1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pengelolaan atau manajemen properti yang profesional telah menjadi kebutuhan mutlak di Indonesia saat ini dan mendatang. Hal ini disebabkan karena makin bertumbuhnya gedung perkantoran, kawasan industri dan bangunan lainnya, seiring pembangunan fisik bangsa. Sistem Informasi Penyewaan Ruang merupakan sistem yang membantu para pengelola gedung dan stafnya dalam mengelola sistem penyewaan ruang dan pengelolaan gedung. Sistem ini dirancang secara khusus untuk mengolah data-data para pemakai gedung, serta peralatan yang digunakan. Untuk gedung yang disewakan, maka sistem ini telah mengatur data penyewa serta pembayaran, sehingga memudahkan manajemen dalam memantau penyewaan gedung dalam jangka waktu bulanan, triwulanan ataupun tahunan. Monitoring yang dilakukan dalam sistem ini, terangkum dalam sebuah laporan yang dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu sehingga proses analisa dapat dilakukan dengan baik dan terorganisir. Sistem yang dirancang pun harus memenuhi kriteria teknologi yang semakin berkembang. Seperti contohnya teknologi internet. Dengan adanya fasilitias internet data-data bisa disimpan, diambil, dan dikirimkan secara mudah keseluruh penjuru dunia dengan berbagai cara. Data dan informasi yang ada dapat dihubungkan dengan mudah dan cepat hanya dengan menggunana 'hyperlinks' (penghubung virtual).
2 Pelanggan atau calon pelanggan dari suatu perusahaan tidak perlu lagi membuang waktu berharga hanya untuk mencari informasi mengenai perusahaan tersebut, produk maupun jasa yang ditawarkan karena semua tersedia di internet secara realtime. Internet merupakan salah satu media promosi yang tidak terbatas ruang dan waktu. Melalui internet kita dapat memperkenalkan perusahaan (Company profile) kepada dunia, menampilkan daftar barang dan jasa (web catalog) yang kita tawarkan berupa katalog-katalog dan merupakan media untuk bertransaksi (E- Commerce). Perkembangan teknologi internet yang pesat ini dimanfaatkan oleh banyak perusahaan untuk mendukung produktivitas dan kinerjanya. Oleh karena itu, saat ini website merupakan salah satu keharusan dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin tinggi. Melalui website orang luar dapat bebas menjelajahi segala informasi di internet dapat mengetahui penjelasan yang lebih rinci tentang perusahaan tanpa harus datang langsung ke perusahaan dan terbatas oleh waktu/jam kerja sehingga dapat menjadi jembatan yang menghubungkan pelanggan dengan perusahaan. Dengan bantuan antarmuka web browser, pengguna dapat mengakses data dalam basis data organisasi, kapan saja dan dimana saja dalam workstation perusahaan, meningkatkan kemampuan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka lebih cepat dan akurat. Dengan adanya sistem basis data berbasis web ini dapat berpotensi menghemat biaya dalam pencetakan dokumen. Dilihat dari betapa pentingnya penyewaan ruang dan help-desk pelanggan bagi PT ASTON INTI MAKMUR dan bagaimana memanfaatkan berbagai sistem
3 informasi yang dalam penanganannya masih menggunakan sistem manual maka dibuatlah sistem basis data berbasis web untuk membantu penyewaan ruang dan help-desk pelanggan. PT Aston Inti Makmur merupakan perusahaan yang bergerak di bidan g penyewaan ruang kantor dan pengelolaan Gedung Ariobimo Sentral. Gedun g Ariobimo Sentral terdiri dari 2 bangunan gedung, namun masih berada dalam 1 kompleks yang sama. Saat ini kedua bangunan tersebut memiliki berbagai ruangan untuk disewakan dan gedung ini khusus untuk penyewaan ruang kantor. Ukuran ruangan kantor yang disediakan berbeda-beda jumlah kavlingnya setiap tahun tergantung dari luas ruang kantor yang disewa dan jumlah penyewa karena luas ruang kantor dapat dipesan jika memang masih memungkinkan, namun untuk tahun ini terdapat sekitar 56 ruang kantor sesuai dengan jumlah penyewa. Ruang kantor juga selalu penuh tersewa setiap tahunnya. Hal ini memerlukan pengaturan yang teliti agar tidak terjadi kesalahan dalam pengelolaan data-data transaksi. Selama ini PT Aston Inti Makmur menyampaikan informasi penyewaan ruanganruangan yang tersedia pada Gedung Ariobimo Sentral dan menerima pengajuan keluhan serta saran dan kritik secara manual. Penyewaan ruangan secara manual yaitu pelangan yang berniat menyewa salah satu ruangan harus datang langsung ke ruangan Management Building untuk melakukan reservasi dengan mengisi formulir penyewaan ruangan. Pengajuan saran kritik berupa angket yang diberikan tiap tahunnya secara rutin dari perusahaan untuk evaluasi. Formulir penyewaan atau pengajuan keluhan serta saran dan kritik ini kemudian akan di entry secara manual oleh karyawan perusahaan ke dalam file pada Microsoft Excel. Berdasarkan
4 permasalahan tersebut, maka perusahaan memerlukan suatu sistem basis data yang terkomputerisasi dan terintegrasi dimana semua data yang diperoleh bisa diintegrasikan agar informasi terbarulah yang dapat dilihat oleh pengguna melalui aplikasi basis data berbasis web, atau lebih dikenal sebagai website, yang juga akan dibuat guna mengatasi masalah dari perusahaan. 1.2 Ruang Lingkup Perencanaan aplikasi basis data penyewaan ruang dan help-desk pelanggan berbasis web pada perusahaan ini dibatasi oleh ruang lingkup sebagai berikut: 1. Penyewaan Ruang Mencakup penyediaan informasi mengenai ruangan yang tersedia atau disewakan serta ruangan yang sedang dalam penggunaan kepada pelanggan. 2. Data Pelanggan Mencakup informasi yang berisi data-data pelanggan serta jatuh tempo penyewaaan ruangan atau gedung. 3. Data Fasilitas Mencakup informasi mengenai fasilitas apa saja yang tersedia pada tiap ruangan yang disewakan, seperti TV Cable, Internet, AC, kursi, dan lainnya. 4. Data Transaksi Mencakup informasi mengenai harga sewa tiap ruangan, transaksi masuk dan keluar dari penyewaan.
