MODUL 2. PERENCANAAN KEGIATAN PROYEK Kegiatan Proyek dan Gantt Chart Salah satu metoda penyusunan rencana proyek adalah dengan mendaftar semua pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam Microsoft Project dikenal dengan Gantt Chart. Dalam gantt chart ada beberapa kolom isian yang menyatakan informasi perencanaan proyek seperti: Task name, menyatakan nama pekerjaan Duration, menyatakan rentang waktu pengerjaan Start,menyatakan waktu pekerjaan dimulai Finish menyatakan waktu pekerjaan selesai Predecessors, menyatakan pekerjaan yang mendahului pekerjaan lain Resources name, menyatakan sumber daya yang digunakan dalam pengerjaan proyek Task Name Task name berisi nama pekerjaan-pekerjaan dalam suatu proyek, untuk mengisi daftar pekerjaan cukup mengklik baris pada kolom task name dan mengisikan nama pekerjaannya Pekerjaan utama dan pekerjaan rincian Dalam pengisian pekerjaan atau tugas, dapat dikelompokkan menjadi pekerjaan utama dan pekerjaan rincian. Untuk membuat suatu pekerjaan dianggap sebagai pekerjaan rincian langkah yang perlu dilakukan adalah: Tempatkan pointer pada pekerjaan rincian Klik menu Project Klik Outline Klik Indent Gambar 2.1 Menyeting pekerjaan utama dan rincian Sehingga hasilnya akan tampil sebagai berikut 2-1
Gambar 2.2. Pekerjaan utama dan rincian Adapun untuk membuat pekerjaan utama langkah-langkahnya adalah: Tempatkan pointer pada pekerjaan utama Klik menu project Klik Outline Klik Outdent Langkah diatas dapat juga dilakukan dengan menggunakan toolbar Indent/Outdent Menyembunyikan pekerjaan rincian Untuk menyembunyikan pekerjaan rincian dapat dilakukan dengan mengklik simbol - (minus) pada pekerjaan utama. Menampilkan pekerjaan rincian Untuk menampilkan pekerjaan rincian dapat dilakukan dengan mengklik tanda + (plus) pada pekerjaan utama. Durasi Pengisian durasi atau lama pekerjaan dilaksanakan dengan cara mengklik baris pada kolom durasi, baris yang akan ditentukan lama pengerjaannya. Satuan waktu yang digunakan dalam pengisian durasi adalah Tahun : Y(year) Bulan : Mo (month) Minggu : W (week) Hari : D (day) Jam : Hr (hour) Menit : M (minutes) Sebagai contoh No Pekerjaan Durasi 1 Pembuatan mess pekerja 4 hari 2 Pembuatan pagar batas proyek 2 hari 3 Koordinasi pekerja 0 hari Untuk pekerjaan yang durasinya 0 dikenal dengan milestone yang ditandai dengan gambar belah ketupat 2-2
Sehingga akan menghasilkan Gambar 2.3. Durasi pekerjaan Start/Finish Start menunjukkan waktu dimulainya pekerjaan, sedangkan finish menunjukkan waktu selesai sebuah pekerjan. Sistem penulisan start dan finish menggunakan: mm/dd/yy atau bulan/tanggal/tahun. Predecessors Predecessors adalah tugas yang mendahului tugas sekarang. Sebagai contoh koordinasi para mandor dilaksanakan jika proses rekrutmen pekerja tambahan telah selesai. Adapun sucessors adalah pekerjaan yang dikerjakan setelah sebuah pekerjaan dilaksanakan, sebagai contoh adalah koordinasi para mandor. Hubungan Antar Pekerjaan Dalam Microsoft Project bisa disusun pekerjaan yang saling ketergantungan, ada 4 kondisi yang bisa dibentuk: Start to Start Menunjukkan pekerjaan yang dimulai secara bersamaan. Untuk mengesetnya pada kolom predecessor diberi nilai XSS dimana X adalah no pekerjaan yang akan disamakan mulainya Start to Finish Menunjukkan pekerjaan boleh diakhiri jika pekerjaan lain telah dimulai. Untuk mengesetnya pada kolom predecessors diberi nilai XSF dimana X adalah no pekerjaan yang akan dimulai Finish to Start Menunjukkan pekerjaan boleh dimulai jika pekerjaan pendahulunya telah selesai. Untuk mengesetnya pada kolom predecessors diberi nilai XFS dimana X adalah no pekerjaan yang harus selesai terlebih dahulu 2-3
