjukkan nilai uang dari Qty yang ada sampai sekarang. Average Cost : Harga rata-rata per unit (Current value/qty On Hand) Inactive Item : Jika diaktifkan maka tidak dapat digunakan untuk transaksi. Copy From : Menyalin (menyamakan) beberapa default atas item tersebut dengan item yang lain. Aktifkan ketiga field I Buy, I Sell dan I Inventory lalu isikan beberapa linked account yang berhubungan dengan item tersebut. Setelah mengisikan form Profile, lalu geser ke tab form berikutnya untuk mengisikan informasi tentang pembelian (Buying Details) dan penjualan (Selling Details). Last Purchase Price : Harga beli terakhir (otomatis diisi) Buying Units of Measure : Satuan pembelian dalam ukuran terkecil (pcs) Number of Item per Buying : Ukuran satuan terkecil ke ukuran Qty Item. Unit Tax Code When Bought : Kode pajak saat dibeli barang tersebut. Minimum Level for : Minimum Qty yang ada di gudang untuk Restocking Alert informasi peringatan saat barangnya sudah Page 17
mencapai sama/di bawah limit. Primary Supplier to Reorder : Supplier pertama yang sering diminta order barang. Supplier Item Number : Nomor (kode) barang dari supplier. Default Reorder Quantity : Default setiap order pembelian berapa Qtynya. Base Selling Price : Isikan dasar perhitungan harga jual pada setiap customer. Selling Unit of Measure : Isikan satuan terkecil dalam Qty penjualan. Number of Item per Buying : Isikan satuan unit untuk menghitung Qty-nya Unit Tax Code When Sold : Pilih jenis kode pajak saat dijual. Inclusive/Exclusive : Pilih harga yang ditetapkan di Base Selling Price di atas apakah sudah termasuk pajak (Inclusive) atau belum termasuk pajak (exclusive). Calculate Sales Tax On : Pilih apakah PPN dihitung dari harga Base Selling Price atau dari Actual Selling Price (yang sebenarnya kita isi di dalam faktur invoice. History : Otomotis diisikan oleh MYOB berdasarkan rekap transaksi untuk mengetahui perbandingan setiap periodenya. P1.13. Auto Build Form ini digunakan untuk jenis barang yang harus dirakit dulu sebelum dijual. Jadi jika Quantity barang tersebut di gudang tidak mencukupi dan Anda akan melakukan penjualan tersebut ada kemungkinan Anda untuk membuat (build) sendiri item tersebut dari beberapa part item lainnya. Berikut ini adalah tampilan auto-build: Page 18
P1.14. Purchase Purchase digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian seperti menentukan quota pembelian, membuat pesanan pembelian dan mencatatat retur pembelian. Dengan memamfaatkan modul purcahse perusahaan dapat memasukkan pembelian, mencatat pembelian berulang, menyiapkan pesanan pembelian, menerima barang dagangan yang telah dipesan, memriksa barang yang dibeli agar sesuai spesifikasi yang dipesan, melakukan pembayaran yang tepat waktu terhadap pemasok dan mengelola uatng usaha secara terperinci dan akurat. Berikut ini adalah tampilan dari modul purchase: Page 19
yaitu: Pada Gambar di atas memperlihatkan bahwa Purchase memiliki beberapa aktivitas, a. Enter Purchase Dalam perusahaan menengah setiap ada pembelian harus diketahui dan disetujui oleh atasannya. Bagian pembelian sebelum melakukan order kepada supplier harus membuatkan order pembelian ke atasannya.permohonan tersebut belum tentu disetujui dengan beberapa pertimbangan yang diambil oleh atasannya. Tampilan Quote, Order dan Bill sama saja. Perbedaan yang mencolok adalah warna formnya. Quote Form ini berguna untuk membuat permohonan atas pembelian suatu barang (item). Dalam Quote ini tidak ada jurnal akuntansinya. Page 20
Adapun cara pengisian quote adalah sebagai berikut: Received : Qty barang yang akan dipesan. Item Number : masukkan kode barang yang akan dibeli. Description : secara otomatis langsung diisikan nama item yang bersangkutan. Price : ketikkan harga pesanan (jika ada). Disc % : ketikkan diskon yang mungkin didapat (jika ada). Total : otomatis dihitung dari (Received x Price Disc %). Job : isikan Job jika berhubungan dengan Job (proyek) tertentu. Tax : Pilih/isikan kode pajak (jika item tersebut kena pajak pembelian). Order Enter order ada 2 kemungkinan terjadinya: 1. Order yang dilakukan tanpa membuat Quote sebelumnya. 2. Order yang dilakukan sudah dibuatkan Quote sebelumnya. Page 21
