Perencanaan & pemograman

Transkripsi

1 Perencanaan & pemograman By salmani Tujuan Instruksional Setelah mempelajari Topik ini diharapkan peserta dapat: 1. Mengerti dan memahami apa yang dimaksudkan dengan perencanaan dan tahapan penjadwalan pelaksanaan proyek. 2. Mengerti dan memahami kerangka pemikiran perencanaan dan pemograman (PERT dan CPM) 3. Menegerti dan memahami Teknik manajemen pelaksanaan lapangan menggunakan PERT dan CPM. 4. Mengerti dan memahami pendekatan untuk menggambarkan network. 5. Mengerti dan memahami bagaimana melakukan analisis jalur kritis. 6. Mengerti dan memahami menerapkan trade off biaya dan waktu dalam crashing proyek. 7. Mengerti dan memahami kelebihan dan keterbatasan PERT. 8. Memahami program dengan menggunakan komputer. 1

2 PENGERTIAN PERENCANAAN PROYEK DAN TAHAPAN DALAM PELAKSANAAN LAPANGAN Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang diarahkan pada suatu hasil dimana jangka waktu penyelesaiannya ditentukan. Suatu proyek dengan proyek yang lain mempunyai keunikan masing-masing, sehingga untuk menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek. Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen pelaksanaan proyek yaitu: 1. Perencanaan (Planning) Mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim. 2. Penjadwalan (Schedulling) Menghubungkan antara tenaga kerja, uang, bahan yang digunakan dalam proyek. 3. Pengendalian (Controlling) Pengawasan sumber daya, biaya, kualitas dan budget, jika perlu merevisi, ubah rencan, menggeser atau mengelola ulang sehingga tepat waktu dan biaya. PERENCANAAN PROYEK Untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang terjadi di beberapa perusahaan besar, maka cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara fisik adalah melalui organisasi proyek. Maka organisasi akan bekerja secara baik apabila: 1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus. 2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada. 3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus. 4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi 5. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi. 2

3 Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak. Tanggung jawab manajer proyek adalah memastikan 1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat. 2. Proyek selesai sesuai budget 3. Proyek memenuhi sasaran kualitas. 4. Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka. Setelah tujuan proyek ditetapkan, maka dilakukan pemecahan proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola dengan baik yang disebut WBS (Work Breakdown Structure). PENJADWALAN PROYEK Penjadwalan proyek meliputi urutan dan membagi waktu untuk seluruh kegiatan proyek. Pendekatan yang dapat digunakan diantaranya adalah Diagram Gantt (lihat topic tentang Short Term Schedulling). Penjadwalan proyek membantu dalam bidang: 1. Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek. 2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan. 3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan. 4. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek. 3

4 PEMBUATAN JADWAL PROYEK Pada langkah ini susunan kegiatan yang sudah sesuai dengan urutan pelaksanaan dan dilengkapi dengan durasi masing-masing digambarkan dalam bentuk suatu bagan ; Ada beberapa bentuk penjadwalan proyek, antara lain 1. Barchart ( diagram batang ); 2. Network Planning ( jaringan kerja ). Yang akan kita bahas disini ialah :Barchart (diagram batang ). Sedangkan kurva s untuk pengendaliannya ESTIMASI DURASI Durasi adalah jumlah hari (atau satuan waktu lainnya) yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu kegiatan, misalkan berapa hari yang dibutuhkan untuk galian tanah pondasi ; Penentuan durasi berdasarkan perhitungan maupun pengalaman ; Perhitungan durasi ditentukan oleh faktor-faktor volume pekerjaan, metode kerja, keadaan lapangan dan keterampilan tenaga. 4

