BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Memasuki era globalisasi sekarang ini, kebutuhan akan informasi adalah salah satu sumber daya utama dari sebuah bisnis. Informasi diperlukan oleh perusahaan sebagai salah satu sumber daya vital yang akan menjadi perhatian utama perusahan dalam menjalankan organisasi bisnis mereka. Sistem informasi yang digunakan di sebuah perusahaan merupakan sebuah alat ukur dari tingkat prestasi atau kinerja dari perusahaan itu sendiri. Semua bisnis yang berjalan dengan baik tentunya memiliki sumber informasi serta pengolahan informasi yang berkualitas pula. Sebuah sistem informasi yang baik dapat bekerja secara langsung, terhubung, dan memberikan informasi yang lengkap dari berbagai fungsi maupun proses bisnis yang ada di dalam perusahaan. Sistem informasi berbasis komputer merupakan suatu alat yang dapat menunjang tingkat kelancaran dalam melaksanakan kegiatankegiatan perusahaan. Salah satu sistem informasi yang diperlukan oleh perusahaan adalah sistem informasi penggajian. Sistem penggajian memiliki fungsi yang sangat penting bagi sebuah perusahaan karena sistem penggajian menangani beberapa kegiatan-kegiatan operasional perusahaan seperti perhitungan gaji, tunjangan, bonus, dan lain sebagainya. Sistem penggajian yang ada di suatu perusahaan nantinya akan melakukan proses pengolahan informasi yang didapat dari data-data seperti data karyawan, absensi, 1
2 lembur, data ketidakhadiran (cuti/izin), tunjangan, potongan, dan lain sebagainya. Pada Rumah Sakit Juwita, data terkait dengan sistem penggajian ini belum diolah menggunakan sebuah basis data. Proses penyimpanan data khususnya penggajian masih terbagi menjadi dua tipe penyimpanan yaitu penyimpanan berupa file Microsoft Word dan Microsoft Excel pada masing-masing komputer tiap unit dan ada juga yang masih menggunakan penyimpanan manual (dengan menggunakan kertas) pada lemari arsip. Awalnya sistem seperti ini masih berjalan sebagaimana mestinya. Namun, seiring dengan perkembangan struktur organisasi perusahaan yang juga menyebabkan menyebarnya data perusahaan pada komputer-komputer di berbagai unit serta bertambahnya jumlah karyawan, sistem lama seperti ini menimbulkan masalah baru. Untuk file yang tersimpan berupa Microsoft Word dan Microsoft Excel, penyebaran data di berbagai unit yang ada dapat mengakibatkan munculnya redundansi data (beberapa unit berbeda menyimpan data yang sama) sehingga mengurangi efektivitas dan efisiensi dari pemakaian space pada harddisk komputer. Sedangkan untuk berkas manual yang berupa kertas, apabila jumlah karyawan bertambah otomatis akan mengakibatkan jumlah kertas yang digunakan serta ruang penyimpanan yang dibutuhkan pun bertambah. Hal-hal tersebut yang pada akhirnya mengakibatkan Rumah Sakit Juwita akan mengalami kesulitan dalam mendapatkan dan mengolah informasi yang ada. Oleh karena itu, Rumah Sakit Juwita membutuhkan suatu aplikasi basis data yang dapat mempermudah proses penyimpanan dan pengolahan informasi mengenai sistem penggajian termasuk informasi-informasi lainnya yang terkait seperti data karyawan, data absensi, data lembur, data ketidakhadiran (cuti/izin), tunjangan, potongan, dan datadata lain yang berkaitan dengan sistem penggajian karyawan.
