LAYANAN JASA PENGGUNA PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN PERTANIAN LAHAN RAWA H. IDEHAM DAN RASYIDI Balai Penelitian Pertanian Lahan Rawa, Jl. Kebun Karet, PO Box 31,`Loktabat Banjarbaru RINGKASAN Perpustakaan, sebagai penyedia informasi, mempunyai keharusan melayani pengguna, baik yang datang langsung maupun yang meminta dilayani melalui surat, telepon dan lain lain. Penggunaan perpustakaan masih terbatas pada kalangan tertentu seperti pelajar, mahasiswa, pendidik, dan peneliti untuk tujuan belajar, mengajar, dan penulisan skripsi, tesis, disertasi atau proposal dan laporan penelitian. Sistem pelayanan yang baik perlu dimiliki oleh suatu perpustakaan, hal ini merupakan keharusan untuk mencapai tujuan perpustakaan sebagai penyedia informasi, serta ketersediaan bahan pustaka yang lengkap menggambarkan mutu dari perpustakaan. Peningkatan layanan jasa dan harapan pengguna perpustakaan akan perbendaharaan bahan pustaka atau informasi terbaru merupakan kemajuan suatu perpustakaan. Layanan jasa perpustakaan sangat diperlukan untuk lebih memotivasi pengguna dalam memfungsikan perpustakaan. Untuk penyebaran informasi terbaru perlu dilakukan secara berkala sehingga akan terjadi peningkatan pengguna dan perpustakaan Balittra lebih cepat dikenal dan difungsikan oleh pencari informasi. Kata kunci : pengguna jasa pelayanan- perpustakaan - balittra PENDAHULUAN Peneliti merupakan pengguna potensial bagi perpustakaan suatu lembaga penelitian. Biasanya peneliti memerlukan informasi mutakhir yang dapat diperoleh dengan berkunjung ke perpustakaan untuk mendukung kegiatan penelitian dan meningkatkan mutu tulisannya. Perpustakaan sebagai penyedia informasi, mempunyai keharusan untuk melayani pengguna, baik yang datang langsung maupun yang meminta untuk dilayani kebutuhan informasinya melalui surat, telepon dan lain lain. Manfaat perpustakaan masih terbatas pada kalangan tertentu seperti pelajar, mahasiswa, pendidik, dan peneliti untuk tujuan belajar, mengajar, dan penulisan skripsi, tesis, disertasi atau proposal dan laporan penelitian. Menurut Tim Penilai Jabatan Pustakawan (1993), bahwa perpustakaan sebagai media informasi masih jauh ketinggalan dibandingkan dengan institusi ilmiah lainnya. Dengan demikian perpustakaan perlu memperbaiki sistem pelayanan yang telah ada dan melakukan penataan materi dalam membangkitkan minat pembaca sehingga dapat menempatkan kedudukan perpustakaan pada tempat yang lebih dibutuhkan. Salah satu yang menjadi masukan untuk pengembangan perpustakaan kedepan adalah layanan jasa informasi bagi pengguna sehingga perpustakaan menjadi lebih diperlukan sebagai sumber utama untuk mendapatkan informasi khususnya pengetahuan, baik ilmiah kejuruan atau umum. Haryono (1990) menyatakan, bahwa pelayanan merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan perpustakaan, sehingga baik-buruknya suatu perpustakaan sering dinilai dari mutu pelayaannya kepada pengguna. Adapun tujuan dari penulisan ini untuk mengetahui dan mempelajari hubungan layanan jasa informasi perpustakaan dengan jumlah pengguna jasa pada perpustakaan Balittra. 249