Bill Enter Bills adalah kegiatan memasukkan tagihan yang diterima dari supplier ke hutang perusahaan. Ada 3 kemungkinan munculnya Bill dari supplier tersebut: 1. Bill (Direct Purchases) 2. Change from Quote to Bill 3. Change from Orders to Bill b. Purchase Register Purchase register digunakan untuk melihat semua transaksi pembelian yang telah dilakukan sebelumnya. Purchase register terdiri dari: quotes, orders, open bills, returns & debits, closed bills, recurring templates. c. Purchase Return and Debit MYOB tidak menyediakan form khusus untuk pengisian retur pembelian. Cara pengisiannya sama dengan pengisian Purchase biasa, hanya untuk kolom Received diisi dalam angka minus. Setiap melakukan proses retur Anda harus melakukan 2 tahap, yaitu: 1. Mengurangkan invoice (Qty minus) di dalam form BILL. 2. Membebankan invoice yang minus tersebut ke invoice lainnya (Apply to Purchase) atau membebankan invoice yang minus tersebut dengan penerimaan uang tunai (Received Refund) sebagai pengembalian dana jika pembelian yang diretur tersebut asalnya adalah pembelian tunai. d. Recurring Adakalanya perusahaan selalu membeli jenis barang yang sama dengan Qty yang sama di tempat vendor yang sama pula. Kejadian itu bisa terjadi berkali-kali dalam waktu yang relatif sama. MYOB hampir menyediakan fasilitas Recurring ini di semua transaksi seperti pembelian, penjualan, pembayaran, penerimaan dan lainnya. Contoh: Perusahaan dalam kegiatan sehari-hari menggunakan jasa penyewaan truk untuk mengangkut barang-barang yang dijual dan dibelinya. Kendaraan tersebut disewa dengan sistem pembayaran sebesar Rp 1000.000 setiap minggunya. Page 22
e. Report-Purchase Anda dapat melihat laporan-laporan yang berhubungan dengan aktivitas pembelian selama periode yang Anda inginkan dengan membukanya dari menu Report-Purchase. P1.15. Pay Bills MYOB menyediakan fasilitas yang memungkinkan perusahan melakukan pembayaran hutang secara teliti dan sistimatis. Ada beberapa kemungkinan dalam hal pembayaran hutang: 1. Membayar hutang dengan pilihan langsung ke Cash/Transfer 2. Membayar hutang sebuah faktur lunas dengan mendapatkan potongan. 3. Membayar hutang karena terlambat sehingga diberikan finance charge. P1.16. Sales Penjualan merupakan bagian yang memegang peranan penting dalam suatu perusahaan karena hasil dari penjualan merupakan sumber kelangsungan usaha. Penjualan biasanya berpengaruh pada pendapatan kas jika dilakukan secara tunai, atau pada piutang usaha jika penjualn dilakukan secara kredit. Karena aktivitas yang berhubungan dengan penjualan ini sangat penting maka perusahaan harus mencatatnya dengan tepat dan akurat. Untuk mencatat semua aktivitas yang berhubungan dengan penjualan, anda dapat menggunakan modul sales pada MYOB Premier. Semua aktivitas penjualan yang dicatat dalam modul sales secara otomatis akan masuk dalam daftar jurnal transaksi Semua yang ada di menu Purchases terdapat pula di menu Sales. Pada prinsipnya cara pengisian Sales sama dengan pengisian Purchase yaitu mulai terjadinya Quote Sales, Order Sales, Enter Sales, Receive Payment sampai dengan Transaction Journal. Yang berbeda adalah berada pada posisi yang berlawanan. Berikut ini adalah tampilan dari modul sales: Page 23
P1.17. Banking MYOB menyediakan fasilitas transaksi yang berhubungan dengan bidang perbankan, baik untuk keperluan pembayaran, penerimaan, maupun manajemen keuangan lainnya. Modul Banking secara bisa divisualisasikan sebagai berikut (lihat Gambar halaman berikutnya): Spend Money. Spend Money diartikan sebagai transaksi yang bersifat mengeluarkan uang untuk keperluan usaha. Transaksi yang dicatat dalam menu ini seperti membeli perlengkapan (ATK), membayar biaya, mengeluarkan cek dari bank untuk keperluan intern maupun ekstern. Bisa disimpulkan Spend Money adalah pengeluaran uang selain untuk membayar hutang dagang. Jika untuk membayar hutang dagang maka akan dicatat di menu Purcahse-Pay Bills. Page 24
Print Cheque. Anda dapat membuat voucher pengeluaran dengan menu ini, atau dapat mencetak secara langsung dari komputer. Receive Money. Receive Money adalah kebalikan daripada Spend Money. Menu ini digunakan untuk mencatat jenis transaksi penerimaan kas/bank selain dari customer, seperti penerimaan pinjaman uang, pendapatan bunga dari bank, pengembalian pinjaman dari karyawan, penjualan aktiva selain inventory dan lainnya. Prepare Bank Deposit. Menu ini adalah proses pencairan cek dan giro yang diterima dari customer atau card yang lainnya. Bank Register. Bank Register hampir sama dengan General Ledger. Perbedaan yang ditampilkan hanyalah account list dengan type Detail Cheque Account. Di dalam bank register Anda dapat melihat mutasi setiap bank sekaligus Anda juga langsung dapat memasukkan transaksi lewat menu tersebut. Jika selama ini dibahas adalah selalu memasukkan transaksi dari modul masing-masing, hal itu dapat dilakukan lewat satu menu yaitu Bank Register ini. Anda dapat langsung melakukan proses Spend Money, Receive Money, Enter Sales, Receive Payment, Enter Purchase dan Pay Bill. Reconcile Account. Reconcile Account berfungsi seperti kita melakukan rekonsiliasi bank secara manual. Report Banking. Segala transaksi yang Anda catat dari menu banking ini dapat dilihat pada laporan Banking. Page 25
