BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi Informasi (TI) pada saat ini merupakan suatu kebutuhan yang tidak bisa terelakkan lagi bagi perusahaan. TI tidak hanya bersifat support saja, tetapi juga bersifat strategic yang membuat perusahaan bergantung terhadap TI dan menjadikan TI sebagai investasi yang diharapkan dapat mendukung perusahaan dalam mencapai tujuannya. Investasi TI bukanlah suatu investasi yang dapat dibilang sederhana dan murah. Hal ini disebabkan karena dalam melakukan investasi di bidang TI, diperlukan biaya yang besar serta waktu yang tidak sedikit. Selain itu, hasil investasi TI ini belum tentu dapat dirasakan secara nyata dan dalam waktu yang cepat. Hal-hal tersebut seringkali membuat banyak pihak beranggapan bahwa investasi di bidang TI merupakan suatu pemborosan dan dapat menyebabkan perusahaan mengalami kerugian dibandingkan mendapatkan keuntungan. Sebelum melakukan investasi, tentunya perusahaan melakukan analisa mengenai manfaat apa yang didapat dari investasi tersebut, terutama ditinjau dari segi ekonomi. Tidak terkecuali untuk investasi dalam bidang TI, perusahaan pun melakukan analisa tersebut sehingga dapat mengetahui seberapa besar manfaat yang didapat jika perusahaan melakukan investasi dalam bidang TI. Inilah yang disebut dengan Information Economics, yaitu suatu metode yang digunakan untuk mengukur sejauh mana informasi mempengaruhi ekonomi perusahaan. 1
2 PT Excelcomindo Pratama Tbk. ("XL" atau "Perseroan") merupakan salah satu pionir di Indonesia dengan kegiatan bisnis utamanya sebagai penyelenggara jaringan bergerak seluler, jasa Internet (Internet Services Protocol/ISP) serta untuk teknologi 3G. Dengan bisnis utama sebagai salah satu operator seluler di Indonesia, XL dituntut untuk memberikan pelayanan telekomunikasi yang baik seperti sinyal, jaringan, fitur layanan, ketersediaan produk starter pack dan voucher yang baik di seluruh Indonesia. Salah satu proses bisinis operasional Sales & Marketing di XL adalah pendistribusian dan penjualan produk seperti starter pack, voucher dan paket bundling. Penjualan produk dilakukan oleh Depo XL yang tesebar di seluruh Indonesia, yang kurang lebih berjumlah 80 depo. Customer (seperti dealer atau retailer) akan dimantain berdasarkan region depo XL yang berada di daerahnya, jadi customer akan membeli produk XL berasal dari depo XL yang berada di regionnya tidak bisa pada depo XL yang lain. Saat ini (Maret 2009) customer XL berjumlah kurang lebih 86.600. Pembagian customer berdarkan region tersebut juga disebabkan karena untuk kebutuhan pricing Billing sistem (pulsa) untuk nomor telepon seluler XL. Ketika ada pembelian produk dari customer, depo XL akan melakukan pembuatan Sales Order, dan setiap periode tertentu customer akan mendapat tagihan dari pihak XL. Banyaknya jumlah produk yang dijual oleh customer akan mempengaruhi komisi dan pricing Sales Order berikutnya untuk customer tersebut, juga leveling customer tersebut. Dalam upaya untuk lebih memberikan pelayanan yang lebih akurat dan cepat terhadap konsumen dan kemudahan dalam melakukan transaksi bisnis, maka pihak manajemen XL melakukan implementasi SAP pada tahun 1996 dan pada tahun 2006 dilakukan re-implementasi SAP untuk modul Sales Distribution. Cakupan implementasi yang diharapkan oleh pihak manajemen adalah kemudahan bagian konsumen dan
3 operasional departemen sales dalam melakukan pemeriksaan jumlah produk yang dijual, history penjualan starterpack, pembuatan order berdasarkan permintaan konsumen, serta melakukan penagihan terhadap pihak konsumen. Berdasarkan uraian diatas maka disusun skripsi ini dengan judul Analisa Investasi Implementasi Aplikasi SAP Modul Sales Distribution Dengan Pendekatan Information Economics Studi Kasus di PT Excelcomindo Pratama sehingga nantinya didapatkan perhitungan terhadap nilai biaya dan manfat dari implementasi sistem tersebut agar perusahaan dapat mengetahui kelayakan investasi dari implementasi sistem tersebut secara kuantitatif. 1.2 Identifikasi Masalah Dalam setiap investasi suatu TI pada suatu perusahaan tentunya akan terdapat beberapa masalah dalam penerapan investasi IT tersebut, salah satu contohnya adalah ditinjau dari segi biaya. Investasi TI merupakan investasi yang memerlukan biaya yang besar. Yang sering kali menjadi masalah adalah apakah dengan investasi bernilai besar, perusahaan akan mendapatkan manfaat yang besar pula atau investasi tersebut hanya membuang uang karena tidak adanya manfaat yang diterima oleh perusahaan. Untuk itu dalam penulisan skripsi ini diteliti beberapa masalah yang berhubungan dengan implementasi SAP Modul Sales Distribution tersebut, yaitu : - Apakah PT Excelcomindo Pratama telah melakukan hal yang tepat dengan menginvestasikan dana untuk proyek SAP Modul Sales Distribution ini? - Jika investasi ini dinilai sudah tepat dan layak, seberapa besar manfaat yang akan diperoleh PT Excelcomindo dengan diimplementasikannya SAP Modul Sales Distribution ini?