KESIAPAN PERPUSTAKAAN DAN PENGGUNA Perpustakaan Banyaknya informasi pengetahuan dan teknologi yang berkembang saat ini semakin tidak terbendung dan semakin menumpuk serta terus menerus menjejali kita. Hal ini menggambarkan kemajuan teknologi terkini merupakan dampak teknologi instan yang ditandai dengan global informasi yang semakin cepat, rumit dengan jaringan yang sangat luas. Dengan masuknya teknologi informasi tersebut perpustakaan sebagai wadah bahan pustaka dan informasi semakin terdesak. Oleh sebab itu dinamisasinya dan peran perpustakaan merupakan suatu keharusan yang bukan saja menyimpan buku-buku, tetapi digunakan untuk memberi informasi melalui pangkalan data yang biasanya tidak tersedia kemudian diolah dan dikelola serta disebar-luaskan baik yang tercetak maupun yang terekam. Untuk lebih mengenal perpustakaan maka perlu diklasifikasikan beberapa jenis perpustakaan dan kegiatannya dalam menunjang pengembangan ilmu dan teknologi. Berbagai perpustakaan telah didirikan dan dibentuk berdasarkan keinginan karena banyaknya kebutuhan akan ilmu dan teknologi informasi sehingga sangat diperlukan untuk menempatkan semua informasi yang ada. Perpustakaan menampung semua informasi agar tidak menjadi tumpukan bahan yang tidak laku tetapi menjadikan suatu bahan untuk pengetahuan ilmu dan teknologi informasi yang dapat berkembang dan berkesinambungan. Adapun perpustakaan tersebut termasuk didalamnnya perpustakaan internasional, yakni perpustakaan yang didirikan oleh 2 negara atau lebih, atau perpustakaan yang merupakan bagian sebuah organisasi induknya di beberapa negara. Selain itu terdapat juga perpustakaan Nasional yang merupakan perpustakaan utama ditingkat bangsa/negara yang bersifat menyimpan semua bahan pustaka yang tercetak maupun terekam yang diterbitkan negara tersebut. Perpustakaan ini sebagai tempat permanen untuk seluruh publikasi yang diterbitkan didalam suatu negara. Selain itu terdapat perpustakaan umum dengan tujuan melayani kepentingan umum, perpustakaan swasta/pribadi, perpustakaan khusus, perpustakaan sekolah maupun perguruan tinggi yang pada prinsipnya untuk penyebaran informasi. Sebaran pengguna Adanya informasi tentang keberadaan perpustakaan di suatu tempat yang dapat mendukung kegiatan dan penelitian seseorang atau kelompok akan berperan dalam berdiri dan berkembangnya perpustakaan tersebut. Keberadaan perpustakaan akan mengundang pengguna untuk mencoba dan mendapatkan informasi yang belum diperoleh sehingga perpustakaan merupakan tempat untuk menimba dan menambah bahan bacaan dalam menyempurnakan suatu bahasan. Perpustakaan yang dapat menyediakan informasi yang diperlukan akan mewarnai keberadaannya di lingkungan tersebut dan akan mengundang banyak orang untuk mencari dan memperoleh informasi yang diperlukan dan terbaru. Hasil pengamatan menunjukkan bahwa pengguna jasa perpustakaan pada Balai Penelitian Pertanian Lahan Rawa tertinggi adalah peneliti, hal ini didukung oleh kegiatan penelitian selama tahun-tahun berjalan. Dari gambar 1 terlihat bahwa selama 4 tahun terakhir pengguna jasa atau peneliti menduduki rangking pertama dan teratas dalam peminjaman buku. Tingginya pengguna disebabkan karena keterkaitan dengan pembuatan laporan pada akhir tahun 250