5 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini antara lain: 1. Merancang basis data berbasis web untuk penyewaan ruang pada PT ASTON INTI MAKMUR 2. Merancang aplikasi help-desk berbasis web untuk pelanggan dari PT ASTON INTI MAKMUR Manfaat dari penulisan skripsi ini antara lain: 1. Dengan adanya sistem basis data untuk penyewaan ruang dan help-desk berbasis web ini memudahkan pihak management building dalam maintaining data. 2. Dengan adanya basis data, maka data sudah terintegrasi sehingga security sudah terkontrol. 3. Memudahkan pihak pengelola gedung dalam monitoring kegiatan transaksi penyewaan ruang. 4. Memudahkan pengelola gedung dalam mengakses informasi mengenai sistem transaksi penyewaan yang sedang berjalan serta memudahkan penyampaian informasi terhadap kebutuhan pelanggan. 1.4 Metodologi Penelitian Adapun untuk mendapatkan gambaran mengenai keadaan dan permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan, diperlukan data data untuk keperluan penganalisaan dan perancangan basis data. Dalam mendapatkan segala informasi yang dibutuhkan, penulis menggunakan metode analisis dan perancangan, yaitu:
6 1. Metode Analisis, menggunakan teknik fact-finding yang terdiri dari 2, yaitu: a. Studi Kepustakaan Studi kepustakaan dilakukan dengan mencari dan membaca buku buku teks yang berkaitan dengan topik dan permasalahan (skripsi), serta mencari informasi melalui internet. b. Studi Lapangan Studi lapangan dilakukan dengan menggunakan teknik fact-finding dengan langkah langkah berikut: 1. Melakukan survei pada perusahaan untuk mendapatkan informasi mengenai sistem yang sedang berjalan serta mengetahui kekurangan dan masalah dari sistem tersebut. 2. Melakukan wawancara terhadap pihak management building untuk mengetahui kebutuhan informasi. 3. Mengambil data data yang diperlukan untuk perancangan sistem baru. 4. Mengidentifikasi kebutuhan sistem basis data dan informasi berdasarkan hasil survei dan data yang didapat. 2. Metode Perancangan Metode perancangan basis data yang akan dilakukan terdiri dari perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan perancangan basis data fisikal. Setelah itu dilakukan pembuatan ERD (Entity Relationship Data) yang diikuti dengan perancangan layar aplikasi untuk mendeskripsikan bagaimana piranti lunak berkomunikasi antara aplikasi dengan pengguna, serta
7 yang terakhir adalah merancang program aplikasi basis data manajemen pengelola gedung berbasis web sesuai dengan kebutuhan. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini dibagi 5 bab yaitu: BAB 1. PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang pemilihan topik skripsi, ruang lingkup/batasan-batasan sistem yang akan dibahas, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan skripsi ini. BAB 2. LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai teori-teori dasar/umum dan teori-teori khusus yang digunakan sebagai panduan dalam menganalisa masalah yang akan dihadapi. BAB 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN Bab ini menjelaskan mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, analisis permasalahan perusahaan, dan perancangan basis data serta aplikasi pengelolaan gedung. BAB 4. IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Bab ini menjelaskan mengenai pengujian program berdasarkan prosedur yang dirancang sudah berjalan dengan sempurna atau tidak dan mengevaluasi program apabila terjadi kesalahan. BAB 5. SIMPULAN DAN SARAN
8 Bab ini berisi mengenai simpulan dan saran untuk perusahaan dalam studi ini yaitu PT ASTON INTI MAKMUR.