SISTEM INFORMASI DATA SERVIS DAN PENJUALAN PADA BENGKEL PENDI MOTOR DI CILACAP JAWA TENGAH NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Kiki Amalia 11.02.8003 kepada JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
INFORMATION SYSTEM AND DATA SERVICES AND SALES OF PENDI MOTOR WORSHOP IN CILACAP CENTRAL JAVA SISTEM INFORMASI DATA SERVIS DAN PENJUALAN PADA BENGKEL PENDI MOTOR DI CILACAP JAWA TENGAH Kiki Amalia Heri Sismoro Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Pendi Motor workshop Sidareja is one of the workshops in the regions Sidareja Cilacap engaged in the automotive field. In the development of current technologies, it is necessary to every company to processing data using the computer technology. Processing data in Pendi Motor workshop are still using manual systems that use the memorandum is not using a computerized system. So many obstacles during the data processing as a data service, data spare parts, and others. See the problems experienced by Pendi Motor workshop, the authors want to design a new system in order to better processing and simplify the transaction process spare parts sales service and service fees so that the author can develop a system by building software in Pendi Motor Workshop Sidareja. The system is a system that handles the sale of spare parts and service procedures and service fees with method development using Visual Basic 6.0 applications. The results showed that the system that has been created is proven to ease in servicing services and spare parts sales on Pendi Motor Workshop Sidareja. Data and reports on Pendi Motor Repair can be processed properly and neatly arranged. Keywords : Systems, Information, Services, Information Systems
1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi saat ini yang sedang maju dengan pesat, sangat dibutuhkan oleh perusahaan dalam proses pengolahan data dengan menggunakan teknologi komputer. Cara untuk meningkatkan usaha suatu perusahaan ialah dengan cara membangun sistem informasi penjualan yang baik. Dan syarat untuk membangun sistem informasi yang baik yaitu adanya kecepatan dan keakuratan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Komputer adalah suatu alat yang dapat menyimpan data, mengolah data, dan memberikan informasi yang diinginkan secara tepat dan akurat yang berguna bagi perusahaan untuk kemajuan usahanya. Pada bengkel Pendi Motor, sistem informasi data servis dan penjualan masih dilakukan secara manual, dengan kata lain belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Sehingga banyak hambatan saat melakukan proses pengolahan data seperti data servis dan data penjualan. Maka penelitian ini bertujuan untuk membuat suatu sistem untuk mempermudah dalam proses transaksi pelayanan jasa servis dan penjualan sparepart pada bengkel Pendi Motor. Sistem informasi tersebut menangani proses dan prosedur pelayanan jasa servis dan penjualan sparepart dengan metode pengembangan dengan menggunakan aplikasi Visual Basic 6.0 dengan database MySQL Server 2000. Dengan dibangunnya suatu sistem informasi di Bengkel Pendi Motor ini diharapkan dapat mempermudah proses pengolahan data agar tidak menghabiskan waktu yang lama dan hasil dari laporannya pun akan lebih terinci dan sistematis. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Pengertian sistem menurut Kusrini (2007) sistem dapat diartikan sebagai sebuah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan tugas / fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu. Menurut Kristanto (2003:2) mengatakan sistem merupakan kumpulan elemenelemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang dilanjutkan kepada mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.
Dapat disimpulkan dari pendapat diatas bahwa sistem adalah sekumpulan objekobjek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai suatu kesatuan yang dirancang untuk satu tujuan. 2.2 Pengertian Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting dalam pengambilan suatu keputusan, informasi dapat dihasilkan oleh suatu sistem informasi. Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi. Beberapa definisi mengenai sistem informasi adalah sebagai berikut: Menurut Turban, McLean dan Wetherbe (Kadir, 2003) mengatakan bahwa sistem infromasi adalah proses mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik. Bodnar dan HopWood (Kadir, 2003) mendefinisikan sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna. 2.3 Konsep Diagram Air (Flowchart) Flowchart system adalah representasi grafik dari sistem informasi, proses-proses, aliran-aliran data logis, masukan-masukan, keluaran-keluaran, aliran-aliran data fisik dan kegiatan-kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi. Tabel 2.1 Simbol-simbol Pada Flowchart Simbol Nama Simbol Fungsi Termination/start Memulai atau mengakhiri on stop rangkaian proses document Multi document Menggambarkan dokumen tertulis, seperti buku besar, invoice, DO Menggambarkan dokumen beserta beberapa dokumen
Manual process Proses yang dilakukan secara manual Computer process Proses yang dilakukan komputer Decision Archives On-page connector Off-page connector Menentukan arah proses berikutnya berdasarkan kondisi yang ada Arsip, berisi huruf A atau N atau D, A=alphabet, N=numeric, D=Date. Menghubungkan aliran flowchart pada halaman yang sama. Menghubungkan aliran flowchart pada halaman yang berbeda. Flow Menghubungkan simbol satu dengan yang lain dalam flowchart. 2.4 Konsep Diagram Air (Flowchart) Al Fatta (2007:121) menjelaskan ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. Tabel 2.2 Simbol Entity Relationship Diagram (ERD) Notasi Keterangan Entitas, adalah suatu objek yang dapat didentifikasi dalam lingkungan pemakai. Relasi, menunjukan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berbeda. Atribut, berfungsi mendeskripsikan karakter entitas (atribut yang berfungsi sebagai key diberi garis bawah). Garis, sebagai penghubung antara relasi dengan entitas, relasi dan entitas dengan atribut.