4 1.3 Ruang Lingkup Agar dapat lebih memahami mengenai penerapan TI dalam perusahaan, maka dalam penyusunan skripsi ini penulis memberikan batasan ruang lingkup penelitian sebagai berikut : a. Penelitian dilakukan untuk menganalisa kelayakan investasi implementasi SAP Modul Sales Distribution yang telah diimplementasikan pada tahun 2006 dan akan di analisa berdasarkan analisa biaya dan manfaat, b. Penelitian hanya dibatasi pada SAP Modul Sales Distribution, c. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode Information Economics, d. Penelitian tidak dilakukan untuk mengevaluasi kinerja dan infrastruktur dari SAP Modul Sales Distribution, e. Penelitian tidak bertujuan untuk merancang dan mengajukan konsep atau aplikasi yang baik, melainkan hanya sampai seberapa besar manfaat yang diterima PT Excelcomindo Pratana dengan biaya yang telah diinvestasikan terhadap implementasi SAP modul Sales Distribution. 1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan Tujuan analisa Investasi Implementasi SAP modul Sales Distribution di PT Excelcomindo Pratama dengan menggunakan metode Information Economics ini adalah: a. Untuk menilai kelayakan investasi SAP Modul Sales Distribution yang telah diimplementasikan pada tahun 2006 dan akan di analisa berdasarkan analisa biaya dan manfaat.
b. Untuk mengetahui manfaat yang diperoleh PT Excelcomindo Pratama dengan diimplementasikannya SAP modul Sales Distribution. 5 1.4.2 Manfaat Adapun manfaat yang didapatkan dari analisa ini antara lain : a. Memperoleh informasi mengenai bagaimana kelayakan investasi SAP Modul Sales Distribution yang telah berjalan di PT Excelcomindo Pratama, b. Proses dan hasil penelitian dapat dijadikan sebagai acuan bagi PT Excelcomindo Pratama dalam melakukan analisa biaya dan manfaat terhadap aplikasi lain yang telah berjalan atau yang sedang dikembangkan sehingga dapat memenuhi kelayakan investasi TI. 1.5 Metodologi Dalam melakukan penelitian mengenai analisis biaya dan manfaat SAP Modul Sales Distribution yang telah berjalan di PT Excelcomindo Pratama dilakukan beberapa metode antara lain: 1.5.1 Metode Pengumpulan Data Dalam metode ini dilakukan pengumpulan data dan informasi dari objek penelitian secara langsung untuk mendapatkan data primer. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data ini yaitu: a. Wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam pengembangan, pengelolaan, dan pengoperasian SAP Modul Sales Distribution, b. Observasi terhadap SAP Modul Sales Distribution yang sedang berjalan. c. Kuesioner untuk mendapatkan informasi dari segi domain bisnis dan teknologi.
6 1.5.2 Metode Analisis Data Metode yang digunakan dalam menganalisis data dilakukan dengan menggunakan konsep dan langkah analisis Information Economics. 1.5.3 Metode Penelitian Kepustakaan Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi dari berbagai sumber pustaka seperti buku, artikel, internet, serta sumber bacaan lain yang berhubungan masalah yang diteliti sehingga dapat dijadikan acuan dalam melakukan analisis data. 1.6 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menyeluruh, skripsi ini tersusun atas lima bab dengan pembagian sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang, identifikasi masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian investasi implementasi SAP modul Sales Distribution di PT Excelcomindo Pratama. Pada akhir bab ini akan diberikan suatu penjelasan secara garis besar mengenai isi skripsi dalam sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang digunakan untuk melakukan proses analisa investasi implementasi SAP modul Sales Distribution. Landasan teori yang ada di dalam bab ini digunakan sebagai acuan atau landasan dalam menganalisa investasi implementasi SAP modul Sales Distribution ini berdasarkan landasan yang benar.
7 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai skema kerangka pemikiran, teknik pengumpulan dan analisis data, tempat serta jadwal dilakukan penelitian dalam rangka penyusunan skripsi mengenai investasi implementasi SAP modul Sales Distribution di PT Excelcomindo Pratama. BAB 4 HASIL ANALISA DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini dijelaskan mengenai gambaran umum PT Excelcomindo Pratama seperti visi dan misi, struktur organisasi, dan proses bisnis perusahaan. Selain itu akan dijelaskan secara khusus mengenai sistem informasi Sales Distribution, analisa biaya dan manfaat serta kelayakan investasi dengan menggunakan metode Information Economics. Pada bab ini juga akan ditentukan nilai akhir dan predikat dari kelayakan investasi SAP modul Sales Distribution di perusahaan. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian penutup dari penulisan skripsi dimana akan dijelaskan mengenai simpulan yang dapat ditarik dari hasil proses analisa investasi implementasi SAP modul Sales Distribution di PT Excelcomindo Pratama. Serta berisikan saran yang dapat diambil sebagai tindak lanjut dari hasil analisa yang telah dilakukan.