MANUAL PROSEDUR RAPAT KOORDINASI PROGRAM STUDI PERSIAPAN PERKULIAHAN AWAL SEMESTER PROGRAM DOKTOR TEKNIK MESIN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA PROGRAM DOKTOR TEKNIK MESIN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2011
MANUAL PROSEDUR RAPAT KOORDINASI PROGRAM STUDI PERSIAPAN PERKULIAHAN AWAL SEMESTER PROGRAM DOKTOR TEKNIK MESIN FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : PDTM-08 Revisi : 0 Tanggal : Diperiksa oleh : Sekretaris PMD FT Disetujui oleh Hadi Suyono, ST.,MT.,Ph.D NIP. 19730520 200801 1 013 : Ketua PMD FT Prof. Ir. ING. Wardana, M.Eng, Ph.D NIP. 19590703 198303 1 002 ii
KATA PENGANTAR Program Doktor Teknik Mesin, Universitas Brawijaya sebagai institusi penyelenggara pendidikan mempunyai orientasi di masa depan dengan membuat penjabaran tugas, kewajiban, tanggung jawab dan rencana tindakan untuk pengembangan Tri Darma Perguruan Tinggi. Dari latar belakang tersebut, maka Program Doktor Teknik Mesin, Universitas Brawijaya membuat Manual Prosedur Rapat Koordinasi Program Studi Persiapan Perkuliahan Awal Semester dalam rangka menyelenggarakan pendidikan yang dapat memenuhi standar mutu pendidikan dan menjamin mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan secara berkelanjutan. Manual Prosedur ini diharapkan dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik oleh seluruh civitas Fakultas Teknik dan pihak-pihak lain yang terkait. Malang, 30 Desember 2011 Ketua PDTM Prof. Ir. ING Wardana, M.Eng., Ph.D iii
DAFTAR ISI Kata Pengantar...iii Daftar Isi...iv 1. Latar Belakang... 1 2. Tujuan dan kegunaan SOP... 1 3. Prosedur Rapat Koordinasi.... 2 iv
1. Latar Belakang Rapat Koordinasi Program Studi yang dimaksud dalam SOP ini adalah rapat koordinasi yang dihadiri oleh semua dosen pengampu mata kuliah dan Ketua Jurusan S1 terkait, dipimpin oleh Ketua Program Studi. Rapat koordinasi ini diadakan pada akhir semester sebelum dimulainya perkuliahan semester berikutnya. Rapat koordinasi ini diperlukan untuk mempersiapkan perkuliahan satu semester mendatang, penetapan mata kuliah dan dosen pengampunya, serta penetapan jadual perkuliahan. Pelaksanaan rapat koordinasi ini melibatkan unit-unit kerja di PMD FT UB, yaitu: bagian umum, bagian keuangan, bagian pengajaran dan sekretariat KPS. Dengan demikian perlu dibuat SOP yang mengikat semua unit kerja yang terkait. 2. Tujuan Dan Kegunaan Sop 1. Sebagai sarana untuk mempersiapkan pelaksanaan rapat koordinasi 2. Sebagai media untuk mengimplementasikan kebijakan Ketua Program Studi 3. Sebagai pedoman dalam melaksanakan rapat koordinasi sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien 4. Sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan di sekretariat KPS 1
5. Sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem kerja di Sekretariat KPS 6. Sebagai sarana audit kinerja di lingkungan sekretariat PS. 3. Prosedur Rapat Koordinasi 1. SOP ini dimulai dari informasi dalam kalender akademik PMD FT UB, tentang berakhirnya semester berjalan dan mulainya semester berikutnya 2. KPS menginformasikan kepada sekretaris tentang jadwal pelaksanaan rapat koordinasi yang melibatkan dosen-dosen pengampu mata kuliah dan Ketua Jurusan S1 terkait 3. Sekretaris KPS mempersiapkan jadual rapat, undangan rapat, daftar hadir rapat, dan bahan rapat (kurikulum PS) 4. Membuat konsep undangan rapat beserta lapirannya untuk diperiksa dan disetujui oleh KPS 5. Meminta Nomor Surat untuk Undangan rapat kordinasi ke Sub-bagian Umum 6. Mencetak Undangan rapat (lengkap dengan lampirannya) untuk semua peserta rapat dan arsip 7. Undangan ditanda-tangani KPS dan kemudian distempel 8. Menyampaikan berkas undangan rapat (lengkap) ke bagian Ekspedisi surat-menyurat untuk dikirimkan ke alamat semua peserta rapat 2
9. Menyiapkan rapat koordinasi : ruangan rapat dengan perlengkapannya, daftar hadir, materi rapat, daftar hadir, honorarium peserta rapat dan konsumsi rapat 10. Kalau diperlukan kirim sms kepada semua peserta rapat, untuk mengingatkan acara rapat koordinasi 11. Sekitar 30 menit sebelum rapat dimulai, Sekretaris KPS siap di pintu masuk ruang rapat untuk membagi bahan rapat (kalau ada), konsumsi rapat, presensi peserta rapat, dan honorarium rapat koordinasi. 12. Selama rapat berlangsung, Sekretaris KPS siap di ruang rapat sebagai NOTULEN. 13. Setelah rapat koordinasi selesai, Sekretaris KPS membuat Berita acara hasil rapat koordinasi, dengan memasukkan informasi dan catatan dari KPS. Salah satu hasil rapat koordinasi biasanya berupa Jadwal Kuliah beserta dosen pengampunya. Jadwal kuliah ini disahkan oleh KPS 14. Sekretaris membuat surat pengantar pengiriman berita acara hasil rapat koordinasi kepada semua peserta rapat, Bagian Pengajaran PMD FT UB, dan Direktur PMD FT UB. 15. Berkas surat pengantar lengkap dengan lampirannya diserahkan ke bagian Ekspedisi Suratmenyurat untuk dikirimkan ke semua alamat. 16. Sekretaris KPS memasukkan Jadwal kuliah lengkap ke Website PMD FT UB 3
17. Mem-file dan mengarsipkan hasil-hasil rapat koordinasi program studi. 18. SELESAI 4