P1.18. Time Billing Time billing berguna untuk mencatat transaksi jasa yang memerlukan aktivitas dan perhitungan tarif tertentu. Tampilan modul time billing bisa dilihat pada gambar berikut ini: Activities List. Suatu daftar jasa/service yang akan dijual pada customer atau akan dipakai oleh perusahaan sendiri dengan system perhitungan pembayaran per jam atau per satuan tertentu. Enter Activity Slip. Anda dapat memberikan tagihan pada customer secara manual melalui modul Sales dengan pilihan layout Time Billing. Selain dengan cara manual tersebut anda juga dapat melakukan proses pembuatan Activity Slip, lalu mengumpulkannya menjadi Prepare Time Billing Invoice secara bersama-sama atau sendiri-sendiri. Prepare Time Billing Invoice. Digunakan untuk proses pengambilan data dari Activity Slip, dipilih beberapa slip yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dikirim tagihan (invoice). Activity Log. Form kumpulan dari Activity Slip yang menunjukkan suatu Activity Slip yang telah dilakukan dengan tampilan per Diary View atau Detail View. P1.19. Inventory Persediaan merupakan bagian penting dalam suatu perusahaan. Dengan pengelolaan Page 26
persediaan yang tepat dan akurat, perusahaan dapat dengan mudah mengecek barang-barang persediaan yang terjual. Perusahaan yang mengatur manajemen persediaanya dengan baik akan mudah memperoleh informasi persediaan yang masih ada, nilai nominal suatu barang dagangan beserta penyusutannya, menetapkan harga beli dan harga jual barang dagangan, menyediakan atau merakit barang dagangan menjadi suatu kesatuan beserta harga yang telah ditetapkan. Adapun tampilan modul inventory dalam MYOB adalah sebagai berikut: MYOB Premier dalam modul inventory pada command center dibagi menjadi beberapa bagian yaitu : Set Item Prices berfungsi unruk mengubah harga jual yang berlaku. Transfer Inventory berfungsi mengijinkan perusahaan untuk menyimpan perpindahan barang dari bahan baku mentah ke barang jadi. Items Register berfungsi mengijinkan perusahaan untuk melihat secara umum perubahan persediaan yang terjadi di perusahaan. Perusahaan dapat menelusuri semua transaksi persediaan barang, termasuk penyesuaian jurnal persediaan dan perpindahannya. Dari jurnal ini perusahaan dapat mengedit, menambah, atau menghapus masukan barang yang diperlukan. Item List merupakan daftar singkat barang yang dibeli dan dijual perusahaan. Adjust Inventory digunakan perusahaan untuk mengatur jumlah dan nilai dari item persediaan. Page 27
Transaction Journal merupakan transaksi jurnal dari modul persediaan yang terdiri atas catatan semua transaksi yang terjadi hingga penyesuaian persediaan, perpindahan persediaan, dan perakitan persediaan. Count Inventory berfungsi mengijinkan perusahaan untuk memasukan persediaan yang tersedia saat ini. Auto Build Inventory berfungsi mengijinkan perusahaan untuk mengkombinasikan atau merakit sejumlah item persediaan untuk membentuk item persediaan baru. Auto Build Inventory akan otomatis menyesuaikan dari sub item menjadi kombinasi harganya menjadi sebuah item persediaan baru. P1.20. Card File Adakalanya perusahaan harus berinteraksi dengan orang, karyawan, arau perusahaan lain. Dengan MYOB anda juga mampu memasukan dan melihat daftar perinciaan orangorang atau perusahaan yang pernah berhubungan dengan bisnis perusahaan anda. MYOB Premier mampu memasukan daftar nama pelanggan dan pemasok jika perusahaan bergerak dibidang perdagangan jasa ataupun barang. Hal ini untuk melihat sejauh mana hubungan kinerja perusahaan dengan relasi. Tampilan modul card file adalah sebagai berikut: Page 28
MYOB Premier dalam modul card file pada command center dibagi menjadi beberapa bagian yaitu : Contact Log berfungsi untuk membuka jendela view contact log, dimana perusahaan dapat melihat daftar ringkasan dari seluruh kontak yang pernah dilakukan perusahaan. Cards List berfungsi untuk membuka jendela view card file, dimana perusahaan dapat membuat daftar nama orang atau perusahaan yang berhubungan dengan bisnis perusahaan. Dala jendela ini, perusahaan dapat melihat perician file kartu yang pernah dibuat perusahaan. Print Mailing Labels berfungsi untuk membuka jendela form selection, dimana perusahaan dapat menetapkan dan mencetak mailing labels untuk individu atau perusahaan yang terdapat pada file kartu. Create Personalised Letters berfungsi untuk membuka jendela form selection, dimana perusahaan dapat membuat sebuah file mail merge yang berisi informasi tentang individu atau perusahaan pada file kartu. Page 29