Komunikasi Ilmiah CARA PRESENTASI YANG EFEKTIF Dwiyati Pujimulyani FAKULTAS AGROINDUSTRI UNIVERSITAS MERCU BUANA YOGYAKARTA
I. PERSIAPAN Mental/psikologis: kesiapan pribadi menghadapi presentasi Media: alat bantu untuk mempermudah presentasi Substansi: pesan pokok yang harus disampaikan
MENTAL/PSIKOLOGIS Prinsip presentasi adalah komunikasi Presentasi sistematis ~ pemikiran yang sistematis Pastikan bahwa anda paling tahu Hindari pernyataan bahwa sebenarnya anda TIDAK TAHU. Tidak usah grogi, manage presentasi anda dengan percaya diri salah satu cara: kuasai materi dan perlu latihan
MEDIA Power point??? Media harus menarik: gambar, warna, besar/ukuran font, jumlah informasi dalam satu slide Gambar atau keterangan jangan justru mengaburkan hal yang penting Animasi????? Tanda khusus pada gambar dan tabel untuk penekanan
SUBSTANSI PESAN POKOK YANG HARUS DISAMPAIKAN: Sesuai keahlian/kompetensi?? Siapkan materi sesuai dengan yang dikehendaki Jaga materi jangan keluar dari tema
PERSIAPAN PRESENTASI BEBERAPA HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN: Kenali profil pendengar Mengapa anda harus berbicara? Materi apa yang harus disampaikan? Membuat judul menarik?
MENGENAL PROFIL PENDENGAR Siapa peserta/ pendengar? (Mahasiswa?, peneliti?, profesional?, direksi perusahaan??, klien, ibu-ibu PKK, dsb) Tingkat pendidikan?? Tingkat bahasa yang harus digunakan? Sikap terhadap anda dan terhadap topik Jumlah
MENGAPA ANDA DIMINTA BICARA Memberi informasi?, memotivasi?, membimbing? Menghibur? Kampanye? Apakah anda diundang untuk menyelesaikan masalah?? Bila anda diundang, mengapa anda? Apa ada tujuan khusus yang harus disampaikan??
MATERI APA YANG HARUS DISAMPAIKAN Setelah anda ditawari materi, yakinkan dan bicarakan dengan panitia apa yang harus disampaikan (topik, bidang? ) Sampaikan apa yang diharapkan pendengar BUKAN apa yang anda inginkan Apakah pendengar ingin hanya overview saja atau ingin detilnya? Hati-hati bila peserta heterogen.
JUDUL YANG MENARIK Buatlah judul yang singkat, akurat dan menarik Koreksi kembali ketepatan judul dengan isi (setelah selesai menyusun materi)
II. STRUCTURING: Isi Tentukan tema pokok Jangan keluar dari tema pokok? Arahkan pembicaraan ke tema pokok Susun materi: a. Introduksi: apa yang ingin dibicarakan b. Isi Utama : isi pokok c. Kesimpulan/Ringkasan: apa yang sudah anda bicarakan
STRUCTURING: Isi pokok Jangan terlalu banyak Flow informasinya terstruktur. Ada beberapa struktur yang bisa digunakan: a. topical : berdasar tingkat kepentingannya b. Chronological: berdasar urutan waktu c. Spatial: hubungan satu dengan yang lain d. compare and contrast: highlight perbedaan dan persamaan e. Clasification: masukkan sesuatu dalam kategori f. Cause and effect: tunjukkan hubungan sebab dan akibat g. problem and solution: tunjukkan masalah dan penyelesaiannya
STRUCTURING: managemen waktu SESUAIKAN DENGAN WAKTU YANG TERSEDIA BUAT ALOKASI WAKTU TIAP BAGIAN SECARA BERIMBANG (Pendahuluan-Isi- penutup)
III. DETAILING: Pendahuluan Pendahuluan harus menarik perhatian Katakan apa yang anda ingin katakan Buka dengan pernyataan yang kontroversial ( ngebom ) yang relevan dengan topik Sampaikan data statistik yang relevan (singkat) Beri tekanan pada masalah yang penting Bisa dengan anekdot tapi jangan melawak