5 MENYUSUN URUTAN KEGIATAN Urutan kegiatan dapat disusun dengan cara menetapkan hubungan/ketergantungan antara kegiatan satu dengan yang lain ; Dalam menetapkan hubungan/ketergantungan, untuk setiap kegiatan perlu diperhatikan : o kegiatan apa saja yang mendahului ; o kegiatan apa saja yang mengikutinya ; o kegiatan apa saja yang dapat dilakukan bersamaan dengan kegiatan itu. Ketergantungan antar kegiatan harus disesuaikan dengan metode kerja yang akan digunakan. CONTOH DAFTAR KEGIATAN PEKERJAAN RUMAH 1. Pembersihan lahan ; 2. Perataan lahan ; 3. Uitset dan pasang bouwplank; 4. Galian tanah pondasi ; 5. Pasang profil pondasi ; 6. Pasangan pondasi ; 7. Urugan samping tanah pondasi ; 8. Perataan dan pemadatan ; 9. Sloof dan trasraam ; 10. Steel kusen ; 11. Pasang bata/dinding ; 12. Ring balok ; 13. Instalasi listrik dan air; 14. Plesteran ; 15. Rangka atap ; 16. Langit langit ; 17. Lantai ; 18. Daun pintu dan jendela; 19. Finishing ( cat, kunci-kunci, dsb ) 5

6 INVENTARISASI KEGIATAN Untuk membuat suatu daftar kegiatan lebih mudah jika terlebih dahulu dilakukan Project Breakdown, yaitu pembagian suatu proyek secara keseluruhan menjadi unit-unit yang lebih kecil sehingga perencanaan dan pengontrolan dapat dilakukan dengan baik sesuai dengan kebutuhan ; Project breakdown dapat dilakukan menurut : o Area pada suatu proyek ( area tower, area kantor, area parkir ) ; o Level pada suatu gedung bertingkat (lantai I, lantai II) ; o Penggolongan kegiatan pekerjaan (pekerjaan pondasi, struktur, arsitektur, mekanikal, elektrikal). LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN JADWAL PROYEK Menyusun urutan kegiatan ; Menyusun durasi dari setiap kegiatan ; Menginventarisasi seluruh kegiatan yang diperlukan dalam rangka mewujudkan suatu bangunan ; Pembuatan jadwal proyek (Barchart atau Network ) ; Analisa jadwal yang dibuat. 6

7 BART CHART o Ialah kertas kerja yang memuat urutan pekerjaan dan gambar batang yang menunjukkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing kegiatan ; o Dalam pekerjaan konstruksi, barchart berfungsi sebagai instrumen manajemen untuk perencanaan maupun untuk pengendalian atau alat kontrol ; o Digunakan juga untuk mencatat kemajuan pelaksanaan (recording progress) ; o Untuk memonitor dan mengendalikan kemajuan pekerjaan, pada barchart digambar kurva S. 7

8 8

9 9

10 10

11 TEKNIK PENGENDALIAN PROYEK: PERT DAN CPM PERT (Program Evaluation Review Technique) adalah Teknik Manajemen proyek yang menggunakan tiga perkiraan waktu untuk tiap kegiatan. Sedangkan CPM (Critical Path Method) adalah teknik menajemen proyek yang menggunakan hanya satu factor waktu per kegiatan. Kerangka pemikiran PERT dan CPM mengikuti enam langkah dasar yaitu: 1. Mendefinisikan proyek dan menyiapkan struktur pecahan 2. Membangun hubungan antara kegiatan. Memutuskan hubungan mana yang harus lebih dulu dan mana mengikuti yang lain. 3. Menggambarkan network keseluruhan proyek 4. Menetapkan perkiraan waktu dan/atau biaya tiap kegiatan 5. Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan yang disebut jalur kritis. 6. Menggunakan jarinagn untuk membantu perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek. 11

12 Dengan menggunakan PERT dan CPM maka dapat membantu pertanyaan seperti: 1. Kapan proyek selesai? 2. Mana tugas yang penting, yang tidak boleh ditunda (kegiatan kritis)? 3. Mana kegiatan yang tidak kritis? NETWORK PLANING Karena kompleksitas pekerjaan, unsur perencanaan memegang peranan yang semakin penting. Banyak kegiatan dapat dikatakan sebagai suatu proyek, yang berarti bahwa mempunyai tujuan tertentu dan usaha untuk mencapainya dibatasi oleh waktu dan sumberdaya tertentu. Perencanaan yang sistematis menimbulkan kepercayaan dalam penyelesaian proyek. Salah satu cakupan dalam perencanaan tersebut adalah masalah penjadwalan atau schedulling proyek. Dalam hal ini peran analisis network dapat membantu. Dalam analisis network dikenal dua metode, yaitu CPM dan PERT. 12