Finish to Finish Menunjukkan pekerjaan yang harus selesai secara bersamaan. Untuk mengesetnya pada kolom predecessors diberi nilai XFF dimana X adalah no pekerjaan yang harus selesai secara bersamaan. Jika tidak ada keterangan apa-apa maka dianggap Finish to Start Lag Time dan Lead Time Jarak waktu hubungan antar pekerjaan bisa dalam satuan hari atau prosentase, sebagai contoh: 2FS + 2D menunjukkan hubungan pekerjaan bisa dimulai setelah pekerjaan no 2 selesai ditambah 2 hari, hubungan Finish To Start 2FS 4D menunjukkan hubungan pekerjaan bisa dimulai setelah pekerjaan no 2 selesai dikurangi 4 hari, hubungan Finish To Start Resources Name Resources name menunjukkan sumberdaya yang digunakan dalam pelaksanaan proyek seperti manusia, material, peralatan dan lain sebagainya. Untuk pengisian resource name perlu didaftar terlebih dahulu apa saja yang akan digunakan beserta satuannya sehingga data yang diolah akan lebih akurat. Untuk pengisian data pada Resources Sheet dengan cara: View Resource Sheet Gambar 2.4. Resource Sheet 2-4
Kolom-kolom yang diisi pada resources sheet seperti: Resources Name, menunjukkan nama sumberdaya, seperti tukang las, mandor, batu-bata dll Type, menunjukkan tipe sumberdaya, bisa dinyatakan dengan work dan material Material Label, menunjukkan satuan material Initial, menunjukkan singkatan sumberdaya Group, menunjukkan penggolongan sumberdaya, misalnya manajemen, pekerja Max Units, menunjukkan banyaknya sumberdaya, biasanya dalam bentuk persen dan hanya untuk tipe work Std Rate, menunjukkan harga satuan. Untuk tipe work satuannya adalah $/h sedangkan untuk tipe material satuannya adalah $ Ovt Rate, menunjukkan biaya lembur oleh sumberdaya work. Satuannya adalah $ Cost/Use, jika sumberdaya melakukan kerja borongan Accrue At, menunjukkan kapan pembayaran terhadap sumber daya dilakukan. Base Calendar, menunjukkan tipe kalender yang dianut. Ada 3 jenis kalender: 24 hours, night shift, standar Code, menunjukkan kode masing-masing sumberdaya Catatan: Satuan mata uang dapat diganti sesuai kebutuhan dengan menyeting pada Tools Option Gambar 2.5. Mengganti satuan mata uang 2-5
Latihan 2 Penggunaan Gantt Chart Untuk Mendaftar Pekerjaan 1. Buat file proyek baru, File New 2. Simpan dalam nama pabrik21.mpp, File Save As 3. Isikan pada Gantt Chart data-data pekerjaan sebagai berikut I Pekerjaan Durasi 1 Koordinasi 74 days 2 Ketua Proyek 74 days 3 Mandor 74 days 4 Persiapan 4 days 5 Pembuatan mess pekerja 2 days 6 Pembuatan pagar batas proyek 2 days 7 Koordinasi pekerja 0 days 8 Pondasi 8 days 9 Pengerukan Pondasi 4 days 10 Pembuatan pondasi 4 days 11 Pembangunan lantai 1 11 days 12 Pengecoran tiang bangunan 1 day 13 Pengerjaan lantai 5 days 14 Tembok 5 days 15 Pembangunan lantai 2 10 days 16 Tembok 6 days 17 Pengerjaan lantai 4 days 18 Rangka baja 18 days 19 Rangka atap pabrik 5 days 20 Rangka ruang administrasi 8 days 21 Pintu baja gerbang 5 days 22 Pembangunan atap 1 day 23 Pekerjaan Plafon 3 days 24 Pemasangan kusen 8 days 25 Kusen lantai 1 2 days 26 Kusen lantai 2 2 days 27 Kaca lantai 1 2 days 28 Kaca lantai 2 2 days 29 Pemasangan listrik 16 days 30 Panel listrik 1 day 31 Titik lampu, stop kontak dan saklar + Installasi Listrik 5 days 32 Pemasangan AC 1 day 2-6