2.5 Konsep Data Flow Diagram (DFD) Al Fatta (2007:119) Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Dengan model ini, data-data yang terlibat pada masing-masing proses dapat diidentifikasi. Pengembangan DFD menggunakan cara berjenjang. Dimulai dari context diagram, DFD level 1, DFD level 2 dan seterusnya sesuai dengan kompleksitas dari sistem yang dikembangkan. Tabel 2.3 Elemen Data Flow Diagram (DFD) Simbol Keterangan External Entity, merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang bisa berupa orang, organisasi atau sistem lain. Process, merupakan proses seperti perhitungan aritmatik penulisan suatu formula atau pembuatan laporan. Data Store (Simpan Data), dapat berupa suatu file atau database pada sistem komputer atau catatan manual. Data Flow (Arus Data), arus data ini mengalir diantara proses, simpan data dan kesatuan luar. 2.6 Pengertian Basis Data Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di hardware, serta dimanipulasi dengan menggunakan software. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupasan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna. 2.7 Software yang Digunakan 2.7.1 Microsoft Visual Basic Menurut Sunyoto (2007:1) Microsoft Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft windows secara tepat dan mudah. Microsoft Visual Basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks baik
untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan dengan sistem yang lebih besar. 2.7.2 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah sistem manajemen basis data (DBMS) yang memakai perintah-perintah transact-sql untuk mengirim perintah-perintah dari komputer client ke komputer server. Sedangkan transact-sql sendiri adalah bahasa SQL yang dikembangkan oleh microsoft dengan menambahkan dialek-dialek tertentu. Microsoft SQL 2000 berisi database, mesin database dan aplikasi yang diperlukan untuk mengelola data dan komponen-komponennya. 3. TINJUAN UMUM 3.1 Sejarah Berdirinya Bengkel Pendi Motor Bengkel pendi Motor didirikan pada tahun 1995 oleh Bapak Pendi Suhaendi, beralamat di jalan Sunan Kalijaga No.23 RT 1 RW 7, desa Cikalong kecamatan Sidareja, kabupaten Cilacap, Jawa Tengah. Pada awal didirikan, Bengkel pendi Motor masih sangat kecil dan menjadi satu dengan rumah pemiliknya. Bengkel pendi Motor terkenal dikalangan konsumen dan warga sekitar karena pelayanan yang ramah dan sangat memuaskan. Karena semakin banyak konsumen dan melihat prospek ke depan yang bagus Bapak Pendi berinisiatif untuk memperluas Bengkel pendi Motor yang berdiri hingga sekarang. 3.2 Tujuan Berdirinya Bengkel Pendi Motor Adapun tujuan dari berdirinya Bengkel Pendi Motor sebagai berikut : a. Membuka lapangan pekerjaan sendiri. b. Mengembangkan potensi pasar. c. Memberi pelayanan yang memuaskan bagi para konsumen. d. Berusaha mencari konsumen sebanyak-banyaknya demi kelangsungan bengkel. e. Memberi kenyamanan kepada konsumen dalam berkendaraan 3.3 Struktur Organisasi Pemilik Keuanga Montir Gambar 3.1 Strukrur Organisasi
3.4 Sistem yang Sedang Berjalan Gambar 3.2 Sistem yang sedang berjalan
4. PEMBAHASAN 4.1 Flowchart yang Diusulkan Gambar 4.1 Flowchart Sistem Informasi Data Servis dan Penjualan Pada Bengkel Pendi Motor
4.2 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi- notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. 4.2.1 Context Diagram Gambar 4.2 Context Diagram Sistem Informasi Data Servis dan Penjualan Pada Bengkel Pendi Motor
4.2.2 Data Flow Diagram Level 1 Gambar 4.3 Data Flow Diagram Level 1 Sistem Informasi Data Servis dan Penjualan Pada Bengkel Pendi Motor