III. DETAILING: Isi pokok Bagian terpenting dari penjelasan atau pesan yang akan disampaikan Detil disesuaikan dengan waktu dan profil pendengar Beri tanda yang jelas pada saat anda masuk pada bagian UTAMA III. DETAILING: Kesimpulan/ringkasan Jangan menjelaskan lagi Jangan membuat kesimpulan sesuatu yang tidak dibicarakan
IV. WAKTU DISKUSI Sangat penting karena: a. tantangan dari peserta b. penjelasan dari apa yang terlupakan pada presentasi c. partisipasi peserta d. feedback Aturan main? Penyampaian pertanyaan : sopan, hangat, jelas, tidak menjatuhkan, ada kontak
IV. WAKTU DISKUSI Menanggapi pertanyaan: a. Dengar baik-baik b. Ulangi pertanyaan kalau masih ragu c. Jawaban untuk semua d. Kontak dengan penanya 25% dengan seluruh peserta 75% e. Hangat dan hormat f. Jawab secara jujur, kalau tidak tahu katakan tidak tahu g. Kalau terlalu teknis/personal, bicarakan di luar forum
V. CHEKING TEMPAT, SARANA/ FASILITAS Datang lebih awal untuk cek dengan panitia hal- hal berikut ini: 1. tempat 2. waktu 3. sarana (OHP, LCD, mike dsb) Sesaat sebelum presentasi: 1. cek lagi fasilitas 2. siapa yang mengoperasikan 3. tiadakan hal-hal yang bisa mengganggu: suara, lampu dsb.
VI. MENGATASI NERVES Pembicara yang baik tidak nerves tidak benar. Semua nerves, yang beda hanya bagaimana cara mengatasi. Cara mengatasi nerves: Latihan dan rilex
VII. LAIN-LAIN: SAAT PRESENTASI Rilex (jangan tegang): tarik nafas panjang Bicaralah dengan jelas, dengan artikulasi yang tepat tapi alamiah (jangan dibuat- buat). Jangan monoton, buat variasi volume suara, kecepatan, mana yang penting beri penegasan. Terlalu cepat tidak dapat diikuti peserta, terlalu lambat menyebabkan ditinggal peserta (tidur)
VII. LAIN-LAIN: SAAT PRESENTASI Suara: sesuaikan dengan ruangan dan jumlah peserta Hindari kata-kata tak bermakna berulang kali, misal e.., apa itu, dalam bahas inggris you know dsb. Bahasa isyarat: a. tatap pandang: untuk menjaga kontak b. gerakan tubuh: untuk memperjelas c. ekspresi: untuk memberi penegasan Hindari gerakan-gerkan tubuh yang mengganggu: garuk- garuk kepala, memainkan pulpen, mondar-mandir dsb. Setiap gerakan harus ada tujuan. Biarkan tubuh anda berdiri secara natural
VII. LAIN-LAIN: SAAT PRESENTASI Jangan bagikan bahan saat presentasi karena akan mengganggu konsentrasi peserta. Catatan kecil/power point sebagai penuntun (jangan baca) Pakaian: sopan, rapi sesuai dengan tujuan pertemuan Humor: relevant, anekdot, jangan lakukan kalau tidak bakat
Media komunikasi Fungsi Media Alat bantu Membantu penyampaian pesan Membantu peserta untuk menangkap pesan Jangan membingungkan atau membuat tidak lebih jelas
MACAM ALAT BANTU Transparansi Slide Foto Barang Elektronik/Power point
POWER POINT YANG HARUS DIPERHATIKAN: Design: pilih yang menarik dan up to date Warna: sesuaikan dengan lighting, terlalu menyolok tidak enak dipandang, cocokan dengan tema pembicaraan Ukuran huruf: sesuaikan dengan ukuran ruangan; prinsipnya harus terbaca oleh semua peserta, jangan terlalu kecil Ekstrak sarinya sampaikan poinnya. Ilustrasi/gambar: sesuaikan dengan tema