penelitian dan persiapan untuk penulisan makalah untuk diseminarkan atau untuk dipublikasikan pada majalah diluar instansi balai penelitian. Rata-rata peningkatan peminjaman buku terjadi sejak bulan Agustus hingga Januari dengan puncak tertinggi pada bulan Desember dan peningkatan ini terjadi secara liner dengan kenaikannya rata-rata 20 pengunjung per bulan. Sedangkan untuk pengguna dari mahasiswa berfluktuasi tergantung dari banyaknya tugas yang diberikan oleh Dosen. Rata-rata peminjaman tertinggi oleh mahasiswa terjadi pada bulan Oktober dan Maret, karena bulan-bulan tersebut adalah waktu untuk tugas pembuatan laporan percobaan dan penulisan untuk tugas akhir suatu penelitian yang dilaksanakan dalam penyusunan Skripsi. Mahasiswa rata-rata berasal dari Fakultas terkait yakni Pertanian dan bidang disiplin ilmunya adalah Hama dan Penyakit serta Budidaya Pertanian. Selanjutnya untuk siswa Sekolah Menengah dan dari instansi lain relatif kecil karena pencarian informasi tidak terkait dengan bidang ilmu yang dibutuhkan dan bidang pekerjaan yang ditekuninya. 200 Pelajar 180 M.siswa 160 Peneliti 140 Ins. Lain 120 100 80 60 40 20 0 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nop Des Bulan Gambar 1. Rata-rata pengguna perpustakaan selama 4 tahun terakhir (2000-2003) SISTEM PELAYANAN DAN JASA PERPUSTAKAAN Perpustakaan merupakan salah satu tempat untuk menelusuri informasi guna memecahkan masalah yang dihadapi dan menambah informasi dalam mendukung keterbatasan pengetahuan untuk mencapai hasil dan tujuan yang diinginkan. Kegunaan informasi melalui perpustakaan untuk menambah pengetahuan, memperluas wawasan, memberikan ide dalam meningkatkan tugas, membantu mengatasi suatu masalah yang dihadapi. Perpustakaan Balai Penelitian Pertanian Lahan Rawa dikatagorikan sebagai perpustakaan khusus, yang memiliki bahan pustaka terbatas maksudnya bahwa perpustakaan ini hanya menyediakan buku / bahan pustaka yang terkait dengan disiplin ilmu para peneliti balai yang terdiri dari disiplin Ilmu Tanah, Budidaya Pertanian, Hama Penyakit dan Pemuliaan serta Alsintan. Adapun jasa informasi yang diberikan lebih mengarah kepada bidang khusus pertanian, sesuai dengan tugas induk tempat perpustakaan balai bernaung dan yang lebih ditekankan untuk penelitian dan pengembangan pertanian. 251
Sistem Pelayanan Sistem pelayanan perpustakaan Balai Penelitian Pertanian Lahan Rawa dalam menyebar informasi memiliki 2 sistem, yakni sistem pelayanan terbuka dan pelayanan tertutup. Sistem pelayanan terbuka diberlakukan bagi pegawai/peneliti lingkup Balai Penelitian Pertanian Lahan Rawa Banjarbaru dan pengguna khusus lainnya. Maksudnya pengguna (peneliti) dapat langsung mencari literatur/bahan pustaka sendiri pada tempat atau lemari yang tersedia. Sistem pelayanan perpustakaan tertutup ditujukan bagi pengguna selain peneliti, maksudnya pengguna tidak dapat langsung memperoleh bahan pustaka dengan mangambil sendiri tetapi harus melalui petugas perpustakaan. Umumnya dengan sistem pelayanan terbuka, petugas (pustakawan) dapat dibantu oleh para peneliti khususnya, karena peneliti sudah mengetahui dimana tempat bahan pustaka yang diperlukan tersebut. Cara yang dilakukan peneliti tersebut dengan sendirinya telah membantu mengatasi kekurangan tenaga/petugas yang ada. Sistem pelayanan terbuka ini sangat mengharapkan kesadaran dari pengguna agar semua bahan pustaka yang dipinjam sesuai dengan prosedur. Dipihak lain umumnya pengguna tidak peduli dengan sistem yang dipakai oleh suatu perpustakaan apakah sistem terbuka maupun tertutup, tapi bagi mereka sebagai pengguna bagaimana caranya agar memperoleh kemudahan untuk menemukan informasi tersebut secara cepat, tepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian perpustakaan harus mempunyai cara tersendiri untuk meningkatkan pelayanan dengan baik. Salah satu kegiatan/jasa utama perpustakaan adalah