4.3 Relasi Antar Tabel Gambar 4.4 Relasi Antar Tabel Sistem Informasi Data Servis dan Penjualan Pada Bengkel Pendi Motor 4.4 Manual Program Manual program merupakan bagian program yang berfungsi untuk melakukan batasan akses terhadap program dan sebagai petunjuk tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi windows. Fungsi manual program adalah memberikan keterangan berupa tampilan program yang sudah siap digunakan agar user dapat mengenal program aplikasi. Perancangan program seperti ini diharapkan proses pengolahan data akan lebih mudah dan cepat. Bentuk manual program dan alur pengolahan data adalah sebagai berikut: 4.4.1 Form Login Form Login merupakan langkah awal untuk masuk kedalam menu utama dengan cara memasukan username dan password yang telah disediakan oleh administrator. Setiap
pengguna memiliki hak akses yang berbeda, yaitu administrator, operator, dan user sehingga tingkat keamanan terjaga. Gambar 4.5 Form Login 4.4.2 Menu Utama Program Menu utama program menggunakan MDIForm, didalamnya terdapat menu-menu pendukung program. Pada menu bar terdapat 3 menu, yaitu File, Master, dan Laporan. Gambar 4.6 Menu Utama Program
4.4.3 Form Olah Data Nota Servis Form servis digunakan untuk mengolah transaksi servis. Gambar 4.7 Form Data Nota Servis 4.4.4 Laporan Data Nota Servis Gambar 4.8 Laporan Nota Servis
5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan hingga penyelesaian pembuatan Sistem Informasi Data Servis dan Penjualan Pada Bengkel Pendi Motor di Cilacap Jawa Tengah, penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Untuk membuat Sistem Informasi Data Servis dan Penjualan Pada Bengkel Pendi Motor di Cilacap Jawa Tengah menggunakan software Miscrosoft Visual Basic 6.0, Microsoft SQL Server 2000 sebagai pengolah database, dan Crystal Report 8.5 sebagai data report. 2. Membuat sistem bengkel Pendi Motor digunakan beberapa langkah yaitu sistem (planning), perancangan (design), dan implementasi sistem. 3. Sistem Informasi Data Servis dan Penjualan Pada Bengkel Pendi Motor di Cilacap Jawa Tengah yang dibuat dapat memberikan solusi dalam permasalahan yang timbul, diantaranya: a. Mempercepat proses penyelesaian pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu dan meningkatkan kinerja montir pada bengkel Pendi Motor. b. Mempermudah bagian administrasi dalam mencatat dan mengolah data yang ada agar lebih akurat,efektif, dan efisien. c. Pengolahan sistem pada bengkel Pendi Motor lebih rapih dibandingkan dengan sistem yang sebelumnya. 5.2 Saran Pembuatan Sistem Informasi Data Servis dan Penjualan Pada Bengkel Pendi Motor di Cilacap Jawa Tengah di sadari bahwa masih terdapat kekurangan yang sudah selayaknya dapat menjadi bahan pertimbangan untuk pengembangan selanjutanya sehingga menjadi lebih baik. Beberapa saran ingin disampaikan penulis, antara lain: 1. Untuk menghindari kerusakan dan demi kelancaran proses komputerisasi harus dilakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software). 2. Perlu ditambahkan grafik customer untuk mengetahui perkembangan atau peningkatan jumlah customer dari waktu ke waktu. 3. Perlu ditambahakan fasilitas backup data pada antarmuka aplikasi servis pada bengkel Pendi Motor untuk mencegah terjadinya kerusakan perangkat lunak, perangkat keras, maupun kesalahan pengguna, agar keamanan data aplikasi tetap terjaga.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi. Guruh, Agung. 2012. Merancang Sistem Informasi Penjualan dan Servis Pada Bengkel Wahyu Motor. Naskah Publikasi. STMIK AMIKOM YOGYAKARTA. Tanggal 19 September 2013. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kelsa, Adea. 2013. Perancangan Sistem Informasi Persediaan Spare Part Sepeda Motor Pada Bengkel Mitra Pondok Padang Dengan Menggunakanbahasa Pemrograman Visual Basic 6.0. E-Journal UPI-YPTK. Tanggal 20 Maret 2014. Prasetya, Lindung. 2010. Sitem Informasi Bengkel Motor Pada Sanjaya Motor Cilacap. Naskah Publikasi. STMIK AMIKOM YOGYAKARTA. Tanggal 19 September 2013. Prawiro, Ardi. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Menggunakan Model Resource Event Agent Sebagai Alat Bantu Pada Bengkel Resmi Eddy Motor. Jurnal Akuntansi Universitas Gunadarma. Tanggal 24 Maret 2014. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi (Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi). Yogyakarta: Graha Ilmu.