3 1.2 Ruang Lingkup Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Juwita, yang berlokasi di Jalan M. Hasibuan No. 78, Kota Bekasi. Proses bisnis yang akan diteliti adalah sistem penggajian yang meliputi data karyawan, data absensi, data lembur, data ketidakhadiran (cuti/izin), tunjangan, potongan, dan dan data-data lain yang berkaitan dengan sistem penggajian karyawan. Jaringan yang nantinya akan digunakan dalam penelitian ini adalah jaringan internal dari Rumah Sakit Juwita. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk membuat sebuah sistem basis data untuk aplikasi sistem penggajian pada Rumah Sakit Juwita yang berbasis web. Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Memudahkan karyawan untuk melakukan proses pencarian data karena aplikasi telah menyediakan basis data yang terstruktur dan terintegrasi sehingga pencarian data dapat dilakukan dalam waktu relatif cepat. 2. Mengurangi redundansi data, meningkatkan performa sistem, dan meningkatkan produktivitas Rumah Sakit Juwita dengan adanya transformasi data dalam bentuk tabel (secara logikal) pada basis data tersebut. 3. Adanya sistem keamanan berupa authentification dan authorization untuk melindungi data dari pihak yang tidak memiliki hak untuk mengakses data tersebut. 4. Mempermudah user untuk melihat data, mencari data, melakukan transaksi, mengubah atau memperbarui data, dan menghapus data.
4 5. Memudahkan karyawan dalam melihat absensi, mengajukan izin/cuti, melihat data riwayat absensi, riwayat ketidakhadiran (izin/cuti), serta disediakan pula fasilitas untuk memperbarui data diri. 6. Memudahkan karyawan bagian SDM untuk memperbarui data-data yang berkaitan dengan proses perhitungan gaji karyawan. 7. Mempermudah dalam menjalankan proses bisnis Rumah Sakit Juwita terutama dalam lingkup sistem penggajian. 1.4 Metodologi 1.4.1 Metodologi Analisis dengan Fact Finding 1. Interviewing (Wawancara) Dengan melakukan tanya jawab secara langsung (tatap muka) dengan pihakpihak Rumah Sakit Juwita yang terlibat dalam sistem yang sedang berjalan guna mendapatkan informasi yang dibutuhkan sehingga informasi tersebut dapat diyakini kebenarannya. Pertanyaan yang diajukan berkaitan dengan kebutuhan aplikasi yang akan dibuat. 2. Examining Documentation (Mempelajari Dokumen Perusahaan) Dengan melakukan pengamatan dan peninjauan secara langsung terhadap objek yang diteliti di Rumah Sakit Juwita, yaitu objek-objek yang berkaitan dengan sistem penggajian karyawan. 3. Analisa Sistem Dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi, sehingga dapat memenuhi kebutuhan sistem Rumah Sakit Juwita
5 4. Studi Pustaka Dengan mencari dan mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan dari berbagai media cetak dan media elektronik seperti buku ilmiah, jurnal, dan internet. 1.4.2 Metode Perancangan 1. Perancangan basis data menggunakan Database Life Cycle 2. Merancang sistem menggunakan State Transition Diagram (STD) 3. Merancang struktur menu dan rancangan layar aplikasi 1.5 Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab, yang secara garis besar dapat dijelaskan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Menjelaskan tentang latar belakang pemilihan penelitian, ruang lingkup sistem, tujuan dan manfaat dari penelitian, metodologi yang digunakan oleh penulis, dan sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Menjelaskan pemahaman mengenai teori-teori dasar/umum dan teori-teori khusus berhubungan dengan topik yang dibahas dalam pembangunan aplikasi ini.
6 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi gambaran umum mengenai profil Rumah Sakit Juwita, struktur organisasi Rumah Sakit Juwita, pembagian tugas dan wewenang, prosedur/sistem yang sedang berjalan, permasalahan yang dihadapi, serta usulan pemecahan masalah. Selain itu bab ini juga membahas mengenai perancangan basis data menggunakan tahapan Database Lifecycle, perancangan sistem menggunakan State Transition Diagram, serta rancangan layar aplikasi. BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Bab ini membahas mengenai hasil perancangan dan solusi kebutuhan yang telah dibahas di bab 3. Semua data dan informasi yang didapatkan dan telah diuji akan dirangkum ke dalam suatu aplikasi yang diimplementasikan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi beberapa simpulan yang dapat diambil dari hasil analisis dan proses perancangan aplikasi beserta saran yang dapat berguna bagi penyempurnaan dan pengembangan sistem agar mencapai tujuan yang dikehendaki di masa depan.