13 TEKNIK PERT DAN CPM Critical Path Method Pada tahun 1956 Morgan Walker dari DuPont Company, mencari cara yang lebih baik dalam penggunaan komputer Univac milik perusahaan, kerjasamanya dengan James E. Kelly dari group perencana konstruksi internal Remington Rand dalam menggunakan komputer Univac untuk melakukan penjadwalan konstruksi menghasilkan metode yang rasional, tertib, dan mudah untuk menggambarkan proyek dalam komputer. Pertama kali metode ini disebut William Kelly method, dan akhirnya disebut Critical Path Method (CPM). Program Evaluation and Review Technique Program Evaluation and Review Technique (PERT) mula-mula dikembangkan oleh Navy Special Project Office atau biro proyek khusus Angkatan Laut Amerika Serikat, dengan bekerja sama dengan perusahaan jasa konsultasi manajemen Booz, Allen and Hamilton. Teknik PERT menekankan pada pengurangan penundaan produksi maupun rintangan berupa konflik-konflik, mengkoordinasikan dan menyelaraskan berbagai bagian sebagai suatu keseluruhan pekerjaan, dan mempercepat penyelesaian proyek. Teknik ini memungkinkan dihasilkannya pekerjaan yang terawasi dan teratur. Kedua metode sama-sama bermanfaat. Perbandingan diantara keduanya pada tabel dibawah ini : 13

14 Data Yang Diperlukan Sedangkan data yang diperlukan untuk menyusun analisis network meliputi : 1. Jenis jenis pekerjaan / aktifitas. 2. Waktu penyelesaian yang diperlukan untuk tiap tiap pekerjaan tersebut. 3. Urutan pekerjaan. 4. Biaya tiap tiap kegiatan baik normal maupun percepatan. DIAGRAM JARING / CRITICAL PATH METHODE CPM 14

15 15

16 Notasi dan symbol persyaratan 16

17 persyaratan persyaratan 17

18 WAKTU KEJADIAN / EVENT / PERISTIWA WAKTU KEGIATAN 18

19 19

20 Menghitung EET dan LET suatu peristiwa 20

21 21

22 CPM anak dan CPM induk/cpm berjenjang 22

23 Contoh CPM anak dan CPM induk/cpm berjenjang FLOAT DAN LINTASAN KRITIS 23

24 MACAM-MACAM FLOAT 24

25 MENETAPKAN JALUR KRITIS III. DIAGRAM BALOK/BAR CHART 25

26 26

27 KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN BAGAN BALOK 27

28 BAR CHAT anak dan BAR CHAT induk/ BAR CHAT berjenjang APLIKASI Program MS Projec 28

29 Microsoft Office Project Professional 29

30 beberapa istilah yang berhubungan dengan MS Project 30

31 31

32 Mengenal Komponen Project 32

33 Operasional dasar 33

34 34

35 35

36 36

37 Operasi lanjutan 37

38 38

39 hubungan ketergantungan antar pekerjaan: Mengatur Jadwal Pekerjaan 39

40 Ada 4 jenis Calendar dalam Microsoft Project, yaitu sebagai berikut: Mengelola Sumber Daya Proyek Dalam MS Project ada 3 jenis sumber daya, yaitu manusia (Work),material (Material) dan biaya (Cost). Pengelolaan sumber daya dilakukan dalam suatu lembar kerja Resource Sheet. Kolom-kolom pada tabel Resource Sheet (gambar 2.17) beserta fungsinya adalah sebagai berikut: 40