peminjaman bahan pustaka, yang dikenal dengan istilah sirkulasi. Bagian ini sering kali dianggap sebagai ujung tombak jasa dari perpustakaan, oleh sebab itu kerja dari bagian peminjaman sangat mempengaruhi citra perpustakaan. Jasa Perpustakaan Keberadaan suatu perpustakaan ditengah masyarakat merupakan harapan baru untuk membawa perubahan dalam menyampaikan informasi yang telah ada dan terbaru sehingga dapat menambah pengetahuan, khususnya bagi yang membutuhkan. Eksistensi perpustakaan muncul karena kebutuhan masyarakat serta diperlukan oleh masyarakat, maka sudah selayaknya perpustakaan memberikan jasa untuk masyarakat, khususnya masyarakat pengguna. Diantara prinsip-prinsip kepustakaaan menyebutkan bahwa perpustakaan diciptakan oleh masyarakat, dan informasi dari masyarakat dengan tujuan utama melayani kepentingan masyarakat/pemakai perpustakaan dan harus dimanfaatkan dengan baik serta semaksimal mungkin dengan tujuan untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengguna. Dalam hal jasa untuk perpustakaan dan pengguna berada pada tempat yang saling berhubungan. Disatu pihak perpustakaan dengan kesiapan bahan pustakanya, sedangkan dipihak pengguna mengharap adanya informasi yang dapat digunakan sebanyak-banyaknya. Kebutuhan bahan pustaka umumnya dapat terpenuhi melalui perpustakaan, pengguna tak mungkin akan dapat memenuhi segala informasi yang dibutuhkan, terkecuali melalui perpustakaan. 252
PELAYANAN PENELUSURAN INFORMASI PERPUSTAKAAN Layanan informasi perpustakaan Untuk dapat melayani kebutuhan informasi para pengguna, perpustakaan hendaknya tidak hanya mengandalkan kemampuan sendiri melainkan juga harus memanfaatkan kemampuan yang dimiliki perpustakaan lain. Oleh karena itu tujuan utama di bidang pelayanan adalah untuk pemanfaatan secara optimal sumber daya informasi yang dimiliki setiap perpustakaan dalam usaha memenuhi kebutuhan informasi para pengguna. Untuk mencapai tujuan tersebut dilakukan beberapa pendekatan dalam bentuk layanan jasa informasi perpustakaan, antara lain melalui : 1. Hubungan kerjasama perpustakaan Dengan adanya beberapa perpustakaan lokal pada suatu daerah maka hubungan antara perpustakaan perlu ditingkatkan, sehingga ketersediaan informasi akan lebih banyak. Selain itu dapat dilakukan peminjaman antar perpustakaan agar antara perpustakaan saling isi mengisi kekurangan bahan informasi serta bertanggungjawab atas kehilangan bahan pinjaman serta memudahkan untuk diminta kembali pada saat diperlukan. 2. Penyebaran informasi terbaru Informasi ini untuk memberitahukan kepada pengguna agar dapat memanfaatkan koleksi bahan pustaka terbaru. Informasi ini diberikan secara berkala berdasarkan disiplin ilmu mereka yang kita ketahui lebih dahulu. Penyebaran informasi disampaikan dalam bentuk fotokopi daftar isi majalah ataupun buku. 3. Penyebaran informasi terseleksi Informasi ini disebar dalam bentuk pengiriman fotokopi bahan-bahan hasil penelitian yang diperoleh pada majalah ilmiah dan lainnya bidang spesialisasi pengguna berupa: abstrak, judul artikel, bibliografi. Bahan yang dikirim merupakan hasil yang telah diseleksi dan telah disesuaikan dengan bidang dari pengguna, yang terdapat pada users profile. 4. Layanan fotokopi bahan pustaka Bahan informasi yang diminta untuk difotokopi pada umumnya berupa artikel suatu majalah atau sebagian dari isi buku. Biasanya fotokopi seluruh isi buku jarang dilakukan, karena biaya fotokopi dan pengiriman relatif besar dan kekhawatiran akan copyright. Hal ini menimbulkan kecemburuan sosial bagi pengguna terutama mahasiswa mengenai perbedaan tarif fotokopi yang beragam dan memakan waktu yang agak lama apalagi kalau bahan informasinya dari perpustakaan lain. 253