33 Pembangunan sanitasi 9 days 34 Septitank 1 day 35 Wastafel dan closet 2 days 36 Sumur dan bak tandon 2 days 37 Installasi pipa air bersih 2 days 38 Installasi pipa air buangan 2 days 39 Pengecatan 4 days 40 Cat tembok 2 days 41 Cat kayu 2 days 42 Pekerjaan lain-lain 29 days 43 Penangkal petir 2 days 44 Lapangan parkir 1 day Sehingga tampil daftar pekerjaan dan durasinya pada chart bar Gambar 2.6. Daftar pekerjaan dan durasinya Amati panjang, start dan finish dari balok yang terbentuk dari data-data pekerjan diatas. 4. Simpan file project, File Save 5. Simpan file project dalam nama yang berbeda File Save As, beri nama pabrik22.mpp 6. Tambahkan data start pada data-data diatas dengan data berikut 2-7
Pekerjaan Durasi Start Finish 1 Koordinasi 74 days 05/05/03 08/11/03 2 Ketua Proyek 74 days 05/05/03 08/11/03 3 Mandor 74 days 05/05/03 08/11/03 4 Persiapan 4 days 05/05/03 05/08/03 5 Pembuatan mess pekerja 2 days 05/05/03 05/06/03 6 Pembuatan pagar batas 2 days 05/07/03 05/08/03 proyek 7 Koordinasi pekerja 0 days 05/08/03 05/08/03 8 Pondasi 8 days 05/09/03 05/17/03 9 Pengerukan Pondasi 4 days 05/09/03 05/13/03 10 Pembuatan pondasi 4 days 05/14/03 05/17/03 11 Pembangunan lantai 1 11 days 05/19/03 06/02/03 12 Pengecoran tiang bangunan 1 day 05/19/03 05/19/03 13 Pengerjaan lantai 5 days 05/20/03 05/26/03 14 Tembok 5 days 05/27/03 06/02/03 15 Pembangunan lantai 2 10 days 06/03/03 06/13/03 16 Tembok 6 days 06/03/03 06/09/03 17 Pengerjaan lantai 4 days 06/10/03 06/13/03 18 Rangka baja 18 days 06/16/03 07/09/03 19 Rangka atap pabrik 5 days 06/16/03 06/20/03 20 Rangka ruang administrasi 8 days 06/23/03 07/02/03 21 Pintu baja gerbang 5 days 07/03/03 07/09/03 22 Pembangunan atap 1 day 07/10/03 07/10/03 23 Pekerjaan Plafon 3 days 07/11/03 07/15/03 24 Pemasangan kusen 8 days 07/16/03 07/25/03 25 Kusen lantai 1 2 days 07/16/03 07/17/03 26 Kusen lantai 2 2 days 07/18/03 07/21/03 27 Kaca lantai 1 2 days 07/22/03 07/23/03 28 Kaca lantai 2 2 days 07/24/03 07/25/03 29 Pemasangan listrik 16 days 07/11/03 08/01/03 30 Panel listrik 1 day? 07/11/03 07/11/03 31 Titik lampu, stop kontak dan 5 days 07/28/03 08/01/03 saklar + Installasi Listrik 32 Pemasangan AC 1 day? 08/04/03 08/04/03 33 Pembangunan sanitasi 9 days 06/16/03 06/26/03 34 Septitank 1 day 06/16/03 06/16/03 35 Wastafel dan closet 2 days 06/17/03 06/18/03 36 Sumur dan bak tandon 2 days 06/19/03 06/20/03 37 Installasi pipa air bersih 2 days 06/23/03 06/24/03 38 Installasi pipa air buangan 2 days 06/25/03 06/26/03 2-8
39 Pengecatan 4 days 08/05/03 08/08/03 40 Cat tembok 2 days 08/05/03 08/06/03 41 Cat kayu 2 days 08/07/03 08/08/03 42 Pekerjaan lain-lain 29 days 06/27/03 08/06/03 43 Penangkal petir 2 days 08/05/03 08/06/03 44 Lapangan parkir 1 day 06/27/03 06/27/03 Sehingga akan tampil diagram balok seperti berikut: Gambar 2.7. Tampilan diagram setelah diset waktu start Amati panjang, start dan finish dari balok yang terbentuk dari data-data pekerjan diatas. 7. Amati catatan yang ada dalam pekerjaan-pekerjaan dengan meletakkan pointer mouse diatas kolom I Gambar 2.8. Informasi/catatan pada pekerjaan 2-9
Dari sini kita dapat menyusun rencana urutan pekerjaan yang akan dilakukan dalam suatu proyek serta lama pekerjaan sehingga dalam pelaksanaanya akan dipersiapkan lebih baik dari sisi pekerja dan material yang akan dibutuhkan. 2-10