41 Kolom i, berisi informasi seputar penggunaan jenis resource. Kolom ini tidak diisi secara manual, karena kolom ini akan terisi secara otomatis setelah resource tersebut digunakan atau ditugaskan dalam tabel Gantt Chart. Resource Name, diisi dengan nama-nama resource yang nantinya akan digunakan sebagai sumber daya manusia dan material. Type, digunakan untuk memasukkan tipe resource, dengan 3 (tiga) pilihan yaitu: manusia (Work), material (Material), dan biaya (Cost). Material Label, diisi dengan satuan resource yang bertipe material. Initial, merupakan singkatan dari nama-nama resource pada kolom resource name. Group, digunakan untuk mengisikan nama kelompok sumber daya tersebut. Max.Units, digunakan untuk menentukn jumlah resource yang digunakan selama proyek tersebut berlangsung. Std. Rate, diisi dengan harga satuan untuk masing-masing resource yang berlaku untuk semua jenis resource. Untuk tipe Work, harga satuannya adalah harga per jam. Untuk tipe Material adalah harga per satuan (material label). Ovt. Rate, diisi dengan tarif lembur dari resource name tersebut. Kolom ini diisi hanya untuk tipe Work 41

42 Cost/ Use, kolom ini diisi khusus untuk resource yang melakukan pekerjaan secara borongan Accrue. At, berisi jenis pembayaran dari resource tersebut. Jenis pembayaran dibedakan atas 3 macam, yaitu: Start: jenis pembayaran yang diberikan saat pekerjaan akan dimulai. End: jenis pembayaran yang dibverikan setelah pekerjaan selesai. Prorate: jenis pembayaran yang diberikan berdasarkan prosentase pekerjaan yang telah diselesaikan. Base Calendar, berisi jenis calendar yang digunakan oleh sumber daya tersebut. Bagian ini menggunakan 3 pilihan, yaitu 24-hours, night shift dan standard. Code, diisikan dengan kode masing-masing resource, bebas sesuai keinginan pemakai 42

43 Menentukan Target Proyek Suatu proyek pasti memiliki target tertentu yang merupakan tujuan utama dari proyek tersebut. Target dapat berupa target biaya maupun target hasil kerja. Dalam penetapan target harus diperhitungkan juga penggunaan sumber daya dalam proyek tersebut. Berikut ini adalah beberapa operasional yang digunakan untuk menentukan target proyek. (gambar 2.18 dan gambar 2.19) 43

44 Bekerja dengan Baseline Setelah menentuklan schedule, semua resource juga telah dibagi pada masing-masing task, besarnya biaya juga sudah diketahui, maka file proyek yang dibuat sudah dapat digunakan untuk proses negoisasi. Jika telah dicapai kesepakatan, maka kondisi ini bisa digunakan sebagai baseline atau acuan yang akan digunakan untuk pelaksanaan proyek selanjutnya Menentukan Target Walaupun baseline telah ditentukan, masih bisa dilakukan perubahan-perubahan atau koreksi ulang terhadap jadwal kerja yang telah dibuat dengan cara menentukan target. Untuk perbaikan jadwal kerja, dapat dilakukan dengan mengurangi durasi, memperkecil Fixed Cost maupun mengubah jumlah penggunaan resource pada task-task tertentu. Perubahan ini akan berpengaruh pada angka Total Cost, tetapi tidak mengubah baseline Cost. 44

45 Jika setelah perubahan pada jadwal dan perubahan lain selesai dilakukan dan ternyata isi Total Cost lebih kecil daripada Baseline Cost, maka dapat dikatakan bahwa proyek dapat memenuhi target dan akan memperoleh laba, walaupun masih di atas kertas. Sebaliknya bila target tidak terpenuhi, sangat dianjurkan bahwa kelebihan target itu tidak melebihi baseline. Karena bila sampai melebihi baseline, baik baseline durasi ataupun biaya, maka dapat dikatakan proyek akan mengalami kerugian Melakukan Tracking Tracking meliputi langkah-langkah pembaruan schedule sesuai dengan perkembangan yang telah terjadi di lapangan atau proyek serta perbandingan antara schedule dengan kenyataan yang terjadi atau tercapai di lapangan pada beberapa bagian proyek. SAMPAI JUMPA DILAIN KESEMPATAN 45