Layanan Penelusuran Informasi Penelusuran informasi merupakan salah satu kegiatan jasa informasi berdasarkan atas permintaan pengguna. Permintaan jasa layanan penelusuran dapat dilakukan secara langsung ataupun tidak langsung dengan melalui surat menyurat kepada perpustakaan yang bersangkutan. Dalam melayani permintaan ini, perpustakaan melaksanakan penelusuran baik secara manual menggunakan abstrak, indeks, bibliografi dan sejenisnya. Semua jenis layanan tersebut disajikan kepada para pengguna dalam rangka meningkatkan akses sumber informasi yang dimili perpustakaan yang seluas-luasnya, sehingga informasi yang tersedia dapat dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Adapun layanan pengguna pada perpustakaan Balai Penelitian Pertanian Lahan Rawa, dapat dilihat pada Gambar 2. Mengetahui subyek Kartu subyek PENGGUNA MENGISI BUKU TAMU Mengisi formulir peminjaman Petugas pelayanan PENGGUNA Mengetahui Pengarang/judul Kartu pengarang, judul buku Gambar 2. Prosedur layanan jasa pengguna pada perpustakaan Balittra Banjarbaru Pada umumnya pengguna yang datang di perpustakaan Balai Penelitian Pertanian Lahan Rawa tidak jauh berbeda dengan perpustakaan lain, namun karena perpustakaan Balittra adalah perpustakaan khusus maka rata-rata pengguna yang datang adalah yang berkaitan dengan disiplin ilmu yang berhubungan dengan perpustakaan Balittra. Untuk menjaga nama suatu perpustakaan, perlu diperhatikan pelayanan terhadap pengguna dengan memberi pengertian agar dapat menjaga keutuhan bahan pustaka jangan sampai mengotori atau mencoret-coret dan membuat catatan apapun didalamnya, tetapi juga yang harus diperhatikan mengenai kebersihan dan ketenangan sekitar. Sebelum pengguna menelusuri informasi terlebih dahulu mengisi buku tamu yang telah tersedia. Buku tamu ini berfungsi untuk menyusun data pengguna sehingga diperoleh tambahan jumlah dan ragam pengguna perpustakaan, dan dapat diketahui asal pengguna serta jenis informasi yang dicari dan informasi yang masih diperlukan untuk perpustakaan balai. 254
KESIMPULAN Sistem pelayanan yang dimiliki oleh suatu perpustakaan merupakan keharusan untuk mencapai tujuan perpustakaan sebagai penyedia informasi, serta ketersediaan bahan pustaka yang lengkap menggambarkan mutu dari perpustakaan. Peningkatan layanan jasa dan harapan pengguna akan perbendaharaan bahan pustaka/informasi terbaru merupakan kemajuan suatu perpustakaan. Layanan jasa baik penelusuran informasi jasa perpustakaan sangat diperlukan untuk lebih memotivasi pengguna dan sistem pelayanan yang baik perlu ditingkatkan sesuai dengan fungsi perpustakaan terutama yang berkaitan fungsi peningkatan jasa perpustakaan. Penyebaran informasi terbaru dilakukan secara berkala sehingga terjadi peningkatan kunjungan pengguna dan perpustakaan Balittra dapat lebih meningkatkan mutu dan lebih cepat dikenal dan difungsikan oleh pencari informasi. DAFTAR BACAAN Haryono, T. 1990. Kerjasama antar perpustakaan. Majalah Ikatan Perpustakaan Indonesia. Vol. 12 (1-2). Juni-Juli 1990. Tim Penilai Jabatan Pustakawan. 1993. Pedoman Teknis Pelaksanaan Kegiatan Perpustakaan. Bogor PUSTAKA. 117